VEELGESTELDE VRAGEN OVER SCOL:

Transcriptie

1 VEELGESTELDE VRAGEN OVER SCOL: 1. Wat is Shell Card Online? Shell Card Online is een nieuwe manier om uw tankkaarten te beheren. Shell Card Online is een efficiënt en eenvoudig platform, waarmee u alle informatie over uw Shell account 24 uur per dag kunt inzien. 2. Hoe kan ik een overzichtsrapport opmaken? Klik op de startpagina onder rapporten op Overzichtsrapport. U kunt kiezen tussen Accountoverzicht, Kaartgroepoverzicht, Kaartoverzicht, Land Product-overzicht, Netwerk/product-overzicht en Station/product-overzicht. U kunt een rapport alleen voor een bepaalde periode opmaken. Daarna hebt u de keuze tussen Land, Brandstof/Overige producten. Nadat u deze hebt geselecteerd, klikt u op Maak rapport. Het overzichtsrapport verschijnt op het scherm. 3. Hoe kan ik een kaart bestellen? Klik op de startpagina onder Card Management op Nieuwe kaarten aanvragen. Kies vervolgens het account en de kaartgroep en voer de accountnaam op de kaart in. Vul vervolgens bij kaartaanbod en kaartgegevens de overige velden in en druk op verzenden. 4. Hoe kan ik een kaart blokkeren? Op de startpagina kunt u onder Card Management kiezen voor Kaart blokkeren/vervangen. Kies vervolgens het account, de kaartgroep en de kaartstatus van de kaart. Klik op Maak rapport. U ontvangt een overzicht. Klik vervolgens op het betreffende kaartnummer. Er verschijnt een overzicht van de kaart, waarbij u rechtsonder op Kaart blokkeren/vervangen klikt. Kies dan de status, waaronder u de kaart wilt blokkeren en klik vervolgens op Verzenden. 5. Hoe kan ik een gebruiker toevoegen? Klik onder menu op Administratie en vervolgens op Mijn gebruikers. Klik links bovenin op Nieuwe gebruiker aanmaken. Voer daar alle gegevens in van de betreffende persoon. Wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan. 6. Hoe krijg ik een overzicht van alle kaarten? Klik op de startpagina onder Card Management op Kaartoverzicht bekijken. Vervolgens klikt u op kaarten weergeven. Kies het account en eventueel de kaartgroep en de kaartstatus en klik op Maak rapport. 7. Hoe krijg ik een overzicht op basis van productcategorie? Dat kan via het overzichtsrapport. Klik onder Rapporten op de startpagina op Overzichtsrapport. Kies in het bovenste pull-down menu Netwerk/product-overzicht of Station/product-overzicht. Stel de filters in zoals u dat wenst en klik vervolgens op Maak rapport. 8. Hoe kan ik een alert instellen? Klik op de startpagina onder Alerts op Alertprofielen instellen. Hier kunt u voor elke account alerts instellen.

2 9. Waarom ontvang ik geen alert? U dient erop te letten dat bij het instellen van het alertprofiel het controlehokje Wilt u dit profiel inschakelen? is geactiveerd en dat u op Opslaan klikt. Wanneer aan een van deze twee voorwaarden niet is voldaan, is het alertprofiel niet actief. 10. Hoe kan ik een overzicht van alle alerts ontvangen? Klik op de startpagina onderop Alerts op Nieuwe alerts bekijken. Kies de gewenste periode en klik op Maak rapport. 11. Wat betekent: Gedaan in de laatste kolom van het alertrapport? Wanneer u voor een bepaalde alert het controlehokje heeft geactiveerd en op Opslaan klikt, verandert de status van het alert in het rapport van In bewerking in Uitgevoerd. U kunt dit gebruiken om vast te stellen bij welke alerts u al maatregelen heeft getroffen (bijvoorbeeld contact met de chauffeur). 12. Hoe kan ik een filter aanmaken? Indien u zich in een rapport bevindt, kunt u bij filter kolom Ja aanvinken. Daardoor wordt de lay-out van het rapport gewijzigd en kan men boven elke kolom een waarde invoeren. Indien men hierna op de trechter ernaast klikt, wordt er op grond van de ingevoerde waarde gefilterd. 13. Hoe kan ik de indeling van de kolommen wijzigen? Indien u zich in een rapport bevindt, klikt u rechtsboven op Rapportinstellingen. Hier kunt u de kolommen wijzigen, doordat u de beschikbare kolommen activeert of deactiveert. Ook kunt u de volgorde wijzigen, doordat u een kolom naar boven of naar beneden sleept. 14. Hoe kan ik mijn snelkoppelingen aanpassen? Klik in de startpagina op de link rechts bovenin Mijn links en vervolgens op aanpassen. Op dit scherm kunt u snelkoppelingen toevoegen, wijzigen of verplaatsen. 15. Hoe kan ik naar een kenteken zoeken? U kunt via Zoeken op de startpagina naar een bepaald kenteken zoeken. Hiertoe dient u minimaal drie tekens in te voeren. LET OP: Enkele klanten hebben bij het kenteken ook de naam van de chauffeur ingevoerd. Wanneer de naam van een chauffeur onder naam chauffeur niet te vinden is, kunt u het via het kenteken proberen. 16. Ik wil mijn adres wijzigen, hoe gaat dat? Klik in het menu onder Beheer mijn gebruiker op Mijn profiel. Hier kunt u uw e- mailadres wijzigen. 17. Ik wil het adres van mijn collega wijzigen. Klik in het menu onder Administratie op Mijn gebruikers. Kies in het rapport de collega, van wie u het adres wilt wijzigen. Wanneer u op de naam klikt, komt u bij het venster, waarin de gegevens van deze gebruiker staan vermeld. Hier kunt u het e- mailadres wijzigen.

