Werkgevershandleiding MIJN VGZ Versie: Juni 2012

Transcriptie

1 Werkgevershandleiding MIJN VGZ Versie: Juni 2012 Bij het maken van deze handleiding is gebruik gemaakt van de applicatie Mijn VGZ zoals die op dat moment van toepassing was. Omdat wij Mijn VGZ zo optimaal mogelijk willen laten functioneren zijn bijvoorbeeld keuze-opties, namen van knoppen/rubrieken of schermen aan veranderingen onderhevig. Kijkt u regelmatig op om te kijken of deze uitgave van de handleiding nog recent is. Mijn VGZ is de persoonlijke omgeving van uw collectiviteit op Mijn VGZ biedt werkgevers die premie voor hun werknemers rechtstreeks aan VGZ betalen mogelijkheid om de zorgverzekeringspolis van uw VGZ-verzekerde werknemers en hun gezinsleden in te zien, te beheren en eventueel te wijzigen. De applicatie is ontwikkeld voor werkgevers en werknemers. Werkgevers die niet de premie rechtstreeks aan VGZ betalen voor hun werknemers kunnen alleen inzien welke werknemers verzekerd zijn zonder dat er polisgegevens zichtbaar worden. Het komt daarom voor dat sommige vragen, tooltips ( ) en informatie in helpfiles misschien niet voor u bestemd zijn. Mijn VGZ heeft een beveiligd open en een beveiligd gesloten deel. Voor het open deel van Mijn VGZ is nog geen login nodig. Werknemers die nog niet bij VGZ verzekerd zijn kunnen zich in dit deel aanmelden voor het VGZ Basispakket en de aanvullende verzekeringen. Als werkgever kunt u hier natuurlijk ook een aanmelding namens uw werknemer verzorgen. Aanmeldingen die via het open deel in Mijn VGZ plaatsvinden, kunt u valideren. Dat doet u in het beveiligde gesloten gedeelte. Dit deel van Mijn VGZ is alleen voor u en uw VGZ-verzekerde werknemers toegankelijk nadat is ingelogd met een hiervoor zelf aangemaakte persoonlijke login (gebruikersnaam en wachtwoord). Ook mutaties of bijschrijvingen die door uw werknemers via dit gesloten deel worden gedaan, kunnen door u worden gevalideerd. Hoe u kunt valideren leest u in deze handleiding. Wanneer u in het gesloten deel inlogt met uw persoonlijke login en daar namens uw werknemers een mutatie doet (bijvoorbeeld een uitdienst melding of een pakket-/eigen risicowijziging) dan gaat deze mutatie gelijk door naar VGZ. In dat geval hoeft u niet nog extra te valideren. Met deze handleiding informeren wij u verder graag over de belangrijkste aandachtspunten die u moet weten over uw werkgeversomgeving in Mijn VGZ. Dit zijn: Hoe een login moet worden aangemaakt en gewijzigd Hoe moet worden ingelogd in Mijn VGZ Hoe en welke gegevens van uw collectieve contract kunnen worden geraadpleegd Hoe u de validatie-functie kunt activeren Hoe en wanneer u moet valideren Hoe en welke wijzigingen u voor uw VGZ-verzekerde werknemers en eventuele gezinsleden kunt doorgeven: 1. Uitschrijven van uw VGZ-verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) in verband met uitdiensttreding (stoppen/elders werken) 2. Uitschrijven van uw VGZ-verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) in verband met overlijden of een andere verzekeraar 3. Beëindigen verzekering van een gezinslid van uw VGZ-verzekerde werknemer 4. Bijschrijven gezinsleden 5. Wijziging van verzekeringspakket of eigen risico 6. Hoe u zelf een nog niet VGZ-verzekerde werknemer aan kunt melden 7. Hoe u het borderel kunt downloaden Bij het gebruik van Mijn VGZ is in ieder geval belangrijk te weten dat u: op elke pagina via en Help uitleg krijgt; de applicatie op ieder moment kunt verlaten door rechts bovenaan op Uitloggen te klikken, en; met vragen over Mijn VGZ contact kunt opnemen met de helpdesk: mijnvgz@vgziza.nl of

