Handleiding digitaal dossier

Transcriptie

1 Handleiding digitaal dossier Handleiding digitaal dossier... 1 Omschrijving... 2 Login met persoonlijke account... 3 Geen persoonlijke account... 3 Automatisch omwisselen naar persoonlijke account... 4 Uw dossiers activeren... 5 Overzichtscherm... 6 Recent toegevoegde bestanden... 6 Labels... 6 Bestand zoeken... 7 Bestand bekijken... 8 Bestand aanpassen... 8 Bestand toevoegen Stap 1 periode bestand Stap 2 type document Stap 3 bestand opladen Stap 4 beschrijving Bestand delen Stap 1 - keuze van de persoon met wie u bestanden wil delen Stap 2 - keuze van de bestanden die u wil delen Stap 3 - personen met wie u bestanden heeft gedeeld Mailservice... 15

2 Omschrijving Het digitaal dossier bevat documenten zoals maandafrekeningen, KAVA-facturen, creditnota's, facturen accountancy en facturen tariferingdienst. Met deze applicatie krijgt u sneller documenten, kan u ze delen met anderen, commentaar toevoegen, zelf bestanden opladen enz. Het digitaal dossier wordt zo uitgebouwd tot uw persoonlijk online archief met vertrouwelijke informatie. Alle documenten Het digitaal dossier is een online archief van alle financiële informatie. Niet alleen uw KAVA documenten kunnen hier worden bewaard, maar u kan ook zelf documenten toevoegen. Vind wat u zoekt Bestanden worden toegewezen aan de apotheek waartoe ze behoren. Eén eigenaar van verschillende apotheken kan dus toegang hebben tot meerdere dossiers. De documenten worden verder ingedeeld in mappen, per afdeling binnen KAVA (accountancy, tarifering) en volgens gemeenschappelijke kenmerken (facturen, financiële informatie...). Veilig Alle documenten worden beveiligd en geëncrypteerd opgeslagen. U bepaalt zelf wie welke documenten kan inkijken. Communicatie Voeg notities en opmerkingen toe aan documenten in uw digitaal dossier en wissel documenten uit met uw boekhouder en uw tariferingdienst. Telkens als er nieuwe documenten worden toegevoegd krijgt u een verwittigingsmail.

3 Login met persoonlijke account Voor het digitaal dossier moet u om veiligheidsredenen inloggen met uw persoonlijke account in plaats van met de algemene apotheekaccount. De algemene apotheekaccount (apr+cijfers) is voor diensten specifiek voor de apotheek zoals tariferingberichten, tariferinggegevens doorsturen, bepaalde webapplicaties (SOS software), nachtwacht etc. Die code kan ook door uw medewerkers gebruikt worden. De persoonlijke account (meestal combinatie van eerste letters voor- en familienaam) creëerden we voor diensten die aan u als persoon worden toegekend (persoonlijk mailaccount, kringverantwoordelijken, digitaal dossier...). Surf naar en log rechts bovenaan in. Indien u het paswoord of de login van uw persoonlijk account vergeten bent, klikt u op de desbetreffende knoppen. U krijgt dan een mail met instructies om uw wachtwoord op te vragen. Geen persoonlijke account Heeft u nog geen persoonlijk account, dan kiest u in het loginscherm voor account aanvragen. Vul het aanvraagformulier in, kies tussen persoonlijk account of apotheekaccount en klik onderaan op bevestig. Wij behandelen uw accountaanvraag zo spoedig mogelijk.

4 Automatisch omwisselen naar persoonlijke account Logt u toch in met uw apotheekaccount, dan wordt u gevraagd te wisselen naar uw persoonlijke account. De accounts van de eigenaars van de apotheek worden getoond. Klik op de Inloggen knop naast uw naam om in te loggen onder deze account. U moet hiervoor alleen maar het wachtwoord van uw persoonlijk account ingeven.

5 Uw dossiers activeren Per apotheek waarvan u eigenaar bent moet u eenmalig het digitaal dossier activeren alvorens u het kan gebruiken. Door die activering bevestigt u dat u documenten, die afkomstig zijn van KAVA en bestemd voor deze apotheek, wil ontvangen in uw digitaal dossier. Per apotheek die u activeert wordt er dus een dossier aangemaakt. Om het dossier (de dossiers) van uw apotheek (apotheken) te activeren gaat u als volgt te werk. Wanneer u voor de eerste keer ingelogd bent (zie boven) en uw dossier dus nog niet geactiveerd is, krijgt u onderstaande melding. Wie eigenaar is van meerdere apotheken, moet dus per apotheek een ander digitaal dossier activeren. Vink de apotheek/apotheken aan waarvan u het dossier wilt activeren en klik op activeer dossiers. Uw activeringaanvraag is nu verwerkt. Binnen 24 uur (één werkdag) wordt het dossier van de gevraagde apotheken geactiveerd en krijgt u daarvan een melding. Geen klant Tariferingdienst Wie geen klant is bij de KAVA tariferingdienst, moet de schriftelijke aanvraag downloaden en dan getekend opsturen met post of groothandel naar KAVA Consciencestraat 41, 2018 Antwerpen.