3 18. Ik wil een bepaalde kaart in een rapport inzien, maar ik kan deze kaart niet selecteren. Waardoor komt dat? Alvorens een kaart in het pull-down menu in een rapport te kunnen selecteren, moet u eerst de filters instellen. Dit betekent, wanneer u een kaart wilt selecteren, moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: Kies een account Kies een kaartgroep. Indien geen kaartgroep beschikbaar is, MOET u Geen kiezen. Kies een kort kaartnummer uit het pull-down menu. 19. Wat is het verschil tussen een transactierapport, een brandstofverbruiksrapport, een overzichtsrapport en een uitzonderingsrapport? In het transactierapport ontvangt u een overzicht van alle transacties van één bepaalde of van alle accountnamen, kaartgroepen en kaartnummers. Het brandstofverbruiksrapport beschikt over dezelfde functies als het transactierapport, maar hier wordt op basis van de ingevoerde kilometerstand het brandstofverbruik per 100 km berekend. In het overzichtrapport kan men rapporten maken op basis van bepaalde elementen zoals tankstation, product of account. Met behulp van het uitzonderingsrapport kan u rapporten opmaken, waarin alleen transacties staan vermeld, die een bepaalde van tevoren ingestelde parameter overschrijden, bijvoorbeeld alle transacties van meer dan 100 liter. 20. Ik wil alle gegevens van een rapport downloaden, hoe doe ik dat? Wanneer u rechtsboven op Gegevens downloaden klikt, heeft u de mogelijkheid om de gegevens als excelbestand, pdf-bestand en/of csv-bestand te downloaden. 21. Ik wil een rapport ontvangen van alle transacties van dit jaar, maar dit lukt niet omdat het aantal beschikbare regels wordt overschreden. Hoe kan ik dit rapport toch ontvangen? Wanneer het aantal beschikbare regels is overschreden, alvorens u een rapport opmaakt, kunt u de gegevens toch in de vorm van een excelbestand downloaden. LET OP: Eerst moet een rapport worden opgemaakt. 22. Ik heb alle filters in een rapport ingesteld en ik wil de gegevens downloaden, maar dat lukt niet. Hoe kan ik de gegevens toch downloaden? Alvorens u gegevens kan downloaden, moet eerst een rapport worden opgemaakt. Klik op Maak rapport en daarna pas op Gegevens downloaden. 23. Hoe kan ik alle gegevens downloaden? Wanneer u alle gegevens wilt downloaden, klik dan in het menu op Rapporten en vervolgens op Alle gegevens downloaden. Hier kunt u aangeven voor welke periode u alle gegevens wilt downloaden. 24. Waarom is mijn brandstofverbruik in het brandstofverbruiksrapport zo laag? Het brandstofverbruik wordt berekend op basis van de ingevoerde kilometerstand. Indien de kilometerstand niet of incorrect is ingevoerd, is deze berekening niet meer betrouwbaar.