2 Login aanmaken Als u voor de eerste keer gebruik wilt maken van het gesloten gedeelte van Mijn VGZ, dan dient u een login (gebruikersnaam en wachtwoord) aan te maken. Via de werkgeversomgeving op kiest u onder Snel naar > Mijn VGZ. Vervolgens navigeren wij u naar de pagina waar u uw login kunt aanmaken: Als werkgever kunt u slechts één login aanmaken. Als er dus meerdere collega s zijn van uw afdeling P&O en/of salarisadministratie die met Mijn VGZ (gaan) werken, dan geldt de gekozen login ook voor hen. Maak hierover dus afspraken met uw collega s. U kunt met meerdere gebruikers gelijktijdig in uw werkgeversomgeving, wanneer allemaal met dezelfde login gegevens wordt aangemeld. Het BSN hoeft u niet in te vullen. Dit geldt alleen voor een verzekerde werknemer die een login gaat aanmaken. Weet u uw klant- en contractnummer dat u moet invullen niet (meer), dan kunt u contact opnemen via: mijnvgz@vgziza.nl of

3 Inloggen in Mijn VGZ Hebt u een login aangemaakt dan krijgt u een bevestiging van uw aanmelding en krijgt u de mogelijkheid om in te loggen. Dat doet u in het onderstaande scherm. Als werkgever kunt u slechts één login aanmaken (zie vorige pagina). U kunt wel met meerdere gebruikers gelijktijdig in uw werkgeversomgeving.

4 Ingelogd in Mijn VGZ: raadplegen collectief contract Na het inloggen komt u in uw persoonlijke werkgeversomgeving: Mijn persoonsgegevens Hier ziet u de gegevens van uw organisatie zoals die bij VGZ staan geregistreerd. Die krijgt u door te klikken op Beheer profiel. U komt ook in dit scherm wanneer u boven in de werkbalk kiest voor Mijn persoonlijke gegevens. Als werkgever kunt u uw gegevens alleen laten wijzigen door de afdeling Sales Support. Geef eventuele wijzingen door via uw Commercieel Accountbeheerder. Valideren van de meest recente wijzigingsverzoeken Hier worden de aanmeldingen en wijzigingen getoond die uw (VGZ-verzekerde) werknemers via Mijn VGZ doorgeven. Via Valideer wijzigingen kunt u die valideren, zodat de mutaties bij VGZ kunnen worden verwerkt. Om de aanmeldingen en mutaties van uw (VGZ-verzekerde) werknemers hier te laten tonen moet u wel de validatie-functie activeren. Hoe u dat doet leest u verderop in deze handleiding. Om te zien of er aanmeldingen of mutaties ter validatie staan kunt u boven in de werkbalk ook altijd kiezen voor Statusinformatie. Overzicht collectief contract Kiest u Ga naar collectief contract dan komt u in onderstaand scherm. U komt ook in dit scherm wanneer u boven in de werkbalk kiest voor Mijn verzekering.

5 Wanneer u hier uw organisatie aanvinkt en klikt op Download dan volgt een overzicht met gegevens die van toepassing zijn op uw VGZ-verzekerden. Let op: deze functie vervangt niet Digibord. Om de premiegegevens van uw VGZ-verzekerden te matchen met uw salarisgegevens gebruikt u Digibord. Het borderel kunt u via Mijn VGZ downloaden. Hierover leest u verderop in deze handleiding. Klikt u op Contractdetails dan komt u in het volgende scherm waar u gegevens leest over uw organisatie. Sommige gegevens op deze pagina zijn voor u niet relevant. Wel belangrijk is dat u op deze pagina de validatie-functie kunt activeren. Hoe u dat doet leest u verderop in deze handleiding.