6 Overzichtscherm Van zodra het dossier voor de eerste keer geactiveerd werd, krijgt u een overzichtscherm te zien: Alle recent toegevoegde bestanden. De mappen en collecties waarin uw bestanden zijn ingedeeld. De personen met wie u de bestanden heeft gedeeld. Recent toegevoegde bestanden Bovenaan het overzichtscherm vindt u alle bestanden van het voorbije jaar. Bestanden die ouder dan een jaar zijn, kan u raadplegen door onderaan de lijst te klikken op Meer en zo alle bestanden in uw digitaal dossier te bekijken, gesorteerd op datum van toevoeging. Labels De mappenindeling (cfr. gangbare Windows toepassingen) wordt automatisch aangemaakt en klasseert de documenten in de bijhorende categorie. Afhankelijk van de diensten waarvan u klant bent zijn er mappen voor accountancy, tarifering en/of apotheekarchief. U kan zelf geen mappen toevoegen of verwijderen. Alle bestanden in uw digitaal dossier kunnen worden ingedeeld met behulp van zelf gedefinieerde ( eigen ) labels.

7 Bestand zoeken U kan een bestand zoeken binnen het digitaal dossier door met de cursor naar zoeken te gaan. Daar kan u kiezen tussen zoeken op bestandsnaam, locatie of periode. Kiest u voor periode, dan kan u via een handig invulformulier maand en jaar kiezen. Kiest u voor bestandsnaam of locatie, dan voert u de juiste zoekterm in en laat de zoektocht starten door na het ingegeven woord op enter te drukken. Nadien krijgt u een overzicht van het gevonden bestand/de gevonden bestanden.

8 Bestand bekijken Ga met uw cursor naar het bestand in kwestie en u leest meteen over welke periode de inhoud van het bestand gaat en wanneer dit bestand het laatst werd gewijzigd. In bovenstaand voorbeeld bekeken we het kasboek 12 van Klik op het bestand zelf om het te openen, net zoals bij een standaard windows toepassing. Bestand aanpassen U kan het bestand wijzigen, de details bekijken, notities toevoegen etc. Klik op hetzelfde scherm rechts op het icoontje met potlood. Dan komt u op onderstaand scherm terecht. Hier kan u 1. Eigen labels toekennen 2. Notities toevoegen aan het bestand 3. Bestand verwijderen De verschillende acties worden afzonderlijk beschreven in deze handleiding.

9 1. Eigen labels toekennen U kan eenvoudig labels toekennen aan dit specifieke document door in het vak uw eigen toegekende labels een nieuwe term in te voeren. In het voorbeeld kozen we voor rekeningen. Klik op het groen plusteken en dit label wordt toegekend. Deze term (label) kan u later ook hanteren voor andere documenten naar keuze. 2. Notities toevoegen aan het bestand Via deze notities kan u over het document in kwestie communiceren met de personen met wie u het bestand heeft gedeeld (zie ook later). Zo kan u opmerkingen over één bepaald document formuleren. Door te klikken op notitie toevoegen wordt het ook effectief opgeslagen en krijgen de andere personen een melding. Het is veiliger en directer dan wanneer u hierover bv. per mail zou communiceren. 3. Bestand verwijderen Nog via hetzelfde scherm kan u het bestand verwijderen door op het icoontje in kwestie te drukken.

10 Bestand toevoegen Via het overzichtsscherm kan u ook zelf bestanden toevoegen. Klik rechts bovenaan op de knop bestand toevoegen. Dan komt u op dit scherm terecht. Stap 1 periode bestand U duidt in het eerste veld aan op welke periode het bestand betrekking heeft. Een rapport van maart 2011 laat u dus starten van 1 maart en eindigt op 31 maart Het gaat dus niet om de periode wanneer u het bestand heeft opgeladen. Stap 2 type document Nadien kiest u de map waar u het document wil opladen. U kan kiezen tussen verschillende types: tarifering, accountancy, apotheekarchief en daarbinnen nog selecteren tussen rapporten, kasblad, factuur, voorschriftenboek, e.a. U kan zelf geen mappen toevoegen of verwijderen.

