- stappenplan - INLOGGEN op

Transcriptie

1 - stappenplan - INLOGGEN op Surf naar Vul login en paswoord in. Op de die je ontvangen hebt vind je je paswoord. Als je inlogt op je site, zal je ook automatisch het site nummer zien verschijnen. Paswoord vergeten? Mail naar online@cobelguard.be. AANDACHT: als je inlogt op de site, kan je alle info raadplegen. Thuis zie je enkel je persoonlijke gegevens, niet de info die betrekking heeft op de site. Deze versie van ON LINE is een startversie, de komende maanden zullen gaandeweg nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Je bent nu ingelogd! Eerst krijg je instructies te zien. Delen van het Protocol die je nog niet hebt ondertekend, zullen eveneens als instructie verschijnen. Om te vermijden dat de niet getekende Protocol delen blijven verschijnen bij het inloggen, teken ze bij het onderdeel Protocol. Belangrijke instructies worden in het vet aangeduid en staan boven de andere instructies. - Druk op OK en je krijgt een andere instructie of de welkompagina van On Line te zien.

2 - Druk op Reageer als je een bericht wilt verzenden (dit wordt naar uw operationele verantwoordelijke en naar de brigadier(s) van je site gestuurd). Telkens als je inlogt zal je de instructies zien die deze dag op jouw site van toepassing zijn. Voorbeelden van een materiaal en Protocol instructie: NAVIGEREN DOOR - Kies bovenaan rechts je taal: NL, FR of EN. - Zoeken op trefwoorden kan via het zoekvenster onder de taalkeuze. - Heb je hulp nodig? Klik op Help. - Uitloggen? Klik op Log out. Maak eerst onderaan links een keuze: - Mijn gegevens: klik hier om je persoonlijke gegevens en planning te checken. - Site: hieronder zitten alle gegevens en rapporten die gebonden zijn aan jouw site, zoals Dagrapporten, Incidentenrapporten en Protocols.

3 Je ziet linksboven een menu verschijnen. Dat kan uitgeklapt worden door op het + teken naast de items te klikken. Een - teken wil zeggen dat alles uitgeklapt staat. Je kan dan verder op de deelitems klikken om hieronder te werken. Telkens je op een einditem links klikt, zie je in het venster rechts de inhoud verschijnen die bewerkbaar is. RAPPORTEN AAN DE SLAG op 1. DAGRAPPORTEN A. Dagrapport toevoegen B. Dagrapport bekijken/bewerken! Belangrijk: bewaar altijd een rapport als je het hebt gewijzigd of een nieuw hebt toegevoegd. Lay-out en versies Bovenaan bij alle rapporten kan je Toon historiek of Toon versies aanvinken en vervolgens op Start klikken. Alle versies die zijn aangemaakt van het document, worden dan ook in de lijst weergegeven. Toon historiek: een rapport dat ouder is dan x aantal maanden, wordt standaard niet meer getoond. Om dit toch nog op te roepen, vink je Toon historiek aan. Toon versies: als een rapport gewijzigd wordt, creëer je een nieuwe versie maar het oorspronkelijke rapport wordt ook opgeslagen. Vb. na 15 wijzigingen zullen er 15 versies van een rapport bestaan. Met behulp van Toon versies kan je nagaan wat er gewijzigd werd of kan je naar een vorige versie terugkeren.! Tip: mochten er zich tijdens het opmaken van een rapport problemen in het systeem voordoen, dan kan je het rapport toch makkelijk terugvinden door Toon versies aan te klikken! Field chooser: de verschillende velden zoals Site, Rapport enz sorteren, velden verwijderen of toevoegen. Save Lay-out: alle aanpassingen die je in de lay-out hebt gedaan, zoals verschillende versies tonen en velden toevoegen, zullen nu bewaard worden.

