Werkinstructie Insite 27 september Handleiding Insite

Transcriptie

1 Handleiding Insite 1

2 Inhoudsopgave 1. Inloggen Startpagina Insite 3 2. Mijn insite Wijzigen Bekijken Mijn digitale dossier Alles over mijzelf Wie is wie 7 3. Verlof Verlof aanvraag Status verlofaanvraag Afhandelen verlofaanvraag Goedgekeurde verlofaanvraag Afgekeurde verlofaanvraag Bijzonder verlofaanvraag Overige functies verlofaanvragen Verlof intrekken Verlof reeks Dashboard Verlofcorrectie Declaraties Status declaratie Afhandelen declaratie Afgekeurde declaratie Mijn declaraties Wachtwoord Wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten Stel hier je AFAS vragen Afsluiting 29 2

3 1. Inloggen Open de site afasinsite.nl, LET OP: ZONDER WWW Log hier in met je gebruikersnaam en wachtwoord, deze kun je vinden in de brief die je per post hebt ontvangen. Wanneer je bent ingelogd krijgt u het volgende scherm in beeld, wij gaan nu elke module stap voor stap behandelen. 3

4 2. Mijn insite Hier kun je al je persoonlijke gegevens inzien en beheren Wijzigen Bij onderstaande modules kun je, je persoonlijke gegevens inzien en direct aanpassen/wijzigen. Wanneer je gaat verhuizen, trouwen of een wijziging van je bankrekeningnummer o.i.d. heeft kun je dit hier doorgeven. De wijzigingen komen dan bij de afdelingen personeelszaken terecht en worden na goedkeuring doorgevoerd en zichtbaar in Insite. 4

5 2.2. Bekijken In onderstaande modules vind je informatie over jezelf en je collega s Mijn digitale dossier In de module Mijn digitale dossier vind je o.a. je loonstrookjes, jaaropgaven, beoordelingsgesprekken etc. en kun je zelf diploma s en/of certificaten, CV of kopie ID kaart/paspoort toevoegen. Niet alle documenten uit het verleden zijn toegevoegd in het digitale dossier. 5

6 Verder kun je diploma s en certificaten toevoegen aan je digitale dossier. Wanneer je de module toevoegen diploma of certificaat van de modules opent krijg je onderstaand scherm te zien. Bij kenmerk 1 geef je aan wat je wilt toevoegen en bij onderwerp geef je aan om wat voor diploma of certificaat het gaat. Daarnaast kun je eventueel iets aangeven bij toelichting en als laatste voeg je als bijlage kopie van je diploma of certificaat toe. Voor de module toevoegen personalia geldt dezelfde werkwijze als bij het toevoegen van een diploma of certificaat. 6

7 Alles over mijzelf In de module alles over mijzelf vind je je persoonlijke gegevens, zoals burgerlijke staat, privégegevens, contactgegevens werk en privé en contractueel vastgelegde gegevens. Je persoonlijke gegevens kun je wijzigen in mijn Insite. (zie punt 2.1) Wie is wie In de module Wie is wie vind je van al je collega s van de Rollecate Metaal de contactgegevens van het werk. Wanneer je op zoek bent naar een mailadres of telefoonnummer van je collega kun je deze op de pagina Wie is wie vinden. LET OP, de privégegevens zijn niet zichtbaar. 7

8 Door op de naam van je collega te klikken worden eventuele gegevens zichtbaar. In de module bezetting kun je zien wie van je directe collega s wanneer aanwezig is. Wanneer een collega een dag vrij heeft genomen staat er in dit overzicht aangegeven dat hij/zij afwezig is. Feestdagen staan standaard bij iedereen als afwezig aangegeven. LET OP: de bezetting wordt alleen van je eigen afdeling aangegeven en niet van al je collega s binnen het bedrijf. Tip: Wanneer u een verlofdag wilt indienen kun je in dit overzicht bekijken of er meerdere collega s vrij zijn deze dag en dus zelf al een inschatting maken of een verlofdag mogelijk is of niet. 8

9 3. Verlof Je kunt zowel via de startpagina als via mijn Insite de module Verlof openen Verlof aanvragen Op deze pagina kun je een verlofaanvraag indienen en/of intrekken. Ook kun je een verlofreeks of bijzonder verlof indienen. Wanneer je een verlof aanvraag indient zal deze ter goedkeuring naar je leidinggevende worden gestuurd. Leidinggevende kan deze goed- of afkeuren en daarna ontvang je een melding wat er met de verlofaanvraag is gebeurd, wanneer deze is afgekeurd moet de leidinggevende een reden erbij vermelden en kun je daarna de verlofaanvraag aanpassen en opnieuw insturen of verwijderen. Wanneer je de module vakantie opent krijg je onderstaande pagina, op deze pagina kun je je verlof aanvragen. Bij 1 verlofdag vul je bij begin- en einddatum dezelfde datum in. Hij vult automatisch je begin en eindtijd van je werkdag in. Type en reden verlof is een vaste waarde en kan niet worden aangepast. 9