6 Klik nu boven in de werkbalk op Mijn verzekering en u komt weer in het scherm: Kiest u hier Verzekerden dan komt u eerst in het volgende scherm: Hier kiest u vervolgens Toon alle verzekeringen. U krijgt dan een overzicht van al uw VGZ verzekerde werknemers. Zie het volgende scherm:

7 U kunt hier vervolgens selecteren op een specifieke variabele, dus bijvoorbeeld op klantnummer, werknemersnummer of verzekerde (naam). U klikt hiervoor op de pijltjes naast de naam van de betreffende kolom die u wilt selecteren. De gegevens worden dan op chronologische volgorde gezet. De kolom Polisnummer is voor u niet relevant. Let op: werkneemsters kunnen ook op hun meisjesnaam geregistreerd staan. Wanneer u kiest om te selecteren op verzekerde (achternaam) dan selecteert Mijn VGZ dus op meisjesnaam. Is de mans- en meisjesnaam van uw medewerkster bijvoorbeeld Aalbers-Somers dan ziet u deze verzekerde terug onder de S. Onderaan deze pagina ziet u de knop Download. Wanneer u deze knop gebruikt dan volgt een excelsheet met een overzicht van de variabelen (kolommen) die u op deze pagina ziet. Let op: deze functie vervangt niet Digibord. Om de premie-gegevens van uw VGZ-verzekerden te matchen met uw salarisgegevens gebruikt u Digibord. Het borderel kunt u via Mijn VGZ downloaden. Hoe u dat doet leest u verderop in deze handleiding.

8 Validatie-functie activeren Indien u als werkgever er voor kiest om aanmeldingen en mutaties van uw werknemers te gaan valideren dan is het heel belangrijk dat u de mogelijkheid om te valideren op Ja zet. Alleen dan gaan alle aanmeldingen en mutaties ook daadwerkelijk via u. Doet u dit niet, dan komt een aanmelding of mutatie van uw werknemer zonder dat u het ziet rechtstreeks bij VGZ binnen en wordt vervolgens verwerkt. U ziet deze mutatie pas achteraf terug op een toekomstige borderel. Hoe zet u de validatie-functie aan? Na inloggen komt u in het volgende beginscherm: Hier kiest u Ga naar collectief contract. U komt dan in het scherm: Kies vervolgens voor Contractdetails

9 In het scherm ziet u vervolgens: U scrollt naar beneden en ziet vervolgens: Indien u wilt valideren zet hier u de vragen of validatie nodig is op Ja. Bij de laatste vraag kunt u aangeven of u een bevestigingsmail wilt ontvangen dat er mutaties te validatie staan. U heeft nu de validatie-functie geactiveerd. Dit betekent dat u voortaan van uw (VGZ-verzekerde) werknemers een aanmelding die zij doen via het open deel van Mijn VGZ of mutaties die zij via hun eigen gesloten werknemersomgeving van Mijn VGZ doorgeven moet valideren. Hoe dat werkt leest u in het volgende hoofdstuk. Let op: alleen als u in uw gesloten werkgeversomgeving namens uw VGZ-verzekerde werknemer een mutatie of bijschrijving doorgeeft dan hoeft u die wijziging niet de valideren.

10 Valideren van aanmeldingen en mutaties Wanneer u in uw gesloten werkgeversomgeving een mutatie namens een VGZ-verzekerde werknemer doet (bijvoorbeeld een bijschrijving op een polis of een wijziging van een aanvullende verzekering of eigen risico) dan gaat deze mutatie rechtstreeks door naar VGZ. U hoeft in dit geval niet te valideren. Wanneer een werknemer zelf in de open Mijn VGZ omgeving een aanmelding doet of in de eigen gesloten werknemersomgeving een mutatie doorgeeft dan moet u (indien gekozen om te valideren)die wel valideren. Dat doet u trouwens ook wanneer u als werkgever in het open deel namens uw werknemer een aanmelding verzorgd. Nadat u hebt ingelogd in Mijn VGZ ziet u in het beginscherm of er iets valt te valideren. Dit ziet u onder Valideren van de meest recente wijzigingsverzoeken: U krijgt nu een korte informatie van de te valideren gegevens. Wilt u valideren dan klikt u op Valideer wijzigingen. U komt dan in het scherm Validatie U komt trouwens ook in dit scherm wanneer u boven in de werkbalk klikt op Statusinformatie.

