1. PROCES ARBEIDSDEELNAMESYSTEEM INLOGGEN MEDEWERKERSOMGEVING LOONDOORBETALING BIJ ZIEKTE (LBZ)... 7

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE 1. PROCES ARBEIDSDEELNAMESYSTEEM INLOGGEN MEDEWERKERSOMGEVING INLOGGEN REGISTREREN WACHTWOORD AANPASSEN WACHTWOORD VERGETEN LOONDOORBETALING BIJ ZIEKTE (LBZ) LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER VERLENGING LOONDOORBETALING BIJ ZIEKTE VERLENGING AANVRAGEN DOSSIER DOSSIER INZIEN GEGEVENS TOEVOEGEN AAN DOSSIER TOEVOEGEN GEGEVENS AAN DOSSIER -- NOTITIE TOEVOEGEN TOEVOEGEN GEGEVENS AAN DOSSIER -- DOCUMENT TOEVOEGEN DOCUMENT OF BIJLAGE SELECTEREN VOOR DOSSIER MEDISCH DOSSIER INZIEN MEDISCHE GEGEVENS VRIJGEVEN MEDISCHE GEGEVENS

2 INHOUDSOPGAVE (VERVOLG) 8. BIJLAGES BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 1/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 2/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 3/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 3/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 3/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 4/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 4/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 5/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 5/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 6/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 6/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 7/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 7/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 8/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 9/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 10/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 11/ BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 12/

3 1. PROCES ARBEIDSDEELNAMESYSTEEM * Beoordeling door Synthra is afhankelijk van het contract dat is afgesloten. 3

4 2. INLOGGEN MEDEWERKERSOMGEVING Als medewerker heeft u een eigen omgeving. Hierin kunt u een aanvraag loondoorbetaling bij ziekte (LBZ) of een verlenging LBZ doen, maar ook uw eigen dossier inzien (incl. de medische gegevens van de bedrijfsarts). Inloggegevens worden verstrekt door de ADS-beheerder. Heeft u geen inloggegevens ontvangen, ga dan naar uw ADS-beheer. De ADS-beheerder is die persoon binnen uw organisatie, die geautoriseerd is om bevoegdheden per medewerker binnen het ADS-systeem toe te kennen of te wijzigen. 2.1 INLOGGEN Ga naar om in te loggen. Let op: Logt u voor de eerste keer in, klik dan op de link Registreren om u te registreren. Dit moet eenmalig. Kijk hiervoor bij Paragraaf 2.2 Registreren. Accountsoort: Kies links voor meld u aan als medewerker Organisatiecode: Dit is een unieke code welke per organisatie wordt uitgegeven. Indien u die niet heeft, vraag deze dan op bij de afdeling P&O. adres: Dit is uw werk adres. Wachtwoord: Bij het aanmaken van de accounts is een standaard wachtwoord verstrekt. Bij de eerste keer inloggen, moet deze aangepast worden naar een eigen wachtwoord. Zie hiervoor Paragraaf 2.3 Wachtwoord aanpassen. 4

5 2.2 REGISTREREN Bij de eerste keer inloggen, moet u zichzelf eerst registreren. Wanneer u op de link registreren klikt, verschijnt onderstaande scherm. Organisatiecode: voer hier uw organisatiecode in. Indien u deze niet weet, kunt u deze opvragen bij uw afdeling P&O. BSN: voer hier uw BSN in. Wanneer uw organisatie bestanden inleest, dan bent u als werknemer al bekend. De gegevens worden dan automatisch gevuld. U hoeft in dat geval alleen het kopje wachtwoord instellen te vullen. Als uw organisatie geen bestanden inleest, dan bent u niet bekend. De velden worden niet automatisch gevuld en u dient dan alle velden te doorlopen. Wachtwoord instellen: Kies een wachtwoord van minimaal 8 en maximaal 15 karakters. Hierin moeten hoofdletters, kleine letters, cijfers en een leesteken zitten. Daarna moet het wachtwoord opnieuw ingevoerd worden ter verificatie. Er is nu een account aangemaakt. Met deze gegevens kunt u in het vervolg inloggen. Bent u het wachtwoord vergeten, kies dan rechts onderin voor 2.4 Wachtwoord vergeten. 5

