Release-notes LRP LedenRegistratie Protestantse Kerk

Transcriptie

1 Release-notes LRP LedenRegistratie Protestantse Kerk

2 Inhoud 1. Aanhef Tijdelijk- en correspondentieadres op looplijst en in sortering s sturen voor Actie Kerkbalans Verzonden s opnieuw versturen Wijzigen adres sjabloon inrichten als volmacht Boeken op vorig jaar beperken Looplijst in Excel CSV export uitnodigingen als Looplijst Herinnering op toezeggingsbrief Wel of geen brieven voor bestaande deelnemers / gemeenteleden met ontvangst Sjablonen kopiëren voor ander gebruik Selecties opslaan als overige aanpassingen oktober 2014

3 1. Aanhef Tot nu toe werd de aanschrijfnaam van de geregistreerde of de PE gebruikt voor de aanhef in een brief op te bouwen. Dit leidde soms tot onjuiste aanschrijving van personen of gezinnen. Voor een correcte aanhef in de brieven aan uw gemeenteleden is er in het geregistreerde- en pastorale dossier een veld Aanhef bijgekomen. Deze aanhef wordt automatisch opgebouwd uit de aanschrijfwijze van de persoon en de wijkgebonden instelling aanschrijven PE. Belangrijk: Een wijziging van de wijkgebonden instelling kan door in hetzelfde scherm op de knop Opslaan en bestaande PE s updaten te klikken collectief worden toegepast op alle PE namen en aan aanhef velden die overeenkomen met de gewijzigde instelling. Aanhef velden die handmatig zijn aangepast en dus afwijken van de gewijzigde instelling worden daardoor niet gecorrigeerd. Belangrijk: Alle sjablonen waar dit van toepassing is zijn verrijkt met de variabele #aanhef#. 2. Tijdelijk- en correspondentieadres op looplijst en in sortering Wanneer er bij een persoon een tijdelijk- of correspondentieadres staat ingevuld wordt deze gebruikt in de uitvoer van LRP, zoals de looplijst en de brieven. Ook worden de aangebrachte correspondentieadressen gebruikt voor sortering. 3. s sturen voor Actie Kerkbalans U kon al s versturen vanuit fondsen en abonnementen, maar de opties om de opmaak te beïnvloeden en te testen waren beperkt. Daarom is er een aantal wijzigen doorgevoerd in het fonds die mogelijk maken om de door u verzonden s te beïnvloeden. Wanneer u de betaalwijze SKG/iDeal selecteert in het fonds vindt u in het actiejaar, onder het tabblad algemeen de instellingen. Hier kunt u de volgende gegevens invullen. 1. Afzender naam: Deze naam wordt getoond in de inbox van de ontvanger als de afzender die de heeft verstuurd. BV Protestantse gemeente Kerkhuizen 2. Afzender adres: Het adres dat u hier invult wordt getoond in de inbox van de ontvanger als het e- mailadres vanaf waar de is verzonden. Antwoorden van uw gemeenteleden, maar ook De s die niet konden worden afgeleverd (zogenaamde bounces ) omdat bijvoorbeeld het adres niet bestaat, komen hierop binnen. BV Kerkelijkburo@Kerkhuizen.nl 3. Onderwerp: Hier kunt u invullen wat u wilt dat in de onderwerpregel van de s komt te staan. U kunt dit gedurende het jaar wijzigen. BV bij het versturen van de toezeggingen Uitnodiging toezegging VVB 2015 of Termijnbetaling VVB 4. Test adres: Als Bijdragenadministrateur heeft u ook de optie om een test e- mailadres in te vullen. Wanneer u deze in de testomgeving (lrp-test.pkn.nl) gebruikt zullen naar dit adres de test s verzonden worden. Belangrijk: in LRP productie (lrp.pkn.nl) werkt het test adres niet en worden de s naar de adressen van de geregistreerde gestuurd. Na het genereren van documenten kunt u vanuit het tabblad verzameldocumenten de s versturen, deze worden dus niet direct verstuurd. In het overzicht kunt u nogmaals controleren of de s naar het juiste adres worden gestuurd en vervolgens op de knop verstuur klikken oktober 2014

