Actie Pepernoot Handleiding van aanmelding tot bestelling

Transcriptie

1 Actie Pepernoot Handleiding van aanmelding tot bestelling

2 Inhoud Inleiding... 3 Hoofdstuk 1 - Aanmelden... 4 Hoofdstuk 2 Goedkeuren... 4 Hoofdstuk 3 - Gegevens Invoeren in Excel... 5 Hoofdstuk 4 Cadeaucodes ontvangen... 7 Hoofdstuk 5 - Cadeaus Bestellen... 8 Hoofdstuk 6 - Cadeaus Ontvangen... 8 Hoofdstuk 7 Veelgestelde vragen... 9

3 Inleiding Actie Pepernoot helpt ook dit jaar de Sint een handje. Met hulp van de VriendenLoterij willen we kinderen die opgroeien in financiële problemen toch laten meegenieten van het Sinterklaasfeest. Actie Pepernoot werkt met nieuwe cadeaus die van te voren worden ingekocht en dan verdeeld worden over de kinderen. Op een speciaal voor Actie Pepernoot gemaakte webwinkel kunnen de cadeaus besteld worden. Dit gaat aan de hand van codes. Met zo n code kan er een cadeautje in de webwinkel besteld worden. Eén code vertegenwoordigt één cadeau. Hierbij geldt het principe op = op, dus wie er op tijd bij is heeft de meeste keus! In totaal zijn er codes te verdelen. Let wel, alleen contactpersonen bekend bij Kinderhulp kunnen zich aanmelden. Cadeaus die voor 17 november 2016 zijn besteld in de webshop zullen voor sinterklaasavond worden geleverd. Het is wel mogelijk om de cadautjes later te bestellen (let wel op=op ). De codes werken tot uiterlijk 31 maart We hopen dat het dit jaar een geslaagd sinterklaasfeest wordt voor alle kinderen in Nederland.

4 Hoofdstuk 1 - Aanmelden Voor de aanmelding dient u een formulier in te vullen en deze terug te sturen naar Actie Pepernoot. In het formulier wordt er gevraagd naar het aantal kinderen binnen uw ogranisatie en hoeveel codes u wilt aanvragen. Een code staat gelijk aan één cadeau. Alleen contactpersonen bekend bij het Kinderhulp kunnen zich aanmelden en dienen dus ook het formulier te ondertekenen. U vindt een lijst met deze contactpersonen onder aan de website waar u deze handleiding heeft gedwonload: Wat moet u doen: Ga naar: Vink op de website aan dat u de handleiding heeft gelezen Druk op de knop Aanmelden om het aanvraagformulier te downloaden Print het formulier uit Vul alle gegevens in en onderteken het document Scan het formulier Mail het formulier naar: aanmelding@actiepepernoot.nl Wacht op goedkeuring en bericht vanuit Actie Pepernoot Wanneer u het formulier verzonden heeft dan zal Actie Pepernoot dit in behandeling nemen en dient u te wachten op een antwoord. Binnen drie werkdagen ontvangt u bericht. Cadeaus die voor 17 november 2016 zijn besteld in de webshop zullen voor sinterklaasavond worden geleverd. Mocht u vragen hebben of problemen ondervinden bij het aanmelden dan kunt u contact op te nemen met Marion Reuvers of Carina Buit van Kinderhulp, te bereiken op en via aanmelding@actiepepernoot.nl Hoofdstuk 2 Goedkeuren Uw aanmelding wordt door Actie Pepernoot gecontroleerd. Alleen formulieren die correct ingevuld en ondertekend zijn door een contacpersoon die bekend is bij Kinderhulp worden in behandeling genomen. Indien dit niet het geval is wordt het formulier teruggestuurd. Als de aanvraag goedgekeurd is ontvangt u een met bevestiging van het aantal cadeaus die uw organisatie mag verdelen. Er wordt gewerkt met cadeaucodes. Deze cadeaucodes kunt u verdelen over uw gehele organisatie. Een cadeaucode staat gelijk aan één cadautje. Een cadeaucode kan maar één keer gebruikt worden. U dient de cadeaucodes zelf te verdelen over uw organisatie.

