Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Versie 1.3 / 22 april 2016

2 Inhoud 1. Welkom bij Grant Manager Inloggen Handleiding en wachtwoord wijzigen Tijd schrijven Kosten en uitgaven Documenten toevoegen Uitloggen Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 2

3 1. Welkom bij Grant Manager Welkom bij Grant Manager, de online subsidieadministratietool van Vindsubsidies. In Grant Manager: Registreert u tijd op projecten Registreert u kosten en uitgaven op projectniveau Uploadt u documenten en koppelt u deze rechtstreeks aan projecten Heeft u inzicht in de actuele status van alle lopende projecten inzichtelijk via een dashboard In deze handleiding leest u hoe u Grant Manager kunt gebruiken. Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben over het programma, dan kunt u vanzelfsprekend contact met ons opnemen via grantmanager@vindsubsidies.nl of op telefoonnummer Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 3

4 2. Inloggen Afbeelding 1: Voorpagina Grant Manager U kunt inloggen in Grant Manager door in uw webbrowser de webpagina te openen. Vervolgens klikt u op de Login-button rechts bovenaan op het startscherm. Afbeelding 2: Login scherm Grant Manager Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Inloggen. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 4

5 Afbeelding 3: Indeling Grant Manager Zodra u bent ingelogd in Grant Manager ziet u een scherm zoals weergegeven in afbeelding 3. Rechtsboven in het scherm ziet u uw gebruikersnaam staan, heeft u de mogelijkheid om een handleiding te downloaden en kunt u de taal van het systeem in te stellen op Nederlands of Engels. Onder het logo van Grant Manager treft u het menu aan. De functionaliteiten waarover u beschikt hangt af van uw rechten: Administratie: u beschikt over de functionaliteiten Dashboard, Beheer, Tijd, Kosten en uitgaven en Project documenten. Medewerker: u beschikt over de functionaliteiten: Tijd en Project documenten. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 5

6 3. Handleiding en wachtwoord wijzigen Afbeelding 4: Scherm na het inloggen en optie tot openen Profiel De meeste recente versie van de handleiding kunt u downloaden door rechtsboven in Grant Manager op het vraagteken te klikken. U download vervolgens de handleiding in PDF formaat. In Grant Manager heeft u de mogelijkheid om uw wachtwoord te wijzigen in uw profiel. Klik rechts rechtsboven in Grant Manager op uw naam en vervolgens Bewerk profiel. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 6

7 4. Beheer Als u als gebruiker beschikt over de rechten administratie, heeft u toegang tot het menu Beheer. In het beheer treft u een overzicht van alle subsidieaanvragen die voor uw organisatie(s) zijn geregistreerd in Grant Manager. Tevens ziet u of voor de subsidieaanvraag een beschikking is ontvangen. Indien er een beschikking is geregistreerd voor uw aanvraag, dan is in de kolom beschikking een beschikkingsnummer weergegeven. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om in het menu Beheer overzichten op te vragen van de organisatie(s) en medewerkers die voor u beschikbaar zijn in Grant Manager. Op de pagina Medewerkers, kunt u medewerkers toevoegen zodat daarop tijd geregistreerd kan worden. Afbeelding 5: Overzicht subsidieaanvragen en -beschikkingen Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 7

8 Afbeelding 6: overzicht met medewerkers Let op: voor dat u tijd kunt registreren voor een medewerker, dient de medewerker gekoppeld te zijn aan één of meerdere projecten. U kunt een medewerker koppelen aan een project op het moment dat u de medewerker heeft toegevoegd in Grant Manager. U kunt de medewerker ook na het toevoegen koppelen aan één of meerdere projecten. Klik daarvoor op de pen achter de naam van de medewerker. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 8

9 5. Tijd schrijven Afbeelding 7: Tijd In Grant Manager kunt u tijd registreren. Om tijd te registreren klikt u in het menu op Tijd. Rechts bovenaan kunt u kiezen voor de subsidieaanvraag waarvoor u tijd wilt registreren. Zodra u de juiste subsidieaanvraag hebt geselecteerd, maakt u een keuze voor welke medewerker u tijd wilt registreren. U kunt achter de naam en organisatie van de gekozen medewerker klikken op het klokje om naar het invoerscherm te gaan. Grant Manager kent twee invoerschermen. U kunt uw tijd per week voor alle projecten invoeren, of u kunt uw tijd per maand per project invoeren. Standaard is het invoerscherm per week geselecteerd. Wilt u tijd invoeren in een maandoverzicht per project, klik dan op Schakel naar maandoverzicht. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 9

10 Afbeelding 8: Tijdsregistratie per week met alle projecten Afbeelding 9: Tijdregistratie met registratie per maand per project Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 10

11 Opslaan en definitief maken van tijd Let op: uw uren worden automatisch opgeslagen zodra u het scherm sluit, u hoeft hiervoor niets te doen behalve het invoerscherm te sluiten. Wanneer u een week of maand volledig heeft ingevoerd, klikt u op de button Definitief. Uw tijd wordt nu meegenomen in de subsidieberekening. Als u uw tijd heeft definitief hebt gemaakt, kunt u dit niet meer aanpassen. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 11

