Handleiding. CROW Kennisbank. Contentmangement

Transcriptie

1 Handleiding CROW Kennisbank Contentmangement

2 Inhoudsopgave Inleiding... 2 Hoofdstuk 1 - Navigeren door de inhoudsopgaven Indeling inhoudsopgave wijzigen Selecteren van titels in de navigatie Historie Hyperlinks... 5 Hoofdstuk 2 Zoeken Via Zoek Via Uitgebreid zoeken Zoeken op tekst Zoeken op criteria Resultaten voorzien van een slotje Hoofdstuk 3 Functionaliteiten Notities toevoegen Dossiers aanmaken Favorieten aanmaken Inhoudelijke reactie Hoofdstuk 4 Mijn dossier Notities bekijken en beheren Dossiers bekijken en beheren Dossieronderdelen verplaatsen Dossiers exporteren Zoekopdrachten beheren Favorieten bekijken beheren Hoofdstuk 5 Wijzigingen Bijlage Uitleg van de iconen

3 Inleiding De online kennisbank van CROW bestaat uit CROW uitgaven op het gebied van infrastructuur, verkeer en vervoer en openbare ruimte. De kennisbank is verdeeld in een aantal kennismodules en bevat de volgende hoofdfuncties: 1. Navigeren door de inhoudsopgaven van de opgenomen uitgaven. 2. Zoeken door de kennismodules via de algemene zoekmogelijkheid of via uitgebreid zoeken. Ook kunt u wel of niet het archief doorzoeken. 3. Bewaren en beheren van uw zoekopdrachten, favorieten, notities en dossiers binnen Mijn dossier. 4. Bekijken van inhoudelijke wijzigingen via het tabblad Wijzigingen. Via het CROW-logo kunt u altijd terugkeren naar het startscherm Uw persoonlijke omgeving Zoeken door de kennisbank Een overzicht van de inhoudelijke wijzigingen Navigeren door de inhoudsopgaven 2

4 Hoofdstuk 1 - Navigeren door de inhoudsopgaven 1.1 Indeling inhoudsopgave wijzigen U ziet standaard de indeling van de inhoudsopgave zoals deze door CROW is gemaakt. U kunt de volgorde zelf aanpassen door de kennismodule(s) naar de juiste plek te verslepen. U kunt dit doen door gebruik te maken van de knop volgorde wijzigen. Daarna kunt u dit Annuleren of bevestigen door te kiezen voor Wijziging opslaan. 1.2 Selecteren van titels in de navigatie Door op één van de titels te klikken wordt de kennismodule opengevouwen. Door op het +-teken te klikken kunt u steeds op een dieper niveau de publicatie bekijken. Rechts in het scherm verschijnt dan de tekst. De tekst die u ziet is altijd de laatste versie. U ziet hier ook de publicatiedatum. Het komt voor dat een hoofdstuk of paragraaf geen tekst bevat. In dat geval klikt u een paragraaf op een lager niveau aan. 1.3 Historie Sommige teksten hebben eerdere versies. Om een oude(re) versie van de tekst te bekijken kunt u gebruik maken van de knop Historie. 3

5 U krijgt dan een pop-up waar u de wijziging kunt aanklikken en bekijken. 4

6 Daarna ziet u de historie van de tekst of de oude nummering van die paragraaf. 1.4 Hyperlinks In de tekst zijn ook hyperlinks opgenomen naar bijvoorbeeld andere paragrafen. Door een link aan te klikken opent zich een pop-up met daarin de tekst. U keert weer terug naar uw oorspronkelijke tekst door de pop-up af te sluiten. 5

