Instructie gebruik Employee Self Service/App werknemerloket

Transcriptie

1 Instructie gebruik Employee Self Service/App werknemerloket

2 Inhoudsopgave 1. Instructie Employee Self Service Wachtwoord wijzigen Gebruikersnaam wijzigen Wachtwoord kwijt? Gebruikersnaam en wachtwoord kwijt? Werknemertoegang tot App werknemerloket /10

3 1. Instructie Employee Self Service U krijgt binnenkort van uw werkgever toegang tot Employee Self Service (ESS). Dit is een webbased applicatie waarmee u toegang krijgt tot uw salaris- en personeelsgegevens. In deze applicatie kunt u uw loonstroken, jaaropgaven en vakantiedagen raadplegen. De enige voorwaarde voor het gebruik van ESS is een voldoende uitgeruste PC en een internetaansluiting met voldoende bandbreedte. ESS werkt optimaal als de PC voorzien is van de volgende opties: Adobe Reader (gratis te downloaden via Internet browser met een recente versie Het is ook mogelijk om de app Werknemersloket te downloaden voor iphone, ipad of Android. In dit document wordt kort de werkwijze uiteengezet en u kunt na het lezen van dit document uw eigen loonstroken / opgaven benaderen op het internet. Stap 1 U ontvangt een met daarin uw gegevens om in te loggen U krijgt op een bepaald moment een bericht in uw mailbox met daarin uw eigen persoonlijke inloggegevens. Hier staat in uw geval de naam van uw werkgever Wanneer u het mailbericht opent dan zult een bericht aantreffen met soortgelijke inhoud als hieronder: Onderwerp: Demo MTB B.V.: Uw toegang tot Employee Self Service U heeft van uw werkgever toegang gekregen tot Employee Self Service. Door in te loggen op de website krijgt u toegang tot uw gegevens. U kunt hier onder andere uw loonstroken raadplegen. Gebruikersnaam = xxxxx.nl (dit is uw adres of deze is opgebouwd uit uw achternaam en een getallenreeks). Wachtwoord = jhjhdfdf In het bericht ziet u uw gebruikersnaam (uw adres) en wachtwoord, bewaar deze goed! Het is verstandig om nadat u voor de eerste keer heeft ingelogd, het wachtwoord te wijzigen. Indien u wenst kunt u ook de gebruikersnaam aanpassen. Met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord is het ook mogelijk om de app Werknemerloket te gebruiken. Deze App heeft dezelfde functionaliteit als de internettoepassing. Uw werkgever kan uw toegang tot het werknemerloket ESS ook weer blokkeren. Ook hiervan zult u een ontvangen. 3/10

4 Via internet Stap 2 Navigeren naar Ga op uw PC met internettoegang naar de webpagina U ziet nu het volgende scherm verschijnen: Stap 3 Inloggen op Vul in het scherm uit stap 2 de gebruikersnaam en wachtwoord in uit het ontvangen bericht. Vul óók het controlegetal in wat aan de rechterzijde wordt getoond (dit getal zal bij ieder inlog wijzigen). Wanneer alles in ingevuld klikt u op de knop login. Vul hier de gebruikersnaam in uit het bericht Vul hier het wachtwoord in uit het bericht Vul hier het controlegetal in wat rechts wordt getoond Klik na het invullen op de knop Log in 4/10

5 Na het aanmelden met de juiste gebruikersnaam, wachtwoord en controlegetal komt u op de homepagina van het werknemerloket ESS. U heeft alleen toegang tot uw eigen gegevens. De internetverbinding die wordt gebruikt is beveiligd. U ziet dat aan de s achter http en tevens aan het slotje in uw internetbrowser. Stap 4 Bekijken / ophalen van loonstroken Na het inloggen komt u op een vergelijkbare pagina terecht zoals hieronder is weergegeven. U kunt binnen deze pagina gegevens inzien, eventueel verlof aanvragen en uw wachtwoord wijzigen. Het kan zijn dat bepaalde onderdelen niet of niet compleet gevuld zijn. Deze gegevens zijn dan niet bekend of niet gevuld in het systeem van de salarisverwerker van uw werkgever. Om een loonstrook op te kunnen halen klikt u op het woord select voor de juiste periode. Na het klikken op select wordt de loonstrook geopend in PDF-formaat. Klik op de select link en de strook opent zich in PDF formaat. 5/10