12 6. Kosten en uitgaven In Grant Manager kunt u kosten en uitgaven registreren en direct een factuur ter archivering uploaden. Om tijd te registreren klikt u in het menu op Kosten en uitgaven. Afbeelding 10: Invoer scherm voor kosten en uitgaven Rechts bovenaan kunt u kiezen voor de subsidieaanvraag en vervolgens het project waarvoor u kosten en uitgaven wilt registreren. Zodra u de juiste subsidieaanvraag en het project hebt geselecteerd, kunt u kiezen om kosten of uitgaven te registreren. Links midden in het scherm schakelt u naar het kosten- of uitgavenscherm. Klik vervolgens op toevoegen om het invoerscherm te openen. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 12

13 7. Project documenten toevoegen Project documenten toont een overzicht van documenten die door u zijn ingevoerd en zijn gekoppeld aan een project. In Project documenten, kunt u documenten opvragen en toevoegen. Dossier opbouwen Met het archiveren van belangrijke projectdocumenten, zoals facturen, technische tekeningen, haalbaarheidsstudies en video s, bouwt u een (technisch) projectdossier op. Hiermee zorgt u dat u alle projectinformatie op één digitale locatie heeft opgeslagen en voorkomt u dat er stukken zoek raken. De documenten zijn eenvoudig terug te vinden en in te zien. Let op: u kunt alleen uw eigen project documenten beheren. Iedere organisatie die gebruik maakt van Grant Manager kent minimaal één gebruiker met de rechten Klant administratie. Deze gebruiker heeft inzicht alle projectdocumenten van alle medewerkers van de organisatie. De subsidieverstrekker vereist dat u uw technisch dossier en (financiële) onderbouwing beschikbaar heeft. Met Grant Manager heeft u alle documenten, ook tijdens een controle, altijd paraat. Afbeelding 11: Project documenten scherm Documenten zoeken U kunt documenten zoeken door een woord in te vullen in het zoekveld. U kunt een document zoeken op basis van titel document, subsidieaanvraag, project en geüpload door. Documenten toevoegen en verwijderen Een document uploaden, doet u door te klikken op de button Document uploaden rechts bovenaan. Een gebruiker met de rechten administratie heeft de mogelijkheid om documenten te verwijderen. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 13

14 8. Veel gestelde vragen Hieronder leest u de meeste gestelde vragen over Grant Manager waarop geen (direct) antwoord wordt gegeven in de voorgaande hoofdstukken. 8.1 Waarom kan ik niet inloggen? Het kan voorkomen dat u niet kunt inloggen. Hoewel daar vele oorzaken voor kunnen zijn, kunnen wij u het volgende aanraden: Controleer of u gebruikt maakt van de laatste versie van uw browser. Op dit moment is versie 11 de meeste recente versie die beschikbaar is. Wij adviseren u om altijd de laatste versie te installeren/updaten. Hieronder staat voor Internet Explorer aangegeven hoe u de versie kunt controleren. 1. Open uw Internet Explorer 2. Klik op het tandwiel rechtsboven in uw scherm, onder de knop afsluiten. 3. Klik op About Internet Explorer of Over Internet Explorer. Afbeelding 12: About Internet Explorer 8.2 Met wie kan ik contact opnemen over het gebruik van Grant Manager? Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben over het programma, dan kunt u vanzelfsprekend contact met ons opnemen via grantmanager@vindsubsidies.nl of op telefoonnummer Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 14

15 8.3 Waarom zie ik niet alle maanden van de subsidieperiode in het dashboard? Het moment waarop u uw WBSO beschikking ontvangt is van invloed op de weergave van het dashboard. Als u bijvoorbeeld een WBSO subsidieaanvraag voor de periode januari t/m juni indient, maar de beschikking ontvangt in maart, dan worden de maanden januari en februari niet getoond op het dashboard. Dit komt omdat uw de subsidie alleen kunt verminderen over de maanden maart t/m juni. Er wordt dan ook alleen een budget en realisatie opgebouwd over deze maanden. 8.4 Wat wordt er een overrealisatie weergegeven op het dashboard? Zodra u een WBSO beschikking ontvangt wordt het subsidiebedrag verspreid over de maanden van de subsidieperiode. Dit betreft het budget. Zodra u realisatie voor een bepaalde maand hoger is dan het budget, wordt het bedrag dat het budget overstijgt doorgeschoven naar de volgende maand. Het bedrag dat naar de volgende maand wordt doorgeschoven betreft de overrealisatie. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 15

16 Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 16

17 10. Uitloggen Afbeelding 12: Functionaliteit uitloggen Uitloggen door op uw gebruikersnaam rechts bovenaan het startscherm te klikken en vervolgens op Uitloggen. Handleiding Grant Manager Versie 1.3 Pagina 17