7 Hoofdstuk 2 Zoeken U kunt op verschillende manieren de informatie in de kennisbank doorzoeken. Bovenin het scherm vindt u de zoekmogelijkheden. Daarnaast kunt u ook aangeven of u door de historie wil zoeken. 2.1 Via Zoek U typt een zoekterm in het witte vlak en klikt op Zoek. Er wordt door de hele kennisbank gezocht. Als u Doorzoek ook historie aanvinkt, dan wordt ook door de oude versies van teksten gezocht. Met deze mogelijkheid kunt u alleen zoeken op tekst. 2.2 Via Uitgebreid zoeken Als u kiest voor Uitgebreid zoeken dan heeft u meerdere mogelijkheden. Uw zoekscherm ziet er dan als volgt uit: Binnen uitgebreid zoeken kunt u zoeken op tekst en op criteria. De mogelijkheden Doorzoek ook historie en Zoek in alle beschikbare CROW Kennismodules zijn standaard aangevinkt. 6

8 2.2.1 Zoeken op tekst U kunt zoeken op: 1. Elk van de door u opgegeven woorden. Het systeem zoekt naar documenten waar beide termen in voorkomen. 2. Een exacte combinatie van woorden. Het systeem zoekt naar documenten waar deze woordcombinatie exact in voorkomt. 3. Eén of meerdere van de door u opgegeven woorden. Het systeem zoekt naar documenten waar OF de term rijstrook OF de term rijbaan in voorkomt. 4. Zonder de door u opgegeven woorden. Het systeem zoekt naar documenten waar de term rijbaan niet in voorkomt. 7

9 5. Of combinaties van verschillende zoekvelden. Het systeem zoekt naar documenten waar de term rijstrook wel in voorkomt, maar de term rijbaan juist niet. De zoekmachine is niet hoofdlettergevoelig, de woorden Rijbaan en rijbaan zullen beide worden gevonden ook als u op één van deze termen zoekt. Typefouten in het zoekveld en typefouten in een publicatie zullen niet tot een gewenst resultaat leiden. Tip: Als een woord meerdere uitgangen heeft, bijvoorbeeld fietsen(rek) of fietsen(stalling), dan kunt u volstaan met het ingeven van een deel van het woord gevolgd door een *. Bijvoorbeeld: fiets* Nu vindt de zoekmachine alle woorden die met fiets beginnen. Deze optie is alleen mogelijk in het bovenste zoekveld. Zoekresultaten Wat wordt gevonden? - Paragrafen en bijlagen en andere onderdelen van publicaties waarin de opgegeven woorden (zoektermen) voorkomen. Resultatenlijst Nadat de zoekopdracht is verwerkt door de zoekmachine wordt er een resultaat gegenereerd. De termen waar u op heeft gezocht zijn geel gemarkeerd. 8

10 Het zoekresultaat kan binnen de kennisbank op twee manieren worden gesorteerd, te weten op relevantie (standaard instelling) en op publicatiedatum (meest recente bovenaan). U kunt in het scherm aan de linkerkant steeds een verdere selectie maken door een module aan te klikken. U ziet dan het aantal treffers binnen de publicaties van die module. Vervolgens kunt u de publicaties openen en de onderliggende delen met treffers bekijken. Door te klikken op de module klapt de lijst weer in. 9

11 2.2.2 Zoeken op criteria Rechtsboven in het scherm ziet u de mogelijkheid van zoeken op criteria. U kunt in twee publicaties op deze manier zoeken 1. ASVV 2. Werk in Uitvoering. Na de keuze voor de publicatie krijgt u verschillende vervolgopties. U kunt hierin verder selecteren, maar dat is niet verplicht. Hierna komt u bij de verwijsbladen of criteria die voor u van belang zijn. Zoekresultaten Wat wordt gevonden? - Paragrafen, bijlagen en andere onderdelen van publicaties. Resultatenlijst Nadat de zoekopdracht is verwerkt door de zoekmachine wordt er een resultaat gegenereerd. Door het resultaat aan te klikken opent zich rechts een scherm met de daarin voor u relevante tekst. 10