4 Reset Lay-out: alle aanpassingen die je in de lay-out hebt aangebracht, zullen weer tot de standaard lay-out herbracht worden. Drag a column header here to group by that column: xxxxxxx Nieuwe rapporten of gegevens worden altijd in vet aangeduid. Je kan ze ook markeren als gelezen als je dit wenst. A. DAGRAPPORT TOEVOEGEN 1. Klik op de knop Toevoegen! Klant en site zijn vaste gegevens en kunnen niet gewijzigd worden. 2. Vul de datum en diensturen in 3. Tekst schrijven De tekst kan je als in een Word document schrijven, je kan zelf de opmaak kiezen aan de hand van de opmaakknoppen (bold, italic, centraliseren tekst, enz ) 4. Afbeelding toevoegen? Boven het tekstvak rechts kan je op de Image knop klikken om een afbeelding op te laden. Klik vervolgens op bladeren en zoek de afbeelding die je bewaard hebt op de PC en wacht tot je het bestand ziet verschijnen. Klik dan op Foto invoegen. Als het te lang duurt om het bestand op te laden, is de afbeelding of foto te groot. Verklein dan eerst het bestand. Foto ingevoegd? Klik op de foto in het tekstvenster om die vb. te vergroten of te verkleinen. 5. Bijlage toevoegen? Klik onder het tekstvenster op Bladeren om het bestand te zoeken en vervolgens op Opladen om het in te voegen. Je kan achteraf het bestand altijd weer verwijderen door op het rood kruisje te klikken naast het opgeladen bestand. Alle normale bestandsvormen zijn toegelaten.

5 6. Bewaren? Klik bovenaan op Opslaan, of Opslaan als concept als je dit later nog wilt bewerken. Concepten worden altijd in italic weergegeven in het overzicht van de rapporten. Je kan het rapport ook als PDF exporteren om het vb. af te drukken of lokaal op je PC te bewaren.! Door te bewaren onderteken je automatisch het rapport. B. DAGRAPPORT BEKIJKEN/BEWERKEN 1. Klik op het overzicht rapport dat je wilt bekijken, dit wordt automatisch grijs gekleurd. 2. Klik vervolgens op Bekijken. 3. Je kan dit rapport Opmaken, onderaan ondertekenen of converteren naar PDF.! Denk eraan om steeds rapporten te ondertekenen. 2. INCIDENTENRAPPORTEN Lay-out en versies Bovenaan bij alle rapporten kan je Toon historiek of Toon versies aanvinken en vervolgens op Start klikken. Alle versies die zijn aangemaakt van het document, worden dan ook in de lijst weergegeven. Toon historiek: een rapport dat ouder is dan x aantal maanden, wordt standaard niet meer getoond. Om dit toch nog op te roepen, vink je Toon historiek aan. Toon versies: als een rapport gewijzigd wordt, creëer je een nieuwe versie maar het oorspronkelijke rapport wordt ook opgeslagen. Vb. na 15 wijzigingen zullen er 15 versies van een rapport bestaan. Met behulp van Toon versies kan je nagaan wat er gewijzigd werd of kan je naar een vorige versie terugkeren. Field chooser: de verschillende velden zoals Site, Rapport enz sorteren, velden verwijderen of toevoegen. Save Lay-out: alle aanpassingen die je in de lay-out hebt gedaan zoals verschillende versies tonen en velden toevoegen zullen nu bewaard worden. Reset Lay-out: alle aanpassingen die je in de lay-out hebt aangebracht, zullen weer tot de standaard lay-out herbracht worden. Drag a column header here to group by that column: xxxxxxx

