Handleiding Digitaal Loket

Transcriptie

1 Wat is het Digitaal Loket SAZAS? Het Digitaal Loket SAZAS vindt u op Het Digitaal Loket bevat de gegevens van uw verzuimverzekering. Het is uw verzekeringsdossier. Zo kunt u snel en gemakkelijk al uw gegevens terugvinden. U kunt hier werknemers aan- of afmelden. U kunt hier het vast verzekerd loon doorgeven of de gegevens van uw werknemers muteren. Ook kunt u hier digitaal ziek- en herstelmeldingen aan ons doorgeven. Kortom, u kunt hier snel en gemakkelijk op uw moment de werknemersadministratie uitvoeren. Inloggen en startscherm U gaat naar onze website Op de homepage kunt u rechts bovenin direct naar het Digitaal Loket gaan. Klik op login en u komt in het inlogscherm. Toets hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Gebruikersnaam: nummer bedrijf (11 cijfers, beginnend met een 7 en eindigend op Tussen de cijfers staan geen punten.) Wachtwoord: Het wachtwoord heeft u per post ontvangen. Daarna drukt u op de toets login. Let op: Wij raden u aan om na de eerste keer inloggen het wachtwoord te wijzigen om misbruik door derden te voorkomen. Kies een wachtwoord dat u zelf goed kunt onthouden. U kiest een wachtwoord van minimaal 6 en maximaal 12 karakters (minimaal 2 cijfers en 4 letters) in willekeurige volgorde. Wachtwoord vergeten? Stuur een naar SAZAS@verzuimdata.nl met daarin uw gebruikersnaam (nummer bedrijf) en de mededeling dat u uw wachtwoord vergeten bent. U krijgt dan een mail terug met daarin uw wachtwoord, waarna u kunt inloggen.

2 Startscherm Als startscherm wordt altijd uw actuele werknemersoverzicht getoond. Handleiding Digitaal Loket Naast het actuele overzicht kunt u ook kiezen voor andere overzichten via de filter rechts in het midden van de pagina.

3 U vindt de volgende zaken op het startscherm: Handleiding Digitaal Loket Bedrijfsgegevens 1. Info Hier vindt u uw debiteurennummer en contactgegevens. 2. Contactpersoon Hier kunt u uw contactgegevens vastleggen. U dient hier ook het loonheffingennummer en het UWV-aansluitnummer te registreren. Indien het UWV-aansluitnummer niet bekend is, dient u 15 maal 0 in te voeren. ( ). Wanneer u deze gegevens heeft vastgelegd door op de knop Verzenden te drukken, kunt u deze gegevens terugvinden bij Info. (deze gegevens zijn voor uw eigen administratie). 3. Help Deze knop vindt u op elke pagina linksboven. Als u hierop klikt, krijgt u een extra pagina op uw scherm. Op deze pagina vindt u voor elk onderdeel extra informatie om u verder op weg te helpen tijdens het invullen van de gegevens. Nadat u de informatie hebt gelezen, sluit u deze paginas met de x in de rechter bovenhoek. Er gaan geen gegevens verloren van uw andere pagina als u de Help-pagina(s) sluit. 4. Werknemer toevoegen Wanneer u een (nieuwe) werknemer wilt verzekeren, vult u hier zijn gegevens in: Een uitgebreidere beschrijving vindt u verderop in deze handleiding onder Aanpassen werknemergegevens. 5. Uitloggen of afsluiten U verlaat uw persoonlijke paginas door op de knop Uitloggen te klikken. Op deze manier sluit u veilig uw invoer af en gaan er geen gegevens verloren. Zoeken werknemer via U kunt hier een werknemer opzoeken op naam of BSN (sofinummer) of op het door SAZAS toegekende personeelsnummer. Werknemers lijst 1. Wijzig Hier kunt u de werknemergegevens wijzigen. Een uitgebreidere beschrijving vindt u verderop in deze handleiding onder Aanpassen werknemergegevens. 2. Naar verzuim Hier kunt u verzuimmeldingen bekijken en aanpassen. Een uitgebreidere beschrijving vindt u verderop in deze handleiding onder Verzuimmeldingen.

4 Onderin de pagina Handleiding Digitaal Loket 1. Wijzig wachtwoord Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen. 2. Loonmutaties Hier kunt u loonmutaties doorgeven: Wanneer u meerdere loonmutaties met dezelfde ingangsdatum wilt invoeren, kunt u gebruik maken van de optie Loonmutaties. U komt nu op een tussenscherm, de Startpagina Loonmutaties. Hier kunt u een ingangsdatum invoeren vanaf welke dag de lonen van kracht zijn. U drukt nu op Verder. In het volgende scherm vindt u een overzicht van alle werknemers die volgens onze gegevens een arbeidsverhouding met u hebben. Per werknemer staat het meest recente vast verzekerd jaarloon ingevuld. In dit scherm kunt u een wijziging van het vast verzekerd jaarloon (per werknemer) opgeven. Het vast verzekerd jaarloon bestaat uit het bruto maandsalaris x 12 vermeerderd met de vaste toeslagen die gelden voor elke werknemer, zoals vakantietoeslag en eindejaars- en winstuitkeringen, ploegentoeslag, provisie en overwerk. Overwerk moet alleen worden meegeteld als het een structureel component van het jaarloon is. U dient op de knop Opslaan te drukken om de wijziging voor de werknemer definitief te maken. Door op de knop Printen te drukken, krijgt u een totaaloverzicht van de jaarloonmutaties op uw scherm te zien. U kunt dit overzicht afdrukken voor uw eigen administratie. Let op: Op basis van deze gegevens berekenen wij uw premiefacturen en uitkeringen, het is dus belangrijk dat u deze gegevens goed onderhoudt. Aanpassen werknemergegevens 1. Nieuwe werknemers in dienst melden Vanuit de Werknemerslijst kunt u kiezen voor Werknemer toevoegen. Met deze optie kunt u een nieuwe werknemer in dienst melden.

5 U krijgt een nieuw scherm, werknemer stamgegevens. Op deze pagina kunt u alle voor de verzekering benodigde gegevens invullen. De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. Halverwege de pagina dient u aan te geven of u een loondoorbetalingsverplichting heeft. Indien bij de werknemer sprake is van een WAO/WIA-verleden, of als er sprake is van een arbeidshandicap of WAJONG, kiest u hier voor nee. In deze gevallen verzorgt het UWV de uitkering op verzuimmeldingen. (Indien er sprake is van bovengenoemde gevallen, dient u tevens de UWVbeslissing naar ons toe te sturen.) Onderaan de pagina dient u het vast verzekerd loon op te geven. Het vast verzekerd jaarloon bestaat uit het bruto maandsalaris x 12 vermeerderd met de vaste toeslagen die gelden voor elke werknemer, zoals vakantietoeslag en eindejaars- en winstuitkeringen, ploegentoeslag, provisie en overwerk. Overwerk moet alleen worden meegeteld als het een structureel component van het jaarloon is. Let op! Het jaarloon (= vast verzekerd jaarloon) geeft u altijd op voor een heel jaar, ook al treedt uw werknemer gedurende het jaar in of uit dienst.

6 Voorbeeld: Vaste verdiensten Uw werknemer ontvangt een salaris van 2.000,- bruto per maand. Het vast verzekerd loon is 12 x 2.000,- = ,- (exclusief de vaste toeslagen) Dit bedrag hoeft u dus NIET aan te passen als uw werknemer na 6 maanden uit dienst treedt, want SAZAS zorgt namelijk automatisch voor een juiste omrekening (6/12 x ,- = ,-) Wisselende verdiensten Een werknemer met wisselende verdiensten werkt gedurende een periode van 3 maanden bij u. Hij heeft gewerkt tegen een totaal salaris van 1.800,-. U rekent nu zelf het vast verzekerd loon om: 1.800,- : 3 = gemiddeld 600,- per maand x 12 = vast verzekerd loon van 7.200,- voor deze werknemer. 2. Een werknemer aanmelden die eerder in dienst is geweest. Een werknemer die eerder in dienst is geweest kunt u eenvoudig aanmelden. U dient deze werknemer niet opnieuw toe te voegen, maar u dient het oude dienstverband te wijzigen. Door op het startscherm de filter aan te passen naar beºindigde dienstverbanden, krijgt u een overzicht van werknemers die de afgelopen 3 jaar uit dienst zijn gegaan. Via de optie wijzig naast de naam van de werknemer komt u in de stamgegevens van de werknemer. In dit scherm kunt u de werknemer weer aanmelden: U dient het volgende aan te passen: 1) Datum uit dienst: verwijderen. 2) Reden uit dienst: verwijderen door te kiezen voor de onderste blanco optie. 3) Datum in dienst: nieuwe in dienst datum invullen. Let op, de Afdeling begindatum past u niet aan. 4) Nieuw vast verzekerd loon opgeven per nieuwe in dienst datum. Let op, indien u een werknemer wilt aanmelden die langer dan 3 jaar geleden uit dienst is getreden, ziet u de werknemer niet meer terug onder de beºindigde dienstverbanden. In dit geval kunt u het dienstverband niet aanpassen en dient u een mail met de gegevens te sturen naar sazas@verzuimdata.nl.

