HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL. Versie t.b.v. VerzuimSignaal. versie 2

Transcriptie

1 HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL Versie t.b.v. VerzuimSignaal 1/ 14

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk: 1. Algemeen blz Inleiding blz Inloggen blz Systeemeisen blz Servicedesk blz. 3 Hoofdstuk: 2. Portaal blz Portaal blz Accountinformatie en nieuwsberichten blz Snel zoeken blz Historie blz Overzicht openstaande taken en dossiers blz Werkbalk blz. 5 Hoofdstuk: 3. Werkbalk blz Tabblad Vandaag blz Tabblad Werknemer blz Werknemer zoeken blz Werknemer toevoegen blz Werknemer ziekmelden blz Werknemer hersteld melden blz Tabblad Dossier blz Openstaande dossiers blz Gesloten dossiers blz Tabblad Taken blz Openstaande taken blz Afgeronde taken blz. 9 Hoofdstuk: 4. Werknemer dossier blz Werknemer dossiers blz Tabblad werknemer blz Tabblad protocollen blz Tabblad taken blz Tabblad re-integratiedossier blz. 13 2/ 14

3 HOOFDSTUK 1: Algemeen 1.1. Inleiding In deze snel gids worden de meest gebruikte functionaliteiten van VerzuimSignaal 2 in het kort toegelicht. VerzuimSignaal 2 is te gebruiken met alle browsers met W3C-ondersteuning (bv. Internet Explorer 6 of hoger, Safari, Mozilla en Firefox) Inloggen Ga naar klik op de rode button en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. TIP: Klik op Gebruikersnaam vergeten? of Wachtwoord vergeten? om een te starten v o o r h e t o p v r a g e n / r e s e t t e n v a n u w w a c h t w o o r d. Om uit te loggen klikt rechtsboven op het uitlogicoon: 1.3. Syst eemeisen Verzuimsignaal is geoptimaliseerd voor schermresolutie van 1024 x 768 pixels. Er mag géén software geïnstalleerd zijn die pop-up vensters automatisch afsluit. VerzuimSignaal 2 werkt het beste met een breedband-internetverbinding Servicedesk Voor vragen over de werking van VerzuimSignaal 2 kunt u in eerste instantie de helpfunctie raadplegen. Als 1 e -lijns servicedesk kunt u terecht bij de Capability helpdesk. TIP: Stel uw vraag zo concreet mogelijk en stuur, indien mogelijk, screenshots per mail mee. 3/ 14

4 HOOFDSTUK 2: Portaal 2.1. Port aal Na het inloggen komt u in het startportaal van VerzuimSignaal 2. In het startportaal vindt u: o Accountinformatie en Nieuwsberichten (A) o Snel zoeken (B) o Historie (C) o Overzicht openstaande taken en dossiers (D) o De werkbalk (E) Figuur 1: Startportaal VerzuimSignaal Account informat ie en nieuwsbericht en Onder accountinformatie treft u de naam aan van de gebruiker en de datum van uw laatste bezoek aan VerzuimSignaal. Onder nieuwsberichten kunt u berichten lezen die uw dienstverlener heeft geplaatst Snel zoeken Via snel zoeken kunt u versneld zoeken in uw werknemers. Vul de zoekterm in en druk op enter of klik op het vergrootglas (figuur 2). Bij werknemers kunt u zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Figuur 2: Vergrootglasicoon om zoekopdracht uit te voeren 4/ 14

5 2.4. Hist orie Recent bekeken dossiers (figuur 3) laat de vijf laatst bekeken dossiers zien. Zo kunt u snel schakelen tussen diverse dossiers. Klik op de naam om naar het dossier te gaan. Figuur 3: Vergrootglasicoon om zoekopdracht uit te voeren 2.5. Overzicht openst aande t aken en dossiers Geselecteerd (figuur 4) geeft informatie van het op dat moment openstaande taken en dossiers. Figuur 4:Overzicht huidige selectie 2.6. Werkbalk De werkbalk bestaat uit 5 tabbladen o Vandaag o Werknemers o Dossiers o Taken o Rapportages Elk onderdeel wordt in het volgend hoofdstuk uitvoerig behandeld. 5/ 14

6 HOOFDSTUK 3: Werkbalk 3.1. Tabblad Vandaag Onder het Tabblad Vandaag valt het volledig hoofdstuk Tabblad Werknemer Onder het Tabblad Werknemer vallen de volgende onderdelen: o Werknemer zoeken o Werknemer toevoegen o Ziek Melden o Herstel Melden Figuur 5:Tabblad Werknemer Werknemer zoeken Klik op de snelkoppeling Werknemer zoeken (figuur 6). De werknemers worden geladen en gepresenteerd. Via het zoekveld (figuur 7) kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, afdeling e.d. Via de navigatie rechtsonder kunt u de volgende resultaten vinden (figuur 8). Door op de (gevonden) werknemer te klikken gaat u naar zijn of haar dossier. Het dossier wordt wordt besproken in hoofdstuk 4. Figuur 6: Werknemer zoeken Figuur 7: Zoekveld Figuur 8:Navigatie TIP: Door op een naam van een kolom te klikken wordt er op die kolom een selectie gemaakt. TIP: Onderaan het overzicht staat de som van de gevonden zoekresultaten Werknemer t oevoegen Klik op de snelkoppeling Werknemer toevoegen (figuur 9). Een blanco formulier wordt gepresenteerd om een werknemer toe te voegen. Alle oranje/gele velden zijn verplicht in te vullen om een werknemer toe te voegen. Klik op het diskette-icoon om het formulier op te slaan en de werknemer toe te voegen (figuur 10). Figuur 9: Werknemer toevoegen Figuur 10: Diskette-icoon om werknemer op te slaan 6/ 14

