AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl

Transcriptie

1 Pioen Partners AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Bekijk ook onze website of Pioen Partners Tel: +31 (0)

2 Voorwoord AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl zijn ontwikkeld vanuit het oogpunt van de zaalbeheerder. Alle handelingen zijn afgestemd op die van de zalenbeheerder. Dit maakt het werken met het programma eenvoudig en intuïtief. In deze brochure worden beide systemen aan u voorgesteld. In AccrA zaalreservering worden, onder meer, de volgende zaken geregistreerd. Reserveringen en opties worden vastgelegd Uitgebreide offertes aanmaken en versturen per post of Uitgebreide registratie van catering en voorzieningen Facturatie op basis van reserveringen Repeterende afspraken eenvoudig en snel aanmaken Daarnaast is er de mogelijkheid om displays aan te sturen met reserveringsinformatie en andere reclame uitingen. Tevens is het mogelijk om de reserveringsinformatie via de website te tonen en aanvragen via de website te ontvangen. Door middel van diverse overzichten kan snel informatie worden gegenereerd van de reserveringen met alle bijbehorende gegevens. AccrA zaalreservering is met name geschikt voor organisaties met uitgebreidere en diverse offertes naar hun relaties toe. Daarnaast biedt AccrA zaalreservering een uitsplitsing van prijzen aan. Het ondersteunen van zalen die opgedeeld kunnen worden in meerdere zalen is in AccrA zaalreservering ondergebracht. Wanneer er kan worden volstaan met een eenvoudige offerte of helemaal geen offerte, een eenvoudige prijsstructuur en geen opgedeelde zalen, dan is het onlinesysteem Zaalagenda.nl een goed alternatief. Indien u na het lezen van deze brochure vragen heeft of graag wilt weten welke oplossing we kunnen leveren voor uw zaalreserveringen zijn we graag bereid u te voorzien van de gewenste informatie. Pioen Partners BV Twentepoort West RD Almelo Tel info@pioenpartners.nl of info@zaalagenda.nl Website: of AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners

3 Zaalreserveringsysteem Hieronder treft u een overzicht van de zaken die in AccrA zaalreservering zitten en in Zaalagenda.nl. Voor AccrA geldt dat er verschillende versies zijn afhankelijk van het aantal zalen dat beheerd wordt. Zaalreservering Accra Zaalagenda.nl Aantal Zalen 3 tot onbeperkt* onbeperkt Dagagenda Weekagenda Voorzieningenagenda Reserveringen maken incl. repeterend Opties registreren Zalen opdelen Relatiebeheer Catering Voorzieningen Eenvoudige offertes Uitgebreide offertes Facturatie Actielijst Mailingen maken mailingen Onbeperkt aantal gebruikers Display Export naar Exact, Account View en King Overzichten * Er zijn drie versies beschikbaar. Small Business gaat tot maximaal 3 zalen, Business tot maximaal 6 zalen en Enterprise kent een onbeperkt aantal zalen AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners

4 Reserveringen Via de agenda heeft u altijd perfect inzicht in de bezetting van de zalen. Vanuit de agenda kunt u direct een reservering vastleggen. Wanneer u alle details van een reservering wenst te zien kunt u direct op de reservering klikken in de agenda om dit naar voren te halen. AccrA en Zaalagenda.nl biedt u volop de mogelijkheid om repeterende afspraken vast te leggen. Zo kunt u een regelmatig terugkerende vergadering of bijeenkomst in slechts een paar klikken vastleggen. Bij de reserveringen kunt u aangeven of deze op de display vermeld dienen te worden of niet. Hierdoor informeert u uw relaties optimaal over de locatie van hun reservering. Zalen Alle zalen legt u vast. Hierbij kunt u per zaal verschillende vormen van tarieven vastleggen. Zo kan er bijvoorbeeld een prijs per uur, dagdeel en hele dag worden opgegeven. AccrA zaalreservering kent de mogelijkheid om aan een tarief een periode te koppelen. Dit betekent dat prijswijzigingen keurig worden bijgehouden en ook worden doorberekend. Zaalagenda.nl kent geen koppeling met een periode, maar wel een gedifferentieerde prijs. Heeft u zalen heeft die opgedeeld kunnen worden middels een flexibele wand dan kunt u deze in AccrA zaalreservering keurig vastleggen. Doordat bekend is welke zalen bij elkaar horen zal er nimmer een dubbele reservering op een opgedeelde zaal plaatsvinden. U ziet in de agenda altijd welke zaal of zalen bezet zijn. In de afbeelding hierboven zijn is de Ravel zaal verdeeld in een grote zaal en een linker- en rechterzaal. Door de kleur kunt u direct zien welke zaal bezet is. AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners

5 Catering en voorzieningen AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl ondersteunen het gebruik catering en voorzieningen. U kunt alle vormen van catering vastleggen. Hierbij kunnen per cateringitem diverse vormen van prijzen worden vastgelegd. Hier treft u een groot verschil tussen AccrA en Zaalagenda.nl. AccrA ondersteunt verschillende prijsvormen per cateringitem met de mogelijkheid in de loop van de tijd prijswijzigingen door te voeren. Bij Zaalagenda.nl kan slechts één prijs worden vastgelegd en betekent een prijswijziging dat de prijs van de catering per direct wordt aangepast. Relaties Het vastleggen van uw relaties is prima geregeld binnen Accra zaalreservering en Zaalagenda.nl. U kunt een nieuwe relatie direct vastleggen op het moment dat u de reservering aanmaakt. Heeft u reeds facturen verstuurd naar uw relatie dan kunt u deze ook direct opvragen. Binnen AccrA zaalreservering kunt u per relatie aangeven of u de factuur per post of verstuurt. Offertes Bij het maken van offertes komt er een groot verschil naar voren tussen AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl. In AccrA zaalreservering wordt er gebruik gemaakt van een koppeling met MS Word. U kunt diverse sjablonen aanmaken voor verschillende gelegenheden. Wanneer u bijvoorbeeld bruiloften en bedrijfsfeesten faciliteert zijn de offertes anders qua vorm en inhoud. In AccrA zaalreservering kunt u zoveel offertesjablonen maken als u wilt. In deze sjablonen kunt u de meest uitgebreide zaken opnemen vanuit AccrA. Vanuit een optie of reservering kunt u een offerte aanmaken waarbij u kiest u het gewenste sjabloon. AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners

6 Doordat er gebruik wordt gemaakt van MS Word kunt u de offerte zo invullen als u dat zelf wenst. U kunt de offerte per post, maar ook direct vanuit AccrA versturen per . In Zaalagenda.nl kan er ook een offerte worden gemaakt. Hier kunt u echter alleen de offertebrief zelf bepalen. Zaken als zaal, catering en voorziening worden als een standaard bijlage bij de offerte geplaatst in de . Facturatie Het factureren van reserveringen, catering en voorzieningen is een onderdeel van AccrA zaalreservering. Voor Zaalagenda.nl geldt dat dit een aparte module is. Nadat de reservering heeft plaatsgevonden volgt het opmaken van de factuur van de reservering(en). U kunt bij een reservering aparte prijsafspraken vastleggen welke automatisch worden meegenomen in de facturatie. Hierdoor is eenvoudig mogelijk specifieke prijsafspraken vast te leggen. Zodra de factuur is aangemaakt volgt de verzending. In AccrA zaalreservering kunt u aangeven of de factuur per of per post verzonden dient te worden. Beide mogelijkheden worden hier ondersteund. Bij verzending per hoeft u niets te doen. AccrA zaalreservering regelt dit geheel voor u. Koppeling boekhouding Standaard biedt AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl een koppeling met de boekhouding. U kunt exportbestanden aanmaken welke ingelezen kunnen worden in Exact, Unit4, Account View of King. Hierdoor is uw administratie direct bijgewerkt. U kunt per zaal, cateringitem en voorziening aparte grootboeknummers opgeven waardoor de gegevens voor u uw boekhouding zo worden aangeleverd zoals u dat wenst. Agenda op internet voor bezoekers Op uw eigen website kunt u inzicht geven in de agenda. Hierdoor kunt u uw bezoekers de mogelijkheid geven zelf te kijken of er nog een ruimte beschikbaar is. Het is mogelijk zalen niet te tonen op internet. Tevens kunt u zelf aangeven of de omschrijving van de reservering getoond dient te worden. AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners

7 Aanvragen via internet AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl bieden de mogelijkheid om aanvragen van een zaal via internet te regelen. Dit regelt u geheel via uw eigen website in de stijl die u wenst. In een aantal eenvoudige stappen wordt een aanvraag geregeld. U kunt zelf instellen of een aanvraag op elk gewenst moment mag of dat het alleen op een vrij moment mogelijk is. Bij de selectie van een zaal wordt direct een afbeelding van de gewenste zaal getoond. Wanneer alleen bekende relaties een aanvraag mogen doen is dat mogelijk. Op basis van een adres en wachtwoord kunnen zij dan een aanvraag doen. Het is ook mogelijk dat onbekenden een aanvraag doen. In dat geval dienen zij hun relatiegegevens bij de aanvraag in te vullen. Bij het verwerken van de aanvraag bepaald u of u de aanvraag wilt omzetten in een reservering en indien dat het geval is of u de gevraagde zaal wilt toewijzen of een andere zaal. Hierdoor heeft u maximale vrijheid om een aanvraag te verwerken. Het aanvragen van een zaal is geschikt voor PC, tablet en mobiel. AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners

8 Display Zowel AccrA zaalreservering als Zaalagenda.nl bieden de mogelijkheid om displays te gebruiken. U kunt naast de informatie van de reserveringen ook afbeeldingen tonen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld aankondigingen tonen of advertenties laten zien. Overzichten Uiteraard bieden de systemen verschillende vormen van overzichten zodat u altijd inzicht en overzicht heeft in de reserveringen en andere zaken die hier mee te maken hebben. De overzichten bevatten zeer belangrijke informatie voor u. Elk overzicht kan worden omgezet naar een Word, Excel, RTF, PDF of HTML formaat. Hierdoor kunt u het overzicht verwerken in andere publicaties. AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners

9 Systeemeisen Om gebruik te kunnen maken van AccrA zaalreservering dient u rekening te houden met onderstaande minimale eisen. U dient gebruik te maken van één van onderstaande besturingssystemen: Windows 8 Pro Windows 7 Windows Vista Accra zaalreservering werkt prima in een Citrix omgeving. Voor Zaalagenda.nl geldt dat gebruik dient te worden gemaakt van één van onderstaande browsers: Internet Explorer Google Chrome Apple Safari Mozilla Firefox Er wordt gebruik gemaakt van Adobe Flash. Contact opnemen Wilt u meer weten? Wij geven u graag uitleg over de specifieke toepassingsmogelijkheden in uw specifieke bedrijfssituatie. Pioen Partners BV Twentepoort West RD Almelo Tel info@pioenpartners.nl Website: of AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Pioen Partners