DocFlow. handleiding. DocFlow voor Act! Handleiding. Versie Onderdeel van Tendenz ICT Product van Afdeling (Web)Development

Transcriptie

1 DocFlow voor Act! Handleiding Versie

2 Inleiding Met DocFlow kunt u aan een contact, bedrijf, groep of verkoopkans een Windowsmap koppelen, die bijvoorbeeld op het netwerk staat. U krijgt dan bij dit contact, dit bedrijf, deze groep en deze verkoopkans een tabblad met een eigen mappenstructuur (een soort Windowsverkenner ). Stel, u heeft op uw server al uw projecten in mappen gedocumenteerd. Dan zou u zo n projectmap kunnen koppelen aan een verkoopkans in Act!. Wanneer u vervolgens de desbetreffende verkoopkans opent in Act!, kunt u gelijk alle documenten inzien die betrekking hebben op dit project. U kunt daarin tevens nog submappen maken zoals Projectplan, Offertes, verkeer etc. Het voordeel van DocFlow is dat u nieuwe documenten in deze projectmappen kunt plaatsen zonder dat u hierbij Act! nodig hebt (via Windows verkenner). De documenten zijn dan tóch gekoppeld aan het contact, het bedrijf, de groep of de verkoopkans in Act!. U kunt via DocFlow mappen aanmaken, kopiëren, verplaatsen en verwijderen. U kunt bestanden vanuit de echte Windowsverkenner naar DocFlow slepen om te verplaatsen of te kopiëren. U kunt bestanden uitvoeren door te dubbelklikken op de bestandsnaam. Zo kunt u rechtstreeks vanuit Act! een gekoppeld Worddocument openen! U kunt zelfs bestanden via Outlook mailen rechtstreeks vanuit DocFlow, en bestanden scannen (via een TWAIN compatible scanner) rechtstreeks vanuit DocFlow. 1

3 Inhoudsopgave Installatie... pagina 3 Configuratie... pagina 6 Gebruik... pagina 12 Probleemoplossing... pagina 14 Activeren lukt niet... pagina 14 2

4 Installatie Stap 1: Wanneer u DocFlow heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd DocFlowV2_Setup_ACTv**.exe. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Kies Ja als u de melding krijgt: Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?. Stap 2: Kies in het Taalkeuzescherm voor Nederlands. Stap 3: Klik in het welkomstscherm op Volgende. 3

5 Stap 4: De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de PLUGINS map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\Act\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste PLUGINS map. Klik op Volgende. Stap 5: De installatie meldt dat de map Plugins al bestaat. Kies voor Ja. 4

6 Stap 6: Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. Stap 7: De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 5

7 Configuratie Stap 1: activeren Na de installatie moet DocFlow nog geactiveerd worden. Start Act!, kies DocFlow v2 configuratie uit het menu Tools. Vul in het volgende scherm uw activatiecode in en klik op Activeer, of klik op 30 dagen proefversie om DocFlow 30 dagen te proberen: Als het goed is, is hierna DocFlow geactiveerd. Stap 2: configureren Nu kunt u in hetzelfde scherm DocFlow configureren. U dient hiervoor als administrator gebruiker in Act! ingelogd te zijn. U ziet per entiteittype (Contact, Bedrijf, Groep en Verkoopkans) een tabblad, met een eigen configuratie. Daarnaast is er een Algemeen tabblad. Hieronder wordt - voor entiteittype Contact - uitgelegd hoe het configuratiescherm werkt en hoe DocFlow geconfigureerd kan worden. Voor de overige entiteittypen geldt dezelfde uitleg. Na deze uitleg volgt er een uitleg over hoe DocFlow werkt en een paar voorbeeldconfiguraties. 6

