Gebruikershandleiding MijnPost - Rapportage

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding MijnPost - Rapportage Gebruikershandleiding MijnPost - PartijenpostRapportage Datum Versie 29 september Auteur Telefoonnummer PostNL

2 Inhoudsopgave 1 Welkom bij MijnPost MijnPost modules Systeemeisen 5 2 MijnPost Rapportage 6 3 Definitielijst 10 Bijlage 1: exporteren rapportage 11 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 1 van 11

3 1 Welkom bij MijnPost MijnPost is de persoonlijke online werkplek om al uw postzaken gemakkelijk af te handelen. Met MijnPost schept u overzicht en bespaart u veel tijd. Daarnaast is MijnPost helemaal gratis. 1.1 MijnPost modules Als u bent ingelogd in MijnPost ziet u onderstaand scherm: MijnPost startpagina. Hier ziet u alle modules waar u voor geautoriseerd bent of voor geautoriseerd kunt worden.

4 (1) MijnPost nieuwsberichten Pagina 3 van 12

5 Hier worden berichten getoond die voor u als MijnPost gebruiker interessant kunnen zijn. Als er een nieuw bericht is geplaatst, ziet u dat boven aan het scherm in een grijze balk. Nadat u dit bericht heeft gelezen, verdwijnt deze balk. Wilt u het bericht nogmaals lezen; op de startpagina in het gele kader worden de laatste drie berichten getoond. Als u klikt op de link Meer nieuws worden nog meer nieuwsberichten getoond. Onder de grijze balk wordt (op elke pagina) een kruimel pad getoond. Hier kunt u zien op welke pagina u zich bevind en kunt u eenvoudig een pagina terug of terug naar de startpagina. Als u op de startpagina bent, begint het kruimel pad met MijnPost startpagina. (2) Instellingen van uw persoonlijke account en klantnummer(s) beheren Klik op instellingen om uw persoonlijke instellingen te wijzigen. Als u KlantAdmin bent en u klikt op instellingen dan wordt de tab instellingen voor uw klantnummer getoond. Zie hiervoor de handleiding Handleiding KlantAdmin. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder Instructies. (3) Meer services voor MijnPost Hier kunt u aanvragen of wijzigingen doorgeven van: Antwoordnummers en Postbussen aanvragen (4) Partijenpost (5 t/m 9) Pakketten, Aangetekend, Print & Verzend, Uw PostNL facturen, Haal- en Brengservice en Rapportage De handleiding van deze modules kunt u vinden in het geeltje (15) onder Instructies. (10) Rapportage Zie hoofdstuk 2 van deze handleiding. (11) Huis aan Huis (12) Antwoordnummers Met deze module kunt u het verbruik van uw antwoordnummers raadplegen. (13) Orderbevestigingen Met deze module kunt u alle orderbevestigingen inzien. (14) Tarieventool Met deze module kunt u tarieven berekenen. (15) Adrescheck Met deze module kunt u adressen checken. (16) Track & Trace Pagina 4 van 12

6 Volg uw zendingen met deze module. Status van uw zending opvragen kan ook met de modules (6) Aangetekend en (5) Pakketten. (17) Hulpmiddelen downloaden en bestelen Bestel hupmiddelen. (18) Hulp nodig? Hier kunt u handleiding, stappenkaarten en veel gestelde vragen opvragen. Op bijna elk scherm in MijnPost wordt deze afbeelding getoond. Dit geeltje toont informatie over de MijnPost module waar u op dat moment mee bezig bent. Bent u bijvoorbeeld bezig met Partijen post invoeren dan kunt u de Tips en Tricks die daar bij horen of de handleiding raadplegen. Heeft u vragen over MijnPost, klik op de link veel gestelde vragen. (19) MijnPost Shop Hier kunt u o.a. zegels bestellen. 1.2 Systeemeisen MijnPost werkt op pc s en imac s met een goede internetverbinding (netwerk of ADSL). De volgende Windows versies worden ondersteund: Vista; Windows7 en hogere versies. De volgende operating systems van Mac worden ondersteund: OS: 10.7 / 8 (2011/2012) en hoger De volgende internet browsers worden ondersteund: Microsoft Internet Explorer 9 t/m 11; Mozilla Firefox, de meeste recente versie; Safari 6 tot en met nieuwste versie; Google Chrome, de meest recente versie. Adobe Reader is nodig om voor het printen van de labels en aanbieddocumenten van uw zendingen en om bij het aanbieden van uw partijen en zendingen het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar om dit gratis te installeren. Pagina 5 van 12

