Personal Message Manager Handleiding

Transcriptie

1 Personal Message Manager Handleiding Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden Geschreven door: S. de Jong 3 januari 2005 Revisie 21 december 2007

2 1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor het gebruik van de Personal Message Manager zoals deze wordt gebruikt bij de Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW) van de Universiteit van Leiden. Voor vragen, opmerkingen en problemen kunt u terecht bij de van de DIOS. De FSW beschikt over een Spamfilter waarmee binnenkomend verkeer wordt gefilterd. De Personal Message Manager (PMM) stelt u als gebruiker in staat om zelf te controleren wat er door het Spamfilter wordt tegen gehouden en dit eventueel te verwijderen of alsnog door te laten. U kunt een eigen lijst bijhouden van afzenders waar vandaan altijd moet worden doorgelaten. 2. Overzicht van de werking Als nieuwe gebruiker wordt u de eerste dat er een voor u bestemde is tegengehouden gevraagd om een account aan te maken: doe dit als u er gebruik van wenst te maken, als u dat niet wilt kunt u het mailtje negeren. U ontvangt dagelijk een met daarin een overzicht van voor u geblokkeerde s van de afgelopen 24 uur. In dit overzicht staan maximaal 50 geblokkeerd berichten. Als U niets met een geblokkeerde doet, wordt het na 14 dagen definitief verwijderd. De met het overzicht heeft als afzender helpdesk@fsw.leidenuniv.nl. De PMM is alleen bereikbaar vanaf computers binnen de faculteit of via de FSW Secure Access Portal.

3 3. Aanmaken van een account De eerste keer dat er een aan u geblokkeerd is volgt een mailtje zoals hier aan de rechterkant is afgebeeld. Hierin staat uw adres en een wachtwoord. Zoals u ziet is het afkomstig van helpdesk@fsw.leidenuniv.nl Onderaan staat een link ( sign in ) die u naar het beginscherm van de Personal Message Manager brengt.

4 4. Inloggen Rechts ziet u het inlogscherm. Vul uw adres en het wachtwoord in en zet desgewenst het vinkje voor Keep me signed in aan. Klik op Sign in om in te loggen. Nb. Het gebruik van de Personal Message Manager is alleen mogelijk met Internet Explorer. Mocht u een andere browser hebben, kopieer dan de link naar Internet Explorer.

5 5. Welkomsscherm Als het inloggen gelukt is, ziet u het scherm als hiernaast. Hier komt u ook als op Home klikt. Het is aan te raden om als eerste uw wachtwoord te veranderen. Klik hiervoor op Options (dat kan op 2 plekken). Binnen Options zijn 4 keuzes. De eerste keuze is Delegation, deze staat al voor u geselecteerd. Klik om het wachtwoord te veranderen op Change Password.

6 6. Wachtwoord veranderen Geef in de daarvoor bedoelde velden uw oude wachtwoord en tweemaal het nieuwe wachtwoord op en kies Save.

7 7. Een geblokkeerd bericht vrijgeven Kies in de menuregel My Messages. In dit scherm kunt u berichten vrijgeven of definitief verwijderen. In dit voorbeeld ziet u dat er 25 berichten zijn geblokkeerd. U kunt de berichten desgewenst eerst individueel aanklikken en de inhoud beoordelen (zie paragraaf 9). Als er een ten onrechte geblokkeerd bericht staat zet u het vinkje voor dat bericht aan en klikt vervolgens aan de rechterkant op Release.

8 8. Vrijgegeven bericht bevestigen Als u een bericht released wordt nog een bevestiging gevraagd, zoals in het plaatje rechts. U kunt hier aangeven dat de afzender van dat mailtje aan uw Personal Safe List moet worden toegevoegd. Alle mail vanaf dat adres wordt dan in de toekomst niet meer tegengehouden. Dit kunt u later nog wijzigen onder Options. Klik op Yes om het bericht definitief vrij te geven. U komt weer terug in My Messages.

9 9. Bericht bekijken alvorens het vrij te geven Vanuit My Messages (paragraaf 7) kunt u per bericht op de afzender klikken. U kunt dan de inhoud bekijken en beoordelen alvorens het vrij te geven of te verwijderen. U kunt het bericht vanuit dit scherm direct verwijderen of vrijgeven.

10 10. Beheer van berichten delegeren Kies Options in de menuregel. Deze optie maakt het mogelijk het bewaken van het spamfilter aan iemand anders te delegeren. Vul daartoe het adres van betreffende persoon in. Deze persoon ontvangt hierover een melding per .

11 11. Lijst met veilige adressen (Safe List) beheren Afzenders van berichten die u gereleased heeft én waarvan u opgegeven heeft dat, zoals in paragraaf 8 besproken, ze aan de Safe List toegevoegd moesten worden, kunt u hier terug vinden. U kunt hier ook met de hand e- mailadressen toevoegen. In het voorbeeld hiernaast kunt u zien dat u hele groepen adressen kunt doorlaten, bijvoorbeeld alle adressen afkomstig van U-mail. Voeg daartoe *@umail.leidenuniv.nl toe als veilig adres. Verwijder een adres uit de Safe List door het aan te vinken en de knop Delete aan te klikken. NB: de Safe List werkt alleen voor u persoonlijk en niet voor andere FSW-gebruikers.

12 12. Berichten van iemand anders beheren Kies Delegated Messages. Hier vind u alle berichten gericht aan de mensen die u als delegate hebben opgegeven. U hebt dan dezelfde rechten over die berichten als over uw eigen berichten. Wilt u geen berichten voor iemand anders beheren dan kunt u zich via Options weer afmelden.