Handleiding Q8Liberty Web

Transcriptie

1 Handleiding Q8Liberty Web

2 Contents Handleiding Q8Liberty Web... 1 Login pagina Klant Contactgegevens Facturen Transacties Emedia Rapporten Officiële prijzen Contracten Alerts Dochterbedrijf Kaarten Zoekopdracht Eigenschappen Online Limieten Kaart blokkeren/deblokkeren Toewijzing bestuurder/ Toewijzing bestuurder ongedaan maken Toewijzing voertuig / Toewijzing voertuig ongedaan maken PIN-code wijzigen Nieuwe kaarten aanvragen Kostenplaats Kostenplaatsen beheren Kostenplaatsen kaart

3 4. Bestuurder Zoekopdracht Nieuwe bestuurder Voertuig Zoekopdracht Nieuw voertuig Gebruikers Gebruikers bekijken Nieuwe klantmanager gebruiker Help Gebruikershandleiding bekijken Neem contact met ons op

4 Handleiding Q8Liberty Web Deze handleiding beschrijft alle functies die ter beschikking staan van een gebruiker op Q8Liberty web. U kunt Q8 Liberty bereiken via Login pagina Voer een bestaande gebruikersnaam (username) en wachtwoord (password) in en klik op de Log In knop of druk op enter. Indien u uw gebruikernaam of wachtwoord vergeten bent, klik dan op de Password or Username forgotten link en geef uw adres in op de volgende pagina. Uw gebruikersnaam of wachtwoord zal dan naar uw adres gestuurd worden. 4

5 Zodra u ingelogd bent zult u het onderstaande scherm zien: Rechtsboven in dit scherm staat uw huidige login status en de gebruikersnaam waarmee u ingelogd bent. Deze balk is statisch en zal altijd op uw scherm staan, waar u verder ook naartoe navigeert. U kunt via de links op deze balk altijd terugkeren op de homepagina (door op de Home link te klikken) of uitloggen. De functies die u links op dit scherm kunt selecteren zijn onderverdeeld in categorieën. Deze handleiding zal u door alle beschikbare functies leiden. Om een functie te selecteren, klik op de betreffende link. 5

6 1. Klant 1.1. Contactgegevens U kunt bepaalde contactgegevens zelf aanpassen op Q8 Liberty Web. Indien de link wijzigen zichtbaar is naast een gegeven, dan kunt u deze zelf aanpassen. U kan de gewijzigde gegevens opslaan door op Wijzigingen opslaan te klikken, onderaan de pagina. Uw kaart en pin afleveringsadressen kunt u aanpassen door op het menu-item Contracten te klikken en vervolgens op Details bekijken. 6

7 1.2. Facturen Onder het menu-item facturen kunt u uw recente facturen/memo s terugvinden. Klik op een documentnummer of factuurnummer om de betreffende factuur te bekijken. De documenten zijn beschikbaar in PDF formaat en kunnen opgeslagen en geprint worden. Klik op Deel_1 voor de samenvatting der facturen en Deel_2 voor de facturen en verbruiksrapporten (indien beschikbaar). Klik op terug in uw browser of backspace op uw toetsenbord om terug te gaan naar het overzicht. 7

8 1.3. Transacties Hier kunt u al uw recente transacties terugvinden waarvoor u nog geen factuur ontvangen heeft. Indien er een verkeerde kilometerstand is ingegeven aan de pomp kunt u deze hier wijzigen door op bewerken te klikken. Klik op Update om de aanpassingen te bevestigen of Annuleren om de aanpassing terug te draaien. 8

9 1.3. Emedia Onder het menu-item Emedia vindt u een rapport terug in een speciaal formaat met de transacties over een facturatieperiode wat door sommige klanten gebruikt wordt om in hun backoffice in te laden Rapporten Hier vindt u een heel aantal standaard rapporten die u zelf kunt opvragen. Om een rapport op te vragen, geeft u de gewenste parameters in en selecteert u het gewenste formaat van het rapport (pdf, excel). 9

10 1.5. Officiële prijzen Hier kunt u de officiële brandstofprijzen terug vinden van de producten die van toepassing zijn op uw contract. 10