4 4. Verzonden s opnieuw versturen Mocht een aan verkeerd adres zijn verzonden, of wenst u om een andere reden een e- mail opnieuw te versturen dan kunt u per deze bewerken en direct opnieuw versturen vanuit het verzameldocument in het fonds. s die niet zijn verzonden komen in het aparte sub tabblad niet verzonden / mislukte s. Deze s kunt u niet vanuit het verzameldocument opnieuw versturen, maar zult u opnieuw moeten genereren. Verzameldocumenten met verzonden s kunnen niet worden verwijderd omdat de link in een is gekoppeld aan een uitnodiging of toezegging. Wanneer deze verwijderd zou worden, maar de wel door uw gemeentelid zou worden gebruikt, worden ingevulde toezeggingen of betalingen niet goed gematched worden in LRP. 5. Wijzigen adres Per geregistreerde kan in LRP nog maar een adres worden geregistreerd. Wordt een e- mailadres aangepast in het persoonsdossier dan heeft dit gevolgen voor alle registraties van dat adres in bijvoorbeeld de bijdragenadministratie en visa versa. 6. sjabloon inrichten als volmacht Het gemeentesjabloon voor kan worden aangevuld met de variabelen #IncassantId#, #Incassant#, #IncassoDag#, #MachtigingsID#. Ook kan de standaard SEPA machtigingstekst worden ingevoegd. Hiermee heeft u, zolang alleen getekenden machtigingen geldig zijn, de mogelijkheid om toch per toezeggingsuitnodigingen voor automatische incasso te doen. 7. Boeken op vorig jaar beperken Vanuit de fondsinstellingen financiële gegevens kunnen de zowel de lokaal beheerder als de bijdragenadministrateur aangeven tot welke dag en maand in het voorbije kalenderjaar ontvangsten automatisch geboekt mogen worden. Ná deze datum zal er door LRP dus niet meer automatisch worden geboekt in voorgaande actiejaren, ook niet als het betaalkenmerk van voorgaand jaar is gebruikt. Belangrijk: Met deze functie worden alle automatisch ingelezen ontvangsten, ook met betalingskenmerk, van voor deze datum afgekeurd in het boekstuk. U kunt deze dan handmatig toekennen aan een fonds in het lopende kalanderjaar. Mocht het toch de bedoeling zijn dat bedragen op een eerder jaar worden geboekt, dan kan dat alleen als u genoemde instelling tijdelijk verwijdert. 8. Looplijst in Excel Bij het genereren van brieven voor uw actie kunt kon u al direct een looplijst mee uitdraaien. Deze looplijst komt vanaf nu standaard in een.csv formaat zodat u deze kunt bewerken in Excel. De optie om de looplijst uit te draaien in.pdf blijft bestaan 3 16 oktober 2014

