HANDLEIDING E-DOSSIER PZ VOOR

Transcriptie

1 HANDLEIDING E-DOSSIER PZ VOOR KWALITEITSMETING DOOR DE MBE Auteurs: Onderzoeksgroep Zorg rond het Levenseinde VUB en Federatie Palliatieve Zorg Vlaanderen

2

3 Opmerking vooraf: gebruik Google Chrome als browser. Toekennen van schrijfrechten voor de module Bevragingen aan de verantwoordelijke voor de kwaliteitsmeting Je (= de gebruiker in het e-dossier PZ die de schrijfrechten heeft van de module Gebruikers) kan de schrijfrechten toekennen aan een bestaande gebruikersrol of een nieuwe gebruikersrol (bijv. kwaliteitsverantwoordelijke) creëren via de module Gebruikersrol. Toewijzen van de nieuwe gebruikersrol aan een gebruiker. Na het toekennen van de schrijfrechten sluit je het e-dossier PZ af en start het opnieuw op. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 1

4 Opmerking: Als de gebruiker enkel toegang heeft tot de module Bevragingen krijg je bij het aanmelden de melding dat je geen toegang hebt. Je mag deze melding negeren en gewoon klikken op Bevragingen. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 2

5 Gegevens voor de begeleidende brief Je (= de gebruiker in het e-dossier PZ die de schrijfrechten heeft van de module Gegevens MBE) kan de gegevens die nodig zijn voor de begeleidende brief controleren en aanvullen in de module - Gegevens MBE: Naam Straat, huisnummer, bus Postcode en gemeente Telefoonnummer Afzender dit is het mailadres dat de persoon die de mail ontvangt te zien krijgt en eindigt altijd Dit mailadres wordt gekoppeld aan een mailadres van de MBE waar antwoorden op de mail of meldingen dat de mail onbezorgbaar is, toekomen. Bijv.: mailadres dat de geadresseerde te zien krijgt = FPZkwaliteit@edossierpz.be = gepersonaliseerd adres van Federatie Palliatieve Zorg Vlaanderen die de meting uitvoert mailadres waar antwoorden toekomen = projectmedewerker@palliatief.be = bestaand adres bij Federatie Palliatieve Zorg Vlaanderen Om dit mailadres te creëren, neem je contact op met Jemasoft bvba (support@jemasoft.be) en geeft beide mailadressen door. Wijzigingen aan een van beide adressen gebeuren ook via Jemasoft bvba (support@jemasoft.be). Nadat je een bericht hebt ontvangen dat het mailadres gecrëeerd of aangepast is, kan je het veld Afzender invullen of wijzigen. Contactpersoon 1: hier noteer je de naam en functie van de persoon die de begeleidende brief of mail ondertekent en die men kan contacteren voor bijkomende informatie of vragen Contactpersoon 2: hier noteer je de naam en functie van de persoon die enkel de begeleidende brief of mail ondertekent Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 3

6 Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 4

7 Controle van de gegevens in e-dossier PZ Alvorens te starten met het opmaken van de lijsten voor de bevraging is het aangewezen om de gegevens van de patiënten die in aanmerking komen voor de kwaliteitsmeting te controleren op volledigheid en juistheid. Dit kan je doen via Controlelijst in de module MBE rapporten. Patiënten in begeleiding Voor de patiënten in begeleiding vul je de datum van het meetmoment in. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 5

8 Breng alle gegevens over naar een Exeltabel: Open een nieuwe Exeltabel Selecteer alle gegevens in het rapport Controlelijst (ctrl + a) en kopieer (ctrl + c) en plak (ctrl + v) alle gegevens in de Exel-tabel Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 6

9 Controleer of alle gegevens volledig en juist zijn: Naam Geboortedatum Geslacht Woonsituatie Type diagnose Eerste begeleider (= de MBE-medewerker die de vragenlijst zal ontvangen) Dit doe je door telkens op het veld te gaan staan dat je wil controleren, bijv. type diagnose. Klik met je rechter muisknop, selecteer Sorteren en vervolgens Sorteer A tot Z. Onderaan de tabel vind je de velden die niet zijn ingevuld. In onderstaand voorbeeld ontbreekt bij twee patiënten het type diagnose. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 7

10 Overleden patiënten 4 weken tot 4 maanden vóór het meetmoment Voor de overleden patiënten vul je in het veld Van de datum van vier maanden vóór het meetmoment in in het veld Tot de datum van vier weken vóór het meetmoment in Datum meetmoment Vier maanden vóór het meetmoment Vier weken vóór het meetmoment Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 8