11 1.6. Contracten Hier vindt u een lijst met de beschikbare contracten. Klik op Details bekijken om alle contract settings te zien, alsook uw huidige kredietruimte (het bedrag dat nog gebruikt kan worden binnen uw kredietlimiet). 11

12 1.7. Alerts Als u op deze link klikt moet u eerst het betreffende contract selecteren. Klik op Selecteren om de alerts te bekijken. Klik op het Configureren/bekijken alert om de de relevante settings aan te passen. 12

13 1.8. Dochterbedrijf Indien uw bedrijf één of meerder dochterbedrijven telt, wordt hier een zoekfunctie ter beschikking gesteld om het dochterbedrijf te selecteren. Indien u alle resultaten wilt zien, geef dan * in in het zoekveld. 13

14 2. Kaarten 2.1. Zoekopdracht Een zoekfunctie is voorzien om een lijst van tankkaarten te selecteren. Klik op een kaartnummer om meer details te bekijken. Kaartfuncties vind u in het inhoudsmenu aan de linkerzijde of als gemarkeerde link in het betrokken scherm. Kaartinstellingen zijn beschikbaar via links onderaan de pagina. 14

15 Eigenschappen De taalkeuze en de kaartgegevens waarmee de gebruiker op de terminal geïdentificeerd wordt, worden weergegeven. Beperkingen voor de kaart m.b.t. datum en tijd kunnen gewijzigd worden door het selecteren van Tijd en/of Dag of Week instellingen. Productbeperkingen kunnen dynamisch gekozen worden door het aan- en uitvinken van de betrokken selectie. Beperkingen m.b.t. stations kunnen op 3 manieren ingesteld worden: Kaart toestaan op alle locaties Kaart toestaan op geselecteerde locaties Kaart beperken tot geselecteerde locaties 15

16 Klik op Kaart toestaan op geselecteerde locaties of Kaart beperken voor geselecteerde locaties om de beschikbare stations te kunnen bekijken. Selecteer de individuele stations zoals gewenst. Klik op Wijzigingen opslaan om de wijzigingen te bewaren. Klik op Terug naar kaart om terug te keren naar vorig scherm. 16

17 Online Limieten Aparte limieten per dag, week en maand kunen ingesteld worden voor brandstof, nietbrandstoffen en het aantal bezoeken. Kies Bewerken om de instellingen te wijzigen. Een aantal limietinstellingen zijn standaard ingesteld, volgens verschillende gebruiksaanwendingen v.b. auto, van of truck. Selecteer Ingestelde limiet wijzigen en kies een standaardlimietinstelling uit de drop-down lijst. Individuele limieten kunnen naar beneden toe aangepast worden, volgens de keuze van de gebruiker. Klik op Wijzigingen opslaan om de limieten aan te passen. Klik op Terug naar kaart om terug te keren naar vorig scherm. 17

18 Kaart blokkeren/deblokkeren Kies Kaart blokkeren om een bestuurder te blokkeren. Klik Wijziging toepassen om te bevestigen. Indien een kaart geblokkeerd is, wordt de optie Kaart deblokkeren beschikbaar. Klik hier om de kaart weer vrij te geven. Klik Wijziging toepassen om te bevestigen. Een klant kan geen kaarten deblokkeren die geblokkeerd werden door de uitgever van de kaart. 18

19 Toewijzing bestuurder/ Toewijzing bestuurder ongedaan maken Klik op Kaart aan bestuurder toewijzen om de kaart aan een bestuurder te linken. Vul de achternaam in, in het zoekveld Naam bestuurder.klik op Zoekopdracht. 19

20 Er verschijnt een lijst met de mogelijke bestuurders. Klik op Toewijzen rechts van de gewenste bestuurder om het toewijzen te vervolledigen. Indien een kaart reeds toegewezen is aan een bestuurder, verschijnt er links in het menu de optie toewijzing bestuurder ongedaan maken. Klik op toewijzing bestuurder ongedaan maken om de link te verwijderen. 20

21 Toewijzing voertuig / Toewijzing voertuig ongedaan maken Klik op Kaart aan voertuig toewijzen om de kaart aan een voertuig te linken. Een lijst met beschikbare voertuigen verschijnt. Klik op Toewijzen rechts van het gewenste voertuig om de actie te vervolledigen. Indien een kaart reeds toegewezen is aan een voertuig, verschijnt er links in het menu de optie toewijzing voertuig ongedaan maken. 21