6 A. INCIDENTENRAPPORT TOEVOEGEN B. INCIDENTENRAPPORT BEKIJKEN/BEWERKEN De werkwijze bij toevoegen, bekijken en bewerken van Incidentenrapporten is ongeveer dezelfde als bij Dagrapporten. Enkele verschillen: 1. Hier kan je via een label de aard van het incident aanduiden: vb. brand, diefstal, enz 2. Naargelang de selectie van het label, krijg je een aantal instructies zodat je weet wat er allemaal dient te gebeuren en in het rapport dient te komen. 3. Je vult 2 tekstvakken in: het eerste met een korte omschrijving van de vaststelling (= het indicent zelf) en het tweede met de ondernomen acties. INSTRUCTIES Lay-out en versies Bovenaan bij alle rapporten kan je Toon historiek of Toon versies aanvinken en vervolgens op Start klikken. Alle versies die zijn aangemaakt van het document, worden dan ook in de lijst weergegeven. Toon historiek: een rapport dat ouder is dan x aantal maanden, wordt standaard niet meer getoond. Om dit toch nog op te roepen, vink je Toon historiek aan. Toon versies: als een rapport gewijzigd wordt, creëer je een nieuwe versie maar het oorspronkelijke rapport wordt ook opgeslagen. Vb. na 15 wijzigingen zullen er 15 versies van een rapport bestaan. Met behulp van Toon versies kan je nagaan wat er gewijzigd werd of kan je naar een vorige versie terugkeren. Field chooser: de verschillende velden zoals Site, Rapport enz sorteren, velden verwijderen of toevoegen. Save Lay-out: alle aanpassingen die je in de lay-out hebt gedaan zoals verschillende versies tonen en velden toevoegen zullen nu bewaard worden. Reset Lay-out: alle aanpassingen die je in de lay-out hebt aangebracht, zullen weer tot de standaard lay-out herbracht worden. Drag a column header here to group by that column: xxxxxxx

7 1. ALGEMENE SITE INSTRUCTIES Belangrijke instructies vink je aan. 1. Ga in het vakje staan om tekst in te voegen. Je ziet een pijltje links verschijnen omdat je in deze regel aan het werken bent. De regel eronder wordt met een sterretje aangeduid. Dit wordt ook een pijltje zodra je erop klikt om hier ook een instructie bij te voegen. 2. Duid de datum aan waarop de instructie actief/inactief is. De instructie komt niet meer te voorschijn vanaf de dag die je hebt ingegeven bij Datum inactief. 3. Selecteer de dagen van de week waarop de instructie actief is. Er moet altijd minstens 1 dag geselecteerd worden. Een instructie die vb. telkens op donderdag moet doorgaan: donderdag aanvinken; een instructie die iedere werkdag moet getoond worden: maandag-zondag aanvinken, enz Dus voor iedere instructie geef je in tijdens welke periode ze dient getoond te worden en op welke dagen in die periode ze getoond moet worden. Wat zijn site instructies? Bijvoorbeeld: bij de volgende shift wordt iets belangrijks afgeleverd. Je kan door een site instructie in te geven de volgende agent hiervan op de hoogte brengen. Zodra de agent inlogt op On Line, ziet die de instructie verschijnen. Je kan site instructies alleen op de site bekijken. De belangrijkste instructies zie je eerst in het vet. De datum én dag(en) MOET(en) altijd ingevuld worden, zonder datum en dag(en) kan de instructie niet werken. Bewaren? Druk op ENTER! 2. MATERIAALINSTRUCTIES

8 Zelfde werkwijze als bij de algemene instructies, maar bedoeld om instructies betreffende het materiaal op de site door te geven. Ook deze instructies zijn sitegebonden. Bewaren? Druk op ENTER! 3. PERSOONLIJKE INSTRUCTIES Persoonlijke instructies worden meestal door jouw Operations verantwoordelijke meegedeeld. Je kan persoonlijke instructies altijd en overal zien, ook als je vb. thuis inlogt op het systeem. Bewaren? Druk op ENTER! PROTOCOL Het volledige Protocol van je site is On Line consulteerbaar! MIJN DATA Wanneer je inlogt op het systeem, zal je automatisch Mijn Data het eerst zien verschijnen. Hier kan je jouw planning bekijken, je persoonlijke gegevens nazien, of persoonlijke instructies checken. 1. PLANNING EN PRESTATIES: je ziet je eigen planning en gepresteerde uren.

9 De gegevens kan je omzetten naar een PDF bestand om vb. je planning af te drukken. Je kan de planning van huidige en vorige maand consulteren. 2. MIJN GEGEVENS Jouw persoonlijke gegevens kan je hier consulteren. Dient er iets te worden aangepast of aangevuld? Ben je vb. onlangs van telefoonnummer veranderd? Je kan onderaan een bericht verzenden naar de personeelsdienst! 3. PERSOONLIJKE INSTRUCTIES Zie deel INSTRUCTIES voor werkwijze.