Mailing/Selecties maken

Transcriptie

1 Mailing/Selecties maken In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u een Brief mailing, een mailing of adresetiketten kunt maken voor een groep relaties die aan bepaalde criteria voldoen. Selectie van relaties maken Indien u bij de inloggegevens de rechten in RADAR heeft gekregen om een mailing/selectie te maken dan ziet u in het hoofdmenu de optie MAILING/SELECTIE MAKEN aan de rechterkant staan. Klik op MAILING/SELECTIE MAKEN en de lijst met alle selecties die al eerder gemaakt zijn verschijnt. Klik op de knop SELECTIE TOEVOEGEN om een nieuwe selectie te gaan maken. Figuur 1 Typ achter NAAM SELECTIE de omschrijving van de selectie die u nu gaat maken. Kies achter SELECTIE VAN of de selectie moet bestaan uit: Alleen persoonsgegevens Alleen bedrijfs/familiegegevens Beide - Geef eventueel aan of u alleen relaties uit een bepaald postcodegebied wilt selecteren. - Bij MAILING NAAR kiest u naar welk adres de mailing gestuurd gaat. - Dan kunt u filteren op een aantal kenmerken zoals Branche, Rechtsvorm en Categorieën. Klik op de knop SELECTIE EERST BEKIJKEN om te zien welke relaties aan de opgegeven selectiecriteria voldoen. i Iedere keer als u criteria wijzigt en u wilt zien welke relaties voldoen aan deze criteria moet u weer opnieuw op de knop SELECTIE EERST BEKIJKEN klikken 1/11 selectie/mailing 4.0

2 i U kunt dubbelklikken op een relatie die getoond wordt, een scherm verschijnt dan in beeld waar u enkele kenmerken van de relatie nog kunt wijzigen. Met de knop AFDRUKVOORBEELD SELECTIE krijgt u gegevens van alle geselecteerde relaties in een lijst te zien die u kunt printen: Figuur 2 Klik op de werkbalk boven in beeld op om de lijst te printen. Met de knop SLUITEN op deze werkbalk gaat u terug naar het vorige scherm. Kiest u voor exporteren naar Microsoft Word. dan heeft u de mogelijkheid om het overzicht te Vanuit het beginscherm van het maken van de selectie, Figuur 1, bepaalt u of de selectie naar uw wens is. Vervolgens klikt u op de knop NIEUWE SELECTIE OPSLAAN om de selectie te bewaren. Selectie van relaties toepassen In de vorige paragraaf heeft u NIEUWE SELECTIE OPSLAAN gekozen. In uw scherm krijgt u een overzicht van de geselecteerde relaties. 2/11 selectie/mailing 4.0

3 Figuur 3 Hier ziet u: onder CRITERIA de opgegeven criteria staan onder PERSONEN de personen die voldoen aan de criteria en onder BEDRIJVEN/FAMILIES de bedrijven en families die voldoen aan de criteria. i U kunt nu alsnog personen of bedrijven/families uitsluiten van de selectie door het vinkje voor de relatie uit te zetten. U moet dan wel het recht hebben om selecties te kunnen muteren! Adresetiketten printen Klik op de knop ADRES ETIKETTEN. Het volgende scherm verschijnt: 3/11 selectie/mailing 4.0

4 Figuur 4 Hierin kiest u welk etikettype u gebruikt en wat de sortering van de etiketten moet zijn. In de lijst etikettype staat per type ook aangegeven wat de afmetingen van het etiket zijn. Dit geeft u de mogelijkheid om te kiezen voor het etikettype wat het dichtst bij de afmetingen van uw eigen etiket komt. Het afdrukvoorbeeld verschijnt in beeld met een werkbalk boven in beeld: Figuur 5 Met de knop gaat u de etiketten direct printen naar de standaard printer. Kiest u voor AFDRUKKEN dan krijgt u een de mogelijkheid om zelf een printer te selecteren en hier eventueel nog eigenschappen van aan te passen.(kies hier niet voor een labelprinter!) Met de knop SLUITEN gaat u terug naar het vorige scherm. Kiest u voor het overzicht te exporteren naar Microsoft Word. dan heeft u de mogelijkheid om 4/11 selectie/mailing 4.0

5 Mailing maken Klik op de knop MAILING BRIEF om een mailing te maken voor de geselecteerde adressen. Figuur 6 Voordat u de velden hier in kunt gaan vullen moet er een brief zijn die gebruikt gaat worden voor de mailing. Hieronder volgt meer uitleg. Word document klaar zetten Om een mailing te maken heeft u eerst een document in Word gemaakt met de tekst van de mailing. Zo n document ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: 5/11 selectie/mailing 4.0

6 #datum# #adres# #aanhef# Figuur 7 Zorg dat in het document, net zoals in het voorbeeld hierboven, in ieder geval: #adres# op de juiste plaats staat waar de briefhoofdgegevens moeten worden ingevoerd #aanhef# staat op de plaats waar de aanhef moet komen de inhoud van de brief getypt staat eventueel #ondertekening# onder aan de brief staat. In dat geval wordt de ondertekening overgenomen van de medewerker die in de keuzelijst Afzender gekozen wordt. U kunt natuurlijk ook een standaard ondertekening typen #datum# op de plek waar de datum staat ingevuld. Gebruikt u de brief eenmalig voor een mailing dan kunt u hier natuurlijk ook zelf de datum intypen. opgeslagen wordt in documentvorm, dus niet als sjabloon (.dot) maar als.doc Deze codes die werken in documenten geschikt voor mailings. #ADRES# #DATUM# #AANHEF# #MW_NAAM# #ONDERTEKENING# Volledige naam & adres boven aan een brief Datum van vandaag Aanhef in een brief Medewerker naam Ondertekening van een brief 6/11 selectie/mailing 4.0