7 Werknemer ziekmelden Klik op de snelkoppeling Ziekmelden (figuur 11). De medewerkers worden gepresenteerd. Via het zoek veld kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op de medewerker die u wilt ziekmelden. Bovenin het ziekmeld-formulier ziet u de gegevens van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de ziekmelding vult u in: o Datum 1 e ziektedag. Dit kan handmatig of via het kalendertje. Standaard vult het systeem de huidige datum in. o Vul eventueel gewerkte uren 1 e ziektedag in. o Bij een vrouwelijke medewerker kunt u kiezen tussen ziek en ziek tgv zwangerschap o Kies een verzuimreden o Eventueel kunt u meer informatie bij de melding geven (verpleegadres en ongeval). o Klik op het diskette-icoon om de ziekmelding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de medewerker. Figuur 11: Werknemer ziekmelden TIP: Vereisten voor een ziekmelding zijn: 1 e ziektedag, verzuimreden en ziektepercentage Werknemer herst eld melden Klik op de snelkoppeling Hersteld melden (figuur 12). De verzuimende medewerkers worden gepresenteerd. Via het zoek veld kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op de medewerker die u hersteld wilt melden. Bovenin het herstel meld-formulier ziet u de gegevens van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de herstelmelding vult u in: o Datum van de eerste werkdag. Standaard vult het systeem de huidige datum in. o Kies een herstelreden o Vul het herstelpercentage in. o Eventueel vult u een AT-percentage (arbeidstherapie) in. o Klik op het diskette-icoon om de herstelmelding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de medewerker. Figuur 12: Werknemer hersteld melden TIP: Om werknemers een hoger ziektepercentage te geven, moet dit via hersteld melden. Gebruik de herstelreden Gedeeltelijk hersteld en vul hier de betreffende percentage in. TIP: U kunt ook het aantal uren ziek/herstel invullen. Aan de hand van zijn dienstverband wordt door VerzuimSignaal zelf het ziektepercentage berekend 7/ 14

8 3.3. Tabblad Dossier Onder het Tabblad Dossier vallen de volgende onderdelen: o Gesloten dossiers o Openstaande dossiers Figuur 13: Tabblad Dossiers Openstaande dossiers Klik op de snelkoppeling Openstaande dossiers (figuur 14). Alle openstaande dossiers worden gepresenteerd. U krijgt informatie over de duur, herstel percentage, at-percentage en de verzuimreden van het dossier. Via het zoek veld kunt u een dossier zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op een dossier om deze in te zien. De icoontjes voor de achternaam staan voor: : ziekte (a.g.v. zwangerschap) dossier : hersteld dossier (dossier is nog open) : zwangerschap dossier : preventief dossier Figuur 14: Openstaande dossiers Geslot en dossiers Klik op de snelkoppeling Gesloten dossiers (figuur 15). Alle gesloten dossiers worden gepresenteerd. Via het zoek veld kunt u een dossier zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op een dossier om deze in te zien. Figuur 15: Gesloten dossiers 3.4. Tabblad Taken Onder het Tabblad Taken vallen de volgende onderdelen: o Afgeronde taken o Openstaande taken Figuur 16: Tabblad Taken 8/ 14

9 Openst aande Taken Klik op de snelkoppeling Openstaande taken (figuur 17). Alle openstaande taken worden gepresenteerd. U krijgt informatie over de prioriteit, de werknemer, taaknaam, de startdatum en einddatum van de taak. Via het zoek veld kunt u een taak zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, werkgever enz.. Klik op een taak om deze in te zien. Figuur 17: Openstaande taken Afgeronde Taken Klik op de snelkoppeling Afgeronde taken (figuur 18). Alle afgeronde taken worden gepresenteerd. U krijgt informatie over de werknemer, taaknaam, de datum van de melding, de startdatum, de einddatum en de uitvoerdatum van de taak. Via het zoek veld kunt u een taak zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, werkgever enz.. Klik op een taak om deze in te zien. Figuur 18: Afgeronde taken 9/ 14

