Release datum: 11 juni 2012

Transcriptie

1 Highlights 1 HSExpert versie 5.2 Begin juni is versie 5.2 van HSExpert gereleased. In versie 5.2 zijn vooral wijzigingen op het RiAxion (Arbo) dossier doorgevoerd. Daarnaast zijn er wat kleinere wijzigingen doorgevoerd aan de andere dossiers zoals bijvoorbeeld het Legionella dossier, Gebouwen dossier etc. Release datum: 11 juni 2012 HSExpert is onder te verdelen in basis functionaliteit waarbij locaties, personen en afdelingen geregistreerd worden, maar ook het planbord en historie waar alle activiteiten gepland en geanalyseerd kunnen worden. Bovenop deze basis functionaliteit kunnen optioneel enkele modules gekozen worden die de bedrijfsprocessen ondersteunen. Momenteel bevat HSExpert de volgende optionele modules: Legionella RiAxion Milieu Sensoren Middelen Gebouwdossier 1 Dit document beschrijft de belangrijkste verschillen ten opzichte van de voorgaande versie. Voor een volledig overzicht van de functionaliteiten van deze versie kunt u contact opnemen met Highlights HSExpert versie van 6

2 Highlights versie 5.2 Dashboard van activiteitstatus per locatie In het dashboard is een algemeen overzicht over de openstaande activiteiten in te zien, alsmede een indeling van die activiteiten per locatie. RiAxion Het vragenlijst menu is als hoofdmenu eenvoudiger te vinden. Preview vragenlijst Aangemaakte vragenlijsten kunnen worden bekeken vanuit de applicatie door op de preview button ( ) te drukken binnen het vragenlijst overzicht. Hierna wordt de preview in een nieuwe tab van de browser getoond. Verbeterde layout vragenlijst Bij het beantwoorden van de vragen is de voortgang van het beantwoorden van de vragenlijst inzichtelijk via een progressbar. De beantwoorde vragen worden met een groen icoontje getoond, hierdoor zijn de beantwoorde vragen te onderscheiden van de nog niet beantwoorde vragen. Highlights HSExpert versie van 6

3 Opmaak ondersteuning vragenlijst De vraag indeling is verbeterd, URL s en return tekens in de vraagstelling wordt ondersteund. Bijlage Aan elke vraag kunnen 1 of meerdere documenten worden gekoppeld, deze worden getoond bij het beantwoorden van de betreffende vraag. Direct beantwoorden vragenlijst Vragenlijsten kunnen direct worden beantwoord vanuit de applicatie door de respondent op je eigen naam te zetten. Na het versturen van de vragenlijst (hiermee wordt aangegeven dat de vragenlijst klaar is voor in te voeren) kan op de analyse button gedrukt worden. Binnen de analyse kunnen de antwoorden op de vragen worden gegeven, tevens kan de vraag direct worden geanalyseerd en zo nodig een activiteit worden aangemaakt. Geautomatiseerd analyseren van vragenlijsten Het is mogelijk om de vragenlijst geautomatiseerd te analyseren vanuit de analyse pagina. Het systeem maakt gebruik van de gedefinieerde standaard activiteiten bij de vraag. Indien het antwoord van de respondent een standaard activiteit bevat, wordt hiervan automatisch een activiteit aangemaakt. Antwoorden van vragen die een knelpunt aangeven, vereisen een activiteit alvorens deze geanalyseerd kan worden. Hierop wordt gecontroleerd en indien er geen activiteit is, wordt hier melding van gemaakt. Deze knelpunten kunnen niet automatisch worden geanalyseerd zolang er geen standaard activiteit voor het antwoord beschikbaar is. Highlights HSExpert versie van 6

