Uitleg bij het bestelformulier Eindejaarscollecte

Transcriptie

1 Uitleg bij het bestelformulier Eindejaarscollecte Dit document geeft uitleg over de onderdelen die u in dient te vullen op uw bestelformulier Eindejaarscollecte. Per onderwerp (A tot en met E) zal worden uitgelegd welke keuzes u heeft, welke consequenties deze keuzes hebben en waar u op moet letten. Belangrijk: Er is een digitaal bestelformulier beschikbaar waarmee u uw bestelling gemakkelijker kunt plaatsen. U ontvangt altijd binnen enkele dagen een ontvangstbevestiging van uw bestelling. Neem contact op als u geen reactie krijgt. Het invullen van uw gemeente- en eventueel wijkgemeentenummer is van belang in verband met mogelijke verwarring met een andere gemeente. Op het bestelformulier moeten duidelijk uw contactgegevens worden vermeld. Deze worden gebruikt op het moment dat er voor het LRP-Team iets niet duidelijk is, maar ook om u op de hoogte te stellen van de levering van uw bestelling, of voor correspondentie omtrent door u te leveren materialen. Vul dus altijd uw contactgegevens in! Mocht u de Eindejaarscollecte willen uitvoeren op wijkgemeenteniveau dan dient u het formulier te kopiëren en per bestelformulier een wijkgemeente-nummer in te vullen. Controleer altijd twee weken voor de verzending de resultaten van uw selectie. Ook als deze door het LRP-Team is gemaakt. Om een zo actueel mogelijk selectieresultaat te krijgen, kunt u zelf in LRP op genereer totaaloverzicht klikken. Zie ook de hoofdstukken over selecties in de verschillende handleidingen. Zorg ervoor dat ca. drie weken voor de afleverdatum uw ledenadministrateur de samenstelling en aanschrijfnamen van de pastorale eenheden heeft gecontroleerd. TIP: Kopieer het bestelformulier voordat u het gaat invullen. Zo heeft u altijd een reserve-exemplaar bij de hand. Het bestelformulier is ook te downloaden. KEUZE UITVOERING EINDEJAARSCOLLECTE 2015 [A] Op onderdeel A van het bestelformulier geeft u aan of u acceptgiro s, combiformulieren (brief met aangehechte acceptgiro) of brieven (zonder acceptgiro) wenst te ontvangen. U heeft meerdere keuzes voor de invulling van de brief: Standaardtekst: als u deze aankruist wordt de standaard, door de dienstorganisatie van de Protestantse Kerk opgemaakte, tekst afgedrukt. Deze tekst is als bijlage met het informatiepakket meegestuurd en is ook te vinden via

