HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL. Versie t.b.v. VerzuimSignaal Lite

Transcriptie

1 HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL Versie t.b.v. VerzuimSignaal Lite

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk: 1. Algemeen blz Inleiding blz Inloggen blz Systeemeisen blz Servicedesk blz. 3 Hoofdstuk: 2. Portaal blz Portaal blz Accountinformatie en nieuwsberichten blz Snelzoeken blz Historie blz Overzicht openstaande taken en dossiers blz Werkbalk blz. 5 Hoofdstuk: 3. Werkbalk blz Tabblad Vandaag blz Tabblad Werknemer blz Werknemer zoeken blz Werknemer toevoegen blz Werknemer ziekmelden blz Werknemer hersteld melden blz Tabblad Dossier blz Openstaande dossiers blz Gesloten dossiers blz Tabblad Taken blz Openstaande taken blz Afgeronde taken blz. 9 Hoofdstuk: 4. Werknemer dossier blz Werknemer dossiers blz Tabblad werknemer blz Tabblad protocollen blz Tabblad taken blz Tabblad reintegratiedossier blz. 13 2/2

3 HOOFDSTUK 1: Algemeen 1.1. Inleiding In deze snelgids worden de meest gebruikte functionaliteiten van VerzuimSignaal Lite in het kort toegelicht. VerzuimSignaal Lite is te gebruiken met alle browers met W3C ondersteuning (bv. Internet Explorer 6 of hoger, Safari, Mozilla en Firefox) Inloggen Ga naar en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Om uit te loggen klikt rechtsboven op het uitlogicoon: 1.3. Systeemeisen Verzuimsignaal is geoptimaliseerd voor schermresolutie van 1024 x 768 pixels. Er mag géén software geïnstalleerd zijn die pop up vensters automatisch afsluit. VerzuimSignaal Lite werkt het beste met een breedband internetverbinding Servicedesk Voor vragen over de werking van VerzuimSignaal Lite kunt u in eerste instantie de helpfunctie raadplegen. Als 1 e lijns servicedesk kunt u terecht bij helpdesk van het SAS ZorgPortaal: +31 (0) Mocht u er niet uitkomen via uw arbodienst, kunt u, al dan niet via uw verzuimaanbieder, de helpdesk van I Signaal raadplegen. Mail uw vraag naar: support@verzuimsignaal.nl. De telefonische helpdesk is te bereiken op werkdagen tussen uur en uur op telefoonnummer: +31 (0) TIP: I Signaal gebruikt een supportapplicatie waarmee incidenten perfect worden beheerd. Het is tevens mogelijk een account te krijgen om uw uitgezette incidenten kunt beheren. Onze voorkeur gaat dan ook uit naar een melding via . Uiteraard staan wij altijd telefonisch voor u klaar. TIP: Stel uw vraag zo concreet mogelijk en stuur, indien mogelijk, screenshots per mail mee. 3/3

4 HOOFDSTUK 2: Portaal 2.1. Portaal Na het inloggen komt u in het startportaal van VerzuimSignaal Lite. In het startportaal vindt u: o Accountinformatie en Nieuwsberichten (A) o Snelzoeken (B) o Historie (C) o Organisatie (D) o De werkbalk (E) Figuur 1: Startportaal VerzuimSignaal Lite 2.2. Accountinformatie en nieuwsberichten Onder accountinformatie treft u de naam aan van de gebruiker en de datum van uw laatste bezoek aan VerzuimSignaal. Onder nieuwsberichten kunt u berichten lezen die uw dienstverlener heeft geplaatst Snelzoeken Via snelzoeken kunt u versneld zoeken in uw werknemers. Vul de zoekterm in en druk op enter of klik op het vergrootglas (figuur 2). Bij werknemers kunt u zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Figuur 2: Vergrootglasicoon om zoekopdracht uit te voeren 4/4

5 2.4. Historie Recent bekeken dossiers (figuur 3) laat de vijf laatst bekeken dossiers zien. Zo kunt u snel schakelen tussen diverse dossiers. Klik op de naam om naar het dossier te gaan. Figuur 3: Vergrootglasicoon om zoekopdracht uit te voeren 2.5. Organisatie Hieronder valt de organisatie waartoe de gebruiker autorisatie heeft. Door op de organisatie te klikken komt u in het bedrijfsdossier Werkbalk De werkbalk bestaat uit 5 tabbladen o Vandaag o Werknemers o Dossiers o Rapportages Elk onderdeel wordt in het volgend hoofdstuk uitvoerig behandeld. 5/5