4 Eigen vragenlijsten Het is mogelijk om met RiAxion in je eigen vragenlijst omgeving te werken zonder de vragenlijsten van anderen te zien. Je ziet alleen de vragenlijsten die als eigenaar of verantwoordelijke of als uitvoerder op jouw naam staan. Indien er verschillende verantwoordelijkheden zijn binnen het bedrijf zoals facilitair en H&R kan het systeem zo ingericht worden dat de gebruiker alleen die bibliotheekvragen ziet die voor die verantwoordelijkheid gelden. Deze functionaliteit wordt geactiveerd via het rechten systeem. Bij de rechtenopties Alleen eigen activiteiten activeren. Rapportage PvA Het plan van aanpak bevat de activiteiten die gekoppeld zijn aan vragen uit een vragenlijst. Met de plan van aanpak optie is het dus mogelijk om de openstaande en uitgevoerde activiteiten van een bepaalde locatie of vragenlijst te bekijken. De Filter opties zijn uitgebreid met enkele opties De instellingen om een Plan van Aanpak te genereren zijn uitgebreid door filtermogelijkheden voor een bepaalde periode, locatie De layout van het plan van aanpak is aangepast voor een betere leesbaarheid De leesbaarheid van het plan van aanpak is verbeterd door het gebruik van kleur voor status en prioriteit Bij het genereren van een Plan van Aanpak is het mogelijk om elk aandachtspunt op een nieuwe pagina te laten beginnen Daarnaast is het instellen van de filters vereenvoudigd door een nieuwe manier van het selecteren. Niet alleen de te kiezen optie wordt getoond maar ook bijbehorende informatie zoals bij vragenlijst wordt ook de locatie getoond. Hierdoor is het maken van een selectie eenvoudiger. Data export Activiteiten en haar eigenschappen kunnen worden geëxporteerd naar PDF, Excel, XML en CSV vanuit de Activiteiten rapportage pagina Highlights HSExpert versie van 6

5 Release notes versie 5.2 Algemeen De switch knop tussen archief en actief modus is veranderd van een kleurbolletje naar hetzelfde icoon ( ) als gebruikt bij het archiveren en activeren. Dashboard Overzicht van de activiteiten per locatie toegevoegd Naast het percentage activiteiten wordt ook het aantal items getoond. Organisatie Per locatie worden de bijbehorende documenten beter georganiseerd door de Folderstructuur ondersteuning. De folderstructuur vanuit dossier is hier beschikbaar. Per locatie zijn alleen de gekoppelde documenten zichtbaar. De manier van uploaden en koppelen van documenten is vereenvoudigd. Het is nu mogelijk om alle handelingen vanuit de locatie te doen. Per folder wordt het aantal bestanden getoond Locatie detail informatie: URL voor de website voegt automatisch toe indien dit ontbreekt Bij het archiveren van een locaties worden ook de onderliggende (sub) locaties gearchiveerd. Locatielijst bij een nieuwe locatie wordt hiërarchisch getoond en gesorteerd op locatienaam Legionella Bij registratie van activiteiten is het voorgedefinieerde veld Reden niet uitgevoerd uitgebreid met enkele keuzemogelijkheden. RiAxion Vragenlijst RiAxion menu aangepast, Vragenlijst is nu direct beschikbaar vanuit het hoofdmenu Meerdere bibliotheken naast elkaar worden ondersteund, dit heeft als doel dat HRM niet door de vragen van facilitair hoeft om de vragenlijst samen te stellen, maar alleen haar eigen vragen bibliotheek ter beschikking heeft. Documenten kunnen worden gekoppeld aan een vraag Wijzigingen van vragen heeft geen effect op een reeds verstuurde vragenlijst, wel op te versturen vragenlijsten. Dit zorgt ervoor dat het gegeven antwoord bij de juiste vraagstelling blijft. Activiteiten kunnen op een PVA geplaatst worden door bij de activiteit een vragenlijst en bijbehorende vraag te selecteren. Vragenlijsten kunnen gelijk vanuit het systeem beantwoord worden. Hierdoor kan er na de rondgang direct een plan van aanpak gegenereerd worden. Dit is vooral handig voor adviesbureaus en HSE verantwoordelijken Met behulp van de vragenlijst preview kan worden bekeken hoe de vragenlijst eruitziet voor de respondent. Het aantal zichtbare vragenlijsten en enquêtes kan worden beperkt tot die waar je zelf verantwoordelijk voor bent. Dit is vooral interessant indien er meerdere personen verantwoordelijk zijn over vragenlijsten en enquêtes en als er bijvoorbeeld verschillende verantwoordelijkheden zijn. Hierdoor kan snel het aantal gevonden vragenlijsten worden Highlights HSExpert versie van 6