10 Wanneer je geen hele dag verlof in wilt dienen vink je afwijkende tijden vastleggen aan, je kunt nu zelf de begin- en eindtijd aangeven Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd zie je direct je nieuwe verlofsaldo. 10

11 Status verlofaanvraag Werkinstructie Insite De status van je verlofaanvraag kun je onderaan de verlofpagina vinden bij openstaande aanvragen. Wanneer je nog geen reactie heeft ontvangen en de verlofdag snel nadert kun je hier bekijken waar deze aanvraag ter goedkeuring is en wie je kunt benaderen voor reactie Afhandelen verlofaanvraag Wanneer je leidinggevende je verlofaanvraag heeft goedgekeurd krijg je op je startpagina een melding onder openstaande taken. Om de verlofaanvraag af te ronden, moet je deze melding openen en afhandelen. Wanneer je de taak opent kun je deze aan de rechterkant van het scherm afhandelen en bevestigen. 11

12 Goedgekeurde verlofaanvraag Wanneer een verlofaanvraag is goedgekeurd en je deze zelf heeft afgehandeld komt deze onder verlofboekingen te staan en wordt deze dag van uw verlofsaldo ingehouden Afgekeurde verlofaanvraag Wanneer een verlofaanvraag wordt afgekeurd, zie je bij openstaande taken aanpassen staan. Wanneer je de taak opent kun je de reactie van je leidinggevende bekijken en indien van toepassing de verlofaanvraag aanpassen en opnieuw insturen of verwijderen. 12

13 Wanneer je de verlofaanvraag opent kun je de reactie lezen van je leidinggevende en rechts van het scherm kun je je verlofaanvraag aanpassen en/of verwijderen. 13

14 Bijzonder verlof aanvraag Het aanvragen voor een bijzonder verlof dag gaat op dezelfde manier als een normale verlofaanvraag. Bijzonder verlof is van toepassing bij huwelijk, overlijden/begrafenis van familielid, bezoek aan tandarts/huisarts o.i.d. Voor elke gelegenheid staat een vast aantal dagen/uren welke opgenomen kunnen worden als bijzonder verlof. Je leidinggevende kan aangeven hoeveel uren/dagen voor welke gelegenheid staat Overige functies verlof aanvragen Bij overige functies kun je je verlof intrekken en verlofreeks aanvragen Verlof intrekken Wanneer je een verlofdag hebt ingediend en deze om wat voor reden dan ook weer wilt intrekken kan dit bij de module verlof intrekken. Wanneer je de module opent zie je een overzicht van welke dagen je kunt intrekken. 14

15 Als je de verlofaanvraag welke je wilt intrekken aanklikt kun je aan de rechterkant van het scherm de verlofaanvraag intrekken. Je leidinggevende krijgt een melding om deze verlofintrekking goed te keuren of af te wijzen. Wanneer je leidinggevende je verlofaanvraag heeft goedgekeurd krijg je op je startpagina een melding onder openstaande taken. Om de verlofintrekking af te ronden, moet je deze melding openen en afhandelen. 15

16 Wanneer je de taak opent kun je deze aan de rechterkant van het scherm afhandelen en bevestigen. Wanneer de taak is afgehandeld word je verlofsaldo weer aangepast en kun je indien nodig een nieuwe verlofaanvraag indienen. LET OP, een verlofintrekking kan alleen voor de gehele verlofaanvraag, dus niet voor een gedeelte van je verlofaanvraag. 16

17 Verlofreeks Via een verlofreeks kun je eenvoudig een vaste vrije dag aanvragen. Je geeft hierbij op voor welke dag en voor welke periode dit van toepassing is. Op deze manier hoef je niet steeds opnieuw een vrije dag aan te vragen. Wanneer je een verlofreeks wilt aanmaken krijg je onderstaand scherm. Hier kun je start- en einddatum van de 1 e dag van de verlofboeking invoeren. Wanneer je verlofreeks niet voor een hele dag wilt aanvragen vink je afwijkende tijden vastleggen aan, je kunt nu zelf de begin- en eindtijd aangeven. Bij herhaling kun je aangeven of de verlofreeks bijv. wekelijks moet plaats vinden en bij einde verlofreeks kun je de laatste datum aangeven. Vervolgens worden de aantal herhalingen automatisch ingevuld. Als laatst kun je aangeven op welke dag de verlofreeks moet plaats vinden. Wanneer je leidinggevende je verlofreeks heeft goedgekeurd krijg je op je startpagina een melding onder openstaande taken. Om de verlofreeks af te ronden, moet je deze melding openen en afhandelen. 17

