Hoe maak ik een bericht in Newbase?

Transcriptie

1 Hoe maak ik een bericht in Newbase? Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Juni 2013 versie 1.0 pagina 1 van 14

2 Inhoudsopgave 1 Aanmaken van een bericht Uitleg velden tab: detail Uitleg: Algemene aanhef Uitleg tab: instellingen Uitleg: rechterkant van de detail tab Verzenden van het bericht Dupliceren, Dashboards en Zoekopdrachten Inlezen van berichten...15 Juni 2013 versie 1.0 pagina 2 van 14

3 1 Aanmaken van een bericht Je kunt in Newbase op verschillende manieren een nieuw bericht aanmaken: Vanuit het programma CRM / relatie: klik binnen de relatie op de tab koppelingen klik vervolgens op de sub tab berichten klik vervolgens op het oranje plusje om een nieuw bericht aan te maken voordeel: de relatie en organisatie worden direct aan het bericht gekoppeld. Print screen: Vanuit het programma CRM / bericht: open het programma CRM klik op bericht klik in het rechter deel van je scherm op het oranje plusje koppel nu zelf de gewenste relatie Juni 2013 versie 1.0 pagina 3 van 14

4 Print screen: Vanuit een bestaand document: klik binnen het document (bv. offerte, opdracht, factuur etc.) op de tab koppelingen klik op de sub tab koppelingen klik op het oranje plusje, er verschijnt nu een lijst met alle mogelijke koppelingen klik op het oranje plusje voor bericht om een nieuw bericht aan te maken. Voordeel: het bericht is nu direct aan het document en de relatie gekoppeld. 2 Uitleg velden tab: detail D.m.v. onderstaande print screen worden de velden in de detail tab uitgelegd. Hierbij gaan we ervan uit dat het type is ingesteld als en niet als fax of brief. In deze laatste 2 gevallen zal de detail tab er iets anders uit zien. Print screen van type Juni 2013 versie 1.0 pagina 4 van 14

5 Print screen detail tab: 1. Door te klikken op het oranje plusje kan een relatie aan het bericht worden gekoppeld. Indien een bericht wordt aangemaakt vanuit een ander document waar al een relatie aan is gekoppeld wordt deze automatisch meegenomen. Door te klikken op het blauwe bolletje navigeer je direct naar de gekoppelde relatie. Bijvoorbeeld om het adres van de relatie te wijzigen. Met dit icoon kun je de relatiegegevens verversen, bijvoorbeeld nadat je gegevens in de relatiekaart hebt aangepast. Met dit potloodje kun je het adres wijzigen, alsmede het type aan, cc of bcc wijzigen. Deze wijziging wordt alleen in het bericht doorgevoerd en niet in de relatiekaart. 2. Indien er aan de gekoppelde relatie een organisatie hangt wordt deze ook direct gekoppeld. Anders kun je d.m.v. het oranje plusje een nieuwe organisatie koppelen. Ook kunnen andere onderdelen als een service contract of klant project worden Juni 2013 versie 1.0 pagina 5 van 14

6 gekoppeld waar het bericht betrekking op heeft. 3. Met dit icoon wordt de afzender van het bericht beantwoord. 4. Met dit icoon wordt iedereen die aan het bericht is gekoppeld beantwoord. 5. Met dit icoon wordt het bericht doorgestuurd. 6. Met dit icoon kan data van het clipboard in het bericht worden geplakt. 7. Dit icoon opent een HTML editor. Deze functionaliteit is momenteel niet werkzaam onder Java Onderwerp: in dit veld dien je handmatig het onderwerp van het bericht in te typen. 9. Aanhef: zie uitgebreide uitleg in het volgende hoofdstuk. 3 Uitleg: Algemene aanhef In het bericht staat een veld 'Algemene aanhef. In basis heeft de algemene aanhef in dit veld maar één effect, namelijk: in dien NIET ingevuld: wordt aan iedere 'aan'-geadresseerde een aparte mail gestuurd met per mail die ene geadresseerde in de 'aan'; het aantal verstuurde mails is dus gelijk aan het aantal 'aan'- geadresseerden. Let op: de cc's komen in ieder bericht te staan. Wil je gepersonaliseerde mails versturen dan vul je de algemene aanhef dus nooit in. indien WEL ingevuld: dan wordt er één mail gestuurd met alle 'aan' geadresseerden in de 'aan'-regel. Deze mail kan niet gepersonaliseerd zijn, daarom dien je de aanhef zelf in te vullen. De algemene aanhef wordt bepaald door de relatie instellingen. Voorbeeld: Relatie: Harold Timmer, met als instellingen (adres tab) berichten: informeel. In dit geval zal de aanhef 'Beste Harold,' zijn. Het 'woord' Beste is een klanttaal instelling, uw applicatiebeheer kan hier indien gewenst uitleg over geven. Juni 2013 versie 1.0 pagina 6 van 14