4 25. Waarom heb ik in het brandstofverbruiksrapport een negatieve afstand? Indien een chauffeur zijn kilometerstand niet invoert, nadat hij/zij een transactie heeft betaald, wordt deze automatisch op 0 gezet. Indien de vorige kilometerstand bijvoorbeeld was, dan staat deze in Shell Card Online als opgeslagen. 26. Hoe kan ik mijn kilometerstand aanpassen? Bij het opmaken van een transactierapport kan men in het rapport op de datum en tijd van de transactie klikken. Daardoor wordt het uitgebreide transactierapport als pop-up venster geopend. Hier kunt u de kilometerstand wijzigen, doordat u klikt op het potloodje naast de kilometerstand. 27. Waarom kan ik de tankbedragen van vandaag niet zien? Dit komt omdat het 24 uur duurt, alvorens u in Nederland uitgevoerde transacties kunt zien, en 48 uur, alvorens u in het buitenland uitgevoerde transacties kunt zien. 28. Kan ik mijn Gebruikers-ID wijzigen? Nee, die kan niet worden gewijzigd. Dat is alleen mogelijk door de gebruiker te wissen en opnieuw aan te maken met een ander Gebruikers-ID. 29. Hoe kan ik mijn telefoonnummer in Shell Card Online wijzigen? Klik in het menu onder Beheer mijn gebruiker op Mijn profiel, daar kunt u uw telefoonnummer wijzigen. 30. Wat betekent Fleet-ID? In enkele ondernemingen wordt aan elk voertuig in het wagenpark een Fleet-ID toegekend. Indien dat in uw bedrijf niet het geval is, kan hier ook niets worden ingevoerd. 31. Ik ben administrator en ik ben in het systeem geblokkeerd. Wat moet ik doen? Wanneer u als administrator in het systeem geblokkeerd bent, moet u contact opnemen met de Customer Service Centre (generalcardrequests-nl@shell.com). Deze kan de blokkering voor u opheffen. 32. Ik ben gebruiker en in het systeem geblokkeerd. Wat moet ik doen? De administrator is superuser en kan de blokkering van de gebruiker opheffen. Dit is mogelijk in het venster, waarin de gegevens van de gebruiker worden aangetoond. Via het menu Administratie, Mijn gebruikers kunt u op de betreffende gebruiker klikken en vervolgens de blokkering opheffen. 33. Zijn de dieselprijzen in Shell Card Online benzinepompprijzen of prijslijstprijzen? Dit zijn de prijslijstprijzen in het betreffende land. 34. Hoe werkt de gegevensaanduiding in het rapport dieselprijzen in Shell Card online? Bij de selectie van een bepaalde datum worden alle prijzen van die betreffende week getoond. Indien de geselecteerde datum bijvoorbeeld een woensdag is, worden alle prijslijstprijzen getoond voor die bepaalde week van maandag tot en met vrijdag. 35. Hoe wordt de CO2-uitstoot in het brandstofverbruiksrapport van Shell Card Online berekend?

5 Aantal liters benzine * 2,32 = kgco2 Aantal liters diesel * 2,63 = kgco2 Aantal liters auto LPG * 1,50 = kgco2 36. Nadat het menu op het scherm is verschenen, kan ik een deel van het scherm niet meer zien. Dat is juist, zo werd het systeem ontwikkeld. 37. Ik wil een factuurnummer kiezen en wanneer ik klik op Maak rapport, krijg ik geen gegevens te zien. U dient erop te letten dat bij het downloaden van gegevens voor een bepaald factuurnummer in het rapport Factuuroverzicht het grootst mogelijke datumbereik wordt gekozen. Wanneer u dat niet doet, moet u de precieze datum, die bij het betreffende factuurnummer hoort, weten om de gegevens in het rapport te laten zien. 38. Ik wil een kaart aanvragen, maar het lukt niet. Waardoor kan dat komen? U dient erop te letten dat het systeem bij alle invoervelden onder Kaart aanvragen de gegevens in HOOFDLETTERS invoert. Wanneer dit niet gebeurt, werkt de kaartaanvraag niet. 39. Ik wil het leveringsadres van een kaart wijzigen, maar dat lukt niet. Waardoor komt dat? Helaas kan het leveringsadres in Shell Card Online niet worden gewijzigd. De kaarten worden aan het ons bekende adres van de klant toegestuurd. 40. Ik wil de accountnaam op het pasje geprint hebben, maar ik wil dat niet elke keer opnieuw moeten invoeren. Hoe kan ik dat doen? Wanneer u het invoerveld bij de accountnaam op de kaart leeg laat, krijgt u automatisch de naam van het geselecteerde account op de kaart. 41. Kan ik in Shell Card Online blanco kaarten bestellen? Dat is helaas niet mogelijk. 42. Nadat ik de kaart heb aangevraagd, komen kaartcontroles in beeld. Wat betekent dit? Dit betekent dat op het moment, waarop met de aangevraagde kaart wordt getankt, er geen kilometerstand en geen Fleet-ID wordt opgevraagd. 43. Maakt het verschil uit of ik een kaart voor personenauto s of voor vrachtauto s aanvraag? Ja, met de kaart voor personenauto s kan men minder tanken dan met een kaart voor vrachtauto s. 44. Welke voordelen heeft Shell Card Online precies te bieden? Shell Card Online maakt eenvoudig kaartbeheer mogelijk. U kunt uw transacties zien, nieuwe kaarten bestellen en kaarten blokkeren. 45. Met wie moet ik contact opnemen als er een technisch probleem is? Met technische problemen kunt u terecht bij het Customer Service Centre. (generalcardrequests-nl@shell.com)

6 46. Worden al mijn transacties direct getoond? Voor transacties in Nederland zijn de transactiegegevens na ca. 24 uur beschikbaar. Voor transacties in het buitenland duurt dit ca. 48 uur. 47. Waarom heb ik geen factuur op papier ontvangen? Wanneer u geregistreerd bent voor e-invoicing, krijgt u uitsluitend elektrische (online) facturen. 48. Welke software heb ik nodig om Shell Card Online te gebruiken? Internet Explorer 6.0 of hoger, Firefox 3.0 of Safari 3.1 met Windows Acrobat Reader (Adobe Reader): versie 7.0 of hoger Java Script: moet zijn toegestaan Cookies: moeten zijn toegestaan SSL: min. 128 Bit codering