7 2 MijnPost Rapportage Klik op inzicht in uw kostenverdeling in het blok Rapportage op het startscherm. Het scherm op de volgende bladzijde wordt getoond. Pagina 6 van 12

8 U kunt de rapportage opvragen met de volgende filterinstellingen: de rapportage van uw eigen klant of van een andere klant (waarvoor u bent geautoriseerd) rapportages van een andere periode opvragen (MijnPost bevat de rapportages t/m 14 maanden oud) Het overzicht toont alle partijen die in de geselecteerde periode gefactureerd zijn voor de geselecteerde Klant. Dus inclusief alle partijen die zijn aangeboden op onderliggende klantnummers in de klantorganisatie (onafhankelijk van de autorisaties op die onderliggende klantnummers). Naast partijen kunnen ook de volgende zaken op de factuur vermeld staan: pakketten aangetekenden Pagina 7 van 12

9 antwoordnummergegevens frankeermachinegegegens postbussen haal-/brengabonnementen overige producten en diensten Pagina 8 van 12

10 Het overzicht is geclusterd op kostenplaats. Voor iedere kostenplaats zoals gebruikt in partijen van de geselecteerde klant wordt een cluster opgenomen indien er minimaal één partij is die deze kostenplaats gebruikt binnen de gestelde periode. Dit cluster bevat dan alle partijen die deze kostenplaats gebruiken. Partijen waar geen kostenplaats voor gedefinieerd is, worden opgenomen in het cluster "Overige". Per kostenplaatscluster wordt onder de partijen het totaalbedrag excl. BTW getoond van alle partijen binnen dit cluster. Kostenplaatsclusters worden alfabetisch op kostenplaats in het overzicht getoond met "Overige" als onderste. Voor alle partijen en andere producten en diensten waarvoor nog geen kostenplaats ingevoerd is geeft MijnPost u de gelegenheid om alsnog een kostenplaats in te vullen en op te slaan. U selecteert hiervoor in de betreffende regel de juiste kostenplaats en kiest voor opslaan. Deze kostenplaats wordt vervolgens opgeslagen en direct verwerkt in uw rapportage. Indien voor een klant het kenmerk "kostenplaats" niet gebruikt wordt dan wordt één lijst getoond zonder clustering op kostenplaatsen. U kunt een PDF-document van de rapportage opvragen via keuze bekijk overzicht PDF. Er wordt dan een PDF-overzicht samengesteld en getoond in uw webbrowser. Dit overzicht heeft een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Via keuze exporteer wordt een Excelbestand met de rapportage samengesteld. Dit overzicht in Excel heeft een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Voor uitleg over de velden zie Bijlage 1: exporteren rapportage. Pagina 9 van 12

11 3 Definitielijst Begrip Gebruiker KlantAdmin Omschrijving Een gebruiker kan in MijnPost: Partijen aanbieden en verzenden Orderbevestigingen inzien Prijzen inzien (indien gebruiker hiervoor geautoriseerd is) De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die voor één of meerdere klantnummers de volgende onderdelen kan instellen: Gebruikers toevoegen/blokkeren/verwijderen Rechten van gebruikers wijzigen Productselectie (favorieten)instellen Velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden Pagina 10 van 12

12 Bijlage 1: exporteren rapportage In MijnPost-Rapportage kunt u alle regels die op een factuur in rekening gebracht zijn exporteren in een Excelbestand. Het resultaat kunt u bewerken en eventueel in of voor uw eigen administratie gebruiken. De export van Rapportage bevat de volgende gegevens: Omschrijving Product Aantal Gewicht totaal excl. kort./toesl. totaal bedr. kort./toesl. totaal incl. verzonden Indien u voor de opgevraagde klant(en) kostenplaatsen gebruikt dan worden de totalen per kostenplaats weergegeven op de regels tussen de verschillende kostenplaatsen. Bijvoorbeeld: Totaal Administratie Onderaan het bestand zijn de totalen van de gehele Rapportage opgenomen. Pagina 11 van 12