Het indienen van een meerdaagse reisdeclaratie (geen reguliere onkosten)

Transcriptie

1 Het indienen van een meerdaagse reisdeclaratie (geen reguliere onkosten) Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe u een meerdaagse reisdeclaratie in kunt dienen. In deze handleiding worden de handelingen uitgebreid beschreven, er is ook een verkorte versie hiervan beschikbaar. In deze uitgebreide handleiding zal stap voor stap worden uitgelegd hoe en wat u moet doen. Het is mogelijk u dit op verschillende manieren kunt doen, wij behandelen alleen de manier waarvan wij denken dat dit de gemakkelijkste wijze is. Indien u hulp nodig hebt, raadpleeg dan een collega of de afdeling Crediteuren (crediteuren@cif.ru.nl). In deze handleiding zijn per stap afbeeldingen bijgevoegd. Deze handleiding is bedoeld om een meerdaagse reisdeclaratie in te dienen en niet om een reguliere onkostendeclaratie in te dienen. Hiervoor is een andere handleiding beschikbaar. Voor het indienen van een meerdaagse reisdeclaratie moet u vooraf een reisaanvraag indienen en deze moet zijn goedgekeurd. Bij het indienen van de reisaanvraag kunt u ook aangeven of u een voorschot wenst. Er is sprake van een meerdaagse reis indien u ook overnachtingen moet declareren. Veelal is er dan ook sprake van een buitenlandse reis. Het electronische declaratiesysteem is alleen te gebruiken door medewerkers van de Radboud Universiteit die ook een loonbetaling van de Radboud Universiteit ontvangen. Medewerkers van Radboudumc en externe werknemers dienen gebruik te maken van de declaratieformulieren voor Niet-werknemers. V0.1 Pagina 1 van 6

2 Inloggen in Bass Om een declaratie in te dienen, moet u inloggen in BASS. Ga hiervoor naar en log in met uw personeelsnummer en RU-wachtwoord. Krijgt u deze site niet te zien, kijk dan op voor de meest voorkomende oorzaken. U komt nu op de beginpagina van Oracle. Wellicht hebt u meer autorisaties, echter u hebt nu de autorisatie RU Onkostendeclaraties nodig. Hier kiest u de optie Declaraties. U komt nu op de beginpagina van Oracle Declaraties. Hier worden de declaraties getoond die u eerder hebt ingediend en declaraties u eerder hebt opgeslagen (tot maximaal 30 dagen oud). Via dit scherm kunt u ook een nieuwe declaratie aanmaken. V0.1 Pagina 2 van 6

3 Aanmaken van een declaratie U bent op de beginpagina van Oracle Declaraties. In uw scherm vind u aan de rechterkant, zowel boven- als onderaan uw scherm een button Declaraties aanmaken. Hier klikt u op. Stap 1 Algemene gegevens U ziet nu een scherm zoals hiernaast. U kiest hier voor het sjabloon Meerdgse Reis Buitenland. Bij de Reden/omschrijving declaratie geeft u een korte toelichting over de kosten die u gaat declareren. Een omschrijving kan zijn: Congres Amsterdam Bij de aanvullende gegevens geeft u het budgetnummer op waarvan deze kosten betaald moeten worden. Welk budgetnummer u moet gebruiken, kunt u navragen bij uw secretariaat of leidinggevende. U dient het langste nummer te gebruiken dat aan u is doorgegeven. - Kostenplaats: Bestaat uit 6 cijfers en geeft de afdeling aan. - Verbijzondering: Bestaat uit 7 cijfers en geeft een specifiek budget van de afdeling aan. - Project en taak: Bestaat uit 8 cijfers plus een taaknummer. Dit zijn aparte administraties voor o.a. gesubsidieerde projecten. U dient ook een taaknummer in te vullen, u kunt het beste gebruik maken van taak 1. Wanneer u een nummer hebt ingevuld in het scherm, moet bij een juiste invoer de naam van het budgetnummer in het blauw eronder vermeld worden. In het voorbeeld hiernaast ziet u dat kostenplaats als naam CFA CREDITEUREN heeft. U moet ook uw reisgegevens invullen. De gemakkelijkste manier is om te beginnen met het invullen van het Reisaanvraagnummer. U laat dit veld leeg en klikt op het loepje ernaast. Een ander venster opent. Ook hier laat u de velden leeg en klikt op de button Zoek. U kunt vervolgens een keuze maken uit de opties die getoond worden. Wanneer u dit doet worden de velden Onkostenlocatie, Datum heen en Datum terug gevuld met de gegevens uit uw reisaanvraag. Kies voor opslaan als u uw declaratie tussentijds wilt bewaren of op Volgende om door te gaan naar de volgende stap. V0.1 Pagina 3 van 6

