Handleiding HR2day Employee Interaction Center

Transcriptie

1 Handleiding HR2day Employee Interaction Center Declaratie Loonstrook Medewerker NAW gegevens Aanstelling

2 1 Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 3 Inloggen in het EIC account Eerste keer inloggen Aanpassen gebruikersnaam en wachtwoord 4 4 Interaction Center Pictogrammen en hun functie Paneel Medewerkers 6 Inzien eigen gegevens 6 Wijzigen van uw eigen gegevens Paneel Salarisspecificaties Paneel Declaraties 11 Declaratie aanmaken 11 Declaratie indienen Paneel Persoonlijke relaties 15 Persoonlijke relaties vastleggen Paneel Rapporten 16 5 Veelgestelde vragen 17 Pagina 2 van 17 Pagina 2 van 11 Pagina 2 van 11

3 2 Inleiding Qualiant biedt met haar software uitgekiende mogelijkheden om administratieve taken eenvoudig te maken, zonder dat de controle op het proces verloren gaat. Qualiant gebruikt hiervoor HR2day. HR2day is een moderne HRM omgeving welke volledig beschikbaar is in de Cloud (internet). Hierdoor heeft u altijd en overal toegang tot uw gegevens. In deze documentatie treft u een instructie aan voor het gebruik van uw persoonlijke digitale omgeving. Maak kennis met uw Employee Interaction Center (EIC). Alle getoonde informatie is illustratief van aard en heeft geen overeenkomst met de werkelijke gegevens van uw organisatie of enige andere organisatie. 3 Inloggen in het EIC account 3.1 Eerste keer inloggen Alle werknemers hebben een met inloggegevens ontvangen. In deze staat een link waarmee uw EIC account geactiveerd kan worden door het instellen van een persoonlijk wachtwoord. Met uw gebruikersnaam, veelal uw adres, en persoonlijk wachtwoord kunt u inloggen. Deze link is eenmalig te gebruiken. Wanneer u klikt op de inloglink in uw zal het onderstaande scherm verschijnen. Vul de velden met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Klik daarna op Inloggen. Door op Uw wachtwoord vergeten? te klikken kunt u uw wachtwoord opnieuw instellen. Een inloglinkje zal verzonden worden naar het adres welke gekoppeld is aan uw account. Na gebruik van de inloglink moet ingelogd worden via een beveiligde website (URL) welke vermeld staat in de brief die u ontvangen heeft via het stafbureau. Pagina 3 van 17 Pagina 3 van 11 Pagina 3 van 11

4 3.2 Aanpassen gebruikersnaam en wachtwoord Nadat u bent ingelogd kunt u, rechtsboven in uw scherm, via uw gebruikersnaam naar Mijn instellingen om uw gebruikersnaam en/of wachtwoord aan te passen indien wenselijk. Selecteer Beveiligingsinstellingen. In de Beveiligingsinstellingen kunt u achter uw gebruikersnaam Gebruikersnaam wijzigen aanklikken om uw gebruikersnaam aan te passen. Wilt u alleen uw wachtwoord aanpassen, dan vult u alleen uw Huidige wachtwoord, Nieuwe wachtwoord en het veld Nieuw wachtwoord bevestigen in. Klik daarna op [Opslaan]. U kunt de 4 laatste gebruikte wachtwoorden niet opnieuw gebruiken. Wanneer u een nieuwe gebruikersnaam opgeeft, moet u uw huidige wachtwoord invoeren en op [Opslaan] klikken. Pagina 4 van 17 Pagina 4 van 11 Pagina 4 van 11

5 4 Interaction Center Zodra u bent ingelogd komt u in uw Employee Interaction Center (EIC). In de basisinrichting zijn de volgende panelen zichtbaar op het tabblad Interaction Center : 1. Medewerker 2. Salarisspecificaties 3. Declaraties 4. Rapporten 5. Persoonlijke Relaties U kunt de panelen verplaatsen door deze met de muis te verslepen. Zo kunt u zelf een inrichting maken die u prettig vindt. 4.1 Pictogrammen en hun functie Elk paneel heeft rechtsboven een aantal pictogrammen staan. Hieronder wordt beschreven welke functie deze pictogrammen hebben. Pagina 5 van 17 Pagina 5 van 11 Pagina 5 van 11

