Welkom bij Myflex. Contact / support. Klantportal Waterschap Scheldestromen. Inloggen en uitloggen. Uw wachtwoord of inlognaam vergeten?

Transcriptie

1 Handleiding Myflex

2 Welkom bij Myflex Myflex is actief als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) en verzorgt het totale inhuurproces en de inkoopadministratie voor haar opdrachtgevers. De diensten van Myflex worden ondersteund door het Myflex systeem. Middels dit systeem wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers/ Deskundigen (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Klantportal Waterschap Scheldestromen Myflex heeft voor Waterschap Scheldestromen een klantportal beschikbaar gesteld. Deze informatiesite is het platform van Waterschap Scheldestromen voor het inhuren van extern personeel via Myflex. Op deze site kunnen inhurende managers, leveranciers, zzp ers en Deskundigen op het Myflex systeem inloggen en acties uitvoeren, zoals het aanmelden van een nieuwe inzet of opdracht of het doorgeven van een contractmutatie aan Myflex. Ga naar myflex.nl en klik op Inloggen. U ziet een overzicht van opdrachtgevers, klik vervolgens op Ga naar de portal onder Waterschap Scheldestromen om de klantportal te bezoeken. Ga naar het inlogscherm van het Myflex systeem door onder Waterschap Scheldestromen op Direct inloggen te klikken. Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per van afzender noreply@salesforce.com. Deze heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. Log in op het Myflex systeem door op Direct inloggen te klikken. U kunt ook via de klantportal inloggen via Inloggen Myflex in het hoofdmenu. De knop Uitloggen bevindt zich rechts bovenin het scherm. Uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u in het inlogscherm voor het Myflex systeem op de optie Uw wachtwoord vergeten? Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten? Contact / support Voor vragen over het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via: (030) contact@myflex.nl 2

3 Hoofdpagina Wanneer u inlogt bent, komt u op de hoofdpagina en kunt u via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. De door u te beoordelen en accorderen digitaal dossier documenten (bijvoorbeeld de geheimhoudingsverklaring en de Werkopdracht) staan onder het kopje digitaal dossier eveneens op de hoofdpagina. Digitaal Dossier Voor u als zzp er zijn er documenten die u goed dient te keuren. Dit zijn bijvoorbeeld de Werkopdracht, de Overeenkomst van Opdracht en de Geheimhoudingsverklaring. Ook kan u gevraagd worden documenten te uploaden. Indien het een goed te keuren document betreft, kunt u deze openen door op de link in de kolom Dossier Document te klikken en vervolgens de PDF te openen. Wanneer u het document heeft gelezen, sluit u het betreffende tabblad en kunt u het document accorderen of afwijzen. Indien het een te uploaden document betreft, kiest u voor de knop Document uploaden. Belangrijk Het niet accorderen of uploaden van een document heeft consequenties voor het invoeren van uw uren en declaraties in het Myflex systeem. 3

4 Medewerkers Onder dit tabblad staan uw gegevens zoals deze bekend zijn bij Myflex. U hebt hier de mogelijkheid uw wachtwoord te wijzigen. Klik hiervoor op uw onderstreepte naam en klik vervolgens op Wijzig wachtwoord. Opdrachten Op de pagina opdrachten vindt u de start/einddatum van uw inzet(ten). U kunt opdracht(en) inzien door onder opdracht op het opdrachtnummer te klikken (job-xxxx). In de detailweergave van uw opdracht ziet u alle informatie die voor uw opdracht van belang is. Onder het kopje Dossierdocumenten kunt u de digitaal dossier documenten en de status hiervan inzien. Urenstaten U dient iedere week uw uren op de weekstaat van Waterschap Scheldestromen én in het Myflex systeem in te voeren. Bij aanvang van uw werkzaamheden ontvangt u via Myflex een blanco weekstaat van Waterschap Scheldestromen. U wordt verzocht wekelijks uw uren per project en per projectfase in te vullen op deze weekstaat en deze te laten ondertekenen door de betreffende projectleider(s). Deze ondertekende weekstaat dient u uiterlijk iedere dinsdag in te leveren bij de administratie van Team Ingenieursbureau. Indien u uw werkzaamheden niet op kantoor Middelburg uitvoert, dan kunt u de ondertekende weekstaat mailen aan arno.oele@scheldestromen.nl. Indien u declaraties dient op te voeren in het Myflex systeem (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten), dan adviseren wij u om bij aanvang van de opdracht met de opdrachtgever af te stemmen in welke frequentie u uw declaraties invoert (bijvoorbeeld iedere week of eenmaal per 4 weken). 4

