Gebruikershandleiding - website van de CSPI

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding - website van de CSPI

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 3 2. Voorstelling van de CSPI en het Brusselse SPOC 4 3. Uw SPOC BRU contacteren 6 4. Belangrijkste vragen die men zich moet stellen alvorens een aanvraag in te dienen 9 5. Procedures Inloggen Een aanvraag indienen 11 A. Mijn Account 12 B. Uw organisatie registreren 13 D. Een voorafgaand formulier indienen 16 E. Een standaard aanvraagformulier indienen 20 F. Een privacyformulier indienen Aanvullende informatie vragen De status van uw aanvraag/aanvragen volgen Algemeen 40 A. Inloggen 40 B. Wachtwoord vergeten 41 C. Uw profiel aanvullen 44 D. De gebruikstaal wijzigen 48 2

3 1. Inleiding Hebt u toegang tot patrimoniuminformatie nodig? Als enig contactpunt (SPOC BRU) van de Coördinatiestructuur voor Patrimoniuminformatie (CSPI) stelt Brussel Fiscaliteit u deze gebruikershandleiding voor de website ter beschikking. De handleiding legt u stap voor stap de te volgen werkwijze uit om een aanvraag voor patrimoniuminformatie in te dienen en op te volgen. Als u alle onderstaande instructies volgt, wordt het aanvragen van patrimoniuminformatie kinderspel. Uw SPOC BRU zal u begeleiden in al uw verrichtingen. Opgelet: De website biedt geen mogelijkheid om een aanvraag voorlopig op te slaan om ze later te vervolledigen. Zorg er dus voor over alle vereiste gegevens te beschikken alvorens de aanvraag in te dienen. Bij twijfel kan u vooraf contact opnemen met het contactpunt SPOC BRU; 3

4 2. Voorstelling van de CSPI en het Brusselse SPOC Eerst volgt een beknopte beschrijving van de website (CSPI). De Coördinatiestructuur voor Patrimoniuminformatie (CSPI) werd opgericht naar aanleiding van het samenwerkingsakkoord van 18 april 2014, in de vorm van een gemeenschappelijke instelling voor de drie gewesten en de federale overheid. Alle nodige uitleg over de organisatie van de instelling vindt u in de rubriek "WIE ZIJN WIJ?" De opdracht, rol en werking van de CSPI worden beschreven in de rubriek "WAT DOEN WE?" U vindt er ook een kader met volgend opschrift (zie hieronder): 4

5 Door erop te klikken, komt u terecht op de pagina die de rol van het SPOC BRU toelicht. De rol van het Brusselse SPOC bestaat erin u te helpen bij het indienen van een aanvraag voor patrimoniuminformatie. Het beantwoordt uw vragen en zorgt voor de opvolging van uw dossier. 5

6 3. Uw SPOC BRU contacteren Een vraag te stellen aan uw SPOC BRU kan op verschillende manieren: - hetzij via de rubriek "CONTACT" - hetzij via punt 1 "Bijkomende inlichtingen", dat u vindt in de rubriek "WAT DOEN WE?" via de subrubriek "Rol van uw uniek contactpunt"; 6

7 - hetzij via de onthaalpagina van uw gewest. Klik op het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (iris). Volgende pagina verschijnt: In het gedeelte: 7

8 vindt u: Door op de hyperlink te klikken, komt u op de volgende pagina terecht: Alle drie manieren leiden naar een formulier waarmee u uw vragen kan stellen. 8

9 4. Belangrijkste vragen die men zich moet stellen alvorens een aanvraag in te dienen Op de onthaalpagina vindt u rechts een aantal snelkoppelingen naar essentiële vragen die men zich vooraf moet stellen en zaken waaraan men moet denken bij het indienen van een aanvraag. 9

10 5. Procedures 5.1. Inloggen Ga naar de website: Klik op het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Lees aandachtig alle informatie die op de pagina verschijnt. Maak uw account aan door rechts op het scherm te klikken op "Login". Geef uw adres en een wachtwoord op en klik op "REGISTREREN". Volgend bericht verschijnt op het scherm: 10

11 U ontvangt een waarin u gevraagd wordt uw account te activeren door de te klikken op de bezorgde link Een aanvraag indienen Zodra uw account geactiveerd is, verschijnt automatisch de pagina 11

12 Via deze pagina krijgt u toegang tot de formulieren en de stand van de aanvragen. De uitleg bij de betrokken items biedt de nodige hulp voor het opstellen van de aanvragen voor patrimoniuminformatie. A. Mijn Account - Links op het scherm vindt u de aanvraagformulieren voor toegang tot patrimoniuminformatie, alsook de mogelijkheid uw organisatie te registreren. Het is belangrijk om de drie onderstaande stappen in de gegeven volgorde te doorlopen en aandachtig de volgende instructies te lezen: 1. registreer uw organisatie 2. raadpleeg de lijst van de authentieke bronnen 3. dien uw aanvraag in (er zijn drie soorten formulieren beschikbaar): a) voorafgaand formulier b) standaardformulier c) privacyformulier Onderaan links op het scherm kunt u via "Mijn aanvragen" het verloop van uw dossiers volgen. 12

13 Rechts op het scherm vindt u hulp voor het invullen van uw persoonlijke profiel. De werkwijze voor het invullen van uw persoonlijk profiel wordt toegelicht in punt 2.5.c B. Uw organisatie registreren C. In "Mijn account" klikt u op "UW ORGANISATIE/Uw gegevens REGISTREREN". Vul de velden een voor een in; de met een asterisk (*) aangegeven velden zijn verplicht in te vullen. - Identificeer u. Kies de hoedanigheid waarin u uw aanvraag indient*. 13

14 - Voer de naam van de rechtspersoon of de overheidsinstelling in. Vermeld in het vak "Beschrijving*" de benaming uit de oprichtingsakte, het regeringsbesluit of het uittreksel van oprichting. Voer het officiële adres in. Voer de gegevens van de contactpersoon in. 14

15 Ga naar de volgende stap om uw gegevens te valideren. In punt 2 "Overzicht" hebt u de mogelijkheid om uw aanvraag na te lezen. - Als uw aanvraag onvolledige gegevens bevat, klik dan op "GEGEVENS WIJZIGEN". - Als uw aanvraag klaar voor verzending is, klik dan op "VOLTOOIEN". Nadat uw organisatie geregistreerd is, kan u naar uw account gaan door te klikken op "hier". 15

16 D. Een voorafgaand formulier indienen Als u nooit eerder patrimoniale informatie hebt opgevraagd of als u twijfelt wat betreft het persoonlijke karakter van de gegevens, vul dan ons voorafgaande formulier in. - Vul de velden een voor een in; velden met een asterisk (*) zijn verplicht in te vullen. - Vul de ontbrekende gegevens van de aanvrager in. - Merk op dat bepaalde gegevens automatisch ingevuld worden dankzij de voorafgaande registratie van uw organisatie. Kies de hoedanigheid waarin u uw aanvraag indient (zie punt 1). Download de bewijsdocumenten oprichtingsbesluit/decreet/statuten (zie punt 2) om ze bij de aanvraag te voegen. Vul de ontbrekende gegevens van de aanvraag in. 1. Naam van de aanvraag 16

17 2. Identificatie van de opgevraagde gegevens 3. Gevraagde gegevens a) Benaming van het gegeven b) Beschrijving van het gegeven (niet te verwarren met de beschrijving van de aanvrager) c) Nut voor doeleinde of wettelijke grondslag Geef hier aan om welke redenen de gegevens opgevraagd worden: gemeentelijke verordening, ordonnantie, uitvoeringsbesluit,... d) Gevraagde authentieke bron 17

18 e) In welk formaat wenst u de documenten te ontvangen: op papier of elektronisch? Via onderstaand pictogram kan u een of meer regels toevoegen als u toegang tot meerdere authentieke bronnen aanvraagt. Elektronische handtekening: - kies de datum door te klikken op de kalender - geef "Voor- en achternaam" op en klik op "Volgende" In het overzicht kan u de gegevens van uw aanvraag verifiëren alvorens de aanvraag te verzenden. 18

19 Er zijn twee mogelijkheden: "Gegevens wijzigen" of "Verzend" - hetzij bovenaan op de pagina - hetzij onderaan op de pagina 19

20 Zodra de aanvraag verzonden is, verschijnt volgend bericht: U krijgt een ontvangstbevestiging met vermelding van de inhoud van uw aanvraag. E. Een standaard aanvraagformulier indienen Als u zeker bent dat de opgevraagde gegevens niet van persoonlijke aard zijn, vul dan het standaardformulier in. - Vul de velden een voor een in; de met een asterisk (*) aangegeven velden zijn verplicht in te vullen. - Vul de ontbrekende gegevens van de aanvrager in. - Merk op dat bepaalde gegevens automatisch ingevuld worden dankzij de voorafgaande registratie van uw organisatie. 20

21 Kies de hoedanigheid waarin u uw aanvraag indient (zie punt 1). Download de bewijsdocumenten oprichtingsbesluit/decreet/statuten (zie punt 2) om ze bij de aanvraag te voegen. Vul de administratieve gegevens van de aanvraag in. - kies de datum door te klikken op de kalender - Geef een naam aan de vraag. Ga naar de volgende stap: 21

22 Vul de gegevens in met betrekking tot de inhoud van de aanvraag: - Vermeld de wettelijke gronden en de relevante artikelen. - Geef aan welke personen toegang tot de gegevens zullen hebben. Via onderstaand pictogram kan u een of meer regels toevoegen als meerdere personen van eenzelfde dienst toegang tot de gegevens moeten hebben. 22

23 - in geval van mededeling aan derden: preciseren aan welke persoon en om welke redenen de gegevens gedeeld worden - voor de informatieveiligheid: Gegevens die niet gevoelig (van persoonlijke aard) zijn a. Toegang tot andere gegevens in verband met uw aanvraag 23

24 - Als het antwoord negatief is, ga dan door naar punt b. - Als het antwoord positief is, vermeld dan die gegevens. 24

25 b. Verantwoord waarom de gevraagde gegevens niet van persoonlijke aard zijn. In dit stadium kan u ofwel doorgaan door te klikken op "Volgende" of terugkeren door te klikken op "Vorige". Vul de informatie over de gevraagde gegevens in: a) Benaming van het gegeven b) Beschrijving van het gegeven (niet te verwarren met de beschrijving van de aanvrager) 25

26 c) Nut voor doeleinde of wettelijke grondslag Geef hier aan om welke redenen de gegevens opgevraagd worden: gemeentelijke verordening, ordonnantie, uitvoeringsbesluit,... d) Gevraagde authentieke bron e) In welk formaat wenst u de documenten te ontvangen: op papier of elektronisch? Via onderstaand pictogram kan u een of meer regels toevoegen als u toegang tot meerdere authentieke bronnen aanvraagt. 26

27 Duur van de verwerking van de opgevraagde gegevens: Als de gegevens bewaard worden, moet de duur van de bewaring vermeld en verantwoord worden. Als de aanvraag meerdere authentieke bronnen betreft, moet voor elke bron afzonderlijk de bewaringsduur vermeld en verantwoord worden. Frequentie van de verwerking van de opgevraagde gegevens: Vermeld indien nodig een vervaldag voor het gebruik van de gegevens. Elektronische handtekening: - kies de datum door te klikken op de kalender - geef "Voor- en achternaam" op en klik op "Volgende" 27

28 In het overzicht kan u de gegevens van uw aanvraag verifiëren alvorens de aanvraag te verzenden. Er zijn twee mogelijkheden: "Gegevens wijzigen" of "Verzend". - hetzij bovenaan op de pagina 28

29 - hetzij onderaan op de pagina Zodra de aanvraag verzonden is, verschijnt volgend bericht: U krijgt een ontvangstbevestiging met vermelding van de inhoud van uw aanvraag. F. Een privacyformulier indienen Om toegang te verkrijgen tot persoonsgerelateerde gegevens, moet u een aanvraag richten aan de bevoegde overheden. Deze verplichte procedure waarborgt de veiligheid van de meegedeelde gegevens. Bovenaan links op uw scherm vindt u de persoonsgerelateerde gegevens van de andere partijen. Om toegang tot die gegevens te krijgen, moet u het daartoe bestemde formulier invullen. 29

30 Voor gegevens van de federale overheid en het Waalse Gewest, gaat het om het formulier aanvraag van een machtiging bij het sectoraal comité voor de federale overheid van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Wat gegevens van het Vlaams Gewest[3 betreft]: 30