6 4.2 Paneel Medewerkers In het paneel Medewerkers worden diverse basisgegevens getoond. Dit zijn niet alle gegevens welke geregistreerd staan. Welke gegevens nog meer geregistreerd staan kunt u wel inzien. Inzien eigen gegevens Door op de knop overzicht te klikken komt u in het onderstaande overzicht terecht. In dit overzicht kunt u uw eigen gegevens inzien zoals uw naam, adres en woonplaats gegevens, verloningen, personele relaties, etc. Dit kan door naar beneden te scrollen, of door te klikken op de Gerelateerde lijsten (1) welke aan de rechterkant zijn weergegeven. Door te klikken op het onderwerp gaat u naar de betreffende gegevens. De getoonde functies en knoppen kunnen verschillen en in de loop van de tijd aangepast worden. Rechts bovenaan zijn de knoppen [Wijziging doorvoeren], [Bijlagen] en [ ] aanwezig. Door middel van deze knoppen is het mogelijk om algemene wijzigingen voor uzelf door te voeren, bijlagen toe te voegen, een foto/handtekening toe te voegen of de help pagina raad te plegen. De laatste 2 opties worden zichtbaar door op de knop [ ] te klikken. De knop Wijziging doorgeven kunt u ook rechtstreeks benaderen vanuit het Interaction Center. Deze beschrijving treft u aan in de volgende paragraaf. Pagina 6 van 17 Pagina 6 van 11 Pagina 6 van 11

7 Wijzigen van uw eigen gegevens Iedere werknemer heeft, naast het inzien van gegevens, de mogelijkheid om via uw EIC account persoonlijke gegevens te wijzigen. Om het wijzigen van gegevens voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken zijn diverse processen beschikbaar. Welk proces u moet opstarten is afhankelijk van de wijziging die u wilt doorgeven. De meeste wijzigingen worden eerst goedgekeurd door uw manager en/of het stafbureau van uw organisatie voordat deze daadwerkelijk is doorgevoerd in uw gegevens. De status van de processen kunt u volgen. Om een wijziging door te geven klikt u, vanuit het paneel Medewerker, rechts bovenaan op de + knop of via Wijziging doorgeven vanuit de overzichtspagina. Beide opties komen uit op de volgende pagina. De processen waaruit u kunt kiezen zijn onderverdeeld in een aantal secties. De processen van de sectie Medewerker algemeen staan altijd open geklapt en zijn direct zichtbaar. Door op een dicht geklapte sectie te klikken worden de gerelateerde processen zichtbaar. De basis van de verschillende processen is gelijk aan elkaar. Hieronder als voorbeeld het proces Adresgegevens. Klik op Adresgegevens (2) om een wijzigingsproces op te starten. U komt dan in het volgende scherm; Pagina 7 van 17 Pagina 7 van 11 Pagina 7 van 11

8 3. Aan de rechterkant worden alle wijzigingen weergegeven die in ingediend, verwerkt of afgewezen zijn. 4. Selecteer de ingangsdatum of vul een ingangsdatum in dd-mm-jjjj. 5. Klik op de knop [Gegevens ophalen]. Onderstaand scherm verschijnt. Het is mogelijk dat in uw proces meer of minder velden aanwezig zijn: Velden gemarkeerd met een * (in het rood) zijn velden welke verplicht ingevuld moeten worden. 6. De velden onder Wijziging kunnen aangepast worden. 7. U heeft de mogelijkheid om een Toelichting te geven op de mutatie. Dit is niet verplicht tenzij het veld gemarkeerd is. 8. Wanneer alle gemarkeerde velden gevuld zijn kunt u de wijzing indienen door de knop [Opslaan en Indienen]. Pagina 8 van 17 Pagina 8 van 11 Pagina 8 van 11

9 Bij de meeste processen is nu alles ingediend en afgerond. Voor het proces Adresgegevens ligt dit iets anders. Wanneer een adres wijzigt, dan wijzigt ook de woon-werk afstand. Om deze reden zal automatisch het proces Reiskosten Km s/dgn worden opgestart. Dit werkt op dezelfde wijze als het proces uit het voorbeeld, maar in dit proces bent u wél verplicht om een bijlage toe te voegen van de woon-werk afstand via de ANWB routeplanner. 9. Door op de knop [Upload bijlage] te klikken kunt u de bijlage toevoegen. 10. De status van uw wijziging kunt u volgen in het paneel Medewerker. Onder uw persoonlijke informatie ziet u een overzicht van alle ingediende wijzigingen en de status daarvan. Door op de regel te klikken kunt u uw wijziging inzien. 11. Door middel van de pull down knop heeft u de mogelijkheid om de selectie te wijzigen van Alle actuele wijzigingen naar Alle wijzigingen. Nadat de eventuele goedkeuring is gegeven zal de wijziging op de aangegeven datum automatisch worden verwerkt in uw dossier. Pagina 9 van 17 Pagina 9 van 11 Pagina 9 van 11

