Handleiding People Inc. - ArboUnie link

Transcriptie

1 Handleiding People Inc. - ArboUnie link

2 I Installatie en Gebruik Arbo Unie link voor People Inc. Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 People Inc. - ArboUnie link Inleiding Werking... van de link Installeren... van de link Meldingen... genereren 2 Ziekmelding... en hersteldmelding Nieuwe werknemer invoeren en/of wijzigen... 6 Alle werknemers Exportbestanden aanmaken

3 People Inc. - ArboUnie link 2 1 People Inc. - ArboUnie link 1.1 Inleiding In deze handleiding wordt de installatie en het gebruik van de People Inc.- ArboUnie link toegelicht. Met deze link is het mogelijk om diverse meldingen elektronisch te verzenden aan de ArboUnie. 1.2 Werking van de link De uitwisseling van gegevens tussen People Inc. en de ArboUnie gebeurt via tekstbestanden (*.txt). Met behulp van de speciaal voor de ArboUnie ontwikkelde link kunnen exportbestanden met bijvoorbeeld ziek- of hersteldmeldingen aangemaakt worden. De bestanden kunnen g d worden aan de ArboUnie, die deze vervolgens in hun eigen systeem kunnen importeren. De aanwezigheid van de ArboUnie link zorgt ervoor dat tijdens het werken in het pakket People Inc. onder andere wijzigingen in de werknemer- en verzuimrecords bijgehouden worden in de desbetreffende records. Met behulp van deze gegevens kunnen de gewenste exportbestanden voor de ArboUnie aangemaakt worden door de gebruiker. 1.3 Installeren van de link De link bestaat uit twee bestanden te weten: REDPeopleIncArboMaxLinkLib.dll REDIllnessLink_Default.dll Beide bestanden dienen te worden geplakt in de "Plugins" map van People Inc. op de computer van iedere gebruiker die de elektronische meldingen wenst te gaan doen. Deze map is meestal te vinden in: C:\Program Files\Red Snapper\People Inc 2\Plugins. Na het plakken van de bestanden, is de link te vinden onder het "Plugins" icoon in People Inc.. NB: de link is beschikbaar nadat People Inc. herstart is. 1.4 Meldingen genereren Na toevoeging van de link kunnen de volgende meldingen gegenereerd worden in People Inc. ten behoeve van de ArboUnie. Aanmaken van een ziekmelding, tijdens het opslaan van een verzuimrecord kan aangegeven worden dat het om een ziekmelding gaat. Aanmaken van een hersteldmelding, tijdens het opslaan van een verzuimrecord kan ook aangegeven worden dat het om een hersteldmelding gaat. Invoeren c.q. wijzigen van een (nieuwe) werknemer, de datum van de aanmaak/verandering wordt bijgehouden. Een lijst met alle werknemers kan worden aangemaakt ten behoeve van de arbo-dienst. Deze mogelijkheid is meteen na toevoeging van de link beschikbaar.

4 3 Installatie en Gebruik Arbo Unie link voor People Inc Ziekmelding en hersteldmelding Na het installeren van de link, zal People Inc. geheel automatisch tijdens het opslaan van een verzuimrecord vragen of het om een ziek- of hersteldmelding gaat. Geef in onderstaand scherm de keuze aan. Met de optie "Geen van beide" wordt een verzuimrecord (ziekte) niet meegenomen in de exportbestanden ten behoeve van de ArboUnie. Kies vervolgens voor OK en het record zal opgeslagen worden. De gemaakte keuze wordt opgenomen in het record. Tijdens het aanmaken van de exportbestanden voor de ArboUnie wordt deze informatie gebruikt. Bovenstaand scherm verschijnt alleen in het Verlof en verzuimscherm wanneer bij categorie de regeling met als absentiecategorie "Ziekte" gebruikt wordt. Invoeren ziekmelding: voer de aanvangsdatum van een ziekte in bij de startdatum in het Verlof en verzuimscherm. Laat de einddatum van het record open. Boek het verzuim tegen de ziekteregeling en geef tijdens het opslaan aan dat het om een ziekmelding gaat. Invoeren hersteldmelding: voer de herstelddatum van de ziekte in bij einddatum van het verzuimrecord. Geef tijdens het opslaan van het record aan dat het om een hersteldmelding gaat. Bij een ziekmelding wordt de volgende informatie tussen People Inc. en de ArboUnie uitgewisseld met behulp van de link:

