B. Werkwijze 2 blz Inschrijven voor activiteiten blz. 22

Transcriptie

1 1 HANDLEIDING 1. Registreren van klanten / aanmaak account voor het reserveren van sportinfrastructuur blz. 1 A. Werkwijze 1 Registreren: blz. 1 Geregistreerd: blz. 6 Mijn profiel aanpassen en vervolledigen blz. 7 B. Werkwijze 2 blz Inschrijven voor activiteiten blz Reserveren infrastructuur blz. 28 Overzicht infrastructuur blz. 28 Zoek infrastructuur blz. 39 Nieuwe aanvraag blz. 42 Mijn reservaties blz Registreren van klanten / aanmaak account voor het reserveren van sportinfrastructuur Werkwijze 1 : eerst een account aanmaken als klant (particulier) en dan verder gaan Werkwijze 2 : eerst een account aanmaken als klant (vereniging) en dan verder gaan Werkwijze 1:

2 2 Vul alle vakjes nauwkeurig in. Geef zeker een geldig adres in zodat de registrati en de bevestiging naar dit adres kan worden verzonden. Vul het rijksregisternummer in dit is te vinden op de achterzijde van je identiteitskaart. Indien je niet over een rijksregisternummer beschikt, dien je contact op te nemen met de Sportdienst (tel , Gelieve bij Type te kiezen voor Particulier.

3 3 Later kan je jouw gegevens ook koppelen aan een bestaande of nieuwe sportvereniging. Als je alle stappen hebt doorlopen, krijg je een controlescherm zoals het voorbeeld hieronder.

4 4 Zijn alle gegevens correct ingevuld, dan kan je op Registreer klikken. Je vult de zopas gekozen Gebruikersnaam en het Wachtwoord in en klikt op AANMELDEN. Je krijgt dan het onderstaande scherm te zien dit is geen fout, om verder te gaan moet je eerst naar je s gaan kijken die je zopas toegestuurd gekregen hebt op het ingevulde adres.

5 5 Op jouw adres hebt je een activati ontvangen. Open deze activati . Je krijgt het bericht van registratie waar je je account dient te activeren. Jouw account wordt hierdoor geverifieerd en geactiveerd.

6 6 2. Geregistreerd: Je kan nu verdergaan om: 1. jouw profiel aan te passen of te vervolledigen Om jezelf of jouw partner of kinderen in te schrijven voor een activiteit, zal je eerst een familie moeten aanmaken. Om jezelf als contactpersoon van een vereniging te registreren, dien je een vereniging aan te maken en hier contactpersonen (ook jezelf) aan toe te voegen. Om een contactpersoon toe te voegen, indien de facturen naar een ander persoon moeten worden verstuurd. Hiervoor ga je naar bladzijde jezelf of leden van jouw gezin in te schrijven voor activiteiten (o.a. sportkampen). 2 Hiervoor ga je naar bladzijde een aanvraag tot gebruik van een sportaccommodatie aan te vragen, hetzij als particulier, hetzij als sportvereniging, sportvereniging vzw of als bedrijf. Hiervoor ga je naar bladzijde 27 3

7 7 Mijn profiel aanpassen en vervolledigen Je klikt bovenaan in de menubalk op Mijn profiel en merkt dat jouw profiel nog niet volledig in orde is om in te schrijven voor activiteiten/sportkampen. Je zou dus nu nog jouw familie moeten registreren/aanvullen via REGISTREER FAMILIE. Voor het reserveren van sportinfrastructuur is jouw profiel WEL reeds in orde.

8 Je controleert alle gegevens en vult ook jouw rijksregisternummer opnieuw in. Je kan best Ook toevoegen als gezinslid aankruisen, dan ben je ook direct geregistreerd in het gezin. Je klikt daarna op VOLGENDE 8

9 9 Jouw gezin (= familie) is nu succesvol aangemaakt. Je kan via de andere tabbladen nog andere gezinsleden toevoegen, contactpersonen toevoegen Daarna klik je op OPSLAAN. Jouw profiel is nu bijgewerkt. Wanneer je naar het tabblad Zaalreservatie gaat, zie je onder welke naam je - met deze login - infrastructuur (sportzalen, sportvelden ) kan reserveren. In het voorbeeld hieronder: als Particulier onder de naam Test Voorbeeld.