5 9. CSV export uitnodigingen als Looplijst Wanneer u na het genereren van de brieven een looplijst wilt uitdraaien kunt u er voor kiezen om de gegevens onder het tabblad Uitnodigingen in het actiejaar te exporteren naar CSV. Daarmee heeft u een Excelbestand die gebruikt kan worden als looplijst inclusief sorteervolgorde van de brieven, secties en eventuele vrije gebieden. Belangrijk: Wanneer u in een fonds vrije gebieden wenst te gebruiken zorg er dan voor dat deze onderdeel zijn van de sortering die aan het fonds gekoppeld is en dat de gewenste vrije gebieden via beperk sortering tot aan het fonds zijn gekoppeld. 10. Herhaalde toezeggingsbrief genereren In een actief actiejaar is het tabblad selecties onderverdeeld in drie verschillende sub tabbladen. Het tweede sub tabblad geeft die geregistreerde weer voor wie wel een toezeggingsbrief is aangemaakt, maar voor wie er nog geen toezegging is ingevuld. U kunt in dit sub tabblad twee nieuwe sjablonen koppelen (op basis van de toezeggingssjablonen) waarmee u deze groep gemeente leden een tweede brief kunt sturen. 11. Wel of geen brieven voor bestaande deelnemers / gemeenteleden met ontvangst In een actief actiejaar zijn er onder het tabblad algemeen twee vinkjes bij gekomen. Wanneer het eerste vinkje toezeggingsbrieven voor selectie én deelnemers aanstaat worden bij het genereren van toezeggingsbrieven ook brieven gegenereerd voor gemeenteleden die al een toezegging in het betreffende fonds hebben. Dit geld alleen bij het genereren van toezeggingsbrieven. Het tweede vinkje onder dit tabblad is nieuw. Wanneer Toezeggingsbrief voor geregistreerden mét ontvangst zonder toezegging aanstaat worden er ook brieven gemaakt voor personen die al wel een ontvangst in het fonds hebben, maar waarvoor nog geen toezeggingsbrieven zijn gegenereerd. Belangrijk: als u gebruikt maakt van de onder punt 10. beschreven functionaliteit, dan kunt u (alvorens de herinnerende toezeggingsbrieven aan te maken) het vinkje het beste (even) uitzetten. U zorgt er zo voor dat gemeenteleden die wel betaalden maar niets toezegden, geen herinnering aan een ontbrekende toezegging ontvangen. 12. Sjablonen kopiëren voor ander gebruik Gemeentesjablonen die u gemaakt heeft kunt u kopiëren om dezelfde opmaak, of een variant daarvan te gebruiken voor een ander fonds. Selecteer een sjabloon in het overzicht gemeentesjablonen en klik op de knop dupliceer. Er verschijnt nu een nieuw sjabloon met dezelfde naam aangevuld met de tekst [KOPIE]. 13. Selecties opslaan als Net als sjablonen kunnen ook bestaande selecties gekopieerd worden onder een andere naam zodat u deze met eventuele wijzigingen kunt gebruiken voor andere doeleinden. Wanneer u de selectie heeft geopend vindt u bovenaan in het scherm de optie opslaan als. Door hier op te klikken opent zich een scherm waar u de naam van de bestaande selectie kunt aanpassen. Wanneer u vervolgens op aanmaken klikt komt u in uw nieuwe selectie oktober 2014

6 14. Overige aanpassingen Machtings-ID en incassant-id worden alleen nog op het toezeggingsformulier getoond als de betaalwijze automatische incasso in het fonds in geselecteerd. De link naar de IBANBIC service is verwijderd, deze service komt binnenkort te vervallen De controle op juistheid van een adres is aangescherpt De knop verwijder overbodige relaties bij het persoonsdossier wordt verbeterd en is tijdelijk komen te vervallen. Het hoofdscherm van het fonds heeft een nieuwe indeling. Er zijn nu vier onafhankelijk van elkaar uit te klappen schermen. Met de klok mee zijn dit Financiële gegevens, IBAN rekening gegevens, Betaalwijzen en instellingen fonds De samenstelling van het machtigings-id bij het registeren en wijzigen van een toezegging is aangepast. De CSV export vanuit het tabblad deelnemers in een actief actiejaar is aangevuld met de extra kolom toezegging vanuit ideal. Deze geeft aan of een toezegging automatisch vanuit SKG/IDeal is ingelezen in LRP. De handleiding Bijdageadministratie welke u in LRP kunt raadplegen of via LRP-netwerk kunt inzien/downloaden wordt dagelijks bijgewerkt naar de laatste stand van LRP. Gelieve deze daaromniet zelf te printen, de definitieve versie wordt zo snel mogelijk gedrukt en aangeboden oktober 2014