HANDLEIDING MYFLEX ZZP

Transcriptie

1 HANDLEIDING MYFLEX ZZP Myflex My Service Provider Marconibaan 1a 3439 MR Nieuwegein Postbus AM Nieuwegein t +31 (0) f +31 (0) e i info@myflex.nl

2 Welkom bij Myflex Myflex is actief als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) en verzorgt het totale inhuurproces en de inkoopadministratie voor haar opdrachtgevers. De diensten van Myflex worden ondersteund door het Myflex systeem. Middels dit systeem wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers/ Deskundigen (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Klantportal Waterschap Scheldestromen Myflex heeft voor Waterschap Scheldestromen een klantportal beschikbaar gesteld. Deze informatiesite is het platform van Waterschap Scheldestromen voor het inhuren van extern personeel via Myflex. Op deze site kunnen inhurende managers, leveranciers, zzp ers en Deskundigen op het Myflex systeem inloggen en acties uitvoeren, zoals het aanmelden van een nieuwe inzet of opdracht of het doorgeven van een contractmutatie aan Myflex. Kies voor Ga naar de klantportal op U ziet een overzicht van klanten, klik vervolgens op Ga naar de portal onder Waterschap Scheldestromen om de klantportal te bezoeken. Ga naar het inlogscherm van het Myflex systeem door onder Waterschap Scheldestromen op Direct inloggen te klikken. Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per van afzender noreply@salesforce.com. Deze heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. Inloggen op het Myflex systeem Log in op het Myflex systeem door op Direct inloggen te klikken. U kunt ook via de klantportal inloggen via Inloggen Myflex in het hoofdmenu. De knop Uitloggen bevindt zich rechts bovenin het scherm. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u in het inlogscherm voor het Myflex systeem op de optie Uw wachtwoord vergeten? Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten? Contact / support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) contact@myflex.nl

3 Hoofdpagina Wanneer u inlogt bent, komt u op de hoofdpagina en kunt u via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. De door u te beoordelen en accorderen digitaal dossier documenten (bijvoorbeeld de geheimhoudingsverklaring en de Werkopdracht) staan onder het kopje digitaal dossier eveneens op de hoofdpagina. Digitaal Dossier Voor u als zzp er zijn er documenten die u goed dient te keuren. Dit zijn bijvoorbeeld de Werkopdracht, de Overeenkomst van Opdracht en de Geheimhoudingsverklaring. Ook kan u gevraagd worden documenten te uploaden. Indien het een goed te keuren document betreft, kunt u deze openen door op de link in de kolom Dossier Document te klikken en vervolgens de PDF te openen. Wanneer u het document heeft gelezen, sluit u het betreffende tabblad en kunt u het document accorderen of afwijzen. Indien het een te uploaden document betreft, kiest u voor de knop Document uploaden. Belangrijk Het niet accorderen of uploaden van een document heeft consequenties voor het invoeren van uw uren en declaraties in het Myflex systeem.

4 Medewerkers Onder dit tabblad staan uw gegevens zoals deze bekend zijn bij Myflex. U hebt hier de mogelijkheid uw wachtwoord te wijzigen. Klik hiervoor op uw onderstreepte naam en klik vervolgens op Wijzig wachtwoord. Opdrachten Onder dit tabblad staan uw opdrachten. In een opdracht liggen de afspraken tussen de inlenende en uitlenende partij vast. Door op de onderstreepte opdracht te klikken (job-xxxx) kunt u informatie van deze opdracht inzien. Onder het kopje Dossier Documenten treft u het door u goedgekeurde dossier document aan. Daar is ook de status van de andere dossier documenten voor deze opdracht zichtbaar. Urenstaten Hier kunt u een nieuwe digitale urenstaat aanmaken en eerder ingediende urenstaten inzien. Het invoeren van uw uren in de digitale urenstaat De digitale urenstaat bestaat uit twee onderdelen: uren en declaraties. Hier kunt u een nieuwe urenstaat aanmaken en eerder ingediende urenstaten inzien. U dient iedere week uw uren op de weekstaat van Waterschap Scheldestromen én in het Myflex systeem in te voeren. Bij aanvang van uw werkzaamheden ontvangt u via Myflex een blanco weekstaat van Waterschap Scheldestromen. U wordt verzocht wekelijks uw uren per project en per projectfase in te vullen op deze weekstaat en deze te laten ondertekenen door de betreffende projectleider(s). Deze ondertekende weekstaat dient u uiterlijk iedere dinsdag in te leveren bij de administratie van Team Ingenieursbureau. Indien u uw werkzaamheden niet op kantoor Middelburg uitvoert, dan kunt u de ondertekende weekstaat mailen aan arno.oele@scheldestromen.nl. U dient iedere week uw uren in te voeren in het Myflex systeem. Naast Myflex, dient u ook uren in te voeren in het urenregistratie-systeem van de opdrachtgever. Indien u declaraties dient op te voeren in het Myflex systeem (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten), dan adviseren wij u om bij aanvang van de opdracht met de opdrachtgever af te stemmen in welke frequentie u uw declaraties invoert (bijvoorbeeld iedere week of eenmaal per 4 weken). Invoeren van uw uren in Myflex Ga voor het invoeren van uren en eventuele declaraties naar het tabblad Urenstaten. Alle urenstaten die reeds aanwezig zijn worden getoond.

