Digitaal factureren instellen

Transcriptie

1 1 / 5 Digitaal factureren instellen Met e-captain is het mogelijk om facturen te en in plaats van te versturen per post. Voordat u digitaal (per ) facturen kunt sturen dient u wat instellingen te doen. Ga naar het instellingen scherm en kies voor het tabblad facturatie: Zorg ervoor dat de vier velden bij de pijl ingevuld zijn. Met Factuur voorkeur kunt u aangeven of een nieuw lid standaard de factuur per of per post dient te ontvangen. Met afzender geeft u de naam op die de ontvanger van de zal zien. Met adres geeft u het afzender / reply adres op waarop gereageerd kan worden door de ontvangers. Met Waarschuw... geeft u aan wanneer het systeem u op de hoogte gaat stellen van niet gelezen s, u kunt hier dan actie op ondernemen door de facturen bijvoorbeeld nog per post na te sturen. Rechten instellen mailing module Om de mailing module te kunnen gebruiken dient u over voldoende rechten te beschikken. Ga in het menu naar e-captain instellingen en klik vervolgens op Rechten/gebruikers (alleen mogelijk voor een beheerder). Kies de gebruiker die u rechten wilt toekennen door er op te dubbelklikken. Kies vervolgens bij onderdeel voor mailing en stel de rechten in.

2 2 / 5 Mailing templates Voor het aanpassen van de mailing templates (sjablonen) klikt u in het menu op Mailing en vervolgens op ing -> Mailing templates. Kies vervolgens voor de template die u wilt bewerken. In de template staan een aantal variabelen die bij het versturen van een e-factuur automatisch worden ingevuld. Bijvoorbeeld %_AANHEF% wordt vervangen door Beste Paul, wordt vervangen door de verenigingsnaam ingevuld bij de instellingen. %_AFZENDER% wordt vervangen door de naam ingesteld bij instellingen -> facturatie -> afzender (naam)

3 3 / 5 LET OP: Belangrijk is dat u de variabele %_DOCUMENT_URL% altijd in uw bericht heeft staan omdat de ontvanger anders niet het document kan openen. In de wordt een link geplaatst (Open factuur +factuurnr) Als de ontvanger van de hierop klikt wordt er een nieuw scherm geopend. Nadat dit scherm getoond is wordt er binnen e-captain het tijdstip geregistreerd waarop de ontvanger de gelezen heeft. Wie ontvang het e-factuur? Om in te stellen wie de factuur per mag ontvangen zijn er een aantal dingen die u kunt regelen. Allereerst kunt u een standaard instelling maken voor alle leden die in de toekomst nog worden toegevoegd (nieuwe leden). Dit vind u in het menu Instellingen onder het tabblad facturatie, veld Factuur voorkeur (nieuwe leden). Deze instelling heeft geen invloed op de reeds bestaande leden.

4 4 / 5 In de ledenkaart onder het tabblad lidmaatschap vind u de Factuur voorkeur instelling per persoon. U kunt hier aangeven of de factuur per post verstuurd dient te worden of dat de factuur naar het prive of werk adres gestuurd dient te worden. Deze adressen kunt u invullen bij het tabblad Contact. Opmerking: Indien u bij factuur voorkeur kiest voor adres Prive en deze is niet ingevuld maar adres werk wel, dan zal adres werk worden gebruikt. Indien adres werk en adres prive beide niet zijn ingevuld zal de factuur gewoon worden afgedrukt om per post verstuurd te worden. Met collectief wijzigen kunt u snel de factuurvoorkeur in stellen voor een groep leden. Collectief wijzigen vind u bij ledenbeheer en zal de criteria / filter gebruiken die u in het scherm heeft ingevoerd. Na dat u deze actie heeft uitgevoerd zal de selectie van leden ingesteld zijn met nieuwe factuur voorkeur. Factureren

5 Powered by TCPDF ( 5 Bij het overzicht als u facturen aanmaakt zult u enveloppen zien staan bij mensen waar factuurvoorkeur op adres prive of adres werk staat en er een adres gevonden is. Het versturen van deze s gaat automatisch wanneer u op de knop Maak facturen klikt. Van de facturen zonder enveloppe zal een PDF document gegenereerd worden. Na het aanmaken van de facturen ziet u bovenin het aantal verstuurde s Bij opnieuw afdrukken van facturen kunt u door middel van een hint (muis bewegen over enveloppe) zien wanneer een e- factuur gelezen is. Dichte enveloppen zijn nog niet gelezen. Indien niet gelezen? Het kan zijn dat u e-facturen heeft verstuurd maar dat deze niet gelezen worden. Bij instellingen -> factuur kunt u aangeven binnen hoeveel dagen een e-factuur opgehaald dient te worden. Indien de factuur niet binnen (n) dagen opgehaald wordt verschijnt in het factuur menu een melding. U kunt deze facturen nu alsnog afdrukken en per post versturen. / 5