6 2.3 WACHTWOORD AANPASSEN Bij de eerste keer inloggen, moet het wachtwoord direct aangepast worden naar een eigen gekozen wachtwoord. Voer een zelf gekozen wachtwoord in en bevestig deze nogmaals. 2.4 WACHTWOORD VERGETEN Er verschijnt een nieuw veld, waarin de organisatiecode, BSN en mailadres ingevuld moeten worden. Vul de gegevens in en klik op de button verstuur. 6

7 3. LOONDOORBETALING BIJ ZIEKTE (LBZ) Wanneer u niet aan arbeid kunt deelnemen, moet er een aanvraag loondoorbetaling bij ziekte (LBZ) gedaan worden. 3.1 LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER U kunt vanuit uw eigen omgeving een loondoorbetaling bij ziekte aanvraag (LBZ) invullen. Bij de eerste keer inloggen, verschijnt het aanvraagformulier automatisch. Bij volgende inlog, kunt u het aanvraagformulier invullen via de medewerkerskaart. 1. Klik in bovenstaand scherm onder kopje REINTEGRATIEDOSSIER op : >> Nieuwe verklaring t.b.v. L.B.Z. 2. Nu kunt u de LBZ-aanvraag invullen: 7

8 3.1 LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER (VERVOLG) 1] Vul in stap 1: de ingangsdatum en de vermoedelijke hersteldatum. NB Vul alle gegevens in. Er wordt veel gewerkt met keuzelijstjes. Deze worden getoond wanneer u in het vak klikt. Er kunnen dan meerdere items gekozen worden. Alle velden met * zijn verplichte velden. 2] Vink daarna Ja of Nee aan bij de overige punten en vul eventueel een toelichting in. 3] Klik rechtsonder op de knop Volgende. 4] Daarna kunt u de stappen 3 t/m 12 invullen. NB Via stap 8 kunt u het verpleegadres opgeven indien dit afwijkt van uw huisadres. NB Zie voor invullen stap 2 t/m 12 zie : Bijlage 1 invoeren LBZ-aanvraag voor de medewerker stap 1/12. De aanvraag wordt vervolgens ter beoordeling verstuurd aan de leidinggevende. Wanneer de beoordeling heeft plaatsgevonden, ontvangt u hiervan een bericht per mail. U kunt vervolgens inloggen en deze beoordeling zien in uw dossier (zie hiervoor hoofdstuk 5). 8

9 4. VERLENGING LOONDOORBETALING BIJ ZIEKTE Bij de beoordeling van uw loondoorbetaling bij ziekte, geeft de leidinggevende aan hoe lang de loondoorbetaling wordt toegekend. Als u op deze datum het werk nog niet heeft kunnen hervatten, dient u een verlenging aanvragen. Wanneer u geen verlenging aanvraagt, zal de loondoorbetaling worden gestopt. Bij de beoordeling heeft u de datum toegekend t/m ingevuld. Dit is de einddatum van het verzuim. Zowel de medewerker als de leidinggevende krijgen een melding indien de medewerker op de einddatum nog niet hersteld is. Indien de medewerker op die datum nog niet is hersteld moet er een verlenging aangevraagd worden. Dit kan indien er andere klachten zijn bijgekomen of als er sprake is van een medische stagnatie. De medewerker kan zelf de aanvraag voor verlenging LBZ invullen, maar ook de leidinggevende kan deze aanvraag voor de werknemer invullen. De aanvraag wordt weer ter beoordeling verstuurd aan de leidinggevende. Wanneer de beoordeling heeft plaatsgevonden, ontvangt u hiervan een bericht per mail. U kunt vervolgens inloggen en deze beoordeling zien in uw dossier. 4.1 VERLENGING AANVRAGEN 1] Klik in bovenstaand scherm links onder kopje REINTEGRATIEDOSSIER op : >> Verlenging verklaring t.b.v L.B.Z. 9

