Act! Company Builder Handleiding

Transcriptie

1 Act! Company Builder Handleiding Versie

2 Inleiding Kost het u ook zoveel tijd om, na het importeren van nieuwe contacten, bedrijven aan te maken of deze contacten te koppelen aan bestaande bedrijven? Nu niet meer met de Act! Company Builder! Met Act! Company Builder kunt u een reeks geselecteerde contacten waarvan de bedrijfsnaam is ingevuld, automatisch koppelen aan het gelijknamige bedrijf. Als er nog geen bedrijf met de ingevulde naam in Act! staat, wordt dit automatisch aangemaakt. U kunt bovendien zelf bepalen wat het criterium is waarop naar een bedrijf wordt gezocht. Dit hoeft niet per se de bedrijfsnaam te zijn, maar kan ook bijvoorbeeld een klantnummer zijn. Er kunnen 2 velden opgegeven worden. Op deze manier wordt het importeren van lijsten met contacten wel heel eenvoudig: u maakt gebruik van de standaardfunctionaliteit van Act! om een Excel-bestand met contacten te importeren, en vervolgens laat u, met één druk op de knop, Act! Company Builder deze contacten koppelen aan - al dan niet reeds bestaande - bedrijven! Systeemeisen: Act! 2010 en hoger. 1

3 Inhoudsopgave Installatie... pagina 3 Configuratie... pagina 6 Gebruik: vanuit Contact List View... pagina 9 Probleemoplossing... pagina 10 2

4 Installatie Stap 1 Wanneer u Act! Company Builder heeft aangeschaft ontvangt u een bestand genaamd ActCompanyBuilder_Setup_Act2013.exe. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Kies Ja als u de melding krijgt: Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?. Stap 2 Kies in het Taalkeuzescherm voor Nederlands. Stap 3 Klik in het welkomstscherm op Volgende. 3

5 Stap 4 Het installatieprogramma vraagt naar de doelmap. Dit moet de PLUGINS map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\Act\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste PLUGINS map. Klik op Volgende. Stap 5 Het installatieprogramma meldt dat de map Plugins al bestaat. Kies voor Ja. 4

6 Stap 6 Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. Stap 7 Het installatieprogramma meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 5

7 Configuratie Stap 1: Activeren Na de installatie moet Act! Company Builder nog geactiveerd worden. Start Act!, kies in menu Tools het item Act! CompanyBuilder Configuratie (alleen zichtbaar als u als Administrator gebruiker in Act! bent aangemeld). Voer in het volgende scherm uw activatiecode in of kies voor 30 dagen-proefversie : Stap 2: Configureren Als het goed is, is hierna Act! Company Builder geactiveerd en kunt u met het configureren. Zie volgende pagina s voor details. 6

8 Naast dat Act! Company Builder voor een selectie in één keer automatisch de ingebouwde functie Create Company From Contact aanroept, waarbij de gegevens in gelinkte velden automatisch ook op bedrijfsniveau gevuld zijn, kunt u eventueel ook nog een aantal andere veld-koppelingen opgeven voor niet-gelinkte velden: In tabblad Veldkoppelingen kunt u deze zogenaamde koppelingen maken. Hier kunt u de contact- en bedrijfsvelden configureren, waardoor u Act! Company Builder laat weten welke gegevens van welk contactveld naar welk bedrijfsveld gekopieerd moeten worden. Hiertoe klikt u op Voeg koppeling toe. U kunt vervolgens in de kolom Bronveld (contact) een contact-veld selecteren, en in de kolom Doelveld (Company) een bijbehorend bedrijfsveld. Op het moment dat Act! Company Builder bedrijven vanuit contacten maakt zullen, naast de gegevens in gelinkte contactvelden, óók de gegevens uit de hierboven geconfigureerde contactvelden in de bijbehorende bedrijfsvelden gekopiëerd worden. 7

9 In tabblad Koppeling Contact - Company kunt u aangeven op welke velden gecontroleerd moet worden of een bedrijf al bestaat. U kunt, zoals in het voorbeeld, kiezen voor een tweetal velden: Bedrijfsnaam en KvK Nummer, in dat geval zal Act! Company Builder bij een waarde in het bedrijfsnaamveld en het KvK nummer veld kijken of er al een bedrijf in Act! staat met diezelfde naam én kvk nummer. (contactvelden Bedrijfsnaam en KvK Nummer worden dus vergeleken met de corresponderende bedrijfsvelden). U kunt ook op maar één veld controleren, selecteer in dat geval bij beide contactvelden en bij beide bedrijfsvelden hetzelfde veld. 8

10 Gebruik: vanuit Contact List View Als u Act! CompanyBuilder bedrijven wilt laten aanmaken vanuit een selectie contacten, selecteert u deze contacten, en u klikt op de volgende knop: Vervolgens zal Act! CompanyBuilder automatisch voor alle geselecteerde contacten bedrijven aanmaken via de ingebouwde functie Create Company From Contact uitvoeren, en daarna de gegevens uit contactvelden kopieren naar het bedrijf volgens de door u geconfigureerde veldkoppelingen. 9

11 Probleemoplossing Activeren lukt niet Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:... dan kunt u de activatie door TendenZ ICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw PC geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard programma te openen en het volgende mailtje klaar te zetten: Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze . Mocht om de een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een mailtje sturen naar activatie@into-it.nl met als onderwerp Activatieaanvraag Act! Company Builder v1.0, en vermeld uw PC-Code en Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code, en u de bestanden activationcode.txt en combicode.txt toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in %APPDATA%\Act! Company Builder. U kunt deze map openen door dit in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van Start-Uitvoeren (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. 10