5 People Inc. - ArboUnie link 4 Informatie: Uit het scherm: Informatie: Uit het scherm: WerknemerID Werknemers UWV Bedrijven Status Werknemers Aansluitnummer UWV Bedrijven SoFi-nummer Werknemers Naam Bedrijven Achternaam Werknemers Adres Bedrijven Tussenvoegsels Werknemers Postcode Bedrijven Voorletters Werknemers Woonplaats Bedrijven Geslacht Werknemers Telefoonnummer Bedrijven Geboorte datum Werknemers Faxnummer Bedrijven Adres Werknemers adres Bedrijven Postcode Werknemers Arbo ziekmelding datum Verlof en verzuim Woonplaats Werknemers Arbo hersteld datum Verlof en verzuim Burgerlijke staat Werknemers Percentage hrst. Verlof en verzuim Datum in dienst Werknemers Reden Verlof en verzuim Datum uit Werknemers Startdatum Verlof en verzuim dienst Telefoonnummer Werknemers Einddatum Verlof en verzuim adres Werknemers Bij een hersteldmelding wordt de volgende informatie tussen People Inc. en de ArboUnie uitgewisseld met behulp van de link:

6 5 Installatie en Gebruik Arbo Unie link voor People Inc. Informatie: Uit het scherm: Informatie: Uit het scherm: WerknemerID Werknemers UWV Bedrijven Status Werknemers Aansluitnummer UWV Bedrijven SoFi-nummer Werknemers Naam Bedrijven Achternaam Werknemers Adres Bedrijven Tussenvoegsels Werknemers Postcode Bedrijven Voorletters Werknemers Woonplaats Bedrijven Geslacht Werknemers Telefoonnummer Bedrijven Geboorte datum Werknemers Faxnummer Bedrijven Adres Werknemers adres Bedrijven Postcode Werknemers Arbo ziekmelding datum Verlof en verzuim Woonplaats Werknemers Arbo hersteld datum Verlof en verzuim Burgerlijke staat Werknemers Percentage hrst. Verlof en verzuim Datum in dienst Werknemers Reden Verlof en verzuim Datum uit Werknemers Startdatum Verlof en verzuim dienst Telefoonnummer Werknemers Einddatum Verlof en verzuim adres Werknemers Nieuwe werknemer invoeren en/of wijzigen Bij het invoeren van een nieuwe of het wijzigen een bestaande werknemer wordt de volgende informatie tussen People Inc. en de ArboUnie uitgewisseld met behulp van de link: Informatie: Uit het scherm: Informatie: Uit het scherm: WerknemerID Werknemers Datum in dienst Werknemers Status Werknemers Datum uit dienst Werknemers SoFi-nummer Werknemers Telefoonnummer Werknemers Achternaam Werknemers adres Werknemers Tussenvoegsels Werknemers UWV Bedrijven Voorletters Werknemers Aansluitnummer UWV Bedrijven Geslacht Werknemers Naam Bedrijven Geboorte datum Werknemers Adres Bedrijven Adres Werknemers Postcode Bedrijven Postcode Werknemers Woonplaats Bedrijven Woonplaats Werknemers Telefoonnummer Bedrijven Burgerlijke staat Werknemers Faxnummer Bedrijven adres Bedrijven