4 Stap 2 Contante en overige uitgaven U ziet nu een scherm zoals hiernaast. In dit scherm gaat u opgeven welke kosten dat u hebt gemaakt en waarom de Radboud Universiteit deze kosten moet vergoeden. Als de kosten in buitenlandse valuta zijn gemaakt, kunt u dat ook aangeven. Bij het indienen van de declaratie is het toegestaan om elke rekening die u hebt betaald apart op te geven, u mag ook soortgelijke kosten bij elkaar optellen. Het is van belang dat uw declaratie duidelijk is en voor iedereen gemakkelijk is te controleren. Alle kosten waarvoor u rekeningen hebt betaald, moet u opgeven in het tabblad Overige Onkosten. Indien u reist met eigen vervoer, kunt u hiervoor een kilometervergoeding krijgen van 0.19 per kilometer. Deze reiskosten geeft u op in het tabblad Kilometeronkosten. Om uw kilometervergoeding op te geven moet u de volgende velden invullen in het tabblad Kilometeronkosten Veld Waarde Begindatum Vul hier de datum in waarop de kosten gemaakt zijn Reden / zakelijk karakter Geef aan waarvoor de kosten gemaakt zijn en waarom de Radboud Universiteit deze moet vergoeden Van / Naar Vul hier plaatsen in van waar naar waar u gereisd heeft. Ritafstand Vul hier het aantal kilometers in Om uw overige onkosten op te geven Veld Datum Onkostensoort Bedrag betalingsbewijs Reden / zakelijk karakter Onkostenlocatie Waarde Vul hier de datum in waarop de kosten gemaakt zijn Kies hier de onkostensoort waar de kosten betrekking op hebben Vul hier het bedrag van de gemaakte onkosten in Geef aan waarvoor de kosten gemaakt zijn en waarom de Radboud Universiteit deze moet vergoeden Voor alle kosten gemaakt in Nederland: Nederland, Alle steden Voor alle andere plekken kies de beste optie uit de lijst. Begin met het land van de onkosten te kiezen. V0.1 Pagina 4 van 6

