Handleiding Mijn OVO. -voor leidinggevenden-

Transcriptie

1 Handleiding Mijn OVO -voor leidinggevenden- VERSIE

2 INHOUDSOPGAVE Inloggen in Mijn OVO 3 Verzuim 5 Ziekmelden 6 Ziekteverloop melden 7 Betermelden 8 Aanpassen ziekmelding / zwangerschap 9 Zwangerschap melden 10 Taken 11 Signalen 12 Inzicht/rapporten 13 Vragen over Mijn OVO 13 2

3 Inloggen in Mijn OVO Mijn OVO is de startpagina voor medewerkers die werkzaam zijn bij OVO Zaanstad, Stichting Compas, Stichting Saenstroom en SVA Zaanstreek. In de handleiding voor leidinggevenden worden de aanvullende functionaliteiten (indienen verzuim, beoordelen declaraties) beschreven waar je, naast je rol als medewerker, verantwoordelijk voor bent. Geleidelijk aan zullen er dit jaar steeds meer functionaliteiten beschikbaar komen. Je logt in via Op Intranet zie je aan de rechterzijde het logo van Mijn OVO staan. Je klikt op het logo van Mijn OVO waarna de volgende startpagina verschijnt: 3

4 Je logt in met je organisatieaccount Dit zijn je inloggegevens (verkorte naam en wachtwoord) die je gebruikt bij het opstarten van je pc/laptop. Voer je gebruikersnaam in: ovo-zaanstad\...vermeld hier je verkorte naam Voer je wachtwoord in. Kies voor Aanmelden Daarna verschijnt de startpagina van Mijn OVO: 4

5 Verzuim De leidinggevende (of haar/zijn geautoriseerde verzuimindiener) is verantwoordelijk voor het invoeren van de verzuimmeldingen. Klik hiervoor op Verzuim bovenaan in de startpagina. Daarna kom je op het overzicht-scherm Verzuim en zie je verschillende iconen staan. 5

6 Ziekmelden (nieuwe ziekmelding invoeren): Wanneer je klikt op het icoon Ziekmelden, verschijnt het scherm Aanmaken ziekmelding. Via dit scherm dient een nieuwe melding te worden ingevoerd. Selecteer eerst de medewerker die ziek gemeld moet worden. Let op! - De melding dient, zover als mogelijk, op de eerste ziektedag te worden ingevoerd. - Vul het scherm volledig en zorgvuldig in. - In bepaalde situaties heeft de werkgever vanuit wetgeving recht op financiële compensatie. Indien dit van toepassing is volgt vanuit de werkgever een melding aan het UWV. - Mocht op een later moment, gedurende de ziekmelding, blijken dat bv. de verwachte einddatum en/of Soort en/of Reden verzuim anders is, dan kan dit via icoon Aanpassen ziekmelding / zwangerschap worden aangepast. - Indien een nieuwe melding is ingevoer is het NIET meer mogelijk een complete ziek/betermelding in het verleden toe te voegen. Neem hiervoor contact op met de afdeling Personeels- en salarisadministratie. Klik ter bevestiging op Aanmaken. 6

7 Ziekteverloop melden (aanpassen van % aanwezige uren): Indien, gedurende de ziekmelding, het verzuimpercentage wijzigt dient dit per omgaande te worden ingevoerd. Na het klikken op bovenstaand icoon, verschijnt het scherm Ziekteverloop melden. Let Op! Vanuit wetgeving is het voor de werkgever en werknemer van groot belang het verzuim correct te registeren. In bepaalde situaties volgt vanuit de werkgever een melding aan het UWV en andere instanties. Het niet correct registeren kan daarnaast financiële gevolgen hebben voor een medewerker (reiskosten woon-werkverkeer, aanvulling loon bij langdurig ziekte etc). - Vul het scherm volledig in. - Ga uit van het percentage en/of aantal uren per week dat een medeweker hersteld is. - Indien je het % Aanwezigheid invoert, wordt automatisch het aantal uren per week verwerkt. Controleer dit op juistheid. - Indien je Uren per week aanwezig invoert, wordt automatisch het % Aanwezig verwerkt. Controleer dit op juistheid. - Vergeet niet bij Opmerkingen te vermelden over hoeveel dagen per week een medewerker gedeeltelijk hersteld werkt. - Arbeids-therapeutisch werken NIET als gedeeltelijke herstelmelding verwerken! Dit apart doorgeven aan P&O, pz@ovo-zaanstad.nl. Klik ter bevestiging op Aanmaken. 7

8 Betermelden (mederwerker 100% hersteld melden): Wanneer je klikt op het icoon Betermelden, verschijnt het scherm Aanmaken betermelding. Via dit scherm wordt een ziektemelding afgesloten. Let op! - Vul bij Einddatum altijd de laatste ziektedag in (bv. een medewerker start per vrijdag 8 januari 2016, de laatste ziektedag is donderdag 7 januari Reden afsluiting is over het algemeen Hersteld. Soms is een andere reden van toepassing. Bij vragen, neem contact op met de afdeling Personeels- en Salarisadministratie. Klik ter bevestiging op Aanmaken. 8

