HANDLEIDING OUDER Versie:

Transcriptie

1 HANDLEIDING OUDER Versie:

2 Inhoudsopgave 1 Snelstart Inloggen Wachtwoord vergeten? Gastouderbureau Wachtwoord aanpassen Overzichten Informatie Overzichten Betalingen Facturen en betalingen Jaaroverzicht Persoonlijke gegevens Gezin Gezinsgegevens bewerken Ouders Details ouders Oudergegevens bewerken Ouder toevoegen Kinderen Details kinderen Kindgegevens bewerken Kind toevoegen Contactpersonen Details contactpersonen Contactpersoongegevens bewerken Contactpersoon toevoegen Contracten Details contracten Kinderen Gastouders Details gastouder GOB-registraties Details GOB-registraties Factuurbeheer gastouderbureau Kopiefactuur Details factuur Organisaties Details organisatie...20

3 1 Snelstart Hieronder vindt u een korte uitleg van uw login. In de rest van de handleiding vindt u de uitgebreide beschrijving. Ga naar en log in met uw gebruikersnaam (mailadres) en wachtwoord. Klik in de rechter bovenhoek op uw naam, en daarna op 'Mijn gegevens' om uw wachtwoord te wijzigen. Klik in het menu op 'Informatie' om de door Opvangapp beschikbaar gestelde informatie te bekijken. Klik in het menu op 'Betalingen' om de actuele status te zien van uw betalingen of om uw jaaroverzicht te bekijken. Klik in het menu op 'Persoonlijke gegevens' om de algemene gegevens van uw gezin (gezinsadres, vast telefoonnummer en correspondentie mailadres), de persoonlijke gegevens van de ouder(s)/verzorger(s), de kinderen en uw contactpersonen aan te passen en in te zien. Zodra u op de naam van een persoon klikt, opent u alle details van die persoon. Klik in het menu op 'Gastouders' om de gastouders te zien die op uw kinderen (gaan) passen. Klik in het menu op 'Gastouderbureau' om uw ontvangen facturen te bekijken. Klik in het menu op 'Organisaties' om de gegevens van het gastouderbureau te bekijken waarbij u bent aangesloten. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 3

4 2 Inloggen Klik op de volgende link: U krijgt vervolgens onderstaand scherm in beeld. Mocht dit niet lukken, kopieert u de volledige link en plakt u die in de adresbalk van uw internetbrowser. Let op: Het is belangrijk dat u gebruik maakt van een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan het slotje in de adresbalk. Vul bij ' ' het juiste mailadres in. Vul bij 'Wachtwoord' het wachtwoord in dat bij het ingevulde mailadres hoort. Vink 'Onthoud me' aan om deze gegevens op te slaan, zodat u de volgende keer automatisch ingelogd wordt. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 4

5 3 Wachtwoord vergeten? Indien u het wachtwoord bent vergeten, klik dan op de knop 'Wachtwoord vergeten?' Vul bij ' ' het juiste mailadres in Klik op de knop 'Zend me instructies hoe mijn wachtwoord te resetten'. U ontvangt deze instructies op het opgegeven mailadres. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 5

6 4 Gastouderbureau Zodra u bent ingelogd, ziet u de gegevens van het gastouderbureau waarbij u bent aangesloten. Mocht dit onjuist zijn, neemt u contact met ons op telefoonnummer of mailadres info@kiss4kids.nl. 5 Wachtwoord aanpassen Klik in de rechter bovenhoek op uw naam, waardoor het menu 'Mijn gegevens' en 'Uitloggen' verschijnt. Klik op 'Mijn gegevens' Klik op de knop 'Bewerk' Vul bij 'Wachtwoord' uw gewenste wachtwoord in. Vul bij 'Wachtwoord bevestigen' nogmaals uw gewenste wachtwoord in. Klik op de knop 'Login bewaren' om uw wachtwoord te wijzigen. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 6

7 6 Overzichten Informatie Onder dit menu-item kunt u de informatie terugvinden die door Opvangapp beschikbaar is gesteld. Een voorbeeld hiervan is deze handleiding. Klik onderin de blauwe balk op Overzichten-'Informatie', waarna onderstaand scherm zichtbaar wordt. Klik op de naam van het document om het betreffende document in een nieuw tabblad te openen. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 7

