Gebruiksaanwijzing. Support Your People Postbus DA Helmond T info@supportyourpeople.nl

Transcriptie

1 Gebruiksaanwijzing

2 Aan de slag met het Online Personeelsdossier van Support Your People Welkom als gebruiker van het Online Personeelsdossier. Deze handleiding is ontwikkeld om je snel wegwijs te maken in je eigen personeelsdossier zodat je direct aan de slag kunt. Wij wensen je veel succes bij het gebruik van het Online Personeelsdossier.

3 Inloggen Open de internet pagina: en selecteer de button: ONLINE PERSONEELS DOSSIER

4 Inloggen Gebruik het wachtwoord en de gebruikers- naam die in je vermeld staan om te kunnen inloggen in het systeem. Bewaar je wachtwoord en gebruikersnaam goed, want dit zijn je persoonlijke inloggegevens voor het systeem.

5 Menu 1. Persoonsgegevens 2. Verlofregistratie 3. Ziekmelding 4. Documenten 5. Declaratie overzicht 6. Urenregistratie 7. Onkostendeclaratie 8. Ritregistratie 9. Contact Voor Managers en leidinggevende 10. HR+ Buttons 11. HR+ Personeel en contract 12. HR+ Declaratie goedkeuren 13. HR+ Verlof goedkeuren

6 1. Persoonsgegevens Hierin staan je NAW gegevens zoals deze bekend zijn bij de werkgever. Foto toevoegen of vervangen? Stuur een mail met foto naar Adres wijzigen? Selecteer adresgegevens wijzigen Vul de nieuwe adresgegevens in en druk op de button wijziging aanvragen Terug naar het hoofdmenu, druk op de grote groene button links boven in je scherm

7 2. Verlofregistratie Hoeveel verlofuren heb ik nog? Je ziet het direct met de button verlofregistratie van Support Your People. 1. Tegoed aan verlofuren: Openstaand saldo tot heden 2. Begindatum en einddatum opgeven: Dmv kalenderfunctie 3. Totaal aantal op te nemen uren Uren die je wilt opnemen 4. Omschrijving: Reden van verlof 5. Bevestigen: Bevestigen van de aanvraag Verwijderen van een aanvraag.

8 3. Ziekmelding Ziek geworden? Meld je eerst ziek bij je leidinggevende en vul daarna het ziekmeldingsformulier in. 1. Datum eerste ziektedag: Dmv kalenderfunctie 2. Verpleegadres: Het adres waar je verblijft 3. Telefoonnummer: Het nummer waar je te bereiken bent 4. Vermoedelijke ziekteduur Aantal geschatte dagen 5. Reden van ziekmelding: De klachten Overzicht ziekmeldingen. In het overzicht staan het aantal gemelde ziekmeldingen. Bericht versturen

9 4. Documenten Je eigen personeelsdossier. Alle documenten met betrekking tot je dienstverband zijn hier terug te vinden. Loonstroken, arbeidscontracten, identiteitspapieren enz.. Document inzien: Druk op de groene button die voor het document staat.

10 5. Declaratieoverzicht Het overzicht geeft weer in welke status de declaratie verkeerd: 1. Geel: Declaratie is nog niet ingediend. 2. Blauw Aanvraag is ingediend en wacht op goedkeuring. 3. Groen Declaratie is goedgekeurd. 4. Rood Geweigerd 5. Document inzien Druk op de groene button bij acties. 6. Declaratie wijzigen Selecteer het potlood 7. Declaratie indienen Selecteer de V button

11 6. Urenregistratie In de urenregistratie staan de contracturen vermeld zoals deze zijn afgesproken in het contract. Urenstaat indienen: 1. Selecteer een begindatum Dmv kalenderfunctie 2. Controleer de gewerkte uren met de weekstaat en pas die indien nodig aan Tijdregistratie per kwartier 3. Opmerking Geef aan waarom de tijd afwijkt van normaal 4. Bevestigen om de weeklijst in te dienen. Via de groene bevestigingsbutton

12 Ingediende uren: 1. Weeknummer Week nummer en datum tot max. 13 weken. 2. Klik op de balk De gewerkte dagen en tijden worden zichtbaar 3. Printen Ctrl+P indrukken op je toetsenbord

13 7. Onkostendeclaratie Onkosten gemaakt voor het bedrijf? Maak hier je declaratie in orde. 1. Datum Vul de datum in via het datum veld 2. Referentie Eventueel bon nummer 3. Product Selecteer productsoort 4. Omschrijving Wat is er gekocht? 5. Bedrag Totaal bedrag dat is betaald 6. Bijlage Selecteer de in gescande bon Regel verwijderen. Regel toevoegen

14 8. Ritregistratie Registreer in deze applicatie je zakelijk gereden kilometers. Dit zijn kilometers die je hebt gereden met je eigen vervoersmiddel in opdracht van de werkgever, welke voor declaratie in aanmerking komen. 1. Datum Vul de datum in via het datum veld 2. Omschrijving Van adres naar adres 3. Aantal kilometers Gereden kilometers 4. Bijlage toevoegen Indien van toepassing Regel verwijderen. Regel toevoegen

15 9. Contact Heb je een vraag over het systeem? Een personeelsvraag? Of wil je aanvullende informatie? Stel ons gerust je vraag, wij helpen je graag verder.

16 10. HR+ Buttons De ontwikkelingen op support gebied staan niet stil bij Support Your People. Met de nieuwe HR+ buttons zorgen wij ervoor dat de administratieve lasten bij managers en leidinggevende verder worden teruggedrongen. De nieuwe HR+ buttons voor managers 1. Personeels- en contract informatie 2. Declaraties goedkeuren 3. Verlofaanvragen goedkeuren 4. Overzicht ziekmeldingen

17 11. HR+ Personeel en contract Met deze button zijn al je werknemers direct zichtbaar met hun huidige functie, aantal contract uren en wanneer ze in dienst zijn getreden bij het bedrijf. Ook de einddatums van tijdelijke contracten zijn zichtbaar, waardoor je bijvoorbeeld altijd op tijd bent voor een eventuele verlenging of opzegging van het contract. 5. Declaraties goedkeuren 6. Verlofaanvragen goedkeuren 7. Personeels en contract informatie

18 12. HR+ Declaratie goedkeuren Declaratie goedkeuren. Met de vernieuwde buttons is het snel gebeurt. 1. Document inzien Druk op de groene button bij acties. 2. Declaratie goedkeuren Selecteer de V button 3. Declaratie afkeuren Selecteer de X button

19 13. HR+ Verlof goedkeuren Verlof goedkeuren. Met de vernieuwde buttons is het snel gebeurt. 1. Declaratie goedkeuren Selecteer de V button 2. Declaratie afkeuren Selecteer de X button

20 14. HR+ Ziekmelding Snel op de hoogte van een ziekmelding. Als manager ontvangt u een na dat de medewerker zijn ziekmelding heeft doorgegeven via het systeem. In het overzicht staan alle ziekmeldingen over de afgelopen periode gesorteerd op werknemer, datum, aantal uren en een omschrijving van het ziekteverlof. Status overzicht: Blauw: medewerker is nog afwezig. Groen: medewerker is weer actief