7 People Inc. - ArboUnie link 6 Dit betekent dat wanneer één van bovengenoemde velden veranderd wordt, ook de datum van deze verandering opgenomen wordt in het record. Deze datum wordt gebruikt bij de aanmaak van het exportbestand Alle werknemers Het exportbestand waarin alle werknemers opgenomen worden bevat dezelfde velden als het bestand met informatie van nieuwe of gewijzigde werknemergegevens. Informatie: Uit het scherm: Informatie: Uit het scherm: WerknemerID Werknemers Datum in dienst Werknemers Status Werknemers Datum uit dienst Werknemers SoFi-nummer Werknemers Telefoonnummer Werknemers Achternaam Werknemers adres Werknemers Tussenvoegsels Werknemers UWV Bedrijven Voorletters Werknemers Aansluitnummer UWV Bedrijven Geslacht Werknemers Naam Bedrijven Geboorte datum Werknemers Adres Bedrijven Adres Werknemers Postcode Bedrijven Postcode Werknemers Woonplaats Bedrijven Woonplaats Werknemers Telefoonnummer Bedrijven Burgerlijke staat Werknemers Faxnummer Bedrijven adres Bedrijven 1.5 Exportbestanden aanmaken Met grote regelmaat zullen exportbestanden ten behoeve van de ArboUnie aangemaakt moeten worden. Ziekmeldingen zullen waarschijnlijk dagelijks doorgegeven moeten worden. Exportbestanden dienen aangemaakt te worden via de speciaal voor de ArboUnie ontwikkelde ArboMax link. Deze is te bereiken via de "Plugins" knop in de Management Console. Klik op het "Plugins" icoon, selecteer "ArboMax 2.11 Link V1.00" en klik op OK Het ArboMax Export scherm wordt geopend:

8 7 Installatie en Gebruik Arbo Unie link voor People Inc. Voer nu de gegevens voor het exportbestand in. Alle opties zullen hieronder stuk voor stuk besproken worden. De details op het tabblad ArboMax dienen eenmalig ingevoerd te worden. Selecteer bedrijf: geef hier aan voor welk bedrijf meldingen geëxporteerd moeten worden. Het Selectie tabblad Datum: voer de periode in. Het systeem selecteert standaard als "Vanaf" en "Tot en met" datum de huidige datum. Alleen meldingen die in de gekozen periode zijn aangemaakt, worden geëxporteerd. Er wordt gekeken naar de datum waarop de ziek- en hersteldmeldingen ingevoerd zijn door de gebruiker(s). De start- en einddatum van het verzuimrecord hebben daar niets mee te maken. Deze waarden worden vanzelfsprekend wel opgenomen in het exportbestand. Ze geven immers de echte ziekteperiode aan. Ook in de werknemerrecords wordt bijgehouden wanneer een wijziging doorgevoerd is. Deze datum wordt gebruikt bij de bepaling van de opname in het exportbestand. Soort melding: geef aan welk exportbestand aangemaakt moet worden. Er kunnen achter elkaar meerdere exportbestanden aangemaakt worden. Bijvoorbeeld eerst de ziekmeldingen en daarna de hersteldmeldingen voor de gekozen periode. Het ArboMax tabbald Eenmalig moeten de standaard instellingen ingevoerd worden. Het gaat om het klantnummer en het ID van de Arbodienst. Deze gegevens moeten ingevoerd zijn voor de aanmaak van het eerste exportbestand. Het ID van de Arbodienst is uit de bijbehorende vaste keuzelijst te kiezen.

9 People Inc. - ArboUnie link 8 Waar op te slaan: het systeem stelt een locatie voor om het exportbestand op te slaan. Vanzelfsprekend kan deze locatie veranderd worden. Alle exportbestanden kunnen bijvoorbeeld opgeslagen worden in een speciale ArboUnie map. Klik vervolgens op Exporteren en het exportbestand met de gewenste gegevens zal aangemaakt worden. Het bestand kan nu via de naar de ArboUnie gestuurd worden.