Handleiding Myflex. Zzp met Oracle koppeling

Transcriptie

1 Handleiding Myflex Zzp met Oracle koppeling Versie

2 Algemeen Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per mail van afzender noreply@salesforce.com. Deze heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. Met dit account kunt u uw inzetbevestigingen accorderen, uw uren invoeren en factureren. U kunt op het Myflex systeem inloggen door naar de website van Myflex: te gaan en in het hoofdmenu op Inloggen Myflex te klikken. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op de optie Uw wachtwoord vergeten?. Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten?. Uitloggen De knop Uitloggen bevindt zich rechtsboven het scherm. Pagina 2

3 Hoofdpagina Wanneer u inlogt, komt u op de hoofdpagina en kunt u via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. De door u te beoordelen en accorderen digitaal dossier documenten (bijvoorbeeld de geheimhoudingsverklaring en de inzetbevestiging) staan onder het kopje digitaal dossier eveneens op de hoofdpagina. Digitaal Dossier Voor u als zzp er zijn er documenten die u goed dient te keuren. Dit zijn bijvoorbeeld de inzetbevestiging, de algemene inleenvoorwaarden en de geheimhoudingsverklaring. Ook kan u gevraagd worden documenten te uploaden. Indien het een goed te keuren document betreft, kunt u deze openen door op de link in de kolom Dossier Document te klikken en vervolgens de PDF te openen. Wanneer u het document heeft gelezen, sluit u het betreffende tabblad en kunt u het document accorderen of afwijzen. Indien het een te uploaden document betreft, kiest u voor de knop document uploaden. Belangrijk Het niet accorderen of uploaden van een document heeft consequenties voor het invoeren van uw uren en declaraties in het Myflex systeem. Pagina 3

4 Opdrachten Onder dit tabblad staan uw opdrachten. In een opdracht liggen de afspraken tussen de inlenende en uitlenende partij vast. Door op de onderstreepte opdracht te klikken (job-xxxx) kunt u informatie van deze opdracht inzien. Onder het kopje Dossier Documenten treft u het door u goedgekeurde dossier document aan. Daar is ook de status van de andere dossier documenten voor deze opdracht zichtbaar. Urenstaten Digitale urenstaat De digitale urenstaat bestaat uit twee onderdelen: uren en declaraties. Hier kunt u een nieuwe urenstaat aanmaken en eerder ingediende urenstaten inzien. U dient iedere week uw gewerkte uren in te voeren in Oracle, het urensysteem van Sweco. Na accordering door uw opdrachtgever, worden de uren vanuit Oracle rechtstreeks in Myflex geïmporteerd. De geïmporteerde uren zijn niet meer te wijzigen. Pagina 4

5 Declaraties Indien u declaraties dient op te voeren in het Myflex systeem (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten), dan adviseren wij u om bij aanvang van de opdracht met de opdrachtgever af te stemmen in welke frequentie u uw declaraties invoert (bijvoorbeeld iedere week of eenmaal per 4 weken). Er zijn 2 mogelijke soorten declaraties: Zakelijke reiskosten Overige declaraties Om uw declaraties in te voeren opent u de urenstaat en klik op Wijzigen. U kunt onderaan bij Inhoudingen/vergoedingen uw onkosten invoeren. U dient per declaratie in de opmerkingen een toelichting op uw declaratie aan te geven. Kies vervolgens voor Indienen ter accordering. De opdrachtgever keurt uw declaraties digitaal goed waarna u via dezelfde internetportal uw uren en eventuele declaraties kunt factureren. Belangrijk In verband met belastingen dient u de bonnetjes van uw onkostendeclaraties in uw eigen administratie te bewaren. Indien er nog geen gewerkte uren zijn geïmporteerd uit Oracle, kan het zijn dat nog niet alle benodigde dossier documenten zijn goedgekeurd. Dit staat dan aangegeven onder het kopje Acties. Neemt u in dat geval contact op met Myflex of probeert u later in de week nogmaals. Pagina 5

6 Voorbeeld van een urenstaat met declaraties Goedkeuring urenstaten door manager De opdrachtgever keurt uw urenstaten en eventuele declaraties digitaal goed waarna uw uren en eventuele declaraties ter verwerking worden doorgestuurd aan Myflex. Indien u een correctie wenst te maken op een reeds geaccordeerde urenstaat dan kiest u voor Terugsturen naar de indiener. Betalingsvoorstellen/Facturen Myflex werkt met E-facturen. Alle gegevens die nodig zijn (conform de wet) op een E-factuur worden in de applicatie opgeslagen. Op basis van de door de manager geaccordeerde urenstaten legt Myflex u volgens onderstaand schema een betalingsvoorstel voor. U kunt aan dit betalingsvoorstel uw eigen factuurnummer toevoegen en deze vervolgens als E-factuur bij Myflex indienen. Myflex stuurt u een mail wanneer er een betalingsvoorstel voor u klaar staat. Factureren Onder het tabblad Facturen ziet u in het overzicht facturen het betalingsvoorstel dat Myflex voor u heeft klaargezet. Klik op PDF om het voorstel te bekijken. Pagina 6

7 Om dit voorstel als factuur in te dienen bij Myflex dient u uw eigen factuurnummer toe te voegen. Klik zoals in het bovenstaande overzicht op Openen. Klik nu op Wijzigen en verander het factuurnummer van Myflex in uw eigen factuurnummer. Klik vervolgens op Opslaan. De velden factuurkenmerk 1, 2 en 3 worden niet gebruikt. Pagina 7

8 Nadat u de factuur heeft opgeslagen, kunt u de factuur indienen middels de button Indienen. Zodra u deze E-factuur heeft ingediend zal Myflex deze factuur in behandeling nemen volgens de afgesproken betalingscondities. U ziet bij de Workflow status dat de factuur is ingediend ter goedkeuring bij Myflex. Vanaf dit moment loopt de overeengekomen betalingstermijn. Pagina 8

9 Schema ontvangst betalingsvoorstellen De standaard facturatie-interval bedraagt 4 weken. Myflex zet volgens onderstaand schema uw betalingsvoorstellen klaar: Betalingsvoorstel voor periode: Staat klaar vanaf: Week 1 t/m week 4 Vanaf 4 februari 2016 Week 5 t/m week 8 Vanaf 3 maart 2016 Week 9 t/m week 12 Vanaf 31 maart 2016 Week 13 t/m week 16 Vanaf 28 april 2016 Week 17 t/m week 20 Vanaf 26 mei 2016 Week 21 t/m week 24 Vanaf 23 juni 2016 Week 25 t/m week 28 Vanaf 21 juli 2016 Week 29 t/m week 32 Vanaf 18 augustus 2016 Week 33 t/m week 36 Vanaf 15 september 2016 Week 37 t/m week 40 Vanaf 13 oktober 2016 Week 41 t/m week 44 Vanaf 10 november 2016 Week 45 t/m week 48 Vanaf 8 december 2016 Week 49 t/m week 52 Vanaf 5 januari 2016 Mijn instellingen Onder Mijn instellingen kunt u uw gegevens inzien zoals deze bekend zijn bij Myflex. Contact/Support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) contact@myflex.nl Pagina 9