5 Hoofdstuk 3 - Gegevens Invoeren in Excel Als uw aanvraag goedgekeurd is ontvangt u een met een Excel-bestand. U dient dit Excelbestand in te vullen en ingevuld terug te sturen naar Actie Pepernoot. Als u het ingevulde formulier terug mailt is het belangrijk dat u dit doet vanuit de die u van Actie Pepernoot heeft ontvangen. Open deze en druk op Beantwoorden of Reply en voeg dan het ingevulde Excel-bestand toe voor het verzenden. Dit is belangrijk omdat bij het bevestigen van het aantal cadeaucodes, u door Actie Pepernoot wordt geregistreerd onder een uniek nummer. Dit nummer staat vermeld in het onderwerp van de bevestigingsmail die u ontvangt. In dit hoofdstuk wordt er per kolom beschreven wat er in het Excel-bestand ingevuld moet worden. Open het Excel-bestand Vul de juiste gegevens in Mail het Excel-bestand terug (Let op! Reply!) Ontvang uw cadeaucodes Belangrijkste Do s and Don ts: Do s: - Meer dan één regel vullen (voor bijvoorbeeld meerdere vestigingslocaties) - Voor één organisatie de aanvraag samenvoegen tot één Excel-bestand - Voor elke vestiging een ander adres invoeren - Optionele vakken leeg laten als deze niet van toepassing zijn Don ts: - Gegevens van ouders of begeleiders invoeren, codes kunnen later verdeeld worden - Verplichte vakken openlaten - Gegevens uit andere bestanden kopiëren - Meer codes verdelen dan u zijn toegezegd (dit dient u bij te houden) Uitleg voor het invullen van het Excel-bestand Wanneer u het bestand opent ziet u welke gegevens er van u verwacht wordt in te vullen. Het gaat hier om de gegevens van de organisatie. U dient de gegevens op de juiste manier in te vullen, anders kan het formulier niet verwerkt worden. U krijgt een foutmelding als u een gegeven verkeerd hebt ingevuld. Organisatie >verplicht< Vul hier de naam van de organisatie in. Vestigingsnaam/locatie >verplicht< Als uw organisatie meerdere vestigingen heeft vul hier dan de naam of locatie in van de vestigingen. Zorg dat u bij de kolom organisatie ook opnieuw de organisatie naam invult, er mogen geen lege velden zijn in de regels. Heeft u niet meerdere locaties of vestigingen, vul dan organisatie naam in. Woning/Kamer/Afdeling/Groep >optioneel< Wilt u de cadeaus over verschillende afdelingen, kamers of groepen verdelen (binnen een vestigingslocatie) vul de naam of specificatie daarvan dan in deze kolom.

6 Straat >verplicht< Vul hier de straatnaam van de organisatie of vestiging in, waar de cadeaus geleverd moeten worden. De cadeaus kunnen verstuurd worden naar meerdere locaties. Het is niet mogelijk om de cadeaus apart te versturen naar de kinderen. Uw organisatie dient dus zelf de cadeaus bij de ouders of kinderen te brengen. Zo worden kosten bespaard en kunnen er nog meer kinderen worden geholpen. Voer hier geen privacy gevoelige informatie van ouders of begeleiders in. Huisnummer >verplicht< Vul hier het huisnummer van de vestiging of organisatie in. Vul hier alléén het huisnummer in en geen toevoegingen. Toevoeging >optioneel< Vul hier letters, verdiepingsnummers of andere toevoegingen van het huisnummer in. Postcode >verplicht< Vul hier de postcode van het leveradres in. Dit kan alleen in de vorm: 2020AA. Woonplaats >verplicht< Vul hier de plaats van de vestiging in. Land >verplicht< Maak hier een keuze tussen Nederland of Belgie. Wanneer u op het vakje klikt dan komt er een pijltje in beeld. Als u daar op klikt kunt u een keuze maken tussen NL of BE maken. Telefoonnummer >verplicht< Vul hier uw telefoonnummer in. Wilt u voor meerdere locaties toch hetzelfde telefoonnummer gebruiken, dan kan dat. Zorg alleen wel dat u het telefoonnummer dan in elke regel opnieuw neer zet. Voer hier geen privacy gevoelige informatie van ouders of begeleiders in. adres >verplicht< Vul hier uw adres in. Heeft u meerdere locaties ingevuld dan is het belangrijk dat u per verschillend adres ook een ander adres invult. De s met codes zijn niet te onderscheiden en anders worden de cadeaus misschien op de verkeerde locatie geleverd. Dus: bij verschillende leveringsadressen ook verschillende adressen. Voer hier geen privacy gevoelige informatie van ouders of begeleiders in.