5 Als u kosten hebt gemaakt in vreemde valuta, kunt u dat met de knop Invoer in vreemde valuta mogelijk maken. U kunt dan per regel een valuta kiezen en de bijbehorende wisselkoers. Voor het opzoeken van wisselkoersen kunt u gebruik maken van de website Indien de kosten van uw rekening zijn afgeschreven in Euro s, kunt u dit bedrag declareren. U dient dan wel hiervan een afschrift toe te voegen. Kies voor opslaan als u uw declaratie tussentijds wilt bewaren of op Volgende om door te gaan naar de volgende stap. Stap 3 Kostenverbijzondering In deze stap kunt u controleren of de kosten op de juiste plek zijn geboekt en dit aanpassen. In deze stap zijn twee tabbladen, een tabblad Project en een tabblad Kostenplaats/Verbijzondering. U kunt per regel bepalen op welk budget deze moeten worden verwerkt. Project Als kosten op een project moeten worden geboekt, moet in het tabblad Project de velden Project en Taak zijn gevuld. Bij Taak kunt u het beste kiezen voor taak 1. Als kosten niet op een project geboekt moeten worden, moeten de velden leeg zijn. Let op: Als de kosten op een project verwerkt moet worden, zijn de velden in het tabblad Kostenplaats/Verbijzonderingen ook gevuld. Zie ook het stukje hieronder. Kostenplaats en verbijzondering Als kosten op een kostenplaats geboekt moeten worden, vult u de 6-cijferige code in het veld Kostenplaats in, de verbijzondering mag leeg zijn, of gevuld worden met Als de kosten op een verbijzondering geboekt moet worden, zorgt u ervoor dat het veld Kostenplaats leeg is, u vult daarna de 7-cijferige verbijzondering in. Het systeem zoekt later zelf de bijbehorende kostenplaats erbij. Let op! In het plaatje hiernaast ziet u dat bij de regel met Eten tijdens congres er geen veld zichtbaar is, de achtergrond is grijs. In dat geval worden de gegevens van tabblad Project gebruikt. Als deze kosten toch op een kostenplaats of verbijzondering geboekt moeten worden, moet eerst de projectgegevens gewist worden. Stap 4 Voorschot toewijzen. Let op! Dit scherm ziet u alleen indien u een voorschot open heeft staan. Indien het voorschot geen betrekking heeft op de kosten kunt u dit aangeven in het veld Reden voor niet toewijzen voorschot. Indien de gemaakte kosten betrekking hebben op een ontvangen voorschot dient u dat aan te geven. U wijst het voorschot toe door het voorschotnummer te selecteren in het veld Voorschotnummer (zie rood kader). Laat alle velden leeg, klik op het vergrootglas ernaast. Een tweede venster opent zich. Ook hier laat u alle velden leeg en klikt op de button Uitvoeren. U kunt uit uw openstaande voorschotten een selecteren en toewijzen. V0.1 Pagina 5 van 6

6 Stap 5 Overzicht U bent u in de laatste stap van uw declaratie aangekomen. U kunt in deze stap alle gegevens nakijken en u moet de rekeningen nog als bijlagen bij uw declaratie toevoegen. Het scherm bestaat uit: - Algemene declaratie-instructies, leest u deze goed. - Algemene gegevens. Dit zijn de gegevens uit stap 1 Algemene gegevens en eventueel Stap 4 Voorschotten. Ook voegt u hier dadelijk de bijlagen toe aan de declaratie. - Onder tabblad Declaratieregels vind u alle gegevens van stap 2 Contante en overige uitgaven. - Onder tabblad Kostenverbijzondering ziet u alle gegevens van stap 3 Kostenverbijzondering. - Onder tabblad Goedkeuringsteksten kunt u later terugvinden wie wanneer uw declaratie heeft goedgekeurd. Indien uw declaratie wordt afgewezen of er wordt later een vraag over gesteld, kunt u dit ook hier terugvinden. - Tabblad Fiatteurs vermeld wie uw declaratie moet goedkeuren. Dit is altijd uw leidinggevende, eventueel aangevuld met een of meerdere budgethouders. U moet nu nog uw rekeningen als bijlagen toevoegen. U klikt daarvoor op de button Toevoegen. Bij Titel kunt u een omschrijving opgeven van de scan die u toevoegt. Zeker wanneer u meerdere bijlagen bij uw declaratie voegt is dit handig. Via de button Bladeren selecteert u het bestand dat u wilt toevoegen en kiest vervolgens voor de optie Openen. Dit bestand mag niet groter zijn dan 3 Mb. Via de button Toepassen kunt u de bijlagen toevoegen en gaat u terug naar uw declaratie. Met de button Toevoegen kunt u de bijlagen toevoegen aan de declaratie en daarna nog een bijlage toevoegen. Met de optie Annuleren stopt u het toevoegen van de bijlagen en gaat u terug naar uw declaratie. Eventuele bijlagen die u al hebt toegevoegd met de buttons Toevoegen of Toepassen blijven bewaard. Tip! Indien u een aantekening wilt maken die belangrijk is om uw declaratie te controleren, kunt u in plaats van een bestand, ook voor de optie tekst kiezen. U kunt dan een korte toelichting meesturen met uw declaratie. Dit is geen vervanging van de bonnen die u moet toevoegen. Wanneer u alle gegevens van uw declaratie hebt gecontroleerd kunt u uw declaratie indienen door op de knop Vesturen te klikken. V0.1 Pagina 6 van 6