11 Stap 3 bestand opladen Klik op bladeren om binnen uw eigen bestanden te zoeken naar de documenten die u wil opladen. Stap 4 beschrijving Desgewenst (maar het is geen verplicht veld ) kan u in het onderste scherm nog een korte beschrijving van het document opgeven. U eindigt met opslaan en het bestand wordt toegevoegd.

12 Bestand delen Om uw bestanden met andere personen te kunnen delen, klikt u in het overzichtsscherm rechts bovenaan op delingsopties. Die knop is alleen zichtbaar indien u eigenaar bent van een dossier. Op het volgende scherm krijgt u dan een overzicht van de personen met wie het bestand wordt gedeeld en kan u andere personen toevoegen door te klikken op bestanden delen. Stap 1 - keuze van de persoon met wie u bestanden wil delen Om te kiezen met welke personen u bestanden wil delen, heeft u drie opties. 1. Een persoon zonder KAVA account. Vink het vakje in kwestie aan en klik op ga verder. In dat geval moet u eerst een account aanvragen voor die persoon in kwestie. Zodra die aanvraag verwerkt is, kan u de bestanden delen met die persoon.

13 2. Een persoon met een KAVA account. Vink dat vakje in kwestie aan en klik op ga verder. Klanten van de KAVA tariferingdienst, klanten van accountancy KAVA, leden van KAVA, sommige boekhouders hebben een account. Nu kan u in ons ledenbestand opzoeken (op voornaam, familienaam, postcode of gemeente) of de persoon in kwestie een account heeft en die selecteren. Klik tenslotte op de knop delen met deze persoon. 3. Keuze uit onze lijst met suggesties. Op basis van uw account hebben we enkele personen opgelijst die verbonden zijn aan uw apotheek en met wie u misschien de documenten wil delen. Kies de persoon met wie u het bestand wil delen en klik op ga verder. Stap 2 - keuze van de bestanden die u wil delen Deze stap kan pas worden gezet nadat u eerst een persoon heeft geselecteerd met wie u de bestanden wil delen. Hier kan u vier acties toestaan, waarvan er drie standaard worden aangevinkt. U bepaalt zelf natuurlijk welke actie u aan de persoon in kwestie wil toestaan. Dit zijn de vier opties: 1. Bestanden toevoegen (standaard aangevinkt) De opgegeven persoon kan zelf bestanden toevoegen aan het opgegeven dossier. 2. Notities toevoegen (standaard aangevinkt) De opgegeven persoon kan notities toevoegen aan alle bestanden die u met hem deelt. 3. Bestanden verwijderen De opgegeven persoon kan alle bestanden die u met hem deelt verwijderen. 4. Labels bewerken (standaard aangevinkt) De opgegeven persoon kan de labels van alle bestanden die u met hem deelt wijzigen.

14 Nadat u de toegestane actie(s) heeft aangevinkt, klikt u op opslaan. Indien u in bovenstaand scherm links onderaan kiest voor geavanceerd, kan u zelf de periodes aangeven. Kies hier over welke periodes de opgegeven persoon uw bestanden kan inkijken. U kan dit leeg laten om bestanden uit de volledige periode waarvan u eigenaar bent van het dossier te delen. Indien u eigenaar bent van meerdere apotheken, zal u het dossier moeten kiezen van de apotheek waarvoor u bestanden wil delen. Stap 3 - personen met wie u bestanden heeft gedeeld Indien u 1 of meerdere bestanden uit uw digitaal dossier gedeeld heeft, kan u in het veld van de delingsopties zien met wie u bestanden heeft gedeeld (lees ook bestand delen ). Bovendien kan u meer in detail zien welke bestanden u heeft gedeeld door met de cursor over de naam te gaan. U krijgt dan info over de toegestane acties en de gedeelde bestanden. Wanneer u op de naam zelf klikt, dan krijgt u een overzicht van alle bestanden waartoe die persoon toegang heeft.

15 Mailservice Iedereen die toegang heeft tot een dossier wordt via mail verwittigd wanneer er veranderingen gebeuren aan zijn dossiers. De opstartmail Dit is een mail die u enkel krijgt van zodra uw dossier geactiveerd is. In deze mail vindt u een lijst van alle bestanden die al in het geactiveerde dossier zitten. De verwittigingsmail voor nieuwe bestanden en notities Met deze mail wordt u op de hoogte gebracht van alle nieuwe notities en bestanden die worden toegevoegd aan uw digitaal dossier.