11 U ziet hier de informatie met betrekking op de verzekerde(n) en de wijziging(en). U valideert door op Verzenden te klikken. Wilt u meer informatie over de aanmelding/mutatie dan klikt u onder Omschrijving op de soort mutatie (b.v. Wijzig verzekeringspakket). Om vervolgens te valideren klikt u op Accepteren. U kunt via dit scherm ook een overzicht van eerder door u gevalideerde aanmeldingen en mutaties raadplegen. Kies dan boven in de werkbalk Historische validaties. Validatie weigeren Een mutatie/aanmelding kan ook door de u geweigerd worden, hiervoor kan u dan de reden van weigering opgeven en krijgt de verzekerde automatisch een waarin vermeld staat dat mutatie of aanmelding geweigerd is.

12 Doorgeven van wijzigingen en aanmeldingen voor uw VGZverzekerde werknemers en eventuele gezinsleden 1. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een VGZ-verzekerde werknemer (gezinspolis) in verband met uitdiensttreding (stoppen/elders) werken) uitschrijven. In het onderstaande scherm, waarin alle verzekeringen worden getoond, kiest u de kolom Uitdiensttreding als u een polis van uw VGZ-verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) wilt beëindigen, omdat uw werknemer: uit dienst gaat (elders werken of stopt met werken)

13 U klikt dan op het witte vlakje bij de werknemer die u wilt afmelden (zie het volgende scherm): U scrollt vervolgens naar beneden waar u Afmelden kiest. Hier geeft u de datum en kiest u de reden voor het ontslag van uw werknemer. Na Ok komt u vervolgens nog in een scherm ter bevestiging. Let op: de Einddatum van ontslag is een tot en met datum. Is bijvoorbeeld de datum van uitdiensttreding datum 1 juni 2010, dan vult u hier in 31 mei Door nu te klikken op Ok is de beëindiging een feit. U hoeft deze mutatie vervolgens niet nog apart te valideren.

14 2. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een VGZ-verzekerde werknemer (gezinspolis) uitschrijven bijvoorbeeld in verband met zijn/haar overlijden of in verband met een overstap van uw werknemer naar een andere verzekeraar. Vanuit het scherm: kunt u de polis van uw VGZ-verzekerde werknemer (en dus ook gelijk eventuele gezinsleden) beëindigen wanneer uw werknemer komt te overlijden of wanneer hij/zij naar een andere verzekeraar wilt overstappen. Klik dan in de kolom Verzekerde op de naam van de betreffende persoon. U scrollt naar beneden en kiest Beëindigen polis. Bij Reden van beëindiging kiest u optie die voor uw werknemer van toepassing is. Er wordt hier ook gevraagd naar Nieuwe verzekeraar. Verder geeft u de Ingangsdatum wijziging. En vervolgens drukt u de knop Beëindigen polis. Er volgt daarna nog een bevestiging. U hoeft deze mutatie vervolgens niet nog apart te valideren.

15 3. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een verzekerd gezinslid van een VGZ-werknemer uitschrijven bijvoorbeeld in verband met een overstap naar een andere verzekeraar. Wanneer u namens uw VGZ-verzekerde werknemer een gezinslid wilt uitschrijven dan gaat u weer naar: U klikt op de naam van de werknemer waar de mutatie betrekking op heeft. U komt vervolgens in het scherm polisdetails van de betreffende verzekerde. Bij het betreffende gezinslid kiest u Verzekerde verwijderen. U komt dan in het scherm waar u de reden van beëindiging en de datum van beëindiging moet aangeven. Bij Reden van opzegging kiest u de optie die voor het verzekerde gezinslid van toepassing is. Verder geeft u de Ingangsdatum wijziging. En vervolgens drukt u de knop Verzekerde verwijderen. Er volgt daarna nog een bevestiging. U hoeft deze mutatie vervolgens niet ook nog apart te valideren. Let op: de Ingangsdatum wijziging die u hier invult is de datum waarop de wijziging daadwerkelijk ingaat. Is bijvoorbeeld de ingangsdatum van de nieuwe verzekeraar 1 januari 2011 dan vult u hier in 1 januari De datum waarop de wijziging daadwerkelijk ingaat afhankelijk van wanneer de wijziging wordt doorgegeven. Bijvoorbeeld geeft u deze wijziging op 1 maart 2011 door dan wordt de einddatum