10 HOOFDSTUK 4: Werknemer dossier 4.1. Werknemer dossier Het werknemer dossier bevat de volgende onderdelen: o Werknemer o Protocollen o Taken o Reintegratiedossier Figuur 19: Tabbladen onder het verzuimdossier Elk tabblad kent rechtsboven 2 icoontjes: o Ziekmelden (figuur 20): De betreffende persoon wordt ziek/hersteld gemeld. Bij een persoon welke al is ziek staat gemeld in het systeem, wordt het ziekmeld-icoon vervangen door een herstel meld-icoon. o Notitie toevoegen (figuur 21): Er wordt een notitieblok geopend om een notitie te schrijven. De notitie komt terecht in het reintegratiedossier. Figuur 20: Ziekmelden Figuur 21: Notitie toevoegen Tabblad werknemer Het tabblad werknemer is een stamkaart met gegevens van de werknemer. Klik op de groene naam onder het onderdeel Persoonsgegevens (figuur 22, A) om de gegevens in te zien of te wijzigen. Figuur 22: Tabblad werknemer 10/ 14

11 Het onderdeel voor het wijzigen van de werknemer gegevens worden geopend. U kunt communicatiemiddelen en dienstverbanden toevoegen door op de groene link toevoegen te klikken. Klik op wijzigen om bestaande gegevens te wijzigen (figuur 23). Klik onder het onderdeel Communicatie op Bekijk de kaart (figuur 24) om een plattegrond te zien van het woonadres van de werknemer in Google Maps (figuur 25). Klik op het diskette-icoon rechtsboven om eventueel gewijzigde gegevens op te slaan. Figuur 23: Gegevens toevoegen/wijzigen Figuur 24: Adresgegevens op kaart bekijken Figuur 25: Kaart van woonadres werknemer Klik op de groene bedrijfsnaam onder het onderdeel Dienstverbandgegevens (figuur 22, B) om de bedrijfsgegevens in te zien of te wijzigen. 11/ 14

12 Tabblad Protocollen Figuur 26: Tabblad Protocollen Het tabblad Protocollen (figuur 26) geeft een overzicht zien van alle (historische) ziekte-, preventieveen zwangerschap trajecten met daarbij de oorzaak/reden, de startdatum, de einddatum en de duur van het protocol. Klik op het printer-icoon (figuur 27) om het overzicht uit te printen. Er verschijnt automatisch een afdrukvoorbeeld. Met het ziekmeldlogo rechtsboven kunt u huidig persoon ziekmelden. Bij personen welke een verzuimdossier heeft openstaan ziet men een herstellogo. Figuur 27: Kaart van woonadres werknemer Tabblad Taken Figuur 28: Tabblad Taken In het tabblad Taken staan alle (openstaande) taken met betrekking tot het lopende protocol gesorteerd op 5 statussen (te laat, nu uitvoeren, gepland, uitgevoerd en geannuleerd. Een uitleg van de 5 statussen: Kleur Status Omschrijving Groen Gepland De begindatum van de taak ligt in de toekomst Oranje Nu uitvoeren De begindatum van de taak is bereikt, maar binnen de geldende afhandelingtermijn Rood Te laat De afhandelingtermijn van de taak is verstreken Blauw Uitgevoerd De taak is uitgevoerd (al dan niet te laat) Grijs Geannuleerd of De taak is geannuleerd, de taak kan worden heropend (geannuleerd). De leestaak taak is zichtbaar, maar kan niet worden uitgevoerd (leestaak). Klik op het vierkantje voor de taak (in zijn geheel) de status afgehandeld te geven. 12/ 14

13 De balk boven de taken (figuur 29) geeft een indicatie weer hoever het protocol is afgerond. De berekening is het aantal afgeronde taken ten opzicht van alle taken in het protocol Figuur 29: Indicatie balk Boven het taken overzicht kunt u van protocol veranderen (figuur 30) Figuur 30: Veranderen van protocol Tabblad Re-integratiedossier Figuur 33: Tabblad Re-integratiedossier In het re-integratiedossier vindt u een logboek van alle uitgevoerde acties en een overzicht van, aan het dossier gekoppelde, notities en documenten. Het re-integratiedossier bestaat uit diverse kopjes: o Logboek: een overzicht van alle uitgevoerde meldingen, taken en wijzigingen o Documenten - systeem: overzicht van alle door VerzuimSignaal gegeneerde documenten (bv. het Plan van Aanpak) o Documenten - gebruiker: overzicht van toegevoegde eigen documenten. o Notities: overzicht van toegevoegde notities 13/ 14

14 Om een notitie toe te voegen klik je op het gele notitieblok-icoontje (figuur 21). Klik op het document-icoontje (figuur 34) om een willekeurig bestand te uploaden in het reintegratiedossier. Klik op het diskette-icoontje om een notitie of document op te slaan. Klik op het document of notitie om deze te bekijken. Na het openen kunt u de notitie exporteren, eventueel wijzigen of verwijderen. Klik rechtsonder op volgende of vorige om tussen meerdere notitie of document in het re-integratiedossier te navigeren (figuur 35). Figuur 34: Document-icoontje Figuur 35: Notitie bekijken/wijzigen 14/ 14