2 Eigen brieftekst als sjabloon gekoppeld: wanneer u dit vakje aankruist gebruikt het LRP-Team een gemeentesjabloon waarin u uw aangepaste brieftekst hebt opgemaakt. Eigen brieftekst als bijlage: wanneer u dit aankruist betekent dat, dat u een eigen brieftekst aanlevert als.doc(x) of.pdf die door het LRP-Team boven de acceptgiro moet worden afgedrukt. Voor deze actie brengt het LRP-Team u 60,- in rekening. Deze brieftekst kunt u doormailen. De brief mag max. 2/3 A4 beslaan, om ruimte te laten voor de acceptgiro. Als u brieven zonder acceptgiro bestelt, is er uiteraard meer ruimte. Zie voor meer informatie over het inrichten van gemeentesjablonen de Handleiding voor de Lokaal Beheerder 3.1, hoofdstuk 2.17 pagina 121 Naast de keuze tussen combiformulier of acceptgiro kunt u bij onderdeel A ook aangeven of u een looplijst meegeleverd wenst. U vinkt daarvoor het vakje looplijst aan. Deze looplijst heeft dezelfde sortering als de acceptgiro s en kan helpen bij het bezorgen of controleren. INRICHTING LRP [B] Met het inrichten van LRP geeft u aan op basis van welke gegevens in LRP u de Eindejaarscollecte wenst uit te voeren. Door in het fonds de selectie en sortering aan te geven bepaalt u op welke wijze uw gemeenteleden worden aangeschreven. Fondsnummer Als eerste wordt u gevraagd om een fondsnummer en rekeningnummer aan te geven. Het fondsnummer is, behalve als het afgelopen jaar een fusie is doorgevoerd in LRP, waarschijnlijk hetzelfde als vorig jaar. U vindt het terug in LRP via het menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties. In de eerste kolom van dit overzicht vindt u de nummers die bij het fonds horen. Het nummer dat voor het fonds staat aangegeven dat u voor de Eindejaarscollecte wenst te gebruiken vult u in op het bestelformulier. Let op: Maakt u gebruik van wijkfondsen en een verzamelfonds dan zult u per wijkfonds een bestelling moeten opvoeren. U kunt het bestelformulier dan kopiëren of downloaden via IBAN / Rekeningnummer In het vakje rekeningnummer vult u het rekeningnummer in waarop u de betalingen voor de Eindejaarscollecte wenst te ontvangen. Is dit de eerste keer dat de actie vanuit LRP wordt gegenereerd dan heeft het LRP-team een kopie nodig van uw acceptgiro-contract om acceptgiro s te kunnen printen. Selectie Met de selectie selecteert u in LRP de gemeenteleden die u wenst aan te schrijven voor de Eindejaarscollecte. Naast het maken van een eigen

3 selectie in LRP, kunt u er ook voor kiezen om een nieuwe selectie te laten maken door het LRP-Team. Als in LRP al een correcte selectie beschikbaar is, kunt u de eerste optie kiezen en het selectienummer doorgeven. Anders kunt u één van de drie standaardselecties kiezen. Het LRP-team zal dan een selectie inrichten en koppelen in het fonds. De standaard leeftijd van aanschrijving is 18 jaar. Mocht u deze graag gewijzigd zien, dan kunt u dat in de door u aangekruiste selectie aangeven. Standaard uitgesloten worden gemeenteleden met de kenmerken wil nooit bijdragen, niet in staat bij te dragen, wenst geen contact, geen contact mogelijk en adres onbekend. Wij raden u aan om twee weken voor de aflevering van uw bestelling de selectie te controleren in LRP. Controleer op de selectiecriteria om zeker te zijn dat niemand anders in uw gemeente de betreffende selectie voor andere doeleinden heeft gebruikt. En controleer bij het totaaloverzicht de aantallen van de selectie. Door op de knop genereer totaal overzicht in het tabblad totaaloverzicht van de selectie te klikken, krijgt u een actueel beeld van de geregistreerden die worden aangeschreven vanuit het gekoppelde fonds. Let op: ontdubbelen en uitsluiting van geregistreerden die voor een specifieke actie zijn uitgesloten vindt plaats op het moment dat de combiformulieren of acceptgiro s worden aangemaakt. Heeft u personen voor het specifieke fonds geblokkeerd, dan ziet u deze eerst nog wel in het tabblad selectie. Geselecteerden die op die manier zijn geblokkeerd vindt u vervolgens in het fonds onder tabblad Selectie > tabblad Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds. Sortering Wanneer u de toezeggingsformulieren laat afleveren op een afleveradres (bijvoorbeeld op het kerkelijk bureau) dan kunt u onder het kopje Sortering aangeven op welke wijze de toezeggingsbrieven gesorteerd moeten worden. U kunt voor vier standaard sorteringen kiezen. Mocht u een eigen sortering willen handhaven dan vinkt u het vakje Afwijkende sortering aan. Let op: De afwijkende sortering waarvoor u kiest dient door uzelf gekoppeld te worden aan het fonds van waaruit u de Eindejaarscollecte 2015 draait. Wanneer uw eigen sortering op vrije gebieden sorteert zult u in het fonds moeten aangeven welke vrije gebieden dit betreft. Doet u dit niet, dan kan het voorkomen dat de looplijst afwijkt van de door u gewenste sortering. Geselecteerden die niet in het gekozen vrije gebied voorkomen worden ongesorteerd onderaan de looplijst toegevoegd. Verwijzingen in de handleiding!! Meer informatie over het inrichten van fondsen en het koppelen van rekeningnummers vindt u in de handleiding voor lokaal beheerders 3.2 hoofdstuk 2.14.