7 Hieronder volgen een aantal voorbeelden: Bericht met 1 gekoppelde relatie: Newbase geeft zelf een voorstel voor de aanhef (zie nr. 1). Dit is afhankelijk van de instellingen bij de relatie (formeel of informeel). Je hoeft dus zelf geen aanhef in te typen. Tenzij je de aanhef wilt aanpassen. Indien je liever 'Hoi Harold' als aanhef wilt hebben kun je dit aanpassen in de regel (bij nr. 1). Zoals ingevuld in Newbase: Zoals ontvangen door de relatie: Bericht met 2 gekoppelde relaties, beide in de 'aan' (dus niet in de cc): Indien je niets invult bij de aanhef krijgen beide relaties een afzonderlijke mail waarbij voor de ander niet zichtbaar is dat er nog een andere relatie dezelfde mail heeft ontvanagen. Juni 2013 versie 1.0 pagina 7 van 14

8 Zoals ingevuld in Newbase: Zoals ontvangen door de relaties: Indien je in deze situatie wilt dat beide relaties worden genoemd in de aanhef én dat het zichtbaar is dat beide relaties de mail hebben ontvangen, dan dien je zelf de algemene aanhef in te vullen. Bijvoorbeeld met: Beste Collega's, Zoals ingevuld in Newbase: Juni 2013 versie 1.0 pagina 8 van 14

9 Zoals ontvangen door de relaties: Bericht met 2 gekoppelde relaties, 1 in de 'aan' en 1 in de 'cc': In dit voorbeeld hoef je geen algemene aanhef in te vullen. De relatie die in de 'aan' staat zal in de aanhef worden genoemd. De adressen zijn zichtbaar bij de ontvangers. Zoals ingevuld in Newbase: Zoals ontvangen door de relaties: Juni 2013 versie 1.0 pagina 9 van 14

10 4 Uitleg tab: instellingen D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de tab instellingen uitgelegd. Juni 2013 versie 1.0 pagina 10 van 14

11 1. Brief einde: indien het bericht niet per wordt verstuurd maar als brief wordt geprint kun je in dit veld het einde intypen. 2. Fax einde: indien het bericht niet per wordt verstuurd maar als fax wordt verstuurd kun je in dit veld het einde intypen. 3. einde: in dit veld wordt het einde dat staat ingesteld in de gebruikerskaart (vraag je applicatiebeheerder) overgenomen, bijvoorbeeld met company logo en contactgegevens. Dit veld kan worden overschreven. De afsluiting 'Met vriendelijke groet' is afhankelijk van de relatie instelling(formeel of informeel) en is afkomstig uit de klanttaal bij instellingen, vraag je applicatiebeheer. 4. Algemeen einde: dit veld kan gebruikt worden om onderaan het bericht een tekst op te nemen. Bijvoorbeeld: Wij wensen u fijne feestdagen. 5. Verzendplaats: de plaats die in de company kaart staat ingesteld wordt hier weergegeven. 6. Verzonden: de datum en het tijdstip van het verzenden van het bericht worden automatisch in dit veld gezet. 7. Ante verzend dat: indien het bericht als brief wordt geprint kun je in dit veld een andere datum dan de daadwerkelijke printdatum invullen. Deze datum wordt op de brief geprint. 8. Print logo: indien het bericht als brief wordt geprint kun je door het vinkje aan te zetten het logo mee laten printen, dit is alleen nodig als er op blanco briefpapier wordt geprint. 9. Gebruik geen aanhef: in de relatiekaart wordt aangegeven of er een aanhef gebruikt moet worden. Indien daar is aangegeven dat er geen aanhef moet worden gebruikt dan zal hier het vinkje automatisch aanstaan. Indien er wel een aanhef moet worden gebruikt dan zal het vinkje uitstaan. Dit kan handmatig worden aangepast. Dit zou van toepassing kunnen zijn indien de aanhef al in de tekst is opgenomen. 10. Gebruik geen afsluiting: indien je dit vinkje aanzet wordt er geen afsluiting zoals benoemd in punt 1,2 & 3 getoond. Ook worden 'Met vriendelijke groet' en naam van de afzender niet getoond. Dit zou van toepassing kunnen zijn indien afsluiting al in de tekst is opgenomen. 5 Uitleg: rechterkant van de detail tab Op de volgende pagina wordt de rechterkant van de detail tab uitgelegd. Juni 2013 versie 1.0 pagina 11 van 14