8 7 Overzichten Betalingen Onder dit menu-item kunt u de status van de betalingen inzien en uw jaaroverzicht bekijken. Klik onderin de blauwe balk op Overzichten-'Betalingen', waarna onderstaand scherm zichtbaar wordt. Via de jaarselectie aan de rechterzijde kunt u de overzichten van andere jaren bekijken. 7.1 Facturen en betalingen Op dit tabblad ziet u de facturen die het gastouderbureau voor u gemaakt heeft. Bovenin ziet u een samenvatting van het betreffende jaar; wat is het eindsaldo van vorig jaar, wat is het bedrag dat u dit jaar moet betalen en wat heeft u dit jaar reeds betaald. Bij 'Facturen boekjaar 2014' ziet u de details van alle facturen die de opvang van 2014 betreffen. Bij 'Betalingen kalenderjaar 2014' ziet u alle betalingen die Stichting Derdengelden Gastouderopvang van u ontvangen heeft in U ziet de mutaties zoals deze op de bankrekening van Stichting Derdengelden Gastouderopvang zichtbaar zijn. De betalingen en facturen worden dagelijks (op werkdagen) in de ochtend bijgewerkt. 7.2 Jaaroverzicht Op dit tabblad ziet u een overzicht van het betreffende jaar. Dit overzicht wordt bijgewerkt, zodra er een nieuwe factuur in het overzicht 'Facturen en betalingen' wordt toegevoegd. Dit overzicht kunt u na afloop van het jaar gebruiken voor het bekijken van uw afgenomen kinderopvang. Tevens ontvangt u na afloop van het jaar, als u alle facturen voldaan heeft, per mail uw officiële jaaropgave. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 8

9 8 Persoonlijke gegevens Onder dit menu-item kunt u uw persoonlijke gegevens, zoals uw persoonsgegevens, de leden van uw gezin en uw contactpersonen inzien en bewerken. Tevens kunt u uw contracten inzien. Klik onderin de blauwe balk op 'Persoonlijke gegevens' om onderstaand scherm te openen. 8.1 Gezin Op het tabblad 'Gezin' ziet u het gezinsadres, het vaste telefoonnummer en het mailadres waarnaar o.a. de facturen verzonden worden Gezinsgegevens bewerken Klik op de knop 'Bewerk', indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn. In dit scherm kunt u de naam van uw gezin, het gezinsadres, het vaste telefoonnummer en het mailadres waarop bijvoorbeeld de facturen verzonden worden aanpassen en/of aanvullen. Let op: Woont één van de ouders op een ander adres of hebben zij één mobiel telefoonnummer en/of werktelefoonnummer, dan wijzigt u dit niet in dit scherm. (In paragraaf komt dit aan bod.) Tevens kunt in dit scherm een dagnummer opgegeven waarop u wenst dat de facturen aangemaakt worden. Indien u graag wilt, dan dit op de 1e van de maand gebeurt, dan vult u '1' in. Let op: Het invullen van een voorkeursdag biedt geen enkele garantie. Het gastouderbureau is bij facturatie afhankelijk van het tijdstip waarop de gastouder uren registreert en zij bepalen te allen tijde of zij aan uw wens tegemoet kunnen komen. Klik op de knop 'Gezin bewaren' om de wijzigingen op te slaan. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 9

10 8.2 Ouders Op het tabblad 'Ouders' ziet u enkele basisgegevens van de ouder(s)/verzorger(s) die onderdeel zijn van uw gezin Details ouders Klik op de naam van deze ouder/verzorger om de details, zoals de persoonsgegevens, de kinderen en het bijbehorende contract van deze persoon in te zien. Op het tabblad 'Ouder' ziet u alle persoonsgegevens van deze ouder/verzorger. Klik op het eerste tabblad op de knop 'Gezin' om terug te keren naar de gegevens van het gezin. Klik op de knop 'Bewerk', indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn (zie paragraaf 8.2.2). Op de overige tabbladen ziet u enkele basisgegevens van de kinderen en van het contract of contractvoorstel. Op het tabblad 'Contracten (gastouderbureau)' ziet u bijvoorbeeld de gegevens van uw contract(voorstel): Klik in de lijst op het contractnummer om de details van het contract of het contractvoorstel in te zien. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 10

11 8.2.2 Oudergegevens bewerken Klik in het scherm van paragraaf 8.2 op de knop 'Bewerken' achteraan de regel om de gegevens van de betreffende ouder/verzorger direct te bewerken. In dit scherm kunt u alle gegevens van deze ouder/verzorger aanpassen en/of aanvullen. Vult u alle gegevens zo volledig mogelijk in. De meisjesnaam vult u in indien deze afwijkt van de huidige achternaam, bijvoorbeeld doordat u getrouwd bent. Bij geboorte heette u bijvoorbeeld De Jong en nu Janssen de Jong, dan is uw meisjesnaam De Jong en vult u dat als volgt in: Voor het invullen van de geboortedatum gebruikt u de volgende notatie: dd-mm-jjjj. Het BurgerServiceNummer (BSN) hebben wij nodig voor de verplichte uitwisseling van de gegevens met de Belastingdienst in verband met de kinderopvangtoeslag. U vindt dit nummer bijvoorbeeld op uw rijbewijs of zorgpas. Woont deze ouder/verzorger op een ander adres dan de rest van uw gezin, dan zet u het vinkje uit bij 'Adres gelijk aan gezinsadres' zodat u de mogelijkheid krijgt een afwijkend adres op te geven. Let op: Woont uw volledige gezin op een ander adres of wilt u uw vaste telefoonnummer invoeren/wijzigen, dan wijzigt u dit niet in dit scherm (zie paragraaf 8.1.1). Klik op de knop 'Ouder bewaren' om de wijzigingen op te slaan Ouder toevoegen Klik in het scherm van paragraaf 8.2 op de knop 'Voeg ouder toe' om een ouder/verzorger aan uw gezin toe te voegen. U vult de nieuwe gegevens van deze ouder/verzorger in volgens de instructies van paragraaf Om de gegevens te bewaren, drukt u echter op de knop 'Ouder toevoegen' in plaats van 'Ouder bewaren'. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 11