6 beperkt tot de relevante lijsten en heb je ook beter overzicht in de beschikbare vragenlijsten. Alle vragenlijsten zijn te zien via de zoek opties Vragenlijsten kunnen worden gefilterd op locatie en respondent locatie informatie wordt gekoppeld aan vragenlijst locatie en respondent informatie wordt in het vragenlijst overzicht getoond Het aantal vragen binnen een vragenlijst of enquete wordt in het overzicht getoond het aantal personen dat een enquête gaat ontvangen wordt getoond Het versturen van berichten (herinneringen etc) is niet mogelijk als de vragenlijst reeds afgerond of de einddatum verstreken is Vragenlijst beantwoorden Analyse Rapportage Per vraag is in te zien of deze beantwoord is of niet Bij het beantwoorden van een vragenlijst wordt er een voortgangsindicatie getoond Vragen kunnen worden opgemaakt door witruimte toe te voegen aan de vragen. Vragen met links naar een externe website wordt ondersteund in een vragenlijst. Documenten kunnen aan vragen gekoppeld worden Bijlages kunnen worden toegevoegd aan de vraag zodat er tijdens het invullen van de vragenlijst meer informatie beschikbaar is. Denk hierbij aan vergelijkende foto s etc. RiAxion analyse scherm verbeterd. De informatie is gegroepeerd en meer informatie is beschikbaar zoals kenmerken als minimale % gewenst antwoord etc De vraag icon geeft bij analyse aan of deze geanalyseerd is of niet Bij het doorboeken van een standaard activiteit wordt alle beschikbare informatie (zoals locatie informatie) meegenomen bij het maken van een nieuwe activiteit. Vragenlijsten en enquêtes kunnen automatisch worden geanalyseerd op basis van de gegeven antwoorden. Afhankelijk van het gegeven antwoord kan een standaard activiteit worden doorgeboekt als activiteit. Geadviseerd wordt om de vragenlijsten en enquêtes handmatig na te lopen om de opmerkingen van de respondent mee te nemen in de beoordeling. Dit kan namelijk niet in de automatische analyse Indien er geen standaard activiteit is bij het automatisch analyseren wordt hier een melding van gemaakt. Alle informatie van een standaard activiteit wordt overgenomen bij het aanmaken van de activiteit. In de analyse van een enquête wordt getoond wat het percentage is waar de vraag aan moet voldoen om al dan niet actie te moeten ondernemen Het plaatsen van een activiteit op een plan van aanpak is mogelijk door deze aan een vragenlijst te koppelen Bij het rapporteren van een PVA is de periode in te stellen Plan van aanpak voor een bepaalde locatie is aan te maken Vraag en toelichting komen terug in het plan van aanpak Optie aan PVA rapportage toegevoegd zodat aandachtspunten op een nieuwe pagina kunnen beginnen Vragenlijst met vragen is uit te printen zonder dat deze verstuurd hoeft te zijn Kostentotaal is niet meer opgenomen in het PVA rapportage, de kosten per activiteit wel. In de rapportage is het mogelijk om alle antwoorden per vraag te bekijken (dus over meerdere locaties) Het genereren van een plan van aanpak op basis van een niet afgeronde vragenlijst is mogelijk In rapportage is een nieuw soort selectie lijst geïntroduceerd dat het eenvoudiger maakt om een selectie te maken. Deze lijsten bevatten meer velden en ondersteunt hiërarchie. Ook is hiermee de performance verbeterd van dit control. De vragen zonder activiteiten worden niet standaard getoond in de plan van aanpak rapportage Highlights HSExpert versie van 6