Werkgevershandleiding Mijn IZZ Zorgverzekering

Transcriptie

1 Werkgevershandleiding Mijn IZZ Zorgverzekering

2 Inhoudsopgave Mijn IZZ Zorgverzekering 5 Doorgeven van wijzigingen en aanmeldingen voor werknemers 9 Borderel downloaden 21 2

3 Mijn IZZ Zorgverzekering is de persoonlijke omgeving van uw collectiviteit op Mijn IZZ Zorgverzekering biedt u de mogelijkheid om de IZZ Zorgverzekeringspolis van uw werknemers en hun gezinsleden in te zien, te beheren en eventueel te wijzigen. De applicatie is ontwikkeld voor werkgevers en werknemers. Uw werknemers hebben ook een eigen Mijn IZZ Zorgverzekering. Het komt daarom voor dat sommige vragen, tooltips ( i ) en informatie in helpfiles misschien niet voor u bestemd zijn. Met deze handleiding informeren wij u verder graag over de belangrijkste aandachtspunten die u moet weten. Dit zijn: Hoe moet worden ingelogd in Mijn IZZ Zorgverzekering? Hoe en welke gegevens van uw collectieve contract kunnen worden geraadpleegd Hoe en welke wijzigingen u kunt doorgeven: 1. Uitschrijven van een verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) in verband met uitdiensttreding 2. Uitschrijven van een verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) in verband met overlijden of een andere verzekeraar 3. Beëindigen verzekering van een gezinslid van uw een werknemer 4. Bijschrijven gezinsleden 5. Wijziging van verzekeringspakket, eigen risico, personeelsnummer 6. Hoe u een niet verzekerde werknemer aan kunt melden Hoe u het borderel kunt downloaden Bij het gebruik van Mijn IZZ Zorgverzekering is in ieder geval belangrijk te weten dat u: op elke pagina via i en Help uitleg krijgt; de applicatie op ieder moment kunt verlaten door rechts bovenaan op Uitloggen te klikken, en; met vragen over Mijn IZZ Zorgverzekering contact kunt opnemen met de helpdesk: mijnizzorgverzekering@vgzvoordezorg.nl of telefoonnummer

4 Om van de werkgeversomgeving Mijn IZZ Zorgverzekering gebruik te maken moet eerst worden ingelogd. Er is één hoofd account. Die persoon beheert de Mijn-omgeving. Hij kan dan de zorgverzekering van verzekerde werk nemers raadplegen. Verder kan alleen hij collega s aanwijzen die eveneens Mijn IZZ Zorgverzekering kunnen gebruiken. Heeft uw organisatie nog geen inlog gegevens en wordt u het hoofdaccount? Neem dan contact op met onze helpdesk. U ontvangt van ons een activatielink, met wachtwoord. Bij de eerste inlog wordt u gevraagd om het wachtwoord aan te passen. Nadat u uw adres en wachtwoord hebt ingevoerd komt u in onderstaand scherm. U kunt kiezen uit twee opties: Zorgverzekering Hier kunt u uw contractgegevens inzien, de zorgverzekering van uw verzekerde werknemers beheren en het borderel downloaden. Mijn IZZ Zorgverzekering beheren Hier kunt u een subaccount toevoegen, verwijderen, aanpassen. Een subaccount kan deze beheeropties niet zien. 4

5 Mijn IZZ Zorgverzekering Kiest u voor een van de opties onder Zorgverzekering dan komt u in onderstaand scherm. Wat kunt u allemaal met Mijn IZZ Zorgverzekering? Mijn persoonsgegevens Hier ziet u de gegevens van uw organisatie zoals die bij ons staan geregistreerd. Die krijgt u door rechts in de blauwe balk te klikken op Beheer profiel. U komt ook in dit scherm wanneer u boven in de werkbalk kiest voor Mijn persoonlijke gegevens. Als werkgever kunt u hier uw telefoonnummer en adres wijzigen. U kunt die gewijzigde gegevens ook doorgeven aan accountbeheer@vgzvoordezorg.nl. Dit doet u ook voor wijzigingen met betrekking tot de andere persoonsgegevens in dit overzicht. 5