11 Breng alle gegevens over naar een Exeltabel: Open een nieuwe Exeltabel. Selecteer alle gegevens in het rapport Controlelijst (ctrl + a) en kopieer (ctrl + c) en plak (ctrl + v) alle gegevens in de Exeltabel. Controleer of alle gegevens volledig en juist zijn: Naam Geboortedatum Datum einde begeleiding Datum overlijden Reden einde begeleiding Plaats van overlijden Geslacht Woonsituatie Type diagnose Huisarts Dit doe je door telkens op het veld te gaan staan dat je wil controleren, bijv. geboortedatum. Klik met je rechter muisknop, selecteer Sorteren en vervolgens Sorteer A tot Z. Onderaan de tabel vind je de velden die niet zijn ingevuld.! Let op: Bij patiënten die overleden zijn in het ziekenhuis of een palliatieve zorgeenheid is de reden einde begeleiding transfer ziekenhuis of transfer palliatieve eenheid, maar nooit overlijden. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/2019 9

12 Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

13 Aanmaken van de lijsten voor de bevraging Klik op de module Bevragingen. Er zijn drie opties: Overzicht: dit is de lijst van de geselecteerde patiënten in begeleiding (bevraging patiënt en MBE-medewerker) én de overleden patiënten (bevraging nabestaande en huisarts). Selectie begeleidingen: dit is de lijst waar je de patiënten in begeleiding kan selecteren voor de bevraging. Selectie overlijdens: dit is de lijst waar je de overleden patiënten kan selecteren voor de bevraging. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

14 Selectie van de patiënten in begeleiding Klik op de optie Selectie begeleidingen. Voer de datum van het meetmoment in. Je kan kiezen voor de huidige datum of een datum in het verleden (bijv. een week eerder). Als je kiest voor de huidige datum is het mogelijk dat er patiënten zijn opgelijst die ondertussen zijn overleden en waarvan het overlijden nog niet was geregistreerd. Als je kiest voor een datum in het verleden is het mogelijk dat nieuwe patiënten die ondertussen in aanmerking komen niet mee geselecteerd worden. Voer het volgnummer van de bevraging van het lopende jaar in: 1 voor het eerste meetmoment (meestal is dit de bevraging in mei/juni) 2 voor het tweede meetmoment (meestal is dit de bevraging in november/december) (3 voor het derde meetmoment) ( ) Klik op Toon resultaten. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

15 Je krijgt een lijst van alle patiënten die in begeleiding zijn met woonsituatie thuis en waarbij minstens één huisbezoek heeft plaatsgevonden. De oplijsting is gebeurd op basis van de MBE-medewerkers (alfabetisch en vervolgens volgens de startdatum van de begeleiding/aanmaakdatum van het dossier). Onderaan de lijst vind je het totaal aantal patiënten dat in aanmerking komt voor de bevraging. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

16 Als er ooit al een bevraging heeft plaatsgevonden, vind je het volgnummer van de bevraging in de eerste kolom. Bepaal: hoeveel patiënten je wil bevragen. Om statistisch significant te zijn, is een bevraging bij minstens 30 patiënten nodig. Bij voorkeur voer je de meting uit bij 50 patiënten of meer. hoeveel bevragingen je per MBE-medewerker wil doen. Selecteer per MBE-medewerker de patiënten waarbij je de bevraging zal uitvoeren. Bijvoorbeeld: je hebt 60 patiënten in begeleiding, je wil bij 30 patiënten de bevraging uitvoeren en je hebt 5 medewerkers: 30/5 = 6 patiënten per medewerker. Medewerker 1 heeft 12 patiënten: selecteer elke tweede patiënt. Medewerker 2 heeft 6 patiënten: selecteer alle patiënten.! Let op: Patiënten die op het meetmoment gehospitaliseerd zijn, mogen niet geselecteerd worden. De selectie moet random gebeuren, dus lukraak/per toeval. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

17 Onderaan de lijst verschijnt het aantal patiënten dat je geselecteerd hebt. Om het aantal bij te werken, klik je op de toets F5. Je kan een patiënt deselecteren door het vinkje te verwijderen. Als je alle patiënten geselecteerd hebt, keer je terug naar het hoofdmenu door op het kruisje bovenaan het werkblad te klikken. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