8 Hoofdmap Dit is de hoofd(netwerk)map waaronder alle documenten op contactniveau (moeten) staan. Pad voor standaard mappenstructuur Dit is de locatie waar u uw standaard mappenstructuur heeft staan, die voor elk contact aan te maken is (zie uitleg in hoofdstuk Gebruik). Geconfigureerde submappen Hier kunt u de namen van submappen aanmaken, wijzigen en verwijderen. De submap-elementen van het type Act! veld staan aangeduid tussen < en >. U kunt op Wijzigen klikken om de submap-elementen van een submap te beheren. Tabblad zichtbaar Als aangevinkt, is het DocFlow V2 tabblad zichtbaar op contactniveau. Knop mappenstructuur tonen Als aangevinkt, is de knop Maak mappenstructuur aan zichtbaar op contactniveau. Automatisch map maken Als aangevinkt, maakt DocFlow automatisch de map aan onder Pad zoals zichtbaar in het DocFlow tabblad. Automatisch mappenstructuur maken Als aangevinkt, maakt DocFlow automatisch de mappenstructuur aan, zodra de map aangemaakt wordt. (U hoeft dan niet op de knop Maak mappenstructuur aan te drukken.) Tabblad Algemeen Hier kunt u het meest gebruikte veld instellen. DIt wordt gebruikt bij het versturen van bestanden per . Het adres in dit veld wordt dan klaargezet in het Aan: veld in Outlook. 7

9 Bij het beheren van de submap-elementen van een submap (zie onder) kunt u kiezen voor vrije waardes (zoals haakjes, spaties, streepjes) en Act! velden. U kunt op contactniveau gebruikmaken van velden op niveaus: Contact (van het huidige contact) Bedrijf (van het gekoppelde bedrijf) U kunt op bedrijfsniveau gebruikmaken van velden op niveaus: Bedrijf (van het huidige bedrijf) U kunt op groepsniveau gebruikmaken van velden op niveaus: Groep (van de huidige groep) U kunt op verkoopkansniveau gebruikmaken van velden op niveaus: Verkoopkans (van de huidige verkoopkans) Contact (van het bovenste gekoppelde contact) Bedrijf (van het bovenste gekoppelde bedrijf) 8

10 In de basis werkt DocFlow zo, dat u elke Act! entiteit (Contact/Bedrijf/Groep/Verkoopkans) een maplocatie toewijst. Daar staan dan alle documenten van die entiteit in. Dit kan vergemakkelijkt worden door de maplocatie automatisch te genereren op basis van een hoofdmap en één of meerdere submappen: Hoofdmap Dit is de hoofd(netwerk)map waaronder alle documenten op contactniveau (moeten) staan. Bijvoorbeeld D:\DOCFLOW\Contacten. Submappen Dit zijn de mappen die daaronder vallen. U moet hierbij denken aan: <hoofdmap> \ <submap1> \ <submap2>. Daarachter komen dan de bestanden en mappen van het contact. U kunt werken met één of meerdere submappen, die elk bestaan uit submap-elementen. Een submap-element kan een Act! veld zijn, maar ook een vrije waarde. Voorbeeld 1 U wilt dat elk contact een map heeft met de naam van dat contact (Dit staat standaard zo geconfigureerd na installatie). Bijvoorbeeld Chris Huffman. U stelt dan één submap in (zoals standaard geconfigureerd), die bestaat uit één submap-element: Contactnaam Het totale pad wordt dan: D:\DOCFLOW\Contacten\Chris Huffman Hoofdmap Submap 1 element 1 Tip! Een submap hoeft niet per se onder de gekozen hoofdmap te staan. U zou dus uitzonderingen kunnen maken door een veld te configureren dat voor die contacten een volledig pad bevat en bij de andere contacten leeg is. Zo kan flexibel gewerkt worden in een bestaande situatie met verschillende hoofdmappen. 9

11 Voorbeeld 2 U wilt dat elk contact een map heeft met de naam van het contact, met daarachter tussen haakjes de website van het bedrijf. Bijvoorbeeld Chris Huffman ( U stelt dan één submap in (zoals in het voorbeeld hieronder), die bestaat uit de submap-elementen: contactnaam (contactveld) een openingshaakje (vrije waarde) het websiteveld van het bedrijf (bedrijfsveld) een sluitingshaakje (vrije waarde) Het totale pad wordt dan: D:\DOCFLOW\Contacten\Chris Huffman ( Hoofdmap Submap 1 element 1 el. 2 element 3 el. 4 Om DocFlow zo te configureren, selecteert u in tabblad Contacten de standaard geconfigureerde submap <[CNT].Contact> en klikt u op Wijzigen. In het pop-upscherm Submap klikt u op +BedrijfVeld. Selecteer vervolgens het Act! bedrijfsveld Website en klik op Opslaan. (Let op: de wijzigingen worden pas permanent opgeslagen wanneer in het configuratiescherm op Opslaan geklikt wordt) Nu staan er in de Elementen lijst: <[CNT].Contact> <[CMP].Website> Nu moeten er nog haakjes om de website heen. Klikt u hiervoor op +Vrije waarde, en vul in het pop-upscherm ( in. Herhaal dit nogmaals met ). U kunt met de knoppen > en < de elementen naar onder en naar boven verschuiven. Als het goed is, ziet het er nu zo uit (rechts). Klik op Opslaan om terug te gaan naar het configuratiescherm en daar nogmaals op Opslaan om de configuratie permanent te maken. 10