6 Overzicht collectief contract Kiest u Ga naar collectief contract dan komt u in onderstaand scherm. U komt ook in dit scherm wanneer u boven in de werkbalk kiest voor Mijn verzekering. Wanneer u hier uw instelling aanvinkt en klikt op Download dan volgt een overzicht met gegevens die van toepassing zijn op uw verzekerden. Let op: deze functie vervangt niet Digibord. Om de premie-gegevens van uw verzekerden te matchen met uw salarisgegevens gebruikt u Digibord. Het borderel kunt u via Mijn IZZ Zorgverzekering downloaden. Hierover leest u verderop in deze handleiding. Gebruikers van Raet, Visma, Visma.net, ADP, SDB, Afas en Mercash salarispakketten kunnen gebruikmaken van een nieuwe werkwijze. Geen premiecontrole meer. De premies worden rechtstreeks in uw salarissysteem geïmporteerd. Lees meer over de nieuwe werkwijze op nieuwewerkwijze. Ook wanneer u momenteel gebruikmaakt van een ander salarispakket. Klikt u op Contractdetails dan komt u in het volgende scherm. 6

7 Klik nu boven in de werkbalk op Mijn verzekering en u komt weer in het scherm Overzicht collectieve contract: 7

8 Kiest u hier Verzekerden dan komt u eerst in het volgende scherm: Hier kiest u vervolgens Toon alle hoofdverzekerden. U krijgt dan een overzicht van al uw verzekerde werknemers met een IZZ Zorgverzekering. U kunt hier vervolgens selecteren op een specifieke variabele, dus bijvoorbeeld op klantnummer, werknemersnummer of verzekerde (naam). U klikt hiervoor op de pijltjes bij de naam van de betreffende kolom die u wilt selecteren. De gegevens worden dan op chronologische volgorde gezet. Let op: administraties in de zorg maken voor medewerksters meestal gebruik van een meisjesnaam. Wanneer u kiest om te selecteren op verzekerde (achternaam) dan selecteert Mijn IZZ Zorgverzekering dus op meisjesnaam. Is de mans- en meisjesnaam van uw medewerkster bijvoorbeeld Aalbers-Somers, dan ziet u deze verzekerde terug onder de S. 8

9 Doorgeven van wijzigingen en aanmeldingen voor werknemers 1. U wilt in uw werkgeversomgeving een verzekerde werknemer (gezinspolis) in verband met uitdiensttreding uitschrijven. In het onderstaande scherm, waarin alle verzekeringnemers worden getoond, kiest u de kolom Uitdiensttreding als u een polis van uw verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) wilt beëindigen, omdat uw werknemer: uit dienst gaat (elders werken of stopt met werken) uit dienst gaat in verband met pensioen; (lees: Ouderdomspensioen of AOW) uit dienst gaat in verband met de WIA U klikt dan op het witte vlakje bij de werknemer die u wilt afmelden. 9

10 U scrollt vervolgens naar beneden waar u Afmelden kiest. U komt dan in het onderstaande scherm: Hier geeft u de datum en kiest u de reden voor het ontslag van uw werknemer. Let op: de Einddatum van ontslag is een tot en met datum. Is de ingangsdatum van het Ouderdomspensioen 1 juni 2017, dan vult u hier in 31 mei Wanneer bij einde dienstverband sprake is van Ouderdoms pensioen of AOW, kies dan Einde dienstverband IZZ ivm Pensioen. Na Ok komt u vervolgens nog in een scherm ter bevestiging. Door nu te klikken op Ok is de beëindiging een feit. 10

11 2. U wilt in uw werkgeversomgeving een verzekerde werknemer (gezinspolis) uitschrijven in verband met een overstap van uw werknemer naar een andere verzekeraar. Vanuit het onderstaande scherm: kunt u de polis van uw verzekerde werknemer (en dus ook gelijk eventuele gezinsleden) beëindigen wanneer uw werknemer naar een andere verzekeraar wilt overstappen. Klik dan in de kolom Verzekerde op de naam van de betreffende persoon. U komt dan in het scherm: 11

12 U vult de gegevens in en kiest Beëindigen polis. Bij Reden van beëindiging kiest u de optie Opzegging naar andere maatschappij. Er wordt hier ook gevraagd naar Nieuwe verzekeraar. Wanneer u dit niet weet kies dan gewoon één van de genoemde verzekeraars. Verder geeft u de Ingangsdatum wijziging. En vervolgens drukt u de knop Beeindigen polis. Er volgt daarna nog een bevestiging. Let op: de Ingangsdatum wijziging die u hier invult is de datum waarop de wijziging daadwerkelijk ingaat. Is bijvoorbeeld de ingangsdatum van de nieuwe verzekeraar 1 januari 2018 dan vult u hier in 1 januari

13 3. U wilt in uw werkgeversomgeving een verzekerd gezinslid van een werknemer uitschrijven bijvoorbeeld in verband met een overstap naar een andere verzekeraar. Wanneer u namens uw verzekerde werknemer een gezinslid wilt uitschrijven dan gaat u weer naar: U klikt op de naam van de werknemer waar de mutatie betrekking op heeft. 13