5 Met de knop Maak een nieuwe urenstaat kunt u een nieuwe urenstaat aanmaken. Indien deze knop niet zichtbaar is, zijn nog niet alle benodigde Digitaal dossier documenten goedgekeurd. Dit staat op de hoofdpagina aangegeven onder het kopje Digitaal dossier. Neemt u in dat geval contact op met Myflex of probeer later in de week nogmaals een urenstaat aan te maken. Kies (indien u meerdere opdrachten heeft) de juiste opdracht, selecteer de week waarvoor u uw uren wilt invoeren en klik op Doorgaan. De urenstaat wordt aangemaakt. Vul nu uw uren in. Invoeren van uw declaraties Standaard kunt u voor uw werkzaamheden bij het Waterschap Scheldestromen geen declaraties indienen. De eventuele kosten voor woon/werkverkeer zijn opgenomen in het uurtarief en kunnen daarom niet separaat gedeclareerd worden. In het geval u een dienstreis moet te maken, kunt u gebruik maken van de bedrijfsauto s of van de OV-kaarten van Waterschap Scheldestromen. Indien u van mening bent dat u toch een declaratie dient op te voeren, neemt u dan contact op met Myflex. Belangrijk In verband met belastingen dient u de bonnetjes van uw onkostendeclaraties in uw eigen administratie te bewaren.

6 Goedkeuring urenstaten door manager De administratie van Waterschap Scheldestromen keurt aan de hand van de weekstaat uw uren in Myflex goed, waarna uw uren en eventuele declaraties ter verwerking worden doorgestuurd aan Myflex. Het is dus van belang dat de uren op de weekstaat en in de urenstaat van Myflex gelijk zijn. Indien u een correctie wenst te maken op een reeds geaccordeerde urenstaat dan kiest u voor Terugsturen naar de indiener. Betalingsvoorstellen / facturen Myflex werkt met E-facturen. Alle gegevens die nodig zijn (conform de wet) op een E-factuur worden in de applicatie opgeslagen. Op basis van de door de manager geaccordeerde urenstaten legt Myflex u volgens onderstaand schema een betalingsvoorstel voor. U kunt aan dit betalingsvoorstel uw eigen factuurnummer toevoegen en deze vervolgens als E-factuur bij Myflex indienen. Myflex stuurt u een notificatie wanneer er een betalingsvoorstel voor u klaar staat.

7 Factureren Onder het tabblad facturen ziet u in het overzicht facturen het betalingsvoorstel dat Myflex voor u heeft klaargezet. Klik op PDF om het voorstel te bekijken: Om dit voorstel als factuur in te dienen bij Myflex dient u uw eigen factuurnummer toe te voegen. Klik op Openen (zie bovenstaande afbeelding). Klik nu op Wijzigen en verander het factuurnummer van Myflex in uw eigen factuurnummer. Klik vervolgens op Opslaan. De velden factuurkenmerk 1, 2 en 3 worden niet gebruikt.

8 Nadat u de factuur heeft opgeslagen, kunt u de factuur indienen middels de button Indienen. Zodra u deze E- factuur heeft ingediend zal Myflex deze factuur in behandeling nemen volgens de afgesproken betalingscondities. U ziet bij de Workflow status dat de factuur is ingediend ter goedkeuring bij Myflex. Vanaf dit moment loopt de overeengekomen betalingstermijn. Schema ontvangst betalingsvoorstellen De standaard facturatie-interval bedraagt 4 weken. Myflex zet volgens onderstaand schema uw betalingsvoorstellen klaar: PERIODE BETALINGSVOORSTEL STAAT KLAAR VANAF Week 1 t/m week 4 2 februari 2017 na uur Week 5 t/m week 8 2 maart 2017 na uur Week 9 t/m week maart 2017 na uur Week 13 t/m week april 2017 na uur Week 17 t/m week mei 2017 na uur Week 21 t/m week juni 2017 na uur Week 25 t/m week juli 2017 na uur Week 29 t/m week augustus 2017 na uur Week 33 t/m week september 2017 na uur Week 37 t/m week oktober 2017 na uur Week 41 t/m week 44 9 november 2017 na uur Week 45 t/m week 48 7 december 2017 na uur Week 49 t/m week 52 4 januari 2018 na uur