7 Contactpersoon >verplicht< Vul hier de naam van het contactpersoon in. Zorg dat dit overeenkomt met de locatie en het adres. Aantal codes: >verplicht< Vul hier het aantal codes in. Dit is ontzettend belangrijk. U heeft in uw laatste het totaal aantal codes gekregen dat uw stichting mag verdelen. Hier mag u niet overheen. Als u de codes over meerdere regels verdeelt dan telt het totaal dat u verdeelt heeft automatisch op onder de kop Totaal ingevulde codes. Zorg bij meerdere locaties dat het aantal codes per vestiging klopt. De cadeaus die met deze codes besteld zijn worden namelijk geleverd aan het adres dat u in de regel heeft ingevoerd. Als u alles heeft ingevuld dient u het excel bestand terug te sturen naar Actie Pepernoot. Let hierbij op dat u de eerder ontvangen beantwoordt en dus géén nieuwe opstelt. Hoofdstuk 4 Cadeaucodes ontvangen Als uw Excel-bestand op de juiste manier is aangeleverd dan worden de gegevens ingeladen in het systeem. Als dit gedaan is zult u een ontvangen met daarin een link naar de cadeaucodes. De cadeaucodes kunt u vervolgens kopiëren of u kunt een Excel-bestand downloaden waar alle codes instaan. U dient zelf de cadeaucodes te verspreiden. Een cadeaucode kan maar één keer gebruikt worden. Let op dat u de met de link naar de cadeaucodes niet doorstuurt naar iedereen. Als iedereen toegang heeft tot alle codes kunnen zij misschien meer cadeaucodes gebruiken dan dat uw intentie was. Wanneer u het Excel-bestand download en daarin geen gegevens ziet, doe dan het volgende: Zoek het gedownloade Excel-bestand op in uw computer (map: Downloads) Klik met de rechtermuis op het bestand en kies voor Eigenschappen Onderaan het venster dat zich geopend heeft kiest u voor: Blokkering opheffen Klik op Toepassen en vervolgens op OK Open het Excel-bestand opnieuw, de codes zijn nu wel zichtbaar

8 Hoofdstuk 5 - Cadeaus Bestellen U heeft een of meerdere cadeaucodes ontvangen, hiermee kunt u cadeaus bestellen in de webshop van Actie Pepernoot. Een code staat gelijk aan één cadeau uit de webshop. Er wordt gewerkt met het op = op principe dus hoe eerder u bestelt hoe meer keus. Cadeaus die voor 17 november 2016 zijn besteld in de webshop zullen voor sinterklaasavond worden geleverd. Ga naar Kies een cadeau en voeg hem toe aan het winkelmandje Vul een cadeaucode in en rond de bestelling af door te klikken op Ik kies dit cadeau Vul de benodigde gegevens in Controleer de gegevens (de cadeaus worden naar één gezamenlijk adres van de organisatie gestuurd. Dus niet uw eigen adres) Klik op de knop Bevestig bestelling Heeft u meerdere cadeaucodes, dan dient u per cadeau te bestellen. Het is niet mogelijk om meerdere cadeaus tegelijk te bestellen. Er kan maar één cadeau in het winkelmandje! Nadat u de bestelling heeft afgerond, kunt u de cadeaucode niet opnieuw gebruiken. Mocht u vragen hebben of tegen problemen aanlopen dan verzoeken wij u vriendelijk contact op te nemen met de klantenservice via klantenservice@actiepepernoot.nl of bellen naar Hoofdstuk 6 - Cadeaus Ontvangen Als u een cadeau besteld heeft krijgt u hier van een bevestiging op het adres die opgegeven is bij het bestellen. Omdat de webshop speciaal voor Actie Pepernoot gemaakt is, werkt de levering niet zoals bij andere online winkels. De cadeaus worden per stichting, organisatie, afdeling of vestiging zoveel mogelijk tegelijk verstuurd. De levering kan dus na het bestellen van een cadeau nog enkele weken duren. Dit wordt gedaan om kosten te besparen en zo kunnen nog meer kinderen met sinterklaas een cadeautje krijgen. Omdat de cadeaus tegelijk verzonden worden kan er géén track and trace code geven worden voor de bestellingen. We vragen u om geduldig te zijn en er op te vertrouwen dat de cadeaus voor sinterklaasavond binnen zijn (alleen voor bestellingen die geplaatst zijn voor 17 november). Het kan zo zijn dat de levering van de cadeaus pas enkele dagen voor sinterklaasavond plaats vindt. Er worden maarliefst cadeaus verstuurd in een korte periode, daarom willen we u vragen om de klantenservice zo min mogelijk te belasten met vragen over de status en de tijd van levering van de cadeaus. Veelgestelde vragen met daarop het antwoord vindt u op de volgende pagina Veelgestelde vragen.