14 Bij het betreffende gezinslid kiest u Verzekerde verwijderen. U komt dan in: Bij Reden van opzegging kiest u de optie optie Opzegging naar andere maatschappij. Kies bij Reden van opzegging de optie Beëindiging einde Coll contract wanneer: u de verzekering van een kind van uw werknemer wilt stoppen i.v.m. einde studie u een ex-partner van uw werknemer wilt uitschrijven i.v.m. echtscheiding De betreffende persoon wordt dan ingeschreven voor een individuele verzekering en behoudt tot het einde van het kalenderjaar en de twee daaropvolgende jaren recht op collectiviteitskorting. Verder geeft u de Ingangsdatum wijziging. En vervolgens drukt u de knop Verzekerde verwijderen. Er volgt daarna nog een bevestiging. Let op: de Ingangsdatum wijziging die u hier invult is de datum waarop de wijziging daadwerkelijk ingaat. Is de ingangsdatum van de nieuwe verzekeraar 1 januari 2018 dan vult u hier in 1 januari

15 4. U wilt een gezinslid van een verzekerde werknemer bijschrijven via uw werkgeversomgeving. Als u een gezinslid van een verzekerde werknemer wilt bijschrijven dan kunt u dat namens uw werknemer doen in uw werkgeversomgeving. Dit doet u bijvoorbeeld in verband met de geboorte van een kind. Vanuit het scherm: klikt u op de naam van uw werknemer, waar u een gezinslid wilt bijschrijven. 15

16 U scrollt naar beneden en kiest Bijschrijven verzekerde op de polis. U komt dan in het volgende scherm waar u de bijschrijving verder kunt doorvoeren. 16

17 5. U wilt in uw werkgeversomgeving een verzekeringspakket of een eigen risico van uw verzekerde werknemer (of gezinslid) wijzigen. Of u wilt een personeelsnummer toevoegen of wijzigen. Wilt u namens uw werknemer een wijziging van bijvoorbeeld aanvullende pakket, eigen risico of personeelsnummer doorgeven dan gaat u weer naar: Hier klikt u in de kolom Verzekerde op de naam van de werknemer om wie het gaat. 17

18 Wilt u het werknemersnummer toevoegen of aanpassen dan kiest u achter Werknemersnummer > Wijzigen. U komt dan ik het scherm waar u het nummer kunt toevoegen of aanpassen. Wilt u bij de verzekerde b.v. de aanvullende verzekering of het eigen risico wijzigen kies dan achter Verzekeringspakket > Wijzigen. U komt dan in: Hier vult u de ingangsdatum van de wijziging en klikt Volgende. Let op: de Ingangsdatum wijziging die u hier invult is de datum waarop de wijziging daadwerkelijk ingaat. Is de ingangsdatum van de nieuwe verzekeraar 1 januari 2018 dan vult u hier in 1 januari Vervolgens komt u in het onderstaande scherm: 18

19 Hier kunt u de wijziging aangeven. Daarna scrollt u naar beneden en kiest Wijzigingen opslaan. U krijgt vervolgens een bevestiging dat de mutatie in behandeling wordt genomen. 19

20 6. U wilt een werknemer aanmelden voor de IZZ Zorgverzekering. Aanmelden voor de IZZ Zorgverzekering kan via 20

21 Borderel downloaden Het downloaden van het borderel gaat heel makkelijk. U kiest boven in de werkbalk Borderellen. U komt dan in het onderstaande scherm: U ziet de kolommen Acties en Genereren bestand salarisverwerking. De laatste is van toepassing wanneer u gebruikt wilt maken van de nieuwe werkwijze van IZZ. Lees hierover meer op nieuwewerkwijze. Kies onder Acties > Download dit document de maanden die u wilt raadplegen. Om de opgeslagen gegevens te raadplegen gaat u naar Digibord waar u de gegevens kunt ophalen en kunt matchen met uw eigen salarisgegevens. Digibord kunt u downloaden via digibord Gebruikers van Raet, Visma, Visma.net, ADP, SDB, Afas en Mercash salarispakketten kunnen gebruikmaken van een nieuwe werkwijze. Geen controle meer van premies. Lees meer over de nieuwe werkwijze op Ook wanneer u momenteel gebruikmaakt van een ander salarispakket. 21

22 Meer weten? Hebt u nog vragen over de nieuwe werkwijze? Op onze website vindt u veelgestelde vragen. U kunt ook contact opnemen met de Werkgeversdesk. De medewerkers zijn te bereiken via telefoonnummer of per mail via mijnizzzorgverzekering@vgzvoordezorg.nl IZZ De Zorgverzekeraar voor de zorgsector Postbus AK Eindhoven D De IZZ Zorgverzekering wordt uitgevoerd door VGZ voor de Zorg