4 !! Meer informatie over het beheren van een Eindejaarscollecte fonds en het koppelen van selecties vindt u in de handleiding voor bijdragenadministrateurs 3.2 vanaf hoofdstuk 5.!! Meer informatie over het inrichten van vrije gebieden vindt u in de hoofdstukken over vrije gebieden in uw handleiding. NABEWERKING (C) U kunt een eigen brief of andere bijlagen laten toevoegen aan de acceptgiro of het combiformulier. Neem contact op met het LRP-team voor meer informatie. Bij de eindejaarscollecte komt dit zo weinig voor dat het bestelformulier deze optie niet geeft. Bij de keuze voor de envelop heeft u meerdere opties. (Standaard): Vensterenvelop met PKN-logo. Dit is de standaardenvelop van het LRP-team. De enveloppen met opdruk College van Kerkrentmeesters zijn vervallen. Vensterenvelop geleverd door gemeente. Als u een eigen envelop heeft waar u gebruik van wilt maken dan vinkt u dit vakje aan. U ontvangt van het LRP-team een pakbon (zie het kader hieronder) waarmee u de enveloppen kunt aanleveren bij de drukker. Vensterenvelop met eigen opmaak: het LRP-team kan voor uw bestelling enveloppen voorzien van het logo van uw gemeente of een afbeelding van uw kerkgebouw. U hoeft de enveloppen dan niet zelf te (laten) drukken en op te sturen. Het LRP-team zorgt voor de productie. Geen envelop. U kunt deze optie uiteraard alleen gebruiken in combinatie met een verzending via pakketpost aan één afleveradres. Wanneer u wenst dat de enveloppen niet worden dichtgeplakt dan vinkt u het vakje Envelop openlaten aan. Bij directe verzending aan uw gemeenteleden zullen de enveloppen uiteraard altijd gesloten moeten worden. Pakbon Naast producten van het LRP Team kunt u, zoals gebruikelijk, uw verzending aanvullen met eigen producten, zoals enveloppen. Wanneer u van een dergelijke gecombineerde verzending gebruik wenst te maken, dan ontvangt u van het LRP-team uiterlijk twee weken voor verzending een pakbon. Deze pakbon zal worden verstuurd naar het door u opgegeven adres. Meer informatie over de verzending ontvangt u samen met de pakbon. VERZENDING (D) Op dit onderdeel van het bestelformulier geeft u aan hoe u de producten voor de Eindejaarscollecte verzonden wenst te hebben. Als u wilt dat de mailing gelijk bij uw gemeenteleden op de mat valt dan vinkt u aan: port betaald direct naar gemeenteleden. Wilt u echter dat de mailing bij u

5 (bijv. op het kerkelijk bureau) wordt afgeleverd en zorgt u zelf voor verdere verspreiding dan zet u een kruisje bij via pakketpost bezorgen. Zorgt u er dan voor dat u het adres duidelijk leesbaar op de daarvoor bestemde plek in het formulier invult. De verzendkosten zoals PostNL die hanteert worden één op één aan u doorberekend. Verder kunt u aangeven wat de gewenste week van levering is. In de week voorafgaand aan de door u aangegeven week zal de productie plaatsvinden. U zult de bestelling vervolgens in de loop van de gewenste week ontvangen. U kunt de bestelling niet eerder dan twee weken na retourzending van het bestelformulier inplannen. CONTACTPERSOON (E) Om er zeker van te zijn dat wij u kunnen bereiken over vragen over uw bestelling, maar ook om een eventuele pakbon te kunnen sturen naar het juiste adres, vragen wij u hier om uw contactgegevens volledig in te vullen.