7 3. Werknemergegevens wijzigen Wanneer u gegevens van uw werknemer wilt wijzigen, kan dat vanuit de Werknemerslijst. Wanneer u op wijzig klikt, komt u in het scherm Werknemer stamgegevens en Werknemer verzekeringsgegevens. U kunt hier uw wijziging(en) doorvoeren, waarna u op de knop Verzenden links onder klikt. De wijziging wordt alleen in de stamgegevens overgenomen als u deze heeft bevestigd via de knop Verzenden. 4. Werknemers uit dienst melden Om de werknemer uit dienst te melden, gaat u vanaf de Werknemerslijst naar Wijzig. U komt dan in het scherm Werknemer stamgegevens. Op deze pagina vult u de datum en reden uit dienst in. Let op: vul hier altijd een datum tot en met de laatste dag van het dienstverband in. Verzuimmeldingen In het startscherm ziet u naast de naam van de werknemer de optie verzuim staan. Als u op deze knop drukt komt u in het verzuimscherm terecht. In dit scherm kunt u verzuimmeldingen bekijken, doorgeven en wijzigen.

8 1. Een nieuwe verzuimmelding doorgeven Door op de knop nieuwe verzuimmelding te drukken, kunt u een nieuwe verzuimmelding doorgeven. U komt in het volgende scherm:

9 U krijgt nu een aantal velden te zien waar u de gegevens kunt invullen. Datum ziek Hier vult u de 1 e verzuimdag in. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 40 dagen in het verleden ligt. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar SAZAS@verzuimdata.nl. Beroepsziekte U zet het veld Beroepsziekte op Ja als de ziekmelding is veroorzaakt door het werk, denk hierbij aan: zo nosen, eczeem, RSI, boerenlong of andere (agrarische) beroepsziekten. Percentage ziek / AO Hier vult u het percentage in dat uw werknemer arbeidsongeschikt (= AO) is bij aanvang van het verzuim. Meestal is dit 100%. Het kan ook zo zijn dat iemand niet volledig arbeidsongeschikt is. U vult dan bijvoorbeeld 50 (%-teken niet toevoegen) in als iemand halve dagen arbeidsongeschikt is. Ziekcode Hier geeft u de ziekcode op. Indien dit afwijkt van de gegeven opties, kiest u voor Verzuim overig. Vangnet Het veld Vangnet is een verplicht veld. U vult bij het veld Vangnet alleen iets anders dan geen in als het verzuim niet onder de normale verzuimregeling valt en het gaat om verzuim met bijzondere aspecten (vastgesteld door de overheid). Voorbeelden hiervan zijn: zwangerschapsverlof, adoptieverlof of ziek ten gevolge van zwangerschap. Actie U kunt hier kiezen voor conform contract of spoedcontrole. Voor de inzet van een spoedcontrole dient u ook te bellen naar Achmea Vitale Aansprakelijkheid derden Indien een derde partij aansprakelijk is voor het verzuim, kiest u hier voor ja. Datum verwacht herstel Indien u bij herstel binnen 2 weken verwacht heeft gekozen voor ja, dient u de datum verwacht herstel in te vullen. Contactpersoon Hier vult u de gegevens in van de contactpersoon die benaderd kan worden over de verzuimmelding. Verpleegadres Indien dit adres afwijkt van het huisadres, dienen deze velden te worden ingevuld.

10 2. Een herstelmelding doorgeven Let op: Klik NIET op Wijzig als u een (gedeeltelijke) herstelmelding wilt doen! Maak altijd een nieuwe herstelmelding aan. - Volledig hersteld: Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop Naar hersteld. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: Datum hersteld/einde verzuim U geeft hier de datum van volledig herstel op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar SAZAS@verzuimdata.nl. Herstelcode U kiest hier voor Wijziging % AO. Vervolgens kiest u voor Volledig hersteld. - Gedeeltelijk hersteld: Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop Naar hersteld. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: Datum hersteld/einde verzuim U geeft hier de datum van wijziging verzuim op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar SAZAS@verzuimdata.nl. Herstelcode U kiest hier voor Wijziging % AO. Vervolgens kiest u voor Ingave percentage ziek. In het veld Nieuw percentage ziek/ao geeft u het nieuwe % op.

11 3. Een wijziging van het arbeidsongeschiktheidspercentage doorgeven Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop Naar hersteld. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: Datum wijziging verzuim U geeft hier de datum van wijziging verzuim op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar SAZAS@verzuimdata.nl. Herstelcode U kiest hier voor Wijziging % AO. - Indien werknemer gedeeltelijk arbeidsongeschiktheid blijft, kiest u voor Ingave percentage ziek en geeft u in het veld Nieuw percentage ziek/ao het nieuwe % op. - Indien werknemer volledig arbeidsongeschiktheid is, kiest u voor Volledig ziek. 4. Een werknemer ziek uit dienst melden Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop Naar hersteld. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: Datum hersteld/einde verzuim U geeft hier de datum uit dienst op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar SAZAS@verzuimdata.nl. Herstelcode U kiest hier voor ziek uit dienst. Vervolgens kiest u voor Volledig hersteld. Let op, wanneer u een werknemer ziek uit dienst meldt, kiest u voor de optie Volledig hersteld. Let op, na het verzenden van deze gegevens dient u de werknemer nog uit dienst te melden.