10 10 Als je op NIEUWE KLANT TOEVOEGEN klikt, kan je een nieuwe klant (lees: vereniging, vzw of bedrijf) toevoegen, voor wie jij dan ook, als verantwoordelijke, reservaties kan aanvragen. Je vult jouw rijksregisternummer opnieuw in en klikt op Volgende. Nu kan je hier de gegevens van de feitelijke vereniging, vzw of bedrijf, waarvoor jij een aanvraag wenst te doen, invullen. Klik daarna opnieuw op Volgende

11 11 Je controleert alle gegevens en/of vult ze aan en je vult jouw Functie in Volgende Je controleert de facturatiegegevens Volgende

12 12 En je voltooit de registratie door op Registreer te klikken. Onder Mijn Profiel zijn nu 2 klanten ingeschreven waarvoor kan ingelogd worden met dezelfde gegevens: Gebruikersnaam: Voorbeeld en Wachtwoord: Uniekwachtwoord Op het tabblad Login kan je jouw wachtwoord OPSLAAN,

13 13 of AANPASSEN. Dan kan je kiezen, ofwel WACHTWOORD INSTELLEN om een nieuw wachtwoord in te stellen of ANNULEREN indien niet.

14 Nadien ga je terug naar Home om in te schrijven voor activiteiten of om een (sport)accommodatie aan te vragen. 14

15 15 Werkwijze 2: Vul alle vakjes nauwkeurig in. Geef zeker een geldig adres in zodat de registrati en de bevestiging naar dit adres kan worden verzonden. Vul het rijksregisternummer in dit is te vinden op de achterzijde van je identiteitskaart. Indien je niet over een rijksregisternummer beschikt, dien je contact op te nemen met de Sportdienst (tel ,

16 16 Gelieve bij Type te kiezen voor: Feitelijke vereniging of Bedrijf/vereniging indien het een bedrijf, school of vereniging met BTW-/ondernemingsnummer, betreft. Klik telkens op Volgende om meer gegevens in te vullen en de registratie te voltooien.

17 Indien de facturen dienen gestuurd te worden naar een ander contactpersoon, dan vink je deze optie aan en vul je ook hier de nodige gegevens verder aan. 17

18 18 Klik op Volgende en registreer je nu met de eerder ingebrachte gegevens.

19 Nadat je op AANMELDEN hebt geklikt krijg je het volgende scherm. Dit is geen fout, om verder te gaan moet je eerst naar je s gaan kijken die je zopas toegestuurd gekregen hebt op het ingevulde adres. 19 Op jouw adres hebt je een activati ontvangen. Open deze activati . Je krijgt het bericht van registratie waar je je account dient te activeren.

20 20 Je bent nu succesvol geregistreerd. Door je wachtwoord in te vullen kan je aanmelden en kom je op het WELKOM -scherm. Hier kan je dan opnieuw kiezen tussen: 1. Mijn profiel aanpassen of aanvullen van jouw profiel 2. Activiteiten inschrijven voor gemeentelijke activiteiten, zoals sportkampen 3. Reserveren infrastructuur om een aanvraag tot gebruik sportaccommodatie te maken Voor 1. Mijn profiel ga naar pag. 7 Voor 2. Activiteiten ga naar pag. 22 Voor 3. Reserveren infrastructuur ga naar pag. 27

21 21 Inschrijven activiteiten Vooraleer je kan inschrijven voor activiteiten, dien je jouw profiel in orde te maken indien dit nog niet is gebeurd (zie ook bladzijde 7). Je dient ook de verschillende gezinsleden te registreren. Registreer jouw gezinslid door te klikken op GEZINSLID TOEVOEGEN. Dit is noodzakelijk om hem/haar in te schrijven voor een sportactiviteit, zoals sportkampen. Vul het rijksregisternummer van het gezinslid in en klik op VOLGENDE.