12 8.3 Kinderen Op het tabblad 'Kinderen' ziet u enkele basisgegevens van de kinderen die onderdeel zijn van uw gezin. Let op: Indien u een ander kind ook wilt aanmelden voor gastouderopvang, neemt u contact op met uw gastouderbureau. Een kind toevoegen in dit scherm is onvoldoende! Details kinderen Klik op de naam van een kind om de details, zoals de persoonsgegevens en het bijbehorende contract, in te zien. Op het tabblad 'kind' ziet u alle persoonsgegevens van dit kind. Klik op het eerste tabblad op de knop 'Gezin' om terug te keren naar de gegevens van het gezin. Klik op de knop 'Bewerk', indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn (zie paragraaf 8.3.2). Op het tabblad 'Contracten (gastouderbureau)' ziet u enkele basisgegevens van het contract of contractvoorstel van dit kind. Klik in de lijst op het contractnummer om de details van het contract of het contractvoorstel in te zien. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 12

13 8.3.2 Kindgegevens bewerken Klik in het scherm van paragraaf 8.3 op de knop 'Bewerken' achteraan de regel om de gegevens van de betreffende ouder/verzorger direct te bewerken. In dit scherm kunt u alle gegevens van dit kind aanpassen en/of aanvullen. Vult u alle gegevens zo volledig mogelijk in. Voor het invullen van de geboortedatum gebruikt u de volgende notatie: dd-mm-jjjj. Let op: U zet alleen een vinkje bij 'Onbekende geboortedatum, indien u nog in verwachting bent van dit kind. Het BurgerServiceNummer (BSN) hebben wij nodig voor de verplichte uitwisseling van de gegevens met de Belastingdienst in verband met de kinderopvangtoeslag. U vindt dit nummer bijvoorbeeld op de zorgpas van het kind of het uittreksel van de gemeentelijke basisadministratie. Klik op de knop 'Kind bewaren' om de wijzigingen op te slaan Kind toevoegen Klik in het scherm van paragraaf 8.3 op de knop 'Voeg kind toe' om een kind aan uw gezin toe te voegen. Let op: Indien u het toegevoegde kind ook wilt aanmelden voor gastouderopvang, neemt u contact op met uw gastouderbureau. Een kind toevoegen in dit scherm is onvoldoende! U vult de nieuwe gegevens van het kind in volgens de instructies van paragraaf Om de gegevens te bewaren, drukt u echter op de knop 'Kind toevoegen' in plaats van 'Kind bewaren'. 8.4 Contactpersonen Op het tabblad 'Contactpersonen' ziet u personen die als contactpersoon voor uw gezin zijn ingevuld. Deze gegevens zijn zowel voor uw gastouderbureau als uw gastouder(s) zichtbaar. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 13

14 8.4.1 Details contactpersonen Klik op de naam van een contactpersoon om de details in te zien. In dit scherm ziet u de contactgegevens van deze contactpersoon. Klik op de knop 'Gezin' om terug te keren naar de gegevens van het gezin. Klik op de knop 'Bewerk', indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn (zie paragraaf 8.4.2) Contactpersoongegevens bewerken Klik in het scherm van paragraaf 8.4 op de knop 'Bewerken' achteraan de regel om de gegevens van de betreffende contactpersoon direct te bewerken. In dit scherm kunt u alle gegevens van deze contactpersoon aanpassen en/of aanvullen. Vult u alle gegevens zo volledig mogelijk in. Of u kunt deze persoon als uw contactpersoon verwijderen. Klik op de knop 'Contactpersoon bewaren' om de wijzigingen op te slaan. Klik op de knop 'Verwijderen' om deze contactpersoon te wissen Contactpersoon toevoegen Klik in het scherm van paragraaf 8.4 op de knop 'Voeg contactpersoon toe' om een contactpersoon toe te voegen. U vult de nieuwe gegevens van de contactpersoon in volgens de instructies van paragraaf Om de gegevens te bewaren, drukt u echter op de knop 'Contactpersoon toevoegen' in plaats van 'Contactpersoon bewaren'. 8.5 Contracten Op het tabblad 'Contracten (gastouderbureau)' en/of 'Contracten (kindercentrum)' ziet u enkele basisgegevens van het contract of contractvoorstel staan. Klik op het contractnummer om de gegevens van dit contract in te zien. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 14