16 4. U wilt een gezinslid van een VGZ-verzekerde werknemer bijschrijven via uw gesloten werkgeversomgeving. Als u een gezinslid van een VGZ-verzekerde werknemer wilt bijschrijven dan kunt u dat namens uw werknemer doen in uw gesloten werkgeversomgeving. Dit doet u bijvoorbeeld in verband met de geboorte van een kind. Vanuit het scherm: klikt u op de naam van uw VGZ-verzekerde werknemer, waar u een gezinslid wilt bijschrijven. U komt vervolgens in het scherm polisdetails van de betreffende verzekerde. U kiest voor Bijschrijven verzekerde op de polis. U komt dan in het scherm waar u de bijschrijving verder kunt doorvoeren. U hoeft deze mutatie vervolgens niet nog apart te valideren. Let op: De datum waarop de wijziging daadwerkelijk ingaat afhankelijk van wanneer de wijziging wordt doorgegeven.

17 5. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een verzekeringspakket of eigen risico van uw VGZ-verzekerde werknemer (of gezinslid) wijzigen. Wilt u namens uw VGZ-verzekerde werknemer een wijziging van bijvoorbeeld aanvullend pakket of eigen risico doorgeven dan gaat u weer naar: Hier klikt u in de kolom Verzekerde op de naam van de werknemer om wie het gaat. U komt vervolgens in het scherm polisdetails. Bij de verzekerde waar het om gaat kiest u Wijzigen. Hier vult u de ingangsdatum van de wijziging en klikt Volgende. Let op: De datum waarop de wijziging daadwerkelijk ingaat afhankelijk van wanneer de wijziging wordt doorgegeven. Hier kunt u de wijziging aangeven. Daarna scrollt u naar beneden en kiest Wijzigingen opslaan. U krijgt vervolgens een bevestiging dat de mutatie in behandeling wordt genomen. U hoeft deze mutatie vervolgens niet nog apart te valideren.

18 6. U wilt in het open deel van Mijn VGZ een werknemer aanmelden voor het VGZ Basispakket en aanvullende verzekeringen. U gaat naar de aanmeldmodule in Mijn VGZ. In de werkgeversomgeving van komt u hier door onder Snel naar de knop Mijn VGZ te kiezen. U wordt hier naar een informatiepagina geleid, waar u meer kunt lezen over Mijn VGZ. U komt vervolgens op de pagina in het open deel van Mijn VGZ waar u de aanmelding voor uw werknemer kunt verzorgen. U doorloopt hier de aanmelding. Nadat u de aanmelding heeft verzonden logt u vervolgens in uw gesloten werkgeversdeel in en kunt u de aanmelding valideren. Hoe u valideert heeft u eerder in deze handleiding kunnen lezen.

19 Borderel downloaden Het downloaden van het borderel gaat heel makkelijk. Hebt u al met Diginet gewerkt dan is deze manier herkenbaar. U kiest boven in de werkbalk Borderellen. U komt dat in het onderstaande scherm: Hier kiest u de maand die u wilt downloaden. U krijgt dan de pop-up: Hier kiest u Opslaan. Vervolgens wordt het bestand onder de afgebeelde documentnaam op uw eigen pc opgeslagen. U kunt er voor kiezen om die naam aan te passen. Onderstaande melding volgt:

20 Om de opgeslagen gegevens te raadplegen gaat u naar Digibord waar u de gegevens kunt ophalen en kunt matchen met uw eigen salarisgegevens.