22 Vul de gegevens van het gezinslid in en klik onderaan op OPSLAAN. 22

23 23

24 24 Vul de medische fiche van het gezinlid in en klik onderaan op OPSLAAN EN GOEDKEUREN. Eens je het gezinslid hebt geregistreerd ga je naar Inschrijven activiteiten, duid je het gezinslid aan en klik je vervolgens op VOLGENDE. Je kan jouw zoekopdracht verfijnen door de paramaters bovenaan in te vullen en vervolgens te klikken op ZOEKEN. Klik de activiteit aan waarvoor je je gezinslid wil inschrijven en klik vervolgens op VOLGENDE.

25 25 Wens je geen bijkomende inschrijving te doen klik dan op VOLGENDE om de inschrijving verder af te werken. Vul de gevraagde gegevens in en klik op VOLGENDE Klik op BEVESTIG INSCHRIJVINGEN.

26 26 Jouw inschrijving is correct verwerkt. Klik op DOWNLOAD BETAALOPDRACHT en je ontvangt per een uitnodiging om te betalen per overschrijving. Gebruik zeker de gegevens (gestructureerde mededeling) in de betaalopdracht.

27 27 Reserveren infrastructuur Hieronder de 4 mogelijkheden: A. Overzicht infrastructuur : waar je per sportcomplex een overzicht bekomt B. Zoek infrastructuur : waar je kan te weten komen in welke accommodatie je welke sport kan beoefenen C. Nieuwe aanvraag : waar je een nieuwe aanvraag tot gebruik sportinfrastructuur kan maken D. Mijn reservaties : waar je een overzicht van het door jouw aangevraagd en/of gereserveerd sportgebruik kan raadplegen A. Overzicht infrastructuur: Hier bekom je een totaaloverzicht van de gemeentelijke sportinfrastructuur.

28 28 Je klikt op Overzicht infrastructuur en bekomt het overzicht hieronder Als je op [Meer info] klikt, dan krijg je een gedetailleerd overzicht van het gekozen complex.

29 29 Je kan van hieruit een zaal reserveren door onderaan op RESERVEER te klikken. Je krijgt dan volgend overzicht, waar je voor het complex Sporthal Temsica de volledige bezetting krijgt voor de getoonde data (betekenis kleuren onderaan). Je kan met de cursor op een bepaalde datum, op een bepaald zaalonderdeel gaan staan en zien wat er reeds geboekt is. Zie hieronder in kleine grijze kader:

30 30 In het voorbeeld hierboven stond de cursor op Ganse zaal op maandag 15/02/2016 en zie je dat : de openingsuren 07:30-00:00 u. zijn de Ganse zaal, Niet beschikbaar is tussen : u u u u. de Ganse zaal Gereserveerd is tussen u. Je ziet ook dat er pas aanvragen mogelijk zijn vanaf 22/02/2016, zijnde 7 dagen verder dan nu. Je ziet dat er op de momenten dat de zaal Niet beschikbaar is, groene blokjes staan op andere delen van de sporthal, zodat op die momenten de Ganse zaal niet meer kan geboekt worden. Je ziet dat er van u. op Ganse zaal een groen blokje staat en dat er op diezelfde lijn op de andere Terreinen een rood blokje staat. D.w.z. dat aangezien hier de Ganse zaal geboekt is, kan er geen deel van de zaal worden geboekt. Je kan ook klikken op Dagplanning, en dan krijg je volgend overzicht

31 31 Op dit scherm kan je nogmaals duidelijk zien wat Vrij is, wat Gereserveerd is en wat er Niet beschikbaar is. Als we nu de datum bovenaan wijzigen naar 25/02/2016 en op ZOEKEN klikken, dan krijgen we volgend overzicht: We zetten de cursor op Ganse zaal en hier klikken we op Dagplanning.