9 Aanpassen ziekmelding / zwangerschap: Wanneer je klikt op bovenstaand icoon, verschijnt het scherm Aanpassen ziemelding / zwangerschap. Via dit scherm wordt een correctie op een openstaande ziekmelding / zwangerschap ingevoerd. Let op! - Alle informatie die bij de Ziekmelding is ingevoerd kan hier worden aangepast. - Indien nodig is het mogelijk meerdere keren een aanpassing op dezelfde openstaande ziekmelding in te voeren. - Het is NIET mogelijk een openstaande ziekmelding volledig te verwijderen. Neem hiervoor contact op met de afdeling Personeels- en Salarisadministratie. - Het is NIET mogelijk een afgesloten ziekmelding via bovenstaand icoon opnieuw open te zetten. Neem hiervoor contact op met de afdeling Personeels- en Salarisadministratie. Klik ter bevestiging op Aanmaken. 9

10 Zwangerschap melden: Wanneer je klikt op bovenstaand icoon, verschijnt het scherm Zwangerschap melden. Via dit scherm wordt een zwangerschapverlof melding ingevoerd. Let op! 10 - Een medewerker heeft zelf via zijn persoonlijke Mijn OVO melding gedaan van het feit dat zij zwanger is. Deze melding is bekend bij de afdeling Personeels- en Salarisadministratie en komt als Taak binnen bij de verantwoordelijk leidinggevende. Deze dient, na afstemming met betrokken medewerker, de zwangerschap te melden in Mijn OVO via bovenstaand icoon. - De melding kan op een eerder moment worden ingevoerd, doch NIET later dan de Begindatum. - Een medewerker heeft vanuit wetgeving recht op totaal 16 weken zwangerschapsverlof. Gebruik de Rekentool om de Begindatum te bepalen. - De werkgever heeft gedurende Zwangerschapsverlof vanuit wetgeving recht op financiële compensatie. Vanuit de werkgever volgt hiervoor een melding aan het UWV. - Indien een medewerker ziek is ten gevolge van haar zwangerschap, voorafgaand aan de Begindatum, dit melden via de icoon ziekmelden en duidelijk aangeven wat de situatie is. Ook nu heeft de werkgever nl. vanuit wetgeving recht op financiële compensatie! - Zodra de werkelijke bevallingsdatum bekend is moet dit in dit scherm ingevoerd worden. Klik ter bevestiging op Aanmaken.

11 Taken: Een leidinggevende of diens geautoriseerde vervanger krijgt taken toebedeeld naar aanleiding van Verzuimmeldingen (ziekmeldingen en meldingen zwangerschap) en ingediende declaraties vanuit de groep medewerkers waar zij/hij leiding aan geeft. Af te handelen taken vind je terug onderaan je startpagina bij Openstaande taken. Een taak afhandelen: Wanneer je klikt op een taak kun je deze inzien en afhandelen. 11

12 Declaratie: Een declaratie dient door de leidinggevende te worden beoordeeld. Bij een taak die een declaratie betreft zie je na klikken de volledige declaratie, inclusief de bijlage(n). Akkoord, klik op afdeling PSA.. De goedgekeurde declaratie gaat, ter uitbetaling als taak, naar de Niet akkoord, klik op. De niet goedgekeurde declaratie gaat, als taak terug naar betrokken medewerker. Vermeld bij Reactie waarom je niet akkoord bent en/of er gegevens ontbreken en/of extra onderbouwing is gewenst. Na behandeling van een taak kun je zien wat de vervolgstatus is Signalen Ten behoeve de bewaking van acties voor de Wet Verbetering Poortwachter, zijn in Mijn OVO de volgende signalen ingericht: 6 e weeks, 8 e weeks,1 jaar en 2 jaar ziek. Voor elk signaal is in het overzicht beschreven welke acties door de leidinggevenden opgepakt moet worden. 12

13 Inzicht De leidinggevende (of haar/zijn geautoriseerde verzuimindiener) kan een actuele verzuimrapportage inzien voor zijn aandachtsgebied.klik hiervoor op Inzicht bovenaan in de startpagina. Daarna kom je op het overzicht-scherm Rapporten en zie het overzicht actuele zieken staan. Klik ter bevestiging op Uitvoeren en het overzicht wordt getoond op scherm. Je kunt het overzicht vervolgens printen. Vragen over Mijn OVO Heb je een gebruikersvraag en staat de uitleg niet in deze handleiding vermeld? Je kunt de afdeling Personeels-en salarisadministratie bereiken via: Stel een vraag; stuur je verzoek via Mijn OVO Per mail; stuur een mail naar Telefonisch; bereikbaar onder