6 HOOFDSTUK 3: Werkbalk 3.1. Tabblad Vandaag Onder het Tabblad Vandaag valt het volledig hoofdstuk Tabblad Werknemer Onder het Tabblad Werknemer vallen de volgende onderdelen: o Werknemer zoeken o Werknemer toevoegen o Ziek Melden o Herstel Melden Figuur 4:Tabblad Werknemer Werknemer zoeken Klik op de snelkoppeling Werknemer zoeken (figuur 5). De werknemers worden geladen en gepresenteerd. Via het zoekveld (figuur 6) kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, afdeling e.d. Via de navigatie rechtsonder kunt u de volgende resultaten vinden (figuur 7). Door op de (gevonden) werknemer te klikken gaat u naar zijn of haar dossier. Het dossier wordt besproken in hoofdstuk 4. Figuur 5: Werknemer zoeken Figuur 6: Zoekveld Figuur 7:Navigatie TIP: Door op een naam van een kolom te klikken wordt er op die kolom een selectie gemaakt. TIP: Onderaan het overzicht staat de som van de gevonden zoekresultaten Werknemer toevoegen Klik op de snelkoppeling Werknemer toevoegen (figuur 8). Een blanco formulier wordt gepresenteerd om een werknemer toe te voegen. Alle oranje/gele velden zijn verplicht in te vullen om een werknemer toe te voegen. Klik op het diskette icoon om het formulier op te slaan en de werknemer toe te voegen (figuur 9). Figuur 8: Werknemer toevoegen Figuur 9: Diskette icoon om werknemer op te slaan 6/6

7 Werknemer ziekmelden Klik op de snelkoppeling Ziekmelden (figuur 10). De medewerkers worden gepresenteerd. Via het zoekveld kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op de medewerker die u wilt ziekmelden. Bovenin het ziekmeldformulier ziet u de persoonsgegevens en communicatiemiddelen van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de ziekmelding vult u in: o Datum 1 e ziektedag. Dit kan handmatig of via het kalendertje. Standaard vult het systeem de huidige datum in. o Vul eventueel gewerkte uren 1 e ziektedag in. o Bij een vrouwelijke medewerker kunt u kiezen tussen ziek en ziek tgv zwangerschap o Kies een verzuimreden o Geef in Gerelateerd aan welke oorzaak de ziekmelding heeft. o Klik op het diskette icoon om de ziekmelding op te slaan. o Alle gele velden zijn verplicht in te vullen. Na het opslaan kan het zijn dat verplichte velden niet zijn ingevuld, deze zullen rood oplichten. Vul deze velden alsnog in om de melding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de medewerker. Figuur 10: Werknemer ziekmelden Werknemer hersteld melden Klik op de snelkoppeling Hersteld melden (figuur 11). De verzuimende medewerkers worden gepresenteerd. Via het zoekveld kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op de medewerker die u hersteld wilt melden. Bovenin het herstelmeld formulier ziet u de gegevens van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de herstelmelding vult u in: o Datum van de eerste werkdag. Standaard vult het systeem de huidige datum in. o Kies een herstelreden o Vul het herstelpercentage in. o Eventueel vult u een AT percentage (arbeidstherapie) in. o Klik op het diskette icoon om de herstelmelding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de medewerker. Figuur 11: Werknemer hersteld melden TIP: Om werknemers een hoger ziektepercentage te geven, moet dit via hersteld melden. Gebruik de herstelreden Gedeeltelijk hersteld en vul hier de betreffende percentage in. TIP: U kunt ook het aantal uren ziek/herstel invullen. Aan de hand van zijn dienstverband wordt door VerzuimSignaal zelf het ziektepercentage berekend 7/7

8 3.3. Tabblad Dossier Onder het Tabblad Dossier vallen de volgende onderdelen: o Gesloten dossiers o Openstaande dossiers Figuur 12: Tabblad Dossiers Openstaande dossiers Klik op de snelkoppeling Openstaande dossiers (figuur 13). Alle openstaande dossiers worden gepresenteerd. U krijgt informatie over de duur, hersteldpercentage, at percentage en de verzuimreden van het dossier. Via het zoekveld kunt u een dossier zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op een dossier om deze in te zien. De icoontjes voor de achternaam staan voor: : ziekte (a.g.v. zwangerschap) dossier : hersteld dossier (dossier is nog open) : preventief dossier Figuur 13: Openstaande dossiers Gesloten dossiers Klik op de snelkoppeling Gesloten dossiers (figuur 14). Alle gesloten dossiers worden gepresenteerd. Via het zoekveld kunt u een dossier zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op een dossier om deze in te zien. Figuur 14: Gesloten dossiers 3.4. Tabblad Rapportage Onder dit tabblad valt het onderdeel Statistieken Statistieken Klik op de snelkoppeling Statistieken (figuur 15). Maak een selectie op: o Grondslagberekening o Periode o Selectiecriteria o Werknemerscriteria o Onderdelen Klik op het icoon Statistieken genereren (figuur 16) om de statistieken te bekijken. Figuur 15: Statistieken Figuur 16: Statistieken genereren 8/8

