Werkinstructie MijnZZ Zakelijk

Transcriptie

1 Werkinstructie MijnZZ Zakelijk

2 Werkinstructie gebruik MijnZZ Zakelijk Inloggen U kunt inloggen via Rechtsboven is de link Inloggen MijnZZ Zakelijk te zien. Welke taken die u kunt uitvoeren is afhankelijk van: 1) met welk eherkenningsniveau u inlogt*, 2) de rollen die voor u zijn ingesteld: administratief, financieel en/of accountbeheer 3) de eigenschappen van gekozen contract *Vanaf half januari 2015 heeft u de mogelijkheid om in plaats van eh2+ ook met niveau eh1 in te loggen. Taken die u kunt eventueel kunt uitvoeren als u met niveau eh1 of eh2+ inlogt: - Bekijken van en zoeken in de lijst met huidige deelnemers - Afmelden van een huidige deelnemer - Bekijken van en zoeken in de lijst met oud deelnemers - Her-aanmelden van een oud deelnemer - Opvragen in- en uitstroomlijsten - Accountbeheer Taken die u kunt eventueel kunt uitvoeren als u met niveau eh2+ inlogt (niet als u me eh1 inlogt): - Bekijken van detailgegevens van een deelnemer - Uploaden van bestand met af- en aanmeldingen - Aanmelden van een deelnemer - Opvragen verzekeringshistorie - Bekijken borderellen Uitloggen Rechts bovenin kunt u op de button Uitloggen klikken. Bij succesvol uitloggen krijgt u de melding Tot ziens. Contractgegevens Als u ingelogd bent komt u op het Dashboard. U krijgt te zien onder welke organisatie u bent ingelogd en welke taken door u uitgevoerd kunnen worden. Onder Collectief contract kunt u zien voor welk contract u toegang heeft. Mocht u voor meer contracten toegang hebben, dan kunt u deze bekijken door op Selecteer een ander contract te klikken.

3 Button Huidige deelnemers Bij het aanklikken van de groene button Huidige deelnemers onder aan het dashboard, kunt u de actuele deelnemers raadplegen die op dit moment ingeschreven staan op uw collectieve contract. Als u één deelnemer specifiek wilt opzoeken, dan kunt u één van de zoekcriteria invullen, namelijk achternaam, BSN of geboortedatum. Hierna klikt u op de knop Zoek deelnemer, waarna de door u gevraagde gegevens gezocht worden. Indien u wenst te zoeken op een gedeelte van een naam, dan vult u bij het zoekcriterium Achternaam een aantal letters van de naam in. Na het klikken op de knop Zoek deelnemer worden alle deelnemers getoond die aan uw zoekvraag voldoen. Tevens is het mogelijk om rechts onderaan in de deelnemerslijst aan te geven hoeveel deelnemers u per pagina getoond wilt hebben. Als u de lijst met deelnemers getoond krijgt, kunt u door te klikken op Volledige naam, hiermee sorteert u de deelnemers op alfabet (achternaam). Door nogmaals te klikken worden de deelnemers in omgekeerde volgorde (Z t/m A) getoond. Deze functionaliteit werkt ook voor BSN en geboortedatum. Door te klikken op de button Download volledige lijst kunt u kiezen de deelnemerslijst te openen of op te slaan. De deelnemerslijst zal in Excel worden getoond. Daarna kunt u er eventueel voor kiezen het bestand op te slaan op uw eigen harde schijf. Afmelden Door de naam van de deelnemer aan te vinken in de checkbox kunt u deze deelnemer afmelden. U voert de einddatum in tot en met wanneer deze deelnemer ingeschreven moet blijven, daarna klikt u op de blauwe button AFMELDEN waarna uw afmelding wordt doorgegeven. Van deze mutatie ontvangt u een bericht in uw mailbox. Op het moment dat u een deelnemer afmeldt, is deze tot de verwerking in het grijs aangegeven in huidige deelnemers, na verwerking in onze verzekerdenadministratie is de afmelding zichtbaar onder de button Oud deelnemers. Van alle mutaties ontvangt u een verwerkingsverslag per mail. Button Oud deelnemers Bij het aanklikken van de groene button Oud deelnemers onder aan het dashboard, kunt u de oud deelnemers raadplegen die ooit op uw collectieve contract ingeschreven hebben gestaan. Als u één deelnemer specifiek wilt opzoeken, dan kunt u één van de zoekcriteria invullen, namelijk achternaam, BSN of geboortedatum. Hierna klikt u op de knop Zoek deelnemer waarna de door u gevraagde gegevens gezocht worden. Indien u wenst te zoeken op een gedeelte van een naam, dan vult u bij het zoekcriterium Achternaam een aantal letters van de naam in. Na het klikken op de knop Zoek deelnemer worden vervolgens alle deelnemers getoond die aan uw zoekvraag voldoen. Tevens is het mogelijk om rechts onderaan de oud deelnemerslijst aan te geven hoeveel deelnemers u per pagina getoond wilt hebben. Als u de lijst met oud-deelnemers getoond krijgt, kunt u door te klikken op Volledige naam, hiermee sorteert u de oud-deelnemers op alfabet (achternaam). Door nogmaals te klikken worden de oud-deelnemers in omgekeerde volgorde (Z t/m A) getoond. Deze functionaliteit werkt ook voor BSN en geboortedatum.

