Handleiding Myflex. myflex.nl

Transcriptie

1 myflex.nl Handleiding Myflex

2 Welkom bij Myflex Myflex is actief als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) en verzorgt het totale inhuurproces en de inkoopadministratie voor haar opdrachtgevers. De diensten van Myflex worden ondersteund door het Myflex systeem. Middels dit systeem wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers/deskundigen (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Klantportals Myflex heeft voor haar klanten een klantportal beschikbaar gesteld. Deze informatiesite is het platform voor het inhuren van extern personeel via Myflex. Op deze site kunnen inhurende managers, leveranciers, zzp ers en Deskundigen in het Myflex systeem inloggen en acties uitvoeren, zoals het aanmelden van een nieuwe inzet of opdracht of het doorgeven van een contractmutatie aan Myflex. Ga naar myflex.nl en klik op Inloggen. U ziet een overzicht van opdrachtgevers, klik vervolgens op Ga naar de portal onder de betreffende opdrachtgever om de klantportal te bezoeken. Ga naar het inlogscherm door onder uw opdrachtgever op Direct inloggen te klikken. Let op! Voor enkele opdrachtgevers hanteren wij een ander systeem. Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per mail van afzender noreply@salesforce.com. Deze heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. Inloggen op het Myflex systeem Log in op het Myflex systeem door op Direct inloggen te klikken. U kunt ook via de klantportal inloggen via Inloggen Myflex in het hoofdmenu. De knop Uitloggen bevindt zich rechts bovenin het scherm. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op de optie Uw wachtwoord vergeten? Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten? Kandidaat aanmelden en contractmutaties U kunt een nieuwe inzet (zonder in te loggen) aanmelden op de klantportal van uw klant. Ga daarvoor op de klantportal in het hoofdmenu naar Ik lever professionals en klik op Kandidaat aanmelden. Contractmutaties geeft u per mail aan Myflex door via contact@myflex.nl. 2

3 Hoofdpagina Wanneer u inlogt, komt u op de hoofdpagina en kunt u via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. U kunt op de link in de kolom Met betrekking tot klikken om het relevante document te openen. Heeft u de taak uitgevoerd, klik dan op Taak verbergen. Hiermee verwijdert u de taak uit uw lijst. Belangrijk Op de knop Taak verbergen klikken, betekent niet dat u de taak heeft uitgevoerd. Digitaal Dossier Voor iedere nieuwe opdracht en voor mutaties in bestaande opdrachten wordt uw akkoord gevraagd door middel van goed te keuren digitaal dossier documenten. Het beoordelen en accorderen van digitaal dossier documenten staat onder digitaal dossier eveneens op de hoofdpagina. De te accorderen documenten staan gesorteerd per Deskundige. U selecteert het te accorderen document en opent vervolgens het pdf bestand om het te lezen. Het pdf bestand kunt u sluiten door het tabblad af te sluiten. U keert dan terug in het scherm Te accorderen. Betreft het een te uploaden document klikt u op de knop Document uploaden. Na het accorderen verdwijnt deze van de hoofdpagina. Alle digitaal dossier documenten kunt u in de opdrachten zelf terugvinden onder het kopje Dossier documenten. 3

4 Aanvragen en kandidaat-aanbiedingen Deze tabbladen worden door Myflex (nog) niet gebruikt. Medewerkers Hier vindt u de gegevens van uw ingehuurde Deskundigen. Opdrachten Algemeen Onder dit tabblad treft u de inhuurcontracten per ingehuurde Deskundige. Urenstaten Digitale urenstaat De digitale urenstaat bestaat uit twee onderdelen: uren en declaraties. Deskundigen vullen de uren (al dan niet via automatische koppeling met Oracle) en eventuele declaraties in. Bij structurele declaraties adviseren wij u bij aanvang van een opdracht met de Deskundige af te spreken in welke frequentie hij/zij deze declaraties invoert. De leidinggevende keurt urenstaten goed. U krijgt hier geen notificatie van. Na goedkeuring kunt u de urenstaten verwerken of terugsturen. Dit gaat als volgt: u kiest voor het tabblad Urenstaten. Via het zoekfilter kunt u de urenstaten met de status Verzonden naar leverancier selecteren. U kunt de uren overnemen in uw eigen financiële systeem en de urenstaat vervolgens verwerken. Indien u de urenstaat wenst terug te sturen voor correctie, kiest u voor Terugsturen naar de indiener. Indien u meerdere urenstaten tegelijk wenst te verwerken, selecteert u in het overzicht door middel van het zetten van een vinkje de gewenste urenstaten en kiest bij Bulk acties voor Verwerken. Als u de urenstaten verwerkt heeft, worden deze automatisch ter verwerking naar Myflex verstuurd. Externe medewerkers kunnen ten alle tijden hun urenstaten in Myflex aanpassen. Als gevolg van correcties (in de opdracht) kunnen urenstaten nogmaals ter verwerking worden aangeboden. 4

5 Facturen Myflex werkt met E-facturen. Alle gegevens die (conform de wet) nodig zijn op een E-factuur worden in de applicatie opgeslagen. Nadat u urenstaten heeft verwerkt, legt Myflex u periodiek een betalingsvoorstel voor, u ontvangt hier per mail een notificatie. Zie het facturatieschema op de volgende pagina voor de datums waarop u een betalingsvoorstel kunt verwachten. Ga naar Facturen in het hoofdmenu. U ziet een overzicht van facturen en status. Om een factuur als e-factuur bij Myflex in te dienen opent u een betalingsvoorstel met de status concept en voegt hier uw eigen factuurnummer aan toe. Om een betalingsvoorstel te openen klikt u zoals in onderstaande afbeelding op het factuurnummer Vul hier uw factuurnummer in. Klik op Wijzigen Vul onder factuurnummer uw eigen factuurnummer in. De velden factuurkenmerk 1, 2 en 3 worden niet gebruikt. Klik op Opslaan in huidige status en vervolgens op Indienen om de factuur bij Myflex in te dienen. U ziet bij de Workflowstatus dat de factuur is ingediend ter goedkeuring bij Myflex. Zodra u de e-factuur heeft ingediend neemt Myflex deze in behandeling nemen volgens de afgesproken betalingscondities. Vanaf het indienen van de factuur start de overeengekomen betaaltermijn. 5

6 Facturatieschema De standaard facturatie-interval bedraagt 4 weken. Myflex zet volgens onderstaand facturatieschema uw betalingsvoorstellen klaar: PERIODE BETALINGSVOORSTEL STAAT KLAAR VANAF Week 1 t/m week 4 1 februari 2018 na uur Week 5 t/m week 8 1 maart 2018 na uur Week 9 t/m week maart 2018 na uur Week 13 t/m week april 2018 na uur Week 17 t/m week mei 2018 na uur Week 21 t/m week juni 2018 na uur Week 25 t/m week juli 2018 na uur Week 29 t/m week augustus 2018 na uur Week 33 t/m week september 2018 na uur Week 37 t/m week oktober 2018 na uur Week 41 t/m week 44 8 november 2018 na uur Week 45 t/m week 48 6 december 2018 na uur Week 49 t/m week 52 3 januari 2019 na uur Mijn instellingen Onder Mijn instellingen kunt u uw gegevens inzien zoals deze bekend zijn bij Myflex. Ook heeft u hier de mogelijkheid om uw wachtwoord te wijzigen. Contact / support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) contact@myflex.nl 6