Documentatiebundel Sfta Versturen en ontvangen van grote mails door gebruik te maken van "sfta.vmm.be"

Transcriptie

1 Documentatiebundel Sfta Versturen en ontvangen van grote mails door gebruik te maken van "sfta.vmm.be"

2 Inhoud 1. Inleiding 3 2. Hoe als extern persoon een mail met gro(o)t(e) bestand(en) versturen naar een VMM-mailbox? Creatie van een gebruiker in de toepassing Inloggen als extern persoon en bestanden opsturen via de sfta-toepassing 6 3. Hoe als extern persoon een mail met gro(o)t(e) bestand(en) ontvangen verstuurd vanuit een VMM-mailbox? Ontvangen van de mail met link(en) door de externe persoon De externe persoon heeft nog géén gebruiker gecreëerd in de toepassing De externe persoon heeft wel reeds een gebruiker op de sfta De externe persoon is zijn/haar paswoord vergeten Hoe als VMM-medewerker een mail met gro(o)t(e) bestand(en) versturen naar een extern persoon? Versturen van bestanden via een webbrowser door VMM-personeelsleden Ontvangen van de mail door extern persoon Hoe als VMM-medewerker bestanden verstuurd door externe personen ontvangen? Helpdesk 18 Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 2 /19

3 Versturen en ontvangen van grote mails door gebruik te maken van "sfta.vmm.be" 1. Inleiding Bij de Vlaamse Milieumaatschappij is er een maximumlimiet ingesteld op de grootte van mails die je kunt versturen en/of ontvangen via de standaard aangeboden structuur. Indien je echter intern of extern mails groter dan deze limiet wilt versturen en/of ontvangen, dan kan je gebruik maken van de daartoe voorziene toepassing sfta. Hierna wordt uitgelegd hoe je gebruik kunt maken van deze toepassing. Zowel het versturen van grote mails door externen naar een VMM-mailbox als het versturen van mails vanuit een VMM-mailbox naar externen wordt besproken. 2. Hoe als extern persoon een mail met (een) gro(o)t(e) bestand(en) versturen naar een VMM-mailbox? Externe personen moeten eerst een gebruiker creëren in de toepassing alvorens een mail naar een VMMmedewerker te kunnen versturen Creatie van een gebruiker in de toepassing Als extern persoon, surf je hiervoor naar Klik op de link New User. Voor de creatie van een nieuwe gebruiker, klik op New User. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 3 /19

4 Vul je adres van waaruit je de grote mails wil versturen naar een VMM-mailbox in en klik op Register : Na het klikken op Register wordt een verificatiecode opgestuurd naar het opgegeven adres. Dit is een controle om na te gaan of het opgegeven adres bestaat en correct is. Deze verificatiecode moet worden ingegeven in de sfta-toepassing door de externe persoon. Het ontvangen van de verificatiecode gebeurt in de opgegeven mailbox: Hier is de verificatiecode te vinden Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 4 /19

5 Geef deze verificatiecode in de sfta-toepassing in en klik op Verify Kies een paswoord en geef dit in de toepassing in. Dit paswoord moet aan een aantal voorwaarden voldoen (minimaal 6 karakters met minimaal één cijfer en één hoofdletter). Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 5 /19

6 Als alles goed is verlopen, krijg je nu de bevestiging van de aanmaak van de nieuwe gebruiker. Na het drukken op "OK" (te zien in de volgende screenshot), kan je met deze aangemaakte gebruiker inloggen en grote mails versturen naar een VMM-medewerker. Belangrijk om weten is dat deze gecreëerde gebruiker niet eeuwig geldig is. Na 180 dagen van inactiviteit wordt deze automatisch verwijderd uit het systeem en moet je jouw gebruiker opnieuw aanmaken. 2.2 Inloggen als extern persoon en data opsturen via de sfta-toepassing We gaan er van uit dat je als externe reeds een gebruiker hebt gecreëerd in de toepassing. Surf naar en log in met je gecreëerde gebruiker. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 6 /19

7 Na het inloggen kom je in een conforme webmailomgeving. Hierin kunnen de bestemmeling, het onderwerp en andere items worden ingevuld. Ook te versturen documenten kunnen als bijlage worden toegevoegd. Dit is conform standaard webmailgebruik. Als je daarna op Send klikt, worden de bijlagen naar de toepassing opgeladen en vertrekt er een mailtje naar de bestemmeling. - Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 7 /19

8 De verzender kan aangeven ( Notify on Attachment Delivery ) of deze een notificatie wenst te ontvangen wanneer de bestemmeling de betreffende data heeft gedownload. Opgelet: de opgeladen data blijven slechts een aantal dagen beschikbaar in de toepassing. De bestemmeling wordt hiervan gewaarschuwd in een mail. Indien de bestemmeling de verstuurde bestanden voor langere periode wil bewaren, dan is het aan hem om deze ergens op te slaan. Indien je als extern persoon géén dergelijke mails meer wilt versturen, dan kan je gewoon op "OK" klikken en de toepassing verlaten door op Log out te klikken. 3. Hoe als extern persoon een mail met gro(o)t(e) bestand(en) ontvangen verstuurd vanuit een VMM-mailbox? 3.1. Ontvangen van de mail met link(en) door de externe persoon Als externe ontvang je een mail met daarin een link naar de verstuurde bestanden. Door te klikken op de link(en) achter de vermelding Attachment: kan je de (het) bestand(en) downloaden. Door te klikken op deze link, kan je het bestand downloaden. Naargelang het feit of je als extern persoon ooit reeds een account hebt gecreëerd op de sfta-toepassing en al dan niet nog bent ingelogd, moet je inloggen en/of een account aanmaken op sfta.vmm.be of een andere actie ondernemen. Een aantal situaties worden hierna besproken. 3.2 De externe persoon heeft nog géén gebruiker gecreëerd in de toepassing. Na het klikken op de link, komt er een scherm tevoorschijn waarin de externe persoon zijn/haar e- mailadres moet invullen: Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 8 /19