18 Selectie van de overleden patiënten Klik op Selectie overlijdens, vul de datum van het meetmoment en het volgnummer van de bevraging in (dit is in principe dezelfde datum en hetzelfde nummer als dat van de patiënten in begeleiding) en klik vervolgens op Toon resultaten. Je krijgt een lijst van alle patiënten die thuis overleden zijn tussen 4 weken en 4 maanden vóór de datum van het meetmoment. De oplijsting is gebeurd op basis van de huisartsen (alfabetisch en vervolgens volgens startdatum van de begeleiding/aanmaakdatum van het dossier). Onderaan de lijst vind je het totaal aantal patiënten dat in aanmerking komt voor de bevraging. Als er ooit al een bevraging heeft plaatsgevonden, vind je het volgnummer van de bevraging in de eerste kolom. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

19 Bepaal hoeveel patiënten je wil bevragen. Om statistisch significant te zijn, is een bevraging bij minstens 30 patiënten nodig. Bij voorkeur voer je de meting uit bij 50 patiënten of meer. Selecteer de patiënten waarbij je de bevraging zal uitvoeren. Bijvoorbeeld: je hebt 60 overleden patiënten en je wil bij 30 patiënten de bevraging uitvoeren: selecteer elke tweede patiënt. Patiënten waarbij geen nabestaande staat vermeld, sla je over. Onderaan de lijst verschijnt het aantal patiënten dat je geselecteerd hebt. Om het aantal bij te werken, klik je op de toets F5. Je kan een patiënt deselecteren door het vinkje te verwijderen. Als je op het einde van de lijst gekomen bent en je hebt het aantal te bevragen patiënten nog niet bereikt, ga je verder bovenaan de lijst opnieuw verder met de selectie.! Let op: De selectie moet random gebeuren, dus lukraak/per toeval. Als je alle patiënten geselecteerd hebt, keer je terug naar het hoofdmenu door op het kruisje bovenaan het werkblad te klikken. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

20 Klik op de optie Overzicht en kies de code van de bevraging waarvan je de overzichtslijst wil. Je krijgt een lijst van alle patiënten die je hebt geselecteerd. Bij alle personen waarbij de bevraging moet uitgevoerd worden staat de vermelding Datum ingevuld met daarnaast de datum van het meetmoment en Datum verzonden met eventueel een icoon bij de huisarts om te mailen. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

21 Bevraging van de MBE-medewerkers Breng de MBE-medewerkers op de hoogte dat de vragenlijsten voor de kwaliteitsmeting beschikbaar zijn en vraag hun medewerking (invullen van de vragenlijsten binnen de vier weken). De vragenlijsten voor de MBE-medewerkers zijn terug te vinden via de module Relaties. (zie ook: Handleiding invullen vragenlijsten kwaliteitsmeting door MBE-medewerkers) Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

22 Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

23 Van zodra de MBE-medewerker de bevraging heeft ingevuld en verzonden, verschijnt in het overzicht de datum in het veld Datum ingevuld. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

24 Bevraging van de huisarts via mail Klik op het icoon om te mailen en verzend de mail. Het versturen van de mails gebeurt individueel per huisarts. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

25 De huisarts ontvangt een mail met een link naar de vragenlijst. Van zodra de huisarts de bevraging heeft ingevuld en verzonden, verschijnt in het overzicht de datum in het veld Datum ingevuld. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

26 Bevraging per groep van patiënten, huisartsen en nabestaanden per brief De bevraging per brief gebeurt per groep. Selecteer de groep waarvoor je de documenten wil afprinten. Bij de huisartsen heb je de keuze tussen PDF Huisartsen en PDF Huisartsen zonder mailadres Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

27 Om de documenten af te drukken, klik je op de rechtermuisknop en selecteer je de optie Afdrukken. Controleer de printinstellingen. Let er op dat de optie Kop- en voettekst is uitgeschakeld en de opties Dubbelzijdig en Achtergrondbeelden ingeschakeld. Print de brieven en de vragenlijsten. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

28 Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/

29 De verzending van de brieven en vragenlijsten Als alle documenten zijn afgedrukt, kan je de brieven en vragenlijsten versturen. Voeg bij elke brief een gefrankeerde briefomslag met daarop het adres van de MBE om de ingevulde vragenlijst terug te zenden. Na ongeveer vier weken bezorg je alle ontvangen vragenlijsten aan Federatie Palliatieve Zorg Vlaanderen, Toekomststraat 36, 1800 Vilvoorde. Ale je ze met de post verzendt, kan je dit best aangetekend doen. Handleiding e-dossier PZ voor kwaliteitsmeting 7/03/