10 4.1 VERLENGING AANVRAGEN (VERVOLG) 2] Selecteer de functie uit de functielijst. 3] Klik op knop Volgende. 4] Vermoedelijke hersteldatum: Vul hier de datum in van de dag waarop de medewerker denkt weer aan het werk te kunnen. 5] Vul alle gegevens in: Zie Bijlage 1 invoeren LBZ-aanvraag voor de medewerker stap 1/12. De aanvraag wordt weer ter beoordeling verstuurd aan de leidinggevende. 10

11 5. DOSSIER Wanneer u een aanvraag LBZ hebt gedaan, wordt er meteen een dossier aangemaakt. Dit dossier wordt gevuld door uzelf en de organisatie (leidinggevende, P&O en bedrijfsarts). Alles wat er wordt toegevoegd is voor u zichtbaar. 4.1 DOSSIER INZIEN Direct bij het inloggen wordt de medewerkerkaart geopend. Onderdeel hiervan is het dossier. Mocht u in een ander veld zitten, dan kunt u altijd terug naar het dossiers, door links onder MIJN GEGEVENS op mijn dossier te klikken. Tabbladen: Medewerker: Hieronder staan uw naw-gegevens en contractgegevens. Tevens zijn hier alle aanvragen LBZ en de beoordelingen hiervan, terug te vinden. Preventie/Vitaliteit: Geeft inzicht in het Preventiedossier. Ziekte/Arbeid: Reïntegratie: Geeft inzicht in actieplanning en interventies bij ziekte. Dit is een samenvatting van de tabbladen ziekte en preventie. Medische gegevens: Hierin staat alle medische informatie. Dit tabblad is alleen gevuld wanneer de bedrijfsarts deze gegevens invult in de applicatie. FML/Mobel: WIA-dossier: FML staat voor Functie Mogelijkheden Lijst. Dit is een lijst die de bedrijfsarts opstelt waarin uw beperkingen worden vastgelegd. Deze lijst is hieronder in te zien. Mobel geeft inzicht in de mogelijkheden en belemmeringen die u ondervindt bij uw werkzaamheden. Dit tabblad is alleen te zien wanneer er ook een WIA-dossier aanwezig is. Een WIAdossier krijgt u wanneer u langer dan 2 jaar ziek bent. 11

12 6. GEGEVENS TOEVOEGEN AAN DOSSIER Het is mogelijk om gegevens aan uw dossier toe te voegen, bijvoorbeeld een memo met de uitslag van een (huis)arts. De leidinggevende kan deze gegevens dan direct zien. Preventiedossier: Ziektedossier: WIA-dossier: Medewerker is nog niet ziek. Medewerker is ziek en zit nog in de wachttijd van 2 jr loondoorbetaling bij ziekte. Medewerker heeft een keuring gehad. In de 10 jaar die volgen en waarvoor een re-integratieverplichting is, kunt u dit dossier volgen. 6.1 TOEVOEGEN GEGEVENS AAN DOSSIER -- NOTITIE TOEVOEGEN 1] Klik links onder REINTEGRATIEZIEKTE op keuze Gegevens toevoegen. 2] Keuze scherm wordt zichtbaar: 3] Vink aan: O Preventie Dossier O Re-integratie Dossier O Frequent verzuim Dossier 4] Kies voor Notitie toevoegen. 12

13 6.1 TOEVOEGEN GEGEVENS AAN DOSSIER -- NOTITIE TOEVOEGEN (VERVOLG) 5] Vul in: a] Titel: Invullen. De titel is referentie in dossier b] Datum: Datum van vandaag. Datum is wijzigbaar. c] Dossier: Alleen bij Re-integratie: Dossier selecteren. d] Notitie: Vul notitie in. 6] Klik op knop Bewaar of klik op knop Annuleren. 13

