Handleiding Myflex. myflex.nl

Transcriptie

1 myflex.nl Handleiding Myflex

2 Welkom bij Myflex Myflex is actief als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) en verzorgt het totale inhuurproces en de inkoopadministratie voor haar opdrachtgevers. De diensten van Myflex worden ondersteund door het Myflex systeem. Middels dit systeem wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers/ Deskundigen (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Klantportals Myflex heeft voor haar klanten een klantportal beschikbaar gesteld. Deze informatiesite is het platform voor het inhuren van extern personeel via Myflex. Op deze site kunnen inhurende managers, leveranciers, zzp ers en Deskundigen in het Myflex systeem inloggen en acties uitvoeren, zoals het aanmelden van een nieuwe inzet of opdracht of het doorgeven van een contractmutatie aan Myflex. Ga naar myflex.nl en klik op Inloggen. U ziet een overzicht van opdrachtgevers, klik vervolgens op Ga naar de portal onder de betreffende opdrachtgever om de klantportal te bezoeken. Ga naar het inlogscherm door onder uw opdrachtgever op Direct inloggen te klikken. Let op! Voor enkele opdrachtgevers hanteren wij een ander systeem.. Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per mail van afzender noreply@salesforce.com. Deze heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. Inloggen op het Myflex systeem Log in op het Myflex systeem door op Direct inloggen te klikken. U kunt ook via de klantportal inloggen via Inloggen Myflex in het hoofdmenu. De knop Uitloggen bevindt zich rechts bovenin het scherm. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u in het inlogscherm voor het Myflex systeem op de optie Uw wachtwoord vergeten? Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten? Contact / support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) contact@myflex.nl

3 Hoofdpagina Wanneer u inlogt, komt u op de hoofdpagina en kunt u via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. De door u te beoordelen en accorderen digitaal dossier documenten (bijvoorbeeld de geheimhoudingsverklaring en de Werkopdracht) staan onder het kopje digitaal dossier eveneens op de hoofdpagina. Digitaal Dossier Voor u als zzp er zijn er documenten die u goed dient te keuren. Dit zijn bijvoorbeeld de Werkopdracht, de Overeenkomst van Opdracht en de Geheimhoudingsverklaring. Ook kan u gevraagd worden documenten te uploaden. Indien het een goed te keuren document betreft, kunt u deze openen door op de link in de kolom Dossier Document te klikken en vervolgens de PDF te openen. Wanneer u het document heeft gelezen, sluit u het betreffende tabblad en kunt u het document accorderen of afwijzen. Indien het een te uploaden document betreft, kiest u voor de knop Document uploaden. Belangrijk Het niet accorderen of uploaden van een document heeft consequenties voor het invoeren van uw uren en declaraties in het Myflex systeem.

4 Medewerkers Onder dit tabblad staan uw gegevens zoals deze bekend zijn bij Myflex. U hebt hier de mogelijkheid uw wachtwoord te wijzigen. Klik hiervoor op uw onderstreepte naam en klik vervolgens op Wijzig wachtwoord. Opdrachten Onder dit tabblad staan uw opdrachten. In een opdracht liggen de afspraken tussen de inlenende en uitlenende partij vast. Door op de onderstreepte opdracht te klikken (job-xxxx) kunt u informatie van deze opdracht inzien. Onder het kopje Dossier Documenten treft u het door u goedgekeurde dossier document aan. Daar is ook de status van de andere dossier documenten voor deze opdracht zichtbaar. Urenstaten Digitale urenstaat De digitale urenstaat bestaat uit twee onderdelen: uren en declaraties. Hier kunt u een nieuwe urenstaat aanmaken en eerder ingediende urenstaten inzien. U dient iedere week uw uren in te voeren in het Myflex systeem. Naast Myflex, dient u veelal ook uren in te voeren in het urenregistratie-systeem van de opdrachtgever. Indien u declaraties dient op te voeren in het Myflex systeem (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten), dan adviseren wij u om bij aanvang van de opdracht met de opdrachtgever af te stemmen in welke frequentie u uw declaraties invoert (bijvoorbeeld iedere week of eenmaal per 4 weken). Belangrijk In verband met belastingen dient u de bonnetjes van uw onkostendeclaraties in uw eigen administratie te bewaren.