32 32 We zetten onze cursor op een vrij moment en klikken hier op met onze rechtermuisknop. En krijgen nu 2 opties Nieuwe aanvraag en Naar vandaag Aangezien we een reservatie willen aanvragen, klikken we op Nieuwe aanvraag

33 33 Je kan nu een klant selecteren en ziet op dit keuzescherm dat je kan kiezen voor Test Voorbeeld, waar je als Particulier bent geregistreerd, of als TESTVERENIGING, waar je als Feitelijke vereniging bent geregistreerd. Je wenst bijvoorbeeld een aanvraag in te dienen voor een sportuurtje als Particulier, dus kies je voor Test Voorbeeld Je kan hier Klant nog wijzigen als je uiteindelijk toch als Feitelijke vereniging wenst te reserveren

34 34 en klikt op VOLGENDE Hier zie je nu het overzicht van hetgeen je zou willen reserveren je kan hier eventueel nog de datum of de uren wijzigen en als dit alles correct is aangevinkt, klik je op VOLGENDE Je vult de omschrijving in maar ziet ook hetgeen in het rood staat afgedrukt Herinner je je wenst van u. te sporten, maar er was reeds geboekt tot u. en het volgende, geboekte gebruik is vanaf u.. DUS jouw aanvraag zal pas goedgekeurd worden indien zij aansluit op het vorige, dus van tot u., of voorafgaat aan het volgende gebruik, dus van tot u.!!! Indien je niet zeker bent van hetgeen er vrij of geboekt is, kan je terugkeren door op VORIGE te klikken.

35 35 En als je hier dan op (i) (bekijk planning) klikt, krijg je opnieuw het overzicht. Je bepaalt je keuze opnieuw en sluit af door op [x] bovenaan rechts te klikken. Je verandert nu uw start- en einduur, vb. naar u. en klikt opnieuw op VOLGENDE

36 36 Je kan eventueel hier ook het Beginuur wedstrijd invullen, indien je bijvoorbeeld de zaal voor een langere periode zou afhuren om klaar te zetten voor een wedstrijd, die dan later (= beginuur wedstrijd) zal beginnen. Je kan nu NIET VERDER GAAN zonder de Algemene voorwaarden goed te keuren (= het vakje aanvinken). Wil je deze lezen, klik dan op hier om ze op te vragen. Je klikt op VOLGENDE Je aanvraag is correct uitgevoerd je kan nu BEVESTIGEN of NOG EEN RESERVATIEAANVRAAG MAKEN VOOR DIT COMPLEX. Je bevestigt en krijgt een overzicht van hetgeen je zopas hebt aangevraagd.

37 37 Deze aanvraag wordt nu doorgestuurd naar de Sportdienst en zal worden goedgekeurd of geweigerd. Je zal hiervan een bevestiging per ontvangen. LET OP!!! JE RESERVATIE IS PAS DEFINITIEF ALS JE EEN BEVESTIGING GEKREGEN HEBT VAN DE SPORTDIENST.

38 38 B. Zoek infrastructuur: Hier kan je opzoeken welke sportinfrastructuur je voor een bepaalde sport kan reserveren. Hier kies je op type activiteit voor Sport en kan je bij activiteit een sporttak kiezen en klikt dan op ZOEKEN.

39 39 Je krijgt dan een overzicht van alle sportaccommodaties waar je de gekozen sporttak kan beoefenen. Als je dan op één van de mogelijke Faciliteiten klikt kom je onmiddellijk op de gekozen sporthal. Je kan dan onderaan via RESERVEER ook op het overzicht terecht komen.

40 Van hieruit kan je zien wat vrij is en een aanvraag tot reservatie maken zie werkwijze bladzijde

41 41 C. Nieuwe aanvraag: Hier kan je rechtstreeks een aanvraag indienen voor één of andere sportinfrastructuur. Als je voor Nieuwe aanvraag kiest, kom je op het overzichtschema. Je komt automatisch op de huidige datum terecht en kan bovenaan de Datum en het Complex veranderen en op ZOEKEN klikken. Vanaf hier pas je dezelfde werkwijze toe als beschreven op bladzijde 30.

42 42 D. Mijn reservaties: Hiermee kan je nakijken welke aanvragen en/of goedgekeurde reservaties op jouw naam (lees: login) werden gemaakt. Je klikt op Mijn reservaties en krijgt volgend scherm : Je kan hier verschillende parameters aanstippen of kiezen en bekomt dan het overzicht

43 43 : je kan hierop klikken om de gemaakte reservatie of aanvraag opnieuw in detail te bekijken. En je kan dan hier ook een wijziging of annulatie doorvoeren. Door dan op TERUG te klikken, kom je opnieuw op het gevraagde overzicht.