7 #MW_ONDERTEKENING# #BF_CODE# #BF_NAAM# #BF_POST_PC_PLAATS# #BF_RB_ONDERTEKENING# #BF_DECL_ONDERTEKENING# #CP_NAAM# #CP_VOORNAAM# #CP_ACHTERNAAM# #CP_CODE# #UNIEK_NUMMER# Ondertekening van een brief van de medewerker Relatie code van het bedrijf / de familie Naam van het bedrijf / de familie Post postcode & plaats van het bedrijf / de familie Ondertekening relatiebeheerder van het bedrijf / de familie Ondertekening declarant van het bedrijf / de familie Naam van de contact persoon Voornaam van de contact persoon Achternaam van de contact persoon Relatiecode van de contact persoon Het unieke nummer van de brief De mailing maken Als u het document opgeslagen hebt dan kiest u vanuit RADAR in het detailscherm van de selectie de optie MAILING BRIEF. Klik op de knop en selecteer het opgeslagen Word-document voor de mailing. Figuur 8 7/11 selectie/mailing 4.0

8 Kies de afzender en typ achter MAILING OPSLAAN ALS de naam waaronder u het word-document gaat opslaan. i Wanneer u kiest voor het opslaan van de mailing bij relaties, kunt u dit indelen op de voor RADAR gebruikelijke manier. U kunt kiezen voor het type document en voor de rubrieken die u wilt meegeven met het document. Het is niet zo dat de mailing voor iedere relatie apart wordt opgeslagen, maar bij iedere relatie die in deze mailing voorkomt, wordt een verwijzing gezet, met de door u aangegeven rubrieken, naar het centraal opgeslagen document, die alle brieven van de mailing bevat. Klik op MAILING MAKEN en Word wordt opgestart met achter elkaar in 1 groot document alle (zelfde) brieven naar de verschillende relaties binnen de selectie. Dit document kunt u nu printen en de mailing ligt klaar. Het Word document wordt automatisch opgeslagen in de map MAILING onder de map DOCUMENTEN binnen de RADAR-map. mailing Klik op de knop MAILING om een mailing te maken voor de geselecteerde adressen. Voordat u de velden hier in kunt gaan vullen moet er een sjabloon zijn die gebruikt gaat worden voor de mailing. Hieronder volgt meer uitleg. sjabloon klaarzetten Om een mailing te maken heeft u eerst een in Outlook gemaakt en deze opgeslagen als sjabloon (*.oft) 8/11 selectie/mailing 4.0

9 Dit sjabloon ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: Figuur 9 Zorg dat in het sjabloon, net zoals in het voorbeeld hierboven, in ieder geval: #aanhef# staat op de plaats waar de aanhef moet komen de inhoud van de getypt staat eventueel #ondertekening# onder aan de brief staat. In dat geval wordt de ondertekening overgenomen van de medewerker die in de keuzelijst Afzender gekozen wordt. U kunt natuurlijk ook zelf een ondertekening typen 9/11 selectie/mailing 4.0

10 #datum# op de plek waar de datum staat ingevuld. Gebruikt u het sjabloon eenmalig voor een mailing dan kunt u hier natuurlijk ook zelf de datum intypen. Het opgeslagen wordt als sjabloon, dus niet als.msg maar als.oft De codes geschikt voor sjablonen voor mailingen #DATUM# #AANHEF# #MW_NAAM# #ONDERTEKENING# #MW_ONDERTEKENING# #BF_CODE# #BF_NAAM# #BF_POST_PC_PLAATS# #CP_NAAM# #UNIEK_NUMMER# Datum van vandaag Aanhef in een brief of Medewerker naam Ondertekening van een brief of Ondertekening van een brief of van de medewerker Relatie code van het bedrijf / de familie Naam van het bedrijf / de familie Post postcode & plaats van het bedrijf / de familie Naam van de contact persoon Het unieke nummer van de brief of De mailing maken Als u het sjabloon opgeslagen hebt dan kiest u vanuit RADAR in het detailscherm van de selectie de optie MAILING . Klik op de knop en selecteer het opgeslagen Word-document voor de mailing. 10/11 selectie/mailing 4.0

11 Figuur 10 Kies de afzender en typ achter MAILING OPSLAAN ALS de naam waaronder u de gaat opslaan. Dit hoeft alleen als u ook kiest voor het opslaan van de bij de relatie. Geef indien gewenst ook de rubrieken en het type op. Klik op MAILING VERZENDEN en Outlook zal de berichten naar de verschillende relaties gaan verzenden. Als u heeft gekozen voor het opslaan van de bij de relatie dan zal deze terug te vinden zijn in het dossier van deze relatie. Exporteren naar Excel Klik op EXPORTEREN EXCEL om relatiegegevens van de geselecteerde relaties in een Excel-bestand te plaatsen. De selectie wordt opgeslagen in de bestand Selectie NaamvandeSelectie.xls in de map Mijn Documenten. Figuur 11 11/11 selectie/mailing 4.0