12 Na het zoeken op criteria kan een resultaat worden gekozen. Dan verschijnt het volgende scherm. 11

13 Dit resultaat kan worden vergeleken met aan ander resultaat. U krijgt dan een scherm als hieronder. 2.3 Resultaten voorzien van een slotje Na een zoekopdracht krijgt u een lijst met zoekresultaten op het scherm. Als u geen licentie heeft voor alle modules binnen de kennisbank, dan ziet u bij sommige resultaten een slotje staan. Dit betekent dat u met uw licentie geen toegang heeft tot de inhoud. Heeft u deze informatie wel nodig, dan kunt u de licentie uitbreiden. 12

14 Hoofdstuk 3 Functionaliteiten De in dit hoofdstuk beschreven functionaliteiten zijn alleen beschikbaar als u via Mijn CROW inlogt. 3.1 Notities toevoegen Overal waar u in het scherm deze iconen tekst. aantreft kunt u een notitie toevoegen aan de Een notitie koppelt u altijd aan een paragraaf. Het aanmaken van een notitie doet u door te klikken op een van de bovenstaande iconen. De iconen hebben allemaal dezelfde functie. De kleur geel betekent dat u al een notitie heeft aangemaakt bij deze paragraaf. Zodra u klikt op de icoon bij een tekst krijgt u een pop-up scherm te zien waar u een titel en omschrijving kunt plaatsen. U kunt later deze notitie ook bekijken en beheren via Mijn dossier. Nadat u het notitiescherm heeft ingevuld en op Opslaan heeft geklikt, ziet u direct een geel icoon bovenaan verschijnen. U kunt zoveel notities toevoegen als u wilt. Als u een notitie wilt bekijken kunt u klikken op het gele icoon. Vervolgens verschijnt een scherm waar u de notitie kunt openen. 13

15 3.2 Dossiers aanmaken Overal waar u in het scherm dit icoon aantreft kunt u gedeelten van de tekst (tekst/figuren/tabellen) kopiëren naar uw eigen dossier in de kennisbank. Dat doet u door de betreffende tekst te selecteren met de muis en te klikken op het icoon. De tekst wordt dan direct geplaatst in het veld, dat u zelf kunt voorzien van een titel. U kunt ook de tekst toevoegen aan een bestaand dossier. Uw toevoeging aan het dossier wordt bewaard in Mijn dossier. 14

16 3.3 Favorieten aanmaken Overal waar u in het scherm dit icoon aantreft kunt u paragrafen als favoriet opslaan, zodat u sneller de voor u relevante tekst weer kunt raadplegen via Mijn dossier. Als u klikt op het icoontje dan wordt de paragraaf als favoriet opgeslagen. 3.4 Inhoudelijke reactie Als u wilt reageren op de inhoud van de Kennisbank of u wilt ons attent maken op bepaalde zaken, dan kunt u gebruik maken van de reageerknop. U krijgt dan het volgende scherm te zien. Wij zullen uw reacties verzamelen en periodiek gaan bespreken met een werkgroep. Mogelijk kan dit weer leiden tot aanpassingen in de inhoud. 15

17 Nadat u de reactie heeft verstuurd, keert u terug naar uw vorige scherm. 16

18 Hoofdstuk 4 Mijn dossier De in dit hoofdstuk beschreven functionaliteiten zijn alleen beschikbaar als u via Mijn CROW inlogt. Mijn dossier is de persoonlijke omgeving van u als gebruiker. Elke gebruiker kan daarin zijn eigen: - aangemaakte notities bij de paragrafen bekijken en beheren; - dossiers aanmaken en uitbreiden en desgewenst ook exporteren naar Word; - zoekopdrachten bewaren, en - favorieten opslaan 4.1 Notities bekijken en beheren Door op de titel van een notitie te klikken gaat u direct naar de paragraaf waar de notitie aan toegevoegd is. Door op te klikken kunt u de notitie bewerken. Met het verwijdert u de notitie. U kunt de notities sorteren op Titel (van kennismodule) door in de betreffende blauwe balk te klikken. Er verschijnt dan een sorteerpijl. 4.2 Dossiers bekijken en beheren U opent het dossier door te klikken op. Via het icoon kunt u het dossier (of delen ervan) exporteren naar Word (zie hiervoor hoofdstuk 3 voor meer uitleg). Als u op het in één keer het dossier of het dossieronderdeel. klikt verwijdert u 17