18 Wanneer je de taak opent kun je deze aan de rechterkant van het scherm afhandelen en bevestigen. Daarnaast zie je ook de dagen van de verlofreeks welke in de toekomst automatisch op vakantie/verlof worden geboekt en van je snippersaldo wordt ingehouden. 18

19 Wanneer je een lopende verlofreeks wilt wijzigen kun je dit via de module verlofreeks inkorten doen. Wanneer je deze module opent zie je een overzicht van de lopende verlofreeksen. Open de verlofreeks welke je wilt wijzigen en je krijgt onderstaand scherm in beeld. Hier kun je de begin- en/of einddatum wijzigen van de lopende verlofreeks. Je kunt de einddatum alleen inkorten en niet verlengen, ook kun je de herhaling niet aanpassen. In beide gevallen moet je de volledige verlofreeks intrekken en opnieuw indienen. Wanneer je leidinggevende je verlofinkorting heeft goedgekeurd krijg je op je startpagina een melding onder openstaande taken. Om de verlofinkorting af te ronden, moet je deze melding openen en afhandelen. Ook zie je de dagen van de aangepaste verlofreeks welke in de toekomst automatisch op vakantie/verlof worden geboekt. 19

20 Wanneer je een verlofreeks wilt intrekken kun je dit via de module verlofreeks intrekken doen. Wanneer je deze module opent zie je een overzicht van de lopende verlofreeksen. Open de verlofreeks welke je wilt intrekken en je krijgt onderstaand scherm in beeld. Hier kun je de verlofreeks intrekken. Om de verlofreeks in te trekken, kun je deze aan de rechterkant van het scherm intrekken. Wanneer je leidinggevende je verlofintrekking heeft goedgekeurd krijg je op je startpagina een melding onder openstaande taken. Om de verlofintrekking af te ronden, moet je deze melding openen en afhandelen. Wanneer de taak is afgehandeld word je verlofintrekking verwijderd en kun je indien nodig een nieuwe verlofreeks indienen. 20

21 3.3. Dashboard In de module Verlof kun je ook kiezen voor de module Dashboard. Hier vind je een uitdraai/overzicht Verlof: Totaal opgenomen uren Totaal opgebouwde uren Beginsaldo Feestdagen Totaal aantal feestdagen Op de volgende pagina vind je een voorbeeld van een dashboard, wanneer je op verlofsoort klikt kun je dit overzicht ook per verlofsoort krijgen. Hier kun je dus snel een compleet overzicht zien van al je verlofuren. 21

22 22

23 3.4. Verlofcorrectie Onder verlofcorrecties vind je de opgenomen uren tot nu toe over het jaar Onderaan de pagina van het verlof vind je je verlofsaldo, verdeeld onder ATV dagen, vakantie/verlof en Historisch verlof. - Historisch verlof zijn de uren welke je in totaal hebt overgehouden voor januari ATV dagen zijn bij start van het nieuwe jaar ingepland door de OR en staan vast. Welke dagen dit zijn kunt je terug vinden op de kalender van de vrije dagen Vakantie/Verlof zijn de overige uren welke je per 1 januari 2017 heeft gekregen en vrij te besteden zijn. Verlofaanvraag wordt van het saldo ingehouden welke als eerst verloopt met uitzondering van de ingeplande ATV dagen. 23

24 4. Declaratie Je kunt zowel via de startpagina als via mijn Insite de module Declaraties openen. Via deze pagina kun je digitaal je declaraties indienen. Doe je dit voor de 15 e van de maand dan wordt deze in de betreffende maand direct uitbetaald. LET OP, de declaratie moet wel eerst worden goedgekeurd door je leidinggevende, wanneer dit na de 15 e wordt goedgekeurd zal de betaling in de volgende maand plaats vinden. Je kunt verschillende opties kiezen om je declaratie in te dienen, bekijk dus per declaratie bij welk onderwerp de declaratie aansluit. - Reiskosten (per stuk indienen): Wanneer je 1 declaratie wilt indienen - Reiskosten (collectief indienen): Wanneer je meerdere declaraties tegelijk wilt indienen - Parkeergelden: Wanneer je parkeerkosten hebt gemaakt. - Lunch zakelijke relaties (spreekt voor zich) - Dinerskosten (spreekt voor zich) - Projectkosten: Wanneer je kosten maakt t.b.v. project/opdracht - Onkostenvergoeding/verblijfkosten buitenland (spreekt voor zich) - Onderhoudskosten: LET OP: bij alle ingediende declaraties is een bijlage met bewijs van de gemaakte kosten VERPLICHT!! 24

