Act! Salutation Tool ICT

Transcriptie

1 Act! Salutation Tool Handleiding Versie

2 Inleiding Betrapt u uzelf er ook regelmatig op, dat uw t.a.v. en uw briefaanhef niet volgens de juiste regels zijn opgesteld? Bent u ook altijd aan het zoeken hoe u in uw eigen of in een andere taal een correcte briefaanhef of t.a.v. moet schrijven? Act! Salutation Tool biedt uitkomst! U hoeft alleen de volledige naam in het contactveld van Act! in te vullen en eventuele voor- en natitulatuur in andere velden, en op te geven welke taal de persoon spreekt. Act! Salutation Tool vult vervolgens geheel automatisch de correcte waardes in in uw briefaanhef- en t.a.v.-veld! U kunt zelfs een keuze maken tussen een formele en informele modus, zodat u onderscheid kunt maken tussen uw zakelijke en uw privé-contacten. Stel, u heeft een zakelijke klant, de heer Jan Janssen, die doctorandus ingenieur en huisarts is. U vult dan in het titulatuur voor -veld drs. ing. in, en in het titulatuur na -veld huisarts. In het invoerbepaal-veld vult u m NL in, wat mannelijk Nederlands betekent. Act! Salutation Tool vult dan in het briefaanhef-veld automatisch Geachte heer Janssen in, en in het t.a.v.-veld de heer Drs. Ir. J. Janssen Huisarts. Als deze persoon een goede kennis van u is, en u vult in het invoerbepaal-veld m NL i (mannelijk Nederlands informeel) in, wordt dit respectievelijk Beste Jan en Jan Janssen. Ook kunnen er automatisch velden worden ingevuld met de roepnaam en de achternaam. U kunt Act! Salutation Tool geheel naar eigen wens instellen. Zo kunt u bijvoorbeeld per taal en de formele / informele modus aangeven wat de groet moet zijn ( Geachte, Liebe, Dear etc.) en welke Act! velden u wilt gebruiken. Act! Salutation Tool werkt voor de talen Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans. 1

3 Inhoudsopgave Installatie... pagina 3 Configuratie... pagina 6 Gebruik: vanuit Contact Detail View Gebruik: vanuit Contact List View... pagina pagina 14 Probleemoplossing... pagina 15 2

4 Installatie Stap 1 Wanneer u Act! Salutation Tool heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd Act_Salutation_Tool_Setup_Act2013.exe. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Kies Ja als u de melding krijgt: Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?. Stap 2 Kies in het Taalkeuzescherm voor Nederlands. Stap 3 Klik in het welkomstscherm op Volgende. 3

5 Stap 4 De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de PLUGINS map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\Act\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste PLUGINS map. Klik op Volgende. Stap 5 De installatie meldt dat de map Plugins al bestaat. Kies voor Ja. 4

6 Stap 6 Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. Stap 7 De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 5

7 Configuratie Stap 1: Activeren Na de installatie moet Act! Salutation Tool nog geactiveerd worden. Start Ac1T, ga dan naar Tools - Act! Salutation Tool Configuratie. Daarna toont zich het volgende scherm: Stap 2: Configureren Als het goed is, is hierna Act! Salutation Tool geactiveerd en kunt u verder met het configureren. Zie volgende pagina s voor uitleg. 6

8 Uitleg configuratie-opties Veld voor bepaling geslacht, taal en formeel/informeel: Selecteer hier het veld waar de selector in staat voor het geslacht, taal en aanspreekwijze (formeel/informeel). Dit dient een drop-down veld te zijn met (bijvoorbeeld) de waardes: m NL m NL i m EN m EN i m DE m DE i m FR m FR i m SP m SP i v NL v NL i v EN v EN i v DE v DE i v FR v FR i v SP v SP i U bent vrij in het kiezen van deze waardes, maar bovenstaande staan standaard geconfigureerd. Titulatuur voor / na: Selecteer de velden waar u de titulatuur voor (bijvoorbeeld Drs.) en na (bijv. Huisarts) invult. 7

9 Uitleg configuratie-opties Mannelijk NL, Vrouwelijk EN, Mannelijk DE, etc. Standaard staan bovenstaande waardes al ingevuld, dit komt overeen met de bovengenoemde standaardconfiguratie van het drop-down veld. Als u uw eigen waardes kiest in het drop-down veld, kunt u deze hier invoeren. Zo kunt u Act! Salutation tool laten weten welke waardes er geïnterpreteerd moeten worden als Mannelijk Nederlands, Mannelijk Nederlands informeel etc. 8