19 4.2.1 Dossieronderdelen verplaatsen Om onderdelen van een dossier te verplaatsen naar een ander dossier, gaat u naar Mijn dossier. U opent met een dossieronderdeel. Vervolgens gaat u naar dossiertitel en kiest het dossier uit waar u het onderdeel wilt hebben. Kies vervolgens voor opslaan Dossiers exporteren U heeft twee mogelijkheden als u een dossier of een gedeelte daarvan wilt exporteren naar Word. 1. Bij het aanmaken van een dossier klikt u op in het scherm. 18

20 2. U gaat naar Mijn dossiers en klikt op. Vervolgens krijgt u een scherm waarin u gevraagd wordt of u wilt openen, opslaan of annuleren. Als u kiest voor Opslaan, dan wordt het bestand gedownload. Als u naar de opgegeven locatie gaat, treft u een zip-bestand aan. Pak het zip-bestand uit via rechtermuisknop en Alles uitpakken. 19

21 Kies voor Uitpakken. 20

22 Klik op het bestand om het gehele dossier te openen in Word. 4.3 Zoekopdrachten beheren U kunt een zoekopdracht bewaren door te kiezen voor Zoekopdracht opslaan. Deze zoekopdracht komt dan in Mijn dossier te staan. U kunt nu op ieder moment dezelfde zoekopdracht nog een keer uitvoeren. Als u op het klikt verwijdert u de zoekopdracht. U kunt de zoekopdrachten sorteren op Datum of Omschrijving door in de blauwe balk te klikken. Er verschijnt dan een sorteerpijl in de betreffende blauwe balk. 21

23 4.4 Favorieten bekijken beheren Via Mijn dossier kunt u uw favorieten bekijken. U kunt op deze manier heel snel naar de voor u relevante (en bewaarde) paragraaf gaan. Met het verwijdert u de favoriet. U kunt de favorieten sorteren op Titel, Bron of Datum door in de blauwe balk te klikken. Er verschijnt dan een sorteerpijl in de betreffende blauwe balk. 22

24 Hoofdstuk 5 Wijzigingen Op het tabblad Wijzigingen ziet u het overzicht van alle inhoudelijke wijzigingen die zijn aangebracht in de Kennisbank. De wijziging bestaat uit: - de datum van de wijziging; - de link naar de nieuwe tekst, en - een korte omschrijving van de wijziging. U kunt de wijzigingen sorteren op Datum, Bron of Wijziging door in de blauwe balk te klikken. Er verschijnt dan een sorteerpijl. 23

25 Bijlage Uitleg van de iconen Sla deze paragraaf op als favoriet. Kopieer de gemarkeerde tekst naar een dossier. Voeg notitie toe aan deze tekst. Als de icoon geel gekleurd is, kunt u zien dat aan deze tekst ook al notities zijn toegevoegd. Voeg notitie toe aan deze tekst. Print deze tekst. Meld uw inhoudelijke reactie aan CROW. Vergelijk het gevonden document met andere resultaten uit uw resultatenlijst of met andere beschikbare figuren binnen hetzelfde hoofdstuk. Zoeken naar een woord in de tekst op de pagina. Open de notitie of het dossier om deze te bekijken. Exporteer het gehele dossier in een keer naar Word. Van daaruit kunt u zelf de gekopieerde stukjes op de juiste plek neerzetten. Uw licentie verleent u geen toegang tot deze informatie. Verwijder dit item (bij Mijn dossier). 24