10 4.3 Paneel Salarisspecificaties Standaard worden in het paneel Salarisspecificaties de 6 meest recente salarisspecificaties weergegeven. Door te klikken op Overzicht worden automatisch alle salarisspecificaties getoond. Ook treft u jaaropgave(n) aan indien deze beschikbaar zijn. 1. Door middel van de pull down knop bij het veld Periode en Jaar kunt u filteren op een specifieke maand en/of jaar. 2. Door te klikken op Salarisspecificatie kunt u de salarisstrook van de betreffende maand inzien. 3. Standaard worden de actuele salarisspecificaties getoond. Door een vinkje te plaatsen bij Oude versies ook weergeven wordt ook de oorspronkelijke versie voor correcties aan u getoond. Pagina 10 van 17 Pagina 10 van 11 Pagina 10 van 11

11 4.4 Paneel Declaraties Vanuit het paneel Declaraties kunt u zelf declaraties indienen. Na goedkeuring van uw leidinggevende worden de declaraties automatisch verwerkt in de eerstvolgende salarisafrekening. Door middel van de knop Overzicht van dit paneel heeft u altijd direct zicht op uw declaraties en de bijbehorende status. Declaratie aanmaken Afhankelijk van de afspraken met uw werkgever zijn er verschillende declaratiemogelijkheden. In deze handleiding beschrijven wij hoe u een declaratie van een dienstreis en een onkostenvergoeding kunt indienen. Klik op de + knop om een nieuwe declaratie aan te maken. U komt dan in het volgende scherm: 1. In het scherm zijn 2 typen declaraties aanwezig namelijk Onkosten en Kilometers. Het type Onkosten kunt u gebruiken wanneer u een bedrag heeft voorgeschoten. Heeft u een afstand afgelegd, dan moet u voor Kilometers kiezen. Als eerste voorbeeld wordt hieronder beschreven hoe u een onkostenvergoeding kunt indienen. Klik op [Onkosten]. Het volgende scherm wordt geopend; Pagina 11 van 17 Pagina 11 van 11 Pagina 11 van 11

12 Vul het scherm volledig. Dit zijn allemaal verplichte velden. 2. Vul de datum van de aankoop / betaling in. 3. Via het veld Type kunt u de juiste type onkosten kiezen. Dit is van belang voor een juiste afwikkeling ten behoeve van de financiële administratie. 4. Geef het juiste bedrag op. 5. Het uploaden van een bijlage is, bijna altijd, verplicht. Dit kan een scan van uw kassabon, factuur of andere vorm van onderbouwing van uw declaratie zijn. 6. Klik vervolgens op [Opslaan] of [Opslaan en nieuw] als u nog meer onkosten wilt declareren. Uw declaratie is nu alleen nog opgeslagen. Deze moet nog worden ingediend! Het indienen van een dienstreis zal hieronder beschreven worden. 1. Klik op [Kilometers] U krijgt nu het volgende scherm: Pagina 12 van 17 Pagina 12 van 11 Pagina 12 van 11

13 Vul het scherm zo volledig als mogelijk in. 7. Vul de datum van de dienstreis in. Dit is een verplicht veld 8. Via het veld Type kunt u de juiste categorie kiezen. Het aantal verschillende categorieën is afhankelijk van de afspraken welke gemaakt zijn met uw werkgever. Het adres bij Van en Naar kunt u op verschillende manieren vastleggen; 9. Door middel van het zoekveld; of 10. Een (school)locatie te selecteren; of 11. Het volledige adres op te geven Wanneer de Van en Naar adressen gevuld zijn moet u aangeven 12. Of het een enkele of retour dienstreis betreft. 13. Nadat de bovenstaande velden gevuld zijn klikt u op de knop [Bereken]. De afstand wordt automatisch voor u berekend. 14. Kies vervolgens voor Opslaan of Opslaan en nieuw als u nog een dienstreis wilt declareren. Uw declaratie is nu alleen nog opgeslagen. Deze moet nog worden ingediend! Pagina 13 van 17 Pagina 13 van 11 Pagina 13 van 11

14 Declaratie indienen Zodra uw declaratie compleet is, kunt u uw declaratie indienen. 15 Klik op [Indienen]. Hiermee sluit u uw declaratie af en biedt deze ter goedkeuring aan uw leidinggevende aan. U kunt de status volgen vanaf het paneel Declaraties of door te klikken vanuit het overzicht van de declaraties. In dit voorbeeld moet leidinggevende/manager Karel Job de declaratie nog goedkeuren. Pagina 14 van 17 Pagina 14 van 11 Pagina 14 van 11