31 Wij raden u aan de hulp van een jurist in te roepen voor het invullen van uw machtigingsaanvragen, aangezien de gevraagde inlichtingen juridisch exact moeten zijn. Let erop het ad-hocformulier in te vullen alvorens uw aanvraag via het privacyformulier in te dienen. - Vul de velden een voor een in; de met een asterisk (*) aangegeven velden zijn verplicht in te vullen velden. - Vul de ontbrekende gegevens van de aanvrager in. - Merk op dat bepaalde gegevens automatisch ingevuld worden dankzij de voorafgaande registratie van uw organisatie. Download de bewijsdocumenten oprichtingsbesluit/decreet/statuten (zie punt 2) om ze bij de aanvraag te voegen. Gegevens van de aanvraag 31

32 Elektronische handtekening: - kies de datum door te klikken op de kalender - geef "Voor- en achternaam" op en klik op "Volgende" - Er zijn twee mogelijkheden: "Gegevens wijzigen" of "Verzend". hetzij bovenaan op de pagina 32

33 - hetzij onderaan op de pagina Zodra de aanvraag verzonden is, verschijnt volgend bericht: U ontvangt ook een ontvangstbevestiging. 33

34 5.3. Aanvullende informatie vragen Klik op het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Volgende pagina verschijnt. Vul het formulier in. - Vul de velden een voor een in; de met een asterisk (*) aangegeven velden zijn verplicht in te vullen. a. Identificeer u. Preciseer het onderwerp van de vraag 34

35 en voeg eventueel een bijlage toe. b. Voer de contactgegevens in. 35

36 Klik dan op "Volgende": Herlees en verifieer de informatie in de rubriek "Overzicht". U kan de informatie nog wijzigen ofwel verzenden: - hetzij bovenaan op de pagina - hetzij onderaan op de pagina 36

37 Klik op "Verzend" om uw vraag te bevestigen De status van uw aanvraag/aanvragen volgen Log in op de website: Klik op het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Klik op "Login" rechts op het scherm. Identificeer u en voer uw adres en wachtwoord in. 37

38 In de rubriek "Mijn account" kan u "Mijn aanvragen" raadplegen (zie onderaan op het scherm). Voor meer details klikt u op "Meer aanvragen". De pagina "AANVRAGEN" verschijnt. Toelichting van de drie mogelijke statussen: 38

39 1/ Status "Nieuw": elke nieuwe aanvraag die nog niet in aanmerking is genomen door het Brusselse SPOC 2/ Status "In behandeling": elke door het Brusselse SPOC en de CSPI in aanmerking genomen aanvraag waarvan de analyse aan de gang is 3/ Status "Afgehandeld": het dossier is hetzij goedgekeurd, hetzij afgekeurd Voor elk dossier met status "Afgesloten" zal het Brusselse SPOC u de verantwoording van de beslissing meedelen. 39

40 5.5. Algemeen A. Inloggen Om in te loggen zoekt u uw gebruikersnaam. Klik vervolgens op "Aanmelden". 40

41 B. Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten? Dan kan u snel een nieuw wachtwoord aanmaken. Klik op "Wachtwoord vergeten?" 41

42 Geef uw adres op en vraag een nieuw wachtwoord. U ontvangt dan een waarmee een nieuw wachtwoord in te stellen. Klik op volgende link: 42

43 Voer uw nieuwe wachtwoord in om het in te stellen. Vervolgens kan u inloggen door te klikken op "Aanmelden". 43

44 C. Uw profiel aanvullen Klik op "MIJN PERSOONLIJK PROFIEL BEWERKEN". Links op de pagina ziet u volgend kader: 44

45 Vul uw "Voornaam" en "Naam" in. Een profielfoto toevoegen Uw contactgegevens invullen 45

46 Bewaar door te klikken op "OPSLAAN". In "MIJN NIEUWSBRIEVEN" vindt u de berichten van de CSPI en het SPOC BRU. Bewaar door te klikken op "OPSLAAN". 46

47 In "MIJN RELATIES" vindt u uw contactpersonen die eveneens lid zijn van het CSPI-forum. Het is ook mogelijk een relatie toe te voegen ("RELATIE TOEVOEGEN"). In "MIJN ACCOUNT" kan u uw wachtwoord wijzigen. 47

48 Bevestig door te klikken op "OPSLAAN". Om terug te keren naar uw account, klikt u op "TERUG NAAR MIJN PORTAAL". D. De gebruikstaal wijzigen U kan de gebruikstaal wijzigen en de formulieren in de andere taal verkrijgen door op de gewenste taal te klikken in het uitrolmenu (zie hieronder). 48

49 Kies "nl" voor het Nederlands en "fr" voor het Frans. 49