12 Voorbeeld 3 U wilt dat elk contact een map heeft met de naam van het contact, maar dat alle contacten van hetzelfde bedrijf onder een mapje met de bedrijfsnaam vallen. U stelt dan één submap in met maar één element: de naam van het bedrijf en nog een tweede submap met maar één element: de naam van het contact. Het totale pad wordt dan: D:\DOCFLOW\Contacten\CH TechONE\Chris Huffman Hoofdmap Submap 1 Submap 2 element 1 element 1 Om DocFlow zo te configureren - we gaan weer uit van de standaardconfiguratie - klikt u in het tabblad Contacten op + om een submap toe te voegen. In het pop upscherm Submap klikt u vervolgens op +ContactVeld. Selecteer het Act! contactveld Company en klik op Opslaan. Klik in het pop upscherm Submap nogmaals op Opslaan. Verplaats nu in het configuratiescherm het contactveld Company naar boven met <. Als het goed is, ziet de Geconfigureerde Submappen lijst er nu zo uit: 11

13 Gebruik Als u DocFlow heeft geconfigureerd, kunt u een DocFlow V2 tabblad zien in het contact-, bedrijfs-, groeps- en verkoopkans-detailoverzicht: Zoals u hierboven ziet, is de huidige maplocatie, geconfigureerd als <Contactnaam> (bedrijfswebsite) nog niet aangemaakt. U kunt op de blauwe link klikken om deze aan te maken, maar u kunt ook instellen dat dit automatisch gebeurt (Zie configuratie: Automatisch map maken ). Met deze knop kunt u een standaard mappenstructuur aanmaken binnen de maplocatie voor dit contact. U kunt ook instellen dat dit automatisch gebeurt (Zie configuratie: Automatisch mappenstructuur maken ). DocFlow zal dan, zoals hieronder te zien is, de inhoud van de geconfigureerde map voor standaard mappenstructuur hierheen kopiëren: Met deze knop kunt u een nieuwe map aanmaken binnen de geselecteerde map. Met deze knoppen kunt u de geselecteerde map / het geselecteerde bestand verwijderen. Met deze kunt u de geselecteerde map openen in Windows verkenner. Met deze kunt u de geselecteerde bestanden per versturen via Outlook. De geadresseerde staat al vooringevuld aan de hand van de naam en het adres van het huidige contact en de geselecteerde bestanden staan in het bijlageveld. Met deze kunt u een PDF-document genereren door met een TWAINcompatible (netwerk)scanner te scannen naar de geselecteerde map. 12

14 Na het drukken op de scan-knop, kunt u in bovenstaand scherm de scanner selecteren via Bron selecteren, om vervolgens op de Scan knop te drukken. Uw scanner zal, al dan niet na het tonen van de scanopties, de gescande pagina s in het Eindresultaat scherm zetten, waar u desgewenst pagina s kunt herschikken of verwijderen. Met de knop Toevoegen als document kunt u een bestandsnaam opgeven en wordt vervolgens een PDF-document gegenereerd en gekoppeld aan de geselecteerde map. 13

15 Probleemoplossing Activeren lukt niet Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:... dan kunt u de activatie door TendenzICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw pc-code, een unieke code die alleen voor uw pc geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard programma te openen en de volgende klaar te zetten: Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze . Mocht om een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een sturen naar activatie@into-it.nl met als onderwerp Activatieaanvraag DocFlow V2 en vermeld uw pc-code en Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw pc-code en u de bestanden activationcode.txt en combicode.txt toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in de map %APPDATA%\DocFlow V2. U kunt deze map openen door bovenstaande in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van Start-Uitvoeren (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. 14