9 HOOFDSTUK 4: Werknemer dossier 4.1. Werknemer dossier Het werknemer dossier bevat de volgende onderdelen: o Werknemer o Protocollen o Reintegratiedossier Figuur 17: Tabbladen onder het verzuimdossier Elk tabblad kent rechtsboven 2 icoontjes: o Ziekmelden (figuur 18): De betreffende persoon wordt ziek/hersteld gemeld. Bij een persoon welke al is ziek staat gemeld in het systeem, wordt het ziekmeld icoon vervangen door een herstelmeld icoon. o Notitie toevoegen (figuur 19): Er wordt een notitieblok geopend om een notitie te schrijven. De notitie komt terecht in het reintegratiedossier. Figuur 18: Ziekmelden Figuur 19: Notitie toevoegen Tabblad werknemer Het tabblad werknemer is een stamkaart met gegevens van de werknemer. Klik op de groene naam onder het onderdeel Persoonsgegevens (figuur 20, A) om de gegevens in te zien of te wijzigen. Figuur 20: Tabblad werknemer Het onderdeel voor het wijzigen van de werknemergegevens worden geopend. U kunt communicatiemiddelen en dienstverbanden toevoegen door op de groene link toevoegen te klikken. Klik op wijzigen om bestaande gegevens te wijzigen (figuur 21). 9/9

10 Klik onder het onderdeel Communicatie op Bekijk de kaart om een plattegrond te zien van het woonadres van de werknemer in Google Maps. Klik op het diskette icoon rechtsboven om eventueel gewijzigde gegevens op te slaan. Figuur 21: Gegevens toevoegen/wijzigen Klik op de groene bedrijfsnaam onder het onderdeel Dienstverbandgegevens (figuur 20, B) om de bedrijfsgegevens in te zien of te wijzigen. 10/10

11 Tabblad Protocollen Figuur 22: Tabblad Protocollen Het tabblad Protocollen (figuur 22) geeft een overzicht zien van alle (historische) ziekte, preventieveen zwangerschaptrajecten met daarbij de oorzaak/reden, de startdatum, de einddatum en de duur van het protocol. Klik op het printer icoon (figuur 23) om het overzicht uit te printen. Er verschijnt automatisch een afdrukvoorbeeld. Met het ziekmeldlogo rechtsboven kunt u huidig persoon ziekmelden. Bij personen welke een verzuimdossier heeft openstaan ziet men een herstellogo. Figuur 23: Kaart van woonadres werknemer Tabblad Reintegratiedosser Figuur 24: Tabblad Reintegratiedossier In het re integratie dossier vindt u een logboek van alle uitgevoerde acties en een overzicht van, aan het dossier gekoppelde, notities en documenten. Het re integratie dossier bestaat uit diverse kopjes: o Logboek: een overzicht van alle uitgevoerde meldingen, taken en wijzigingen o Documenten systeem: overzicht van alle door VerzuimSignaal gegeneerde documenten (bv. het Plan van Aanpak) o Documenten gebruiker: overzicht van toegevoegde eigen documenten. o Notities: overzicht van toegevoegde notities 11/11

12 Om een notitie toe te voegen klik je op het gele notitieblok icoontje (figuur 25). Klik op het document icoontje (figuur 26) om een willekeurig bestand te uploaden in het reintegratiedosser. Klik op het diskette icoontje om een notitie of document op te slaan. Klik op het document of notitie om deze te bekijken. Na het openen kunt u de notitie exporteren, eventueel wijzigen of verwijderen. Klik rechtsonder op volgende of vorige om tussen meerdere notitie of document in het Reintegratiedossier te navigeren (figuur 27). Figuur 25: Gele notitieblok icoontje Figuur 26: Document icoontje Figuur 27: Notitie bekijken/wijzigen 12/12