10 Uitleg configuratie opties Ter attentie van Selecteer hier het Act! veld waar de Ter attentie van uitvoer in gezet moet worden. Roepnaam De roepnaam wordt uit het Contact veld gehaald, en mocht u dit ook apart in een veld willen hebben, selecteer dan hier het Act! veld waar de Ter attentie van uitvoer in gezet moet worden. Briefaanhef Selecteer hier het Act! veld waar de briefaanhef uitvoer in gezet moet worden. Achternaam De achternaam wordt uit het Contact veld gehaald, en mocht u dit ook apart in een veld willen hebben, selecteer dan hier het Act! veld waar de Ter attentie van uitvoer in gezet moet worden. Voor alle velden geldt dat de waarde _not used_ geselecteerd kan worden als u de optie niet wilt gebruiken. 9

11 Uitleg configuratie opties Mannelijk NL, Vrouwelijk EN, Mannelijk EN etc. Standaard staan bovenstaande waardes al ingevuld. Mocht u dit willen wijzigen, dan kunt u dat hier doen. Deze waardes worden automatisch gebruikt in de uitvoer. Aanhef groet invullen Als u niet wilt dat Act! Salutation tool de groet (Geachte.. Sehr geehrter..) in de aanhef zet -bijvoorbeeld omdat in al uw Word- en sjablonen al het woord Geachte staat en u anders dubbel het woord Geachte krijgt- kunt u Aanhef groet invullen uitvinken. 10

12 Uitleg configuratie opties Mannelijk NL, Vrouwelijk EN, Mannelijk EN etc. Standaard staan bovenstaande waardes al ingevuld. Mocht u dit willen wijzigen, dan kunt u dat hier doen. Deze waardes worden automatisch gebruikt in de uitvoer. 11

13 Uitleg configuratie-opties Mannelijk NL, Vrouwelijk EN, Mannelijk EN etc. Standaard staan bovenstaande waardes al ingevuld. Mocht u dit willen wijzigen, dan kunt u dat hier doen. Deze waardes worden automatisch gebruikt in de uitvoer. Geslacht invullen Als u niet wilt dat Act! Salutation tool de geslacht-aanduiding (de heer.. mevrouw..) in de Ter attentie van zet -bijvoorbeeld omdat in al uw Word- en sjablonen al het woord Ter attentie van staat en u anders dubbel het woord Ter attentie van krijgt- kunt u Geslacht invullen uitvinken. 12

14 Gebruik: vanuit contact details scherm Ga in Act! naar het contact details scherm, en naar het contact waarvan u de briefaanhef, t.a.v. etc. wilt vullen. Zorg dat u in ieder geval de volgende velden heeft ingevuld bij dit contact: Geslacht/Taal/Aanspreekwijze bepaling (het drop-down veld met m NL etc.) Contact (in de vorm van Voornaam (tussenvoegsel) Achternaam) Indien geconfigureerd, titulatuur voor Indien geconfigureerd, titulatuur na Als hierdoor het contact gewijzigd is, sla het contact op met het diskette-icoon. Klik vervolgens op onderstaande knop: Vervolgens zal Act! Salutation tool aan de hand van de ingevoerde waardes automatisch de ingestelde uitvoervelden vullen. 13

15 Gebruik: vanuit contact lijstweergave Stel, u wilt een selectie contacten uit uw database bijwerken met Act! Salutation Tool. U dient voor elk te updaten contact ten minste de bovengenoemde velden goed in te stellen. Als dit gedaan is, kunt u in één keer de contacten bijwerken door ze te selecteren en op de volgende knop te klikken: Vervolgens zal Act! Salutation Tool aan de hand van de ingevoerde waardes automatisch de ingestelde uitvoervelden van de geselecteerde contacten vullen. Daar dit best een tijdrovend kwarwei is, kunt u ook een selectie contacten in één keer voorzien van een bepaalde waarde in het veld voor Geslacht/Taal/Aanspreekwijze bepaling (het drop-down veld met m NL etc.). Zo kunt u bijvoorbeeld een selectie maken van alle Duitse mannen (op basis van hoe u dit momenteel bijhoudt), en vervolgens alle contacten in die selectie selecteren. U klikt dan op de volgende knop: In het verschijnende scherm kiest u de gewenste waarde gevolgd door Opslaan : Vervolgens zal Act! Salutation Tool de geselecteerde waarde voor alle geselecteerde contacten invullen en opslaan. U kunt dan vervolgens op de hierboven beschreven manier de contacten in één keer bijwerken. 14

16 Probleemoplossing Activeren lukt niet Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:... kunt u de activatie door TendenZ ICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw PC geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard programma te openen en de volgende klaar te zetten: Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze . Mocht om een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een sturen naar [email protected] met als onderwerp Activatieaanvraag Act! Salutation Tool %v1.0, en vermeldt uw PC-Code en uw Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code, en u de bestanden activationcode.txt en combicode.txt toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in %APPDATA%\Act! Salutation Tool. U kunt deze map openen door %APPDATA%\Act! Salutation Tool in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van Start-Uitvoeren (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. 15