15 4.5 Paneel Persoonlijke relaties Via dit paneel heeft u de mogelijkheid om persoonlijke relaties zoals uw noodcontact (ICE), partnergegevens of, indien u een kind/kinderen heeft, gegevens over uw kind(eren) op te nemen in uw personeelsdossier. Belangrijk hierbij is het zogenaamde noodcontact. Wij adviseren u deze vast te leggen zodat uw organisatie, bij calamiteiten, weten wie zij moeten benaderen. Persoonlijke relaties vastleggen Klik op de + knop voor het aanmaken van een persoonlijk noodcontact (ICE) of voor het vastleggen van partnergegevens / gegevens over uw kind(eren). Wij adviseren u om minimaal één noodcontact toe te voegen aan uw gegevens. Het volgende scherm verschijnt: 1. Door het Type persoonlijke relatie te kiezen legt u de relatie vast welke u heeft met de betreffende persoon. Vul alle velden zo compleet mogelijk in. 2. Klik op [Opslaan] of [Opslaan en nieuw] om uw gegevens af te ronden of om de huidige gegevens op te slaan en meer persoonlijke relaties toe te voegen. Pagina 15 van 17 Pagina 15 van 11 Pagina 15 van 11

16 4.6 Paneel Rapporten In het paneel Rapporten kunnen rapportages toegevoegd zijn. Veelal is dit alleen het rapport Woonwerk kilometers en dagen. In dit rapport worden alleen uw gegevens getoond vanuit uw arbeidsrelatie gegevens. 1. Door op de actie [Starten] te klikken wordt uw rapport samengesteld. Standaard staat de samenstelling van het rapport op het huidige jaar. 2. Door middel van de pull down button kunt u de instelling Huidig AJ naar Vorig AJ zetten om een rapport samen te stellen over het voorliggende boekjaar. Wanneer u dit heeft aangepast dan moet u wel uw rapport opnieuw samenstellen Dit kunt u doen door middel van [Rapport uitvoeren] (3). 4. U heeft de mogelijkheid om uw rapportage weer te geven in een rapportvorm. U kunt deze rapportage via [Afdrukbare weergave] naar Excel overzetten om vanuit Excel een rapport af te drukken of op te slaan. Wanneer gegevens niet overeenkomen met hetgeen wat u verwacht, dan verzoeken wij u om contact op te nemen met het stafbureau. Pagina 16 van 17 Pagina 16 van 11 Pagina 16 van 11

17 5 Veelgestelde vragen Ik kan niet inloggen. Wat moet ik doen? Inlogproblemen worden vaak veroorzaakt doordat niet via de juiste website wordt ingelogd. Controleer de URL waarmee u probeert in te loggen. Een juiste URL bevat de naam qualiant of de naam van uw bestuur. Het is niet mogelijk om via een algemene inlog van HR2day in te loggen. Dit heeft met de beveiliging van uw account te maken. Op de website of intranet pagina van uw bestuur zal een linkje staan naar de juiste URL voor uw EIC omgeving. Ik ontvang geen bericht wanneer ik op Wachtwoord vergeten heb geklikt. Wanneer u geen bericht ontvangt bent u waarschijnlijk niet ingelogd op de juiste URL. Controleer de URL waarmee u probeert uw wachtwoord te resetten. Wanneer u wel via de juiste link inlogt en geen bericht ontvangt, controleer dan uw gebruikersnaam. Staat deze ook goed, dan kan uw account geblokkeerd zijn. In deze situatie graag contact opnemen met het stafbureau. Zij zullen indien nodig contact met Qualiant opnemen. Ik heb een vraag over mijn salarisspecificatie. Bij wie kan ik deze stellen? Vragen over uw salarisspecificatie kunt u voorleggen aan de medewerkers van het stafbureau. Mijn adres is gewijzigd. Hoe zorg ik ervoor dat dit adres juist komt te staan? Via wijzigen kunt u uw adres aanpassen via het proces Communicatie. Wanneer uw nieuwe adres ook gekoppeld moet worden aan uw persoonlijke omgeving, dan graag in de toelichting van het proces Communicatie vermelden dat u dit wenst. Ik heb zelf mijn wachtwoord gereset van mijn EIC account. Daardoor een nieuw inloglinkje ontvangen in mijn box, maar deze werkt niet. Wanneer u dit linkje langer dan 24 uur geleden heeft ontvangen, dan is het linkje niet meer geldig. Dit in verband met de beveiliging van uw account. Graag opnieuw uw wachtwoord resetten via wachtwoord vergeten. Mocht u niet de mogelijkheid krijgen om een nieuw wachtwoord in te vullen en kunt u niets anders dan opnieuw uw wachtwoord resetten, dan is uw account geblokkeerd. In dit geval graag contact opnemen met het stafbureau. Wat gebeurt er met mijn HR2day account nadat ik uit dienst ben? Uw EIC account wordt 60 dagen nadat u uit dienst bent gegaan gedeactiveerd. Na het deactiveren kunt u niet meer inloggen. Nadat u uit dienst bent gegaan heeft u dus 60 dagen tijd om relevante gegevens te downloaden en/of af te drukken. Alle persoonlijke gegevens blijven vanzelfsprekend bewaard conform Wet- en Regelgeving. Pagina 17 van 17 Pagina 17 van 11 Pagina 17 van 11