9 Vul hierin je adres in. Klik daarna op Submit. Na het invullen van het adres wordt er een verificatiecode opgestuurd naar de mailbox van de externe gebruiker. Geef deze verificatiecode in de sfta-toepassing in en klik op Verify Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 9 /19

10 Kies een paswoord en geef dit in de toepassing in. Dit paswoord moet aan een aantal voorwaarden voldoen (minimaal 6 karakters met minimaal één cijfer en één hoofdletter). Na het kiezen en intypen van een paswoord, heb je de mogelijkheid om de (het) bestand(en) te downloaden. In de meeste gevallen begint de download automatisch binnen een 30-tal seconden De externe persoon heeft wel reeds een gebruiker op de sfta Voor het downloaden van de bestanden dien je in te loggen op de appliance De externe persoon is zijn/haar paswoord om in te loggen in de sfta vergeten De mogelijkheid bestaat om zelf een paswoord-reset uit te voeren. Klik hiervoor op Forgot your password? op de home-pagina. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 10 /19

11 Vul je adres in en klik op Reset Password. In je mailbox zal je een nieuw paswoord ontvangen. Gebruik dit nieuwe paswoord om in te loggen op de sfta. Via My Settings is er de mogelijkheid om een nieuwe paswoord te kiezen. 4. Hoe als VMM-medewerker een mail met gro(o)t(e) bestand(en) opsturen naar een extern persoon? In de Vlaamse Milieumaatschappij is er een maximum limiet ingesteld op de grootte van de mails die verstuurd kunnen worden via de standaard infrastructuur. Indien deze limiet overschreden wordt, dan verschijnt er een foutmelding in outlook. Hieronder wordt besproken hoe men deze grote bestanden kan doorsturen. 4.1 Versturen van grote bestanden via door VMM-personeelsleden Voor deze manier van werken heb je enkel een webbrowser nodig. Dus dit kan je in principe ook toepassen van op plaatsen buiten de VMM. Hiervoor open je met een webbrowser de URL Daar log je in met het VMM-mailadres. Het paswoord is hetzelfde paswoord dat je gebruikt om in te loggen op een VMM-toestel. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 11 /19

12 Hierna kom je in een webmailomgeving. Als je klikt op de knop Bladeren, opent er zich een venster waarmee je bestanden kan toevoegen. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 12 /19

13 Na het selecteren en toevoegen van de bijlagen, verschijnen deze in de webmailomgeving. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 13 /19

14 Als je daarna op Send klikt, verstuur je de mail en bijlagen. Indien Send me a copy aangevinkt blijft, dan ontvangt de verzender ook een kopij van de verstuurde mail. Indien men dit niet wil, dan kan men dit uitvinken. Vergeet niet uit te loggen! Dit kan je doen door op Logout te klikken. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 14 /19

15 4.2 Ontvangen van de mail door extern persoon De externe ontvangt een mail met daarin een link naar de verstuurde bestanden. Door te klikken op deze link, kan je het bestand downloaden. Naargelang het feit of de externe reeds een account heeft gecreëerd op de sfta-toepassing en al dan niet nog is ingelogd, moet hij/zij inloggen en/of een account aanmaken op sfta.vmm.be. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 15 /19

16 Onderstaande voorbeelden gaan er vanuit dat er reeds is ingelogd door een extern persoon op de sfta. Normaal gezien start de download van de bestanden onmiddellijk, indien niet kan je op de link klikken. Na de download heb je de mogelijkheid om het bestand te openen of op te slaan. Van zodra het bestand is gedownload, krijgt de VMM-gebruiker hiervan een berichtje. 5. Hoe als VMM-medewerker bestanden verstuurd door externe personen ontvangen? Als VMM-medewerker word je door een in de VMM-mailbox verwittigd dat er bestanden werden opgestuurd. Je kan de betreffende bestanden downloaden door op de link(en) in de mail te klikken. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 16 /19

17 Via deze link kan je het bestand downloaden. Hierna wordt er een connectie naar de toepassing in een webbrowser geopend. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 17 /19

18 Je moet je aanmelden op de sfta om de bestanden te kunnen downloaden. Hiervoor moet je eerst je VMM-mailadres ingeven. Het aanmelden gebeurt met het VMM-mailadres. Daarna wordt er gevraagd naar het LDAP/Network Password. Hier geef je jouw XP-paswoord in, m.a.w. het paswoord dat je gebruikt om in te loggen op een VMM-toestel. Klik daarna op Submit. Let op de mogelijkheid omtrent het aanklikken of je al dan niet werkt met een publieke pc. Hierin vul je het paswoord in dat je gebruikt om aan te loggen op een VMM-toestel. Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 18 /19

19 De download start automatisch (na zo n 30 seconden of langer). Indien niet, kan je op de link klikken. Navigeer naar de plaats in de folderstructuur waar je de (het) bestand(en) wil bewaren en bewaar deze. Vergeet niet de browser af te sluiten na gebruik. 6. Helpdesk Aarzel niet om bij vragen of onduidelijkheden contact te nemen met de Helpdesk van de Vlaamse Milieumaatschappij, via mail helpdesk@vmm.be of telefonisch op het nummer + 32 (0)53/ Documentatie_gebruik_sfta_users_NL_ pagina 19 /19