4 (Her)aanmelden oud-deelnemers Het is mogelijk om oud deelnemers opnieuw aan te melden voor uw collectiviteit. Dit kan alleen als deze deelnemer in het verleden al verzekerd was in uw huidige contract. Door de deelnemer aan te vinken via de check box, kunt u deze deelnemer opnieuw aanmelden. Met het blauwe kalendericoon kunt u een aanmelddatum aanklikken. Daarna klikt u op de blauwe button AANMELDEN en uw her-aanmelding wordt verstuurd. Zodra u op deze button heeft geklikt, wordt de betreffende deelnemer uit gegrijsd. Dit betekent dat de her-aanmelding in behandeling is. In uw mailbox ontvangt u een bericht van deze mutatie. Zodra de her-aanmelding in onze administratie verwerkt is, vindt u de deelnemer terug in het menu Huidige deelnemers. Van alle mutaties ontvangt u een verwerkingsverslag per mail. Button Borderellen Via de groene button Borderellen komt u bij de facturen en borderellen. In dit scherm treft u de specificatie aan en de daarbij horende nota in PDF-formaat. Deze documenten blijven een kalenderjaar opvraagbaar. Ons advies is om deze op te slaan in uw eigen administratie. Klik op de groene button DOWNLOAD om uw factuur te downloaden. De specificatie van de factuur kunt u downloaden en opslaan op uw eigen harde schijf. Let op: de facturen worden vanaf januari 2015 niet meer per post verzonden en zullen alleen nog beschikbaar zijn na het inloggen via MijnZZ Zakelijk. Button In- en uitstroomlijsten Er zijn twee opties mogelijk, via het eerste zoekveld kunt u de maand selecteren waarover u de in- en uitstroom in uw contract getoond wil hebben. In het tweede zoekveld kunt kiezen voor: de in- en uitstromers in uw contract; alle deelnemers die in de door u gekozen periode ingeschreven staan in uw collectieve contract. Door te klikken op de blauwe knop De lijst bekijken wordt een overzicht getoond van uw zoekactie. Dit overzicht kunt u wederom downloaden door te klikken op de blauwe knop Download deze in- en uitstroomlijst. Het overzicht toont uw deelnemers met een ingangsdatum (en soms ook een einddatum) en het aantal verzekerde dagen in de gevraagde periode. Let op: wij rekenen altijd dertig dagen in de maand. Accountbeheer Indien u de rechten heeft van accountbeheerder, dan vind u via optie Accountbeheer het overzicht van de gebruikers voor uw organisatie. U kunt bestaande gebruikers een ander profiel geven en inactiveren. Door te klikken op Nieuw account aanmaken kunt u nieuwe gebruikers voor uw organisatie toevoegen. Nadat u alle velden heeft ingevuld klikt u op de blauwe knop Account aanmaken. Let op: denkt u eraan dat u voor nieuwe medewerkers, die gaan inloggen in MijnZZ Zakelijk, eerst een eherkenningaccount aanvraagt

5