15 8.5.1 Details contracten Klik op het contractnummer om de gegevens van het betreffende contract in te zien. Op het tabblad 'Contract' ziet u enkele basisgegevens van het contract of contractvoorstel staan. Klik op het eerste tabblad op de knop 'Gezin' om terug te keren naar de gegevens van het gezin. Op de overige tabbladen ziet u enkele basisgegevens van de personen die onderdeel zijn van het contract of contractvoorstel. Op het tabblad 'Gastouders' ziet u bijvoorbeeld de gegevens van de gastouder die op uw kinderen past: Klik in de lijsten op de naam van een persoon om de details van deze persoon te zien. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 15

16 9 Kinderen Onder dit menu-item kunt u uw kinderen inzien en bewerken. Klik onderin de blauwe balk op 'Kinderen' om onderstaand scherm te openen. Let op: Indien u een ander kind ook wilt aanmelden voor gastouderopvang, neemt u contact op met uw gastouderbureau. Een kind toevoegen in dit scherm is onvoldoende! Zie paragraaf 8.3 voor het inzien en bewerken van de kindgegevens. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 16

17 10 Gastouders Onder dit menu-item kunt u de gegevens inzien van de gastouders waarmee u een contract heeft. Klik onderin de blauwe balk op 'Gastouders', waarna onderstaand scherm zichtbaar wordt. In dit scherm ziet u enkele basisgegevens van de gastouder(s) die op uw kinderen past Details gastouder Klik op de naam van de gastouder om de gegevens van deze persoon in te zien. Op het tabblad 'Gastouder' ziet u persoons- en contactgegevens van uw gastouder. Klik op het eerste tabblad op de knop 'Lijst' om terug te keren naar de gastouderlijst. Op de overige tabbladen ziet u de contracten en contractvoorstellen die u met deze gastouder heeft e op welke kinderen deze gastouder past. Op het tabblad 'Kinderen' ziet u bijvoorbeeld de gegevens van de kinderen: Klik in de lijsten op de naam van een persoon om de details van deze persoon te zien. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 17

18 11 GOB-registraties Onder dit menu-item kunt u de ingediende registraties, opvanguren en eventuele extra kosten, van uw gastouders inzien. Klik onderin de blauwe balk op 'GOB-registratie', waarna onderstaand scherm zichtbaar wordt. U ziet in dit scherm de afgelopen 12 maanden staan, dus 'jun' is in dit geval juni 2013 en 'mei' mei Het vinkje geeft aan dat de gastouder voor het betreffende kind in de betreffende maand een registratie ingediend Details GOB-registraties Klik op een vinkje om de registratie in te zien. In dit scherm ziet u de registratie die uw gastouder voor het kind in de betreffende maand heeft ingediend en op welk adres de opvang heeft plaatsgevonden. Deze registratie heeft u tevens per mail ontvangen. Let op: Heeft uw gastouder meerdere opvangadressen, krijgt u eerst een tussenscherm waarop u door kunt klikken naar de juiste registratie. Klik in het scherm op de knop 'Gastouder' om terug te keren naar de details van de gastouder. Klik in het scherm op de knop 'Kind' om terug te keren naar de details van het kind. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 18

19 12 Factuurbeheer gastouderbureau Onder dit menu-item kunt u een kopie van uw ontvangen facturen zien. Klik onderin de blauwe balk op Factuurbeheer-'Gastouderbureau', waarna onderstaand scherm zichtbaar wordt. In dit overzicht ziet u de basisgegevens van de uw facturen Kopiefactuur Klik achteraan de regel op de knop 'Downloaden' om een kopie van de betreffende factuur te bekijken of af te drukken Details factuur Klik op een factuurnummer om de details van de betreffende factuur in te zien. Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 19

20 13 Organisaties Onder dit menu-item kunt u de gegevens inzien van het gastouderbureau waarbij u bent aangesloten. Klik onderin de blauwe balk op 'Organisaties', waarna onderstaand scherm zichtbaar wordt. In dit scherm ziet u enkele basisgegevens van het gastouderbureau Details organisatie Klik op de naam van de organisatie om contactgegevens van het gastouderbureau in te zien (zie hoofdstuk 4). Handleiding Opvangapp Ouder (versie ) 20