12 automatisch gekoppeld. 1. Volgnummer: wordt automatisch aangemaakt bij het versturen of aanmaken van het bericht. De opbouw van dit nummer kan door de applicatiebeheer worden bepaald. 2. Aangemaakt: de verkorte gebruikersnaam van de gebruiker die het bericht heeft aangemaakt wordt samen met de aanmaak datum getoond. 3. Gewijzigd: de verkorte gebruikersnaam van de gebruiker die het bericht heeft gewijzigd wordt samen met de wijzig datum getoond. 4. Verzonden: de verkorte gebruikersnaam van de gebruiker die het bericht heeft verstuurd wordt samen met de verzenddatum getoond. 5. Ongelezen: indien een bericht wordt ingelezen in Newbase(meer info in hoofdstuk 8) komt deze op ongelezen te staan, vinkje aan. Deze kan handmatig worden uitgezet of d.m.v. het dashboard 'mijn ongelezen berichten'. Vraag je applicatiebeheerder. 6. D.m.v. het oranje plusje kan een bijlage aan het bericht worden gekoppeld. Bij het versturen van bv. een offerte of factuur wordt deze automatisch als bijlage gekoppeld. Indien een bericht met een bijlage wordt ingelezen wordt deze hier 7. Type: hier kan worden aangegeven of het bericht als , fax of brief verzonden moet worden. 8. Hier kan worden aangegeven of het een uitgaand of een inkomend bericht betreft. 9. Prioriteit: d.m.v. deze opzoeklijst dan de prioriteit van het bericht worden aangegeven. 10. Medewerker: hier wordt automatisch de naam van de ingelogde gebruiker weergegeven. Het is mogelijk een andere medewerker aan het bericht te koppelen. Hiervoor dient e.e.a. te worden ingesteld bij de company instellingen, vraag je applicatiebeheer. 11. Sjabloon: door te klikken op het paperclipje kun je een sjabloon laden voor het bericht. Sjablonen zijn afhankelijk van de company of afdeling waarvoor je werkt, deze kunnen dus per gebruiker verschillen. Vraag je applicatiebeheerder voor meer informatie. 12. Taal: de taal zoals ingesteld bij de relatie (geadresseerde) wordt automatisch geladen. 13. Formeel: bij de relatie staat ingesteld of deze formeel of informeel benaderd wordt. Deze instelling wordt op het bericht overgenomen. Bij een formele relatie is het niet mogelijk om d.m.v. het vinkje de aanhef op informeel te zetten. De aanhef kan in de Juni 2013 versie 1.0 pagina 12 van 14

13 regel wel worden aangepast. Bij een informele relatie kan wel d.m.v. het vinkje de aanhef worden aangepast naar formeel. 14. Toon voorbeeld: door dit vinkje aan te zetten zal er altijd eerst een voorbeeld van het bericht worden getoond alvorens deze wordt verstuurd. Dit kan in de gebruikerskaart worden ingesteld. Vraag je applicatiebeheerder. 15. Status: dit is een opzoeklijst die kan worden gebruikt. Het aanpassen van deze lijst kan door de applicatiebeheerder worden gedaan. 16. Intern: dit is een opzoeklijst die kan worden gebruikt. Het aanpassen van deze lijst kan door de applicatiebeheerder worden gedaan. 6 Verzenden van het bericht Klik op het printer icoon om het bericht te verzenden(in het geval dat het bericht op type staat) of om het bericht te print (in het geval het bericht op type brief staat). Indien er voor is gekozen om een voorbeeld te tonen wordt deze nu getoond, waarna het bericht verzonden kan worden of worden geprint. Print screen: 7 Dupliceren, Dashboards en Zoekopdrachten Dupliceren Het is mogelijk om van een bericht een nieuw document te maken zoals een service aanvraag, een inkoopfactuur of een project. Klik met je rechtermuisknop op het dupliceer icoon en kies de gewenste mogelijkheid. Door met je linkermuisknop op het dupliceer icoon te klikken wordt hetzelfde bericht nogmaals aangemaakt. Print screen: Juni 2013 versie 1.0 pagina 13 van 14

14 Dashboards en zoekopdrachten Er zijn verschillende dashboards en zoekopdrachten in te stellen aangaande berichten mijn ongelezen berichten mijn nog niet verzonden berichten Vraag je applicatiebeheerder om deze toe te wijzen. 8 Inlezen van berichten In Newbase heb je de mogelijkheid om mails vanuit je eigen mail programma in te lezen in Newbase. Zo kun je mails betreffende offertes, facturen, projecten etc. koppelen aan de betreffende onderdelen in Newbase. Ook kun je deze berichten dan weer vanuit Newbase beantwoorden. Je applicatiebeheerder kan je hier meer over vertellen en/of inrichten. Onderstaand het icoon waarmee mails kunnen worden ingelezen. Print screen: Juni 2013 versie 1.0 pagina 14 van 14