9 Hoofdstuk 7 Veelgestelde vragen Hoe ontvang ik de cadeaucodes? De organisaties ontvangen alle cadeaucodes per . De organisatie dient deze zelf te verdelen. Bij vragen over de verdeling of totstandkoming van de codes kunt u contact opnemen met de contactpersoon van uw organisatie. Vanaf wanneer gaat de Actie Pepernoot shop open voor bestellingen? Vanaf 12 september 2016 is de shop open om te bestellen. Tot wanneer zijn de codes te gebruiken? De codes zijn geldig tot 31 maart 2017 Zijn de cadeaus ingepakt in inpakpapier? Nee, de cadeaus zijn niet in inpakpapier verpakt. Kan ik met meerdere cadeaucodes ook meerdere cadeaus tegelijk bestellen? Nee, dit is niet mogelijk. U dient elk cadeau apart te bestellen. Wanneer wordt mijn bestelling geleverd? De cadeaus worden per stichting, organisatie, afdeling of vestiging allemaal tegelijk verstuurd. Zo worden er kosten bespaard en kunnen nog meer kinderen met sinterklaas een cadeau krijgen. Houd er rekening mee dat de levering soms enkele weken kan duren. Actie Pepernoot kan zelf geen duidelijkheid geven over de exacte leverdatum of status van de bestelling. Het heeft dus geen zin om hiervoor de klantenservice te benaderen. Ik heb een product eerder in de shop gezien die er nu niet meer staat / uitverkocht is, komt deze weer terug? Nee, helaas niet. Alle producten zijn van te voren ingekocht op basis van een inschatting. Op deze manier worden er kosten bespaard en kunnen nog meer kinderen met sinterklaas een cadeau krijgen. Als het product op het moment van bestellen niet meer in de shop staat, is het helaas op. Het is niet mogelijk om producten te reserveren voor een later bestelmoment. Is er ook een fysieke catalogus van het keuze assortiment beschikbaar? Nee deze is niet beschikbaar, alle producten zijn alleen online in de keuzeshop van Actie Pepernoot te zien. Indien u niet thuis bent bij de levering van het pakket. Wanneer een pakket niet bij u of de geadresseerde afgeleverd kan worden, wordt het bij de buren aangeboden. Als het pakket ook bij de buren niet afgeleverd kan worden, wordt het de volgende dag nog een keer aangeboden. De kans is dus aanwezig dat het cadeau dan een dag later wordt ontvangen door de geadresseerde. Als de geadresseerde en de buren ook bij de tweede aanbieding niet thuis zijn, dan wordt er door de medewerker van PostNL een bericht in uw brievenbus achtergelaten. Daarop staat bij welk postkantoor of PostNL Servicepunt u of de geadresseerde het cadeau kan ophalen. Hiervoor heeft u drie weken de tijd.

10 Is het mogelijk om cadeaus op een ander adres te laten leveren? De aflever adressen zijn bepaald door de contactpersoon van uw organisatie. Het is helaas niet mogelijk om na verstrekking van de cadeaucodes adressen te wijzigen. Heeft u problemen met de ontvangen codes? Dan kunt u uw probleem, vraag of verzoek mailen naar klantenservice@actiepepernoot.nl Nog vragen? Indien uw vraag hierboven niet is beantwoord, dan kunt u contact met ons opnemen per of via ons telefoonnummer: E: klantenservice@actiepepernoot.nl T: