INFORMAT WEBAPPLICATIE. ischoolcommunicatie

Transcriptie

1 INFORMAT WEBAPPLICATIE ischoolcommunicatie

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Hoe verstuur ik een bericht?... 3 Stap1 ischoolcommunicatie aanvinken bij , adres en/of gsm Via leerlingen consulteren extra adressen/communicatienummers/ Leerlingen Aanpassen in serie op niveau... 4 Stap 2 Opmaken van een bericht Opstellen van een sms... 5 Opstellen van een Stap3 Het bericht versturen... 7 Bericht communiceren... 7 Selectie bericht... 8 Afdruk Documenten... 8 Selectie Organisatie... 9 Bijlage toevoegen... 9 Communicatie Communicatie2 (NIEUW) Wat zijn contactengroepen en hoe maakt u hier gebruik van? Hoe kan ik nagaan of mijn bericht verzonden is? Berichten Inhoud - Historiek Organisatie Klassen Historiek Organisatie Contactengroepen Historiek INFORMAT software 2 Handleiding ischoolcommunicatie

3 Hoe verstuur ik een bericht? Stap1 ischoolcommunicatie aanvinken bij , adres en/of gsm. Eerst duidt u aan welke adressen u zal gebruiken in ischoolcommunicatie door middel van het vinkje ischoolcommunicatie. Via Algemeen/school Aanpassen in serie kunt u heel gemakkelijk het vinkje schoolcom overal aanvinken. Via leerlingen consulteren extra adressen/communicatienummers/ INFORMAT software 3 Handleiding ischoolcommunicatie

4 Leerlingen Aanpassen in serie op niveau Hier kunt u per klas alle leerlingen in 1 beweging aanpassen en opslaan. INFORMAT software 4 Handleiding ischoolcommunicatie

5 Stap 2 Opmaken van een bericht. Nadat u een Categorie en/of subcategorie hebt aangemaakt via berichten categorie/subcategorie kunt u een berichtje aanmaken via berichten inhoud. Opstellen van een sms U kiest links eerst de categorie en/of subcategorie waaronder het berichtje thuis hoort. Daarna klikt u op het plus om een nieuw bericht te starten. U kiest voor het medium SMS. De Titel wordt gebruikt voor het opstellen van een (onderwerp). Titel Intern is een interne benaming zodat u het berichtje gemakkelijk terugvindt. Dit is ook de titel die links wordt getoond in de lijst. De Inhoud is de inhoud van het smsje en mag niet meer dan 160 karakters bevatten, u kunt ook tevens gebruik maken van een variabele {naam} Bijvoorbeeld: {naam} heeft vandaag geen les wegens ziekte van de leerkracht gitaar. De ouder zal het bericht dan ontvangen als Karen Deprez heeft vandaag geen les wegens ziekte van de leerkracht gitaar. INFORMAT software 5 Handleiding ischoolcommunicatie

6 Opstellen van een Hier speelt de Titel dus wel een rol, dit is het onderwerp van een . De interne titel is de titel die binnen ischoolcommunicatie gebruikt wordt. Het medium staat ingesteld als . Daaronder krijgt u een soort wordt-pad waar u uw bericht kunt opmaken, u kunt ook steeds gebruik maken van kopiëren/plakken vanuit een bestaand document. INFORMAT software 6 Handleiding ischoolcommunicatie

7 Stap3 Het bericht versturen Via communicatie organisatie kunt u een bericht versturen. Het scherm is onververdeelt in 4 onderdelen. Eens alle onderdelen correct zijn aangeduid kunt u op de knop verzenden klikken. Bericht communiceren Dit zijn de gegevens van de afzender. Bij sms is Afzender SMS (optioneel) van belang. Hier kunt u de afzender opgeven, maxium 10 karakters lang (zonder spaties) bijvoorbeeld MWDLennik. Bij een mail kan je de alias van het mailaders aanpassen. Bijvoorbeeld Academie Muziek Woord en Dans. Selectie mailadressen: hier kunt u het verzendend mailadres selecteren uit de lijst (deze lijst wordt opgehaald vanuit configuratie gegevens school) of u kunt zelf een adres typen op het veldje verzenden mailadres. INFORMAT software 7 Handleiding ischoolcommunicatie

8 Selectie bericht Hier kunt u adhv de categorie/subcategorie het bericht selecteren. Een smsje wordt aangeduid met een telefoontje en een mail wordt aangeduid met een briefje. U moet onderaan in de lijst een berichtje selecteren (zodat die oranje kleurt) Afdruk Documenten Het is namelijk zo dat niet iedereen een adres ter beschikking heeft om het mailen. Daarom is er ook een afdruk voorzien vanuit ischoolcommunicatie. Als u afdrukken documenten aanvinkt zal het programma kijken bij de geselecteerde leerlingen bij wie het aanschrijfadres voor ischoolcommunicatie actief staat. Voor deze leerlingen zal het programma een afdruk genereren. Het is ook wel zo dat een leerling zowel een afgedrukte brief kan ontvangen als ook een , naargelang de aangevinkte opties binnen de leerlingen adres/ . Het vinkje ischoolcommunicatie wordt per ingevoerd adres gecontroleerd. Het vinkje Afdrukken berichtgeving (mailing uitsluiten) dient om enkel de afdruk te genereren zonder nodeloos nog eens mails te genereren. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u eerder een mail gestuurd hebt en de afdrukken vergeten bent. Zo kunt u zonder problemen de selectie nogmaals overdoen met dit vinkje aangevinkt. Zo wordt er enkel een pdf-document aangemaakt en geen mails verstuurd. INFORMAT software 8 Handleiding ischoolcommunicatie

9 Selectie Organisatie Hier hebt u de keuzen tussen meerdere klassen of standaard. Als u standaard aanklikt krijgt u steeds de lijst te zien van alle leerlingen die tot die klas/contactengroep of leerkracht behoren. De knop alle dient om alle vinkjes aan te vinken en de knop geen dient om alle vinkjes terug uit te vinken.iedere leerling kunt u altijd aan of afvinken, naas de leerling ziet u ook steeds de beschikbare adressen en gsmnummers. Vergeet niet van op de knop opzoeken contacten te klikken vooralleer de lijst van contacten getoond wordt. Bijlage toevoegen Onderaan het scherm is er een optie voorzien bladeren, hiermee kunt u een bijlage ophalen. Daarna klikt u op de knop upload. U zal zien dat de bijlage Na het klikken op de knop upload krijgt u bovenaan de melding dat det bestand werd toegevoegd. Let wel op: dat het bestand als bijlage niet te groot is, niet iedereen heeft een grote mailbox. Pdf is daarbij ook een handig formaat om door te sturen naar de leerlingen. INFORMAT software 9 Handleiding ischoolcommunicatie

10 Communicatie Communicatie2 (NIEUW) Dit is een vernieuwde versie van het scherm communicatie organisatie. (wordt nog verder uitgebreid) Hier kunt u mailen naar leerlingen in combinatie met klastitularissen. (leerkracht = ontvanger) Ook zijn hier extra uitprints voorzien (uitklaplijst bij printer) en extra filters ( types). Ook het opzoeken van een leerling is hier heel eenvoudig. Werkwijze: U kunt een bericht opzoeken adhv een categorie/subcategorie, of u kunt direct gaan zoeken bij het bericht. Daarna kunt u een afzender selecteren of manueel een afzender intikken. Opzoeken contacten kunt u op 3 manieren: via leerkracht, klas (met vergrootglas) of contactengroep. Naas de geselecteerde contacten kunt u ook drie extra ontvangers voorzien (zowel voor sms als ). U kunt één of meerdere bijlages selecteren. Let op dat uw bijlage niet te groot is. Pdf wordt daarom meest aangeraden. (tip blijf rond 1Mb, niet alle mailboxen aanvaarden grote bijlages, maar er kan tot maximaal 3Mb verstuurd worden). U kunt 1 of meerdere leerlingen selecteren, zoeken in het venster en daarna drukken op de knop verzenden (telefoontje met enveloppe). Het printertje omvat 6 verschillende documenten. Na het versturen krijgt u steeds een resultatenrapport. Iedere ouder (= mailadres) krijgt slechts 1 maal dezelfde mail om zo spam te voorkomen, het is dus niet nodig om lijsten aan te leggen voor gezinsoudsten of gezinsjongsten. INFORMAT software 10 Handleiding ischoolcommunicatie

11 Wat zijn contactengroepen en hoe maakt u hier gebruik van? Een contactengroep is een soort mailinglist maw een groepering van meerdere leerlingen/relaties. Deze groep kan dan gebruikt worden bij het mailen via communicatie organisatie. Via organistia contactengroep kunt u een groep aanmaken. Daaronder bevinden zich verschillende tabbladen. Contactengroep: is de informatie van de groep en de ingeschreven leerlingen onder die groep. Het tabblad inschrijven is om in groep alle nodige leerlingen toe te kennen tot de geselecteerde contactengroep. Met de control of shifttoets kunt u meerdere leerlingen tegelijk overzetten van links naar rechts. Rechts staan de ingeschreven leerlingen. Leerlingen die u wenst uit te schrijven moet u in de rechterlijst selecteren en terug naar links verplaatsen met de pijltjes in het midden. En als laatste het tabblad historiek, hier kunt u alle berichten opvragen die naar die groep werden verzonden. INFORMAT software 11 Handleiding ischoolcommunicatie

12 Hoe kan ik nagaan of mijn bericht verzonden is? U kunt op meerdere manieren nagaan of uw bericht daadwerkelijk verzonden werd. Bij het versturen krijgt u steeds een melding, bericht verzonden, waarna u op OK moet klikken. Bij fouten wordt er ook steeds een foutenrapport aangemaakt in pdf. Berichten Inhoud - Historiek Hier kunt u nagaan welke leerlingen het bericht hebben ontvangen. Organisatie Klassen Historiek Als het bericht naar 1 of meerdere klassen werd verzonden kunt u de historiek hiervan gemakkelijk raadplegen. Organisatie Contactengroepen Historiek Als het bericht naar een contactengroep werd verzonden kunt u de gegevens gemakkelijk oproepen via de contactengroep historiek. INFORMAT software 12 Handleiding ischoolcommunicatie