6 opslaan afdrukken afsluiten strook Vanuit dit scherm kunt u ervoor kiezen om uw loonstrook te bewaren door te klikken op de knop met de diskette. Een andere mogelijkheid is om de loonstrook af te drukken door te klikken op de knop met de printer. (u moet natuurlijk wel een printer aangesloten hebben om deze mogelijkheid te kunnen gebruiken). U kunt de strook weer afsluiten door op het kruisje (x) rechtsboven te klikken. LET OP! U hoeft u stroken niet op te slaan of af te drukken. Uw stroken / jaaropgaven worden gedurende de wettelijke bewaartermijn voor u bewaard in uw eigen werknemerloket. 6/10

7 Stap 5 Wat kunt u verder nog in ESS zien? Aan de linkerzijde ziet u in ESS verschillende menu items. U kunt deze zonder problemen aanklikken. Hieronder staat kort vermeld wat achter ieder item zit. Hiermee keert u terug naar het eerste scherm Hier vind u de persoonlijke gegevens (niet altijd ingevuld) Hier staan de gegevens met betrekking tot uw dienstverband Hier staan uw loonstroken Hier staan uw jaaropgaven Hier staat het overzicht van het verlof (optioneel) Hier staat een korte handleiding ESS Hier kunt u uw wachtwoord aanpassen Hier kunt u uw gebruikersnaam aanpassen Hier kunt u zichzelf afmelden bij ESS Stap 6 Afmelden bij ESS Wanneer u klaar bent met het gebruik van ESS dan kunt u zich afmelden door op de knop afmelden te klikken. Door te klikken op deze knop wordt u netjes afgemeld en zullen er geen persoonlijke gegevens open blijven staan. Klikt nooit op het kruisje (x) om af te melden maar altijd netjes op de knop links onderin. 7/10

8 2. Wachtwoord wijzigen Het is ten zeerste aan te raden om binnen ESS uw wachtwoord te wijzigen. Om uw wachtwoord te wijzigen klikt u nadat u bent ingelogd in ESS in het menu op de knop wachtwoord wijzigen onder het item beheer U krijgt na het klikken het volgende scherm te zien: Vul hier 2x een nieuw wachtwoord in wat door uzelf is gekozen. Wanneer u klikt op de knop toepassen dan is het nieuwe wachtwoord opgeslagen. Hierna kunt u alleen nog in ESS inloggen met de gebruikersnaam uit de en het zelf gekozen wachtwoord. 3. Gebruikersnaam wijzigen Het is binnen dit scherm ook mogelijk om uw gebruikersnaam te wijzigen. Standaard is uw gebruikersnaam het door uw werkgever verstrekte mailadres. Mocht u dit anders willen dan kunt u klikken op de knop Gebruikersnaam wijzigen U vult vervolgens uw nieuwe gebruikersnaam en uw HUIDIGE wachtwoord in en klikt op de knop toepassen. 8/10

9 4. Wachtwoord kwijt? Wanneer u uw wachtwoord kwijt bent maar nu wel uw gebruikersnaam weet dan kunt u eenvoudig een nieuw wachtwoord aanvragen. Om een nieuw wachtwoord aan te vragen gaat u naar de website www. werknemerloket.nl en klikt u op de knop wachtwoord vergeten? Na het klikken verschijnt het volgende scherm: Vul hier uw gebruikersnaam in welke u heeft ontvangen via en klik op de knop Toepassen. Hierna zal door het systeem automatisch naar het registreerde mailadres een nieuw wachtwoord verzonden worden. 5. Gebruikersnaam en wachtwoord kwijt? Wanneer u uw gebruikersnaam ook kwijt bent dan dient u contact op te nemen met uw werkgever. Uw ESS mogelijkheid dient tijdelijk geblokkeerd te worden en hierna opnieuw vrijgegeven te worden. Nadat uw ESS mogelijkheid opnieuw is vrijgegeven ontvangt u op het geregistreerde adres een mailbericht met daarin in uw nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord zoals weergegeven in stap 1 van deze instructie. 9/10

10 6. Werknemertoegang tot App werknemerloket De App is te downloaden voor iphone, ipad en Android (zoek op werknemerloket). U kunt inloggen met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord als bij de internetoepassing. Download de app, log in, in uw werknemerloket, en heeft overal snel en direct toegang tot al uw werknemersgegevens. Uw actuele verlofsaldo; inzicht in de loonstroken; inzage in uw belangrijke documenten contract, arbeidsvoorwaarden, etc.; u heeft de laatste jaaropgave altijd bij de hand. Wij wensen u heel veel succes met het gebruik van Employee Self Service. 10/10