5 Ga voor het invoeren van uren en eventuele declaraties naar het tabblad Urenstaten. Alle urenstaten die reeds aanwezig zijn worden getoond. Met de knop Maak een nieuwe urenstaat kunt u een nieuwe urenstaat aanmaken. Indien deze knop niet zichtbaar is, zijn nog niet alle benodigde dossier documenten goedgekeurd. Dit staat aangegeven onder het kopje Acties. Neemt u in dat geval contact op met Myflex of probeer later in de week nogmaals een urenstaat aan te maken. Kies (indien u meerdere opdrachten heeft) de juiste opdracht, selecteer de week en klik op Doorgaan. Vul nu uw uren in. Er zijn 2 mogelijke soorten declaraties: Zakelijke reiskosten; Overige declaraties. U dient per declaratie in de opmerkingen een toelichting op uw declaratie aan te geven. U kunt de urenstaat Opslaan of direct Indienen ter accordering. Goedkeuring urenstaten door manager De opdrachtgever keurt uw urenstaten en eventuele declaraties digitaal goed waarna uw uren en eventuele declaraties ter verwerking worden doorgestuurd aan Myflex. Indien u een correctie wenst te maken op een reeds geaccordeerde urenstaat dan kiest u voor Terugsturen naar de indiener.

6 Facturen Myflex werkt met E-facturen. Alle gegevens die (conform de wet) nodig zijn op een E-factuur worden in de applicatie opgeslagen. Nadat u urenstaten heeft verwerkt, legt Myflex u periodiek een betalingsvoorstel voor, u ontvangt hier per mail een notificatie. Zie het facturatieschema op de volgende pagina voor de datums waarop u een betalingsvoorstel kunt verwachten. Ga naar Facturen in het hoofdmenu. U ziet een overzicht van facturen en status. Om een factuur als e-factuur bij Myflex in te dienen opent u een betalingsvoorstel met de status concept en voegt hier uw eigen factuurnummer aan toe. Om een betalingsvoorstel te openen klikt u zoals in onderstaande afbeelding op het factuurnummer Vul hier uw factuurnummer in. Klik op Wijzigen Vul onder factuurnummer uw eigen factuurnummer in. De velden factuurkenmerk 1, 2 en 3 worden niet gebruikt. Klik op Opslaan in huidige status en vervolgens op Indienen om de factuur bij Myflex in te dienen. U ziet bij de Workflowstatus dat de factuur is ingediend ter goedkeuring bij Myflex. Zodra u de e-factuur heeft ingediend neemt Myflex deze in behandeling nemen volgens de afgesproken betalingscondities. Vanaf het indienen van de factuur start de overeengekomen betaaltermijn.

7 Facturatieschema ontvangst betalingsvoorstellen De standaard facturatie-interval bedraagt 4 weken. Myflex zet volgens volgend schema uw betalingsvoorstellen klaar: PERIODE BETALINGSVOORSTEL STAAT KLAAR VANAF Week 1 t/m week 4 1 februari 2018 na uur Week 5 t/m week 8 1 maart 2018 na uur Week 9 t/m week maart 2018 na uur Week 13 t/m week april 2018 na uur Week 17 t/m week mei 2018 na uur Week 21 t/m week juni 2018 na uur Week 25 t/m week juli 2018 na uur Week 29 t/m week augustus 2018 na uur Week 33 t/m week september 2018 na uur Week 37 t/m week oktober 2018 na uur Week 41 t/m week 44 8 november 2018 na uur Week 45 t/m week 48 6 december 2018 na uur Week 49 t/m week 52 3 januari 2019 na uur