5 Schrijven van uren Ga voor het invoeren van uren en eventuele declaraties naar de pagina Urenstaten. Pagina urenstaten Met de knop Maak een nieuwe urenstaat maakt u een nieuwe urenstaat aan. Indien deze knop niet zichtbaar is, zijn nog niet alle benodigde Digitaal dossier documenten goedgekeurd. Openstaande documenten vind u terug op uw hoofdpagina aangegeven onder het kopje Digitaal dossier. Kies de juiste opdracht (als u meerdere opdrachten heeft), selecteer de week waarvoor u uw uren wilt invoeren en klik op Doorgaan. De urenstaat wordt nu aangemaakt. Vul hier uw uren in. Belangrijk Uw inzet is gekoppeld aan een of meerdere projecten en uw gewerkte uren dienen bij het aanmaken van een urenstaat op het betreffende projectnummer (kostendrager) geschreven te worden: Wanneer u een dag op meerdere projecten uren schrijft voegt u een extra project aan de dag toe door middel van de knop + : Indien het juiste projectnummer niet beschikbaar is, neem dan contact op met Myflex. Uren die niet op een projectnummer geschreven zijn, worden door Waterschap Scheldestromen niet geaccordeerd. Declaraties indienen Standaard kunt u voor uw werkzaamheden bij het Waterschap Scheldestromen geen declaraties indienen. Eventuele kosten voor woon/werkverkeer zijn opgenomen in het uurtarief en kunnen daarom niet separaat gedeclareerd worden. In het geval u een dienstreis moet te maken, kunt u gebruik maken van de bedrijfsauto s of van de OV-kaarten van Waterschap Scheldestromen. Indien u van mening bent dat u toch een declaratie dient op te voeren, neemt u dan contact op met Myflex. 5

6 Indienen van een ingevulde urenstaat Wanneer u uw uren en declaraties ingevoerd heeft kunt u de urenstaat Opslaan of Indienen ter accordering. Wanneer u de urenstaat opslaat krijgt deze de status concept. De urenstaat is dan nog niet verzonden naar de klant. De concept-urenstaat is in het hoofdmenu terug te vinden op de pagina Urenstaten. Voorbeeld ingediende urenstaat Goedkeuring urenstaten door inhurende manager De administratie van Waterschap Scheldestromen keurt aan de hand van de weekstaat uw uren in Myflex goed, waarna uw uren ter verwerking worden doorgestuurd aan Myflex. Het is dus van belang dat de uren op de weekstaat en in de urenstaat van Myflex gelijk zijn. Indien u een correctie wenst te maken op een reeds geaccordeerde urenstaat dan kiest u voor Terugsturen naar de indiener. 6

7 Facturen Myflex werkt met E-facturen. Alle gegevens die (conform de wet) nodig zijn op een E-factuur worden in de applicatie opgeslagen. Nadat u urenstaten heeft verwerkt, legt Myflex u periodiek een betalingsvoorstel voor, u ontvangt hier per mail een notificatie. Zie het facturatieschema op de volgende pagina voor de datums waarop u een betalingsvoorstel kunt verwachten. Ga naar Facturen in het hoofdmenu. U ziet een overzicht van facturen en status. Om een factuur als e-factuur bij Myflex in te dienen opent u een betalingsvoorstel met de status concept en voegt hier uw eigen factuurnummer aan toe. Om een betalingsvoorstel te openen klikt u zoals in onderstaande afbeelding op het factuurnummer Vul hier uw factuurnummer in. Klik op Wijzigen Vul onder factuurnummer uw eigen factuurnummer in. De velden factuurkenmerk 1, 2 en 3 worden niet gebruikt. Klik op Opslaan in huidige status en vervolgens op Indienen om de factuur bij Myflex in te dienen. U ziet bij de Workflowstatus dat de factuur is ingediend ter goedkeuring bij Myflex. Zodra u de e-factuur heeft ingediend neemt Myflex deze in behandeling nemen volgens de afgesproken betalingscondities. Vanaf het indienen van de factuur start de overeengekomen betaaltermijn. 7

8 Facturatieschema ontvangst betalingsvoorstellen De standaard facturatie-interval bedraagt 4 weken. Myflex zet volgens volgend schema uw betalingsvoorstellen klaar: PERIODE BETALINGSVOORSTEL STAAT KLAAR VANAF Week 1 t/m week 4 1 februari 2018 na uur Week 5 t/m week 8 1 maart 2018 na uur Week 9 t/m week maart 2018 na uur Week 13 t/m week april 2018 na uur Week 17 t/m week mei 2018 na uur Week 21 t/m week juni 2018 na uur Week 25 t/m week juli 2018 na uur Week 29 t/m week augustus 2018 na uur Week 33 t/m week september 2018 na uur Week 37 t/m week oktober 2018 na uur Week 41 t/m week 44 8 november 2018 na uur Week 45 t/m week 48 6 december 2018 na uur Week 49 t/m week 52 3 januari 2019 na uur 8