14 6.2 TOEVOEGEN GEGEVENS AAN DOSSIER -- DOCUMENT TOEVOEGEN Let op: Om documenten te kunnen toevoegen, moeten deze documenten opgeslagen staan op uw eigen PC of in uw netwerk. 1] Klik links onder REINTEGRATIEZIEKTE op keuze Gegevens toevoegen 2] Onderstaand keuzescherm wordt zichtbaar: 3] Vink aan: O Preventie Dossier O Re-integratie Dossier O Frequent verzuim Dossier 4] Kies voor Document toevoegen a] Titel: Invullen. = referentie in dossier b] Datum: Datum van vandaag. Datum is wijzigbaar. c] Dossire: Alleen bij re-integratie: Dossier selecteren. d] Document: Klik op knop Bladeren om document op te zoeken. Zie: Hoofdstuk 6.3 Document of bijlage selecteren voor dossier. 5] Klik op knop Bewaar en het document wordt definitief toegevoegd aan het re-integratiedossier. 14

15 6.3 DOCUMENT OF BIJLAGE SELECTEREN VOOR DOSSIER Let op: Om documenten te kunnen toevoegen, moeten deze documenten opgeslagen staan op uw eigen PC of in uw netwerk. 1] Document/Bijlage : Klik op Bladeren: 2] Nu wordt browser geopend voor opzoeken van uw document: 3] Klik eenmaal op het formulier of het document dat u wilt toevoegen : 3.1 Naam document wordt blauw en wordt geplaatst achter bestandsnaam (windows7) 3.2 Dubbelklik nu op de naam van het document. 3.3 Het document is nu toegevoegd aan het re-integratiedossier. De naam document staat onder huidige waarde. 4] Klik op knop Bewaar en het document wordt definitief toegevoegd aan het re-integratiedossier. Let op: Indien het verkeerde document is gekoppeld, open dan de regel door er dubbel op te klikken en zoek, zoals hierboven staat omschrijven, het juiste document op. Dit kan alleen bij acties waarvan u zelf eigenaar bent. 15

16 7. MEDISCH DOSSIER Hieronder vind u wat uitgangspunten voor wat betreft de medische gegevens en hoe deze worden gewaarborgd in het systeem. 7.1 INZIEN MEDISCHE GEGEVENS Medische gegevens kunnen alleen ingezien worden door de interventionist, (bedrijfsarts) welke deze zelf heeft ingevoerd, en de medewerker zelf. Andere betrokkenen (leidinggevende, P&O-Adviseurs etc.) kunnen deze gegevens NIET inzien. Zij hebben GEEN tabblad medische gegevens en kunnen er daardoor ook niet bijkomen. 7.2 VRIJGEVEN MEDISCHE GEGEVENS Wanneer de organisatie kiest om een andere bedrijfsarts in te huren, wordt de toegang van de huidige bedrijfsarts afgesloten. Op dat moment wordt het medisch dossier bevroren. Dit omdat u als medewerker, eigenaar bent van het medische dossier. U kunt middels de applicatie (of op papier) een handtekening zetten om het medisch dossier over te dragen aan de nieuwe bedrijfsarts. Pas als u toestemming heeft gegeven om uw medische gegevens over te dragen, zijn deze pas inzichtelijk voor de nieuwe bedrijfsarts. Wanneer u inlogt, verschijnt de vraag of u de medische gegevens wilt vrijgeven. U krijgt hiervan ook nog een mail ter bevestiging. 16

17 8. BIJLAGES BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 1/12 17

18 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 2/12 18

19 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 3/12 19

20 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 3/12 20

21 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 3/12 21

22 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 4/12 22

23 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 4/12 23

24 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 5/12 24

25 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 5/12 25

26 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 6/12 26

27 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 6/12 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 7/12 27

28 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 7/12 28

29 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 8/12 Via stap 8 kunt u het verpleegadres opgeven indien dit afwijkt van het huisadres van de zieke medewerker. BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 9/12 29

30 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 10/12 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 11/12 BIJLAGE 1 INVOEREN LBZ-AANVRAAG VOOR DE MEDEWERKER STAP 12/12 - Nadat alle gegevens zijn ingevuld klikt u op de kop Verzenden. De leidinggevende krijgt een melding onder het hoofdstuk Te beoordelen aanvragen. 30