25 4.1. Status declaratie De status van je declaratie kun je onderaan de declaratiepagina vinden bij In behandeling. Wanneer je geen bericht hebt ontvangen over je declaratie en de 15 e van de maand nadert kun je hier bekijken waar deze aanvraag ter goedkeuring is en wie je kunt benaderen voor reactie Afhandelen declaratie Wanneer je leidinggevende je declaratie heeft goedgekeurd krijg je op je startpagina een melding onder openstaande taken. Om de declaratie af te ronden, moet je deze melding openen en afhandelen. Wanneer je de taak opent kun je deze aan de rechterkant van het scherm afhandelen en bevestigen. 25

26 4.3. Afgekeurde declaratie Wanneer een declaratie wordt afgekeurd, zie je bij openstaande taken aanpassen staan. Wanneer je de taak opent kun je de reactie lezen van je leidinggevende en rechts van het scherm kun je je declaratie opnieuw insturen en/of verwijderen. Wanneer je de declaratie opnieuw instuurt moet je een reactie meesturen waarom de declaratie toch goed gekeurd moet worden. Aanpassen van de declaratie is niet mogelijk, je zal dan de huidige aanvraag moeten verwijderen en de declaratie opnieuw moeten indienen. 26

27 4.4. Mijn declaraties Onder het kopje Mijn declaraties vind je een overzicht van de goedgekeurde declaraties. Zo kun je bekijken welke declaratie je wanneer hebt ingediend. Bij twijfel of je een declaratie hebt ingediend kun je dit overzicht nakijken, zo ontstaat er geen twijfel of een declaratie wel of niet is ingediend. 5. Wachtwoord Bij de module mijn insite vind je ook een module wachtwoord. Hier kun je je wachtwoord wijzigen Wachtwoord wijzigen Zodra je deze module opent krijg je onderstaand scherm in beeld. Hier kun je je wachtwoord wijzigen. Zodra je het wachtwoord hebt gewijzigd zal deze direct worden doorgevoerd. LET OP, gebruik een combinatie van hoofd- en kleine letters, aangevuld met cijfers en/of leestekens. 27

28 5.2. Wachtwoord vergeten Wanneer je je wachtwoord bent vergeten kies je bij het inloggen voor de optie wachtwoord opvragen. Je krijgt dan het volgende scherm in beeld: Vul hier je gebruikersnaam in en het wachtwoord zal g d worden naar je werkmail, indien je niet beschikt over een werkmail wordt dit automatisch naar je privémail verstuurd. Wanneer je zowel geen werk als privémailadres heeft dan wordt het wachtwoord automatisch naar de afdeling P&O g d en kun je je wachtwoord hier opvragen. In de brief welke je bij deze handleiding hebt ontvangen kun je zien welk mailadres bij ons bekend is en waar het wachtwoord naar toe wordt g d. Tip: Wijzig uw wachtwoord direct bij de 1 e keer inloggen, zodat het wachtwoord wat in de brief staat aangegeven niet meer van toepassing is en er geen andere personen kunnen inloggen op jouw Insite. 28

29 6. Stel je Afas vraag Bij de module mijn Insite vind je ook een module Stel hier je AFAS vragen. Bij deze module kun je terecht met al je vragen over Insite, ook kun je hier op/aanmerkingen of eventuele tips over Insite kwijt. De vraag komt terecht bij het beheerteam en probeert je ingestuurde vraag etc. zo spoedig mogelijk te behandelen en/of beantwoorden. 7. Afsluiting Ga veel aan de slag met je eigen persoonlijke Insite, controleer je gegevens, vul familieleden in wie je leidinggevende bij eventuele noodgevallen kan waarschuwen/bereiken en wijzig je wachtwoord direct zodat je geen risico loopt dat je collega s in kunnen loggen met de gegevens welke in de brief staan vermeld die je bij deze handleiding hebt gekregen. Verlofaanvragen, declaraties zullen vanaf 1 oktober 2017 aanstaande alleen nog via Insite worden behandeld. Alle aanvragen en declaraties welke schriftelijk worden ingediend zullen na deze datum niet meer in behandeling worden genomen. Wanneer er vragen zijn en je deze niet kunt beantwoorden door middel van deze handleiding kunt u terecht bij uw leidinggevende. Hij/zij zal je hier verder mee helpen of indien noodzakelijk de vraag per mail stellen aan het beheer team. Met ieders talent werken aan de toekomst. Succes met Insite! 29