22 Klik op toewijzing voertuig ongedaan maken om de link te verwijderen. 22

23 PIN-code wijzigen Om de PIN-code te wijzigen (indien beschikbaar), geef de bestaande PIN-code in, in het Oude PIN-code veld en de nieuwe PIN-code in het Nieuwe PIN-code veld en het Bevestig PIN-code veld. Klik vervolgens op toepassen. 23

24 2.2. Nieuwe kaarten aanvragen Om nieuwe kaarten aan te vragen, selecteer het gekozen contract. Breng de gewenste informatie in en klik op Aanvraag indienen. 24

25 25

26 3. Kostenplaats 3.1. Kostenplaatsen beheren Creëren, weergeven en verwijderen van kostenplaatsen. Twee niveau s van kostenplaatsen worden ondersteund - hoofd en sub. Kostenplaatsen worden geïdentificeerd door zowel een nummer als een beschrijving. Kostenplaatsnummers moeten uniek zijn binnen een niveau en een branch, b.v. een hoofdkostenplaatsnummer moet uniek zijn, maar het nummer kan herbruikt worden in een subkostenplaats. Een subkostenplaatsnummer kan herbruikt worden op subkostenplaats niveau als kind van een ander hoofdkostenplaats. 26

27 3.2. Kostenplaatsen kaart Klik op bewerken rechts van een rij om een kostenplaats toe te kennen aan een individuele kaart. U kunt ook meerdere kaarten aanvinken en beneden op de Update knop drukken. 27

28 4. Bestuurder 4.1. Zoekopdracht Selecteer Zoekopdracht om een bestuurder op basis van zijn familienaam op te zoeken. Voor de volledige lijst te verkrijgen, gebruik *. De lijst van de bestuurders verschijnt. 28

29 Klik op een bestuurder om de details ervan te raadplegen en om te zien of de bestuurder werd toegewezen aan een kaart. Indien de bestuurder niet is toegewezen aan een kaart, verschijnt in het linkse inhoudsmenu de functie Kaart toewijzen. 29

30 Geef een kaartnummer in of een * voor de volledige kaartenlijst. Klik toewijzen bij de gekozen kaart. 30

31 4.2. Nieuwe bestuurder Klik op Nieuw onder Bestuurder om nieuwe gegevens in te brengen. Voor- en achternaam zijn verplichte velden. 31

32 5. Voertuig 5.1. Zoekopdracht Kies Zoekopdracht. Geef een voertuignummer in of een * om de volledige voertuiglijst te selecteren. Het voertuig of de lijst van voertuigen verschijnt. 32

33 Selecteer een voertuig om de details te bekijken en om te weten of het voertuig werd toegewezen aan een kaart. Indien het voertuig niet is toegewezen aan een kaart, verschijnt in het linkse inhoudsmenu de functie Kaart toewijzen. Klik toewijzen bij de gekozen kaart. 33

34 5.2. Nieuw voertuig Klik op Nieuw onder Voertuig om een nieuw voertuig toe te voegen. De velden Merk/Model en Initiële kilometerstand zijn verplicht. 34

35 6. Gebruikers 6.1. Gebruikers bekijken Kies Gebruikers bekijken om een overzicht van alle gebruikers te zien. Klik op Wachtwoord opnieuw instellen indien toegestaan. Breng een nieuw wachtwoord in en herbevestig. Klik op Wachtwoord opnieuw stellen. 35

36 Kies Rechten wijzigen/module om gebruikers module, tijdzone, adres en rechten te wijzigen. 36

37 6.2. Nieuwe klantmanager gebruiker Klik op Nieuwe klantmanager gebruiker om een nieuwe gebruiker van het klantenportaal te creëren. Stel gebruikersnaam, paswoord, module, tijdzone, adres en rechten in. 37

38 7. Help 7.1 Gebruikershandleiding bekijken Klik op gebruikershandleiding om een pdf versie te downloaden. 7.2 Neem contact met ons op Gebruik deze link om de contactgegevens van Q8 te zien of vul uw vraag in het voorziene tekstvenster (klik op Bericht versturen). Zorg ervoor dat u uw eigen contactgegevens heeft ingevuld in de voorziene velden. 38