Support Note Validatiemelding bij export SEPA-incasso s verhelpen

Transcriptie

1 Support Note Validatiemelding bij export SEPA-incasso s verhelpen Tijdens de export van een incasso-bestand ontvangt u de melding dat het gegenereerde XML-bestand niet aan de eisen voldoet. In deze Support Note leest u de meest voorkomende oorzaken van deze melding en de bijbehorende oplossing. Heeft u uw administratie gecontroleerd op onderstaande zaken en eventuele correcties doorgevoerd, dan kunt u het incassobestand opnieuw exporteren. Ontvangt u opnieuw een melding dat het bestand niet aan de validatie-eisen voldoet? Neem dan contact op met de medewerkers van het Davilex Service Center. Meest voorkomende oorzaken validatiemelding: A. Uw IBAN is niet (correct) ingevoerd in de administratie B. Bij leden/relaties is geen of een ongeldig IBAN en/of BIC ingevoerd C. Bij leden/relaties ontbreekt de SEPA incasso-informatie A Uw IBAN en/of BIC is niet (correct) ingevoerd in de administratie Een IBAN/BIC mag geen spaties of leestekens bevatten. Controleer uw IBAN/BIC door op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Bank-/girorekeningen te klikken. Selecteer een bankrekening, klik op Wijzigen en controleer of het veld IBAN/bankrekening een geldige waarde bevat. Is een ongeldig IBAN ingevuld, dan verwijdert u eerst dit nummer. Klik vervolgens op de knop IBAN/BIC NL om het Nederlandse rekeningnummer automatisch te converteren naar IBAN. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren. Support Note Validatiemelding bij export incasso s verhelpen - versie 1.0 1

2 B Bij leden/relaties is geen of een ongeldig IBAN of BIC in gevuld Controleer of bij leden/relaties waarbij betalingswijze Incasso is geselecteerd geen spaties of leestekens in het IBAN of BIC voorkomen. Open hiervoor de lijst Leden (tabblad Ledenbeheer > groep Ledenbeheer > Leden) of de lijst Relaties (tabblad Boekhouding > Relatielijsten > Debiteuren). Selectie op criteria aanmaken Om de lijst leden te kunnen sorteren op betalingswijze én IBAN, maakt u eerst een selectie op criteria aan. Klik hiervoor in de groep Selectie op Selectie op criteria. Voer een selectienaam in, bijvoorbeeld Betalingswijze incasso en selecteer onder Selectiecriteria bij Veld de optie Betalingswijze. In het veld Conditie kiest u uit de keuzelijst de optie Gelijk aan en in het veld eronder selecteert u de optie Incasso. Klik tot slot op Opslaan en sluiten om de selectie op te slaan. Pas de selectie toe op de ledenlijst door in de werkbalk achter Selectie de selectie Betalingswijze incasso te selecteren. Sorteer de lijst vervolgens door op de kolomtitel IBAN/bankrekening te klikken. Sorteert u de lijst oplopend (in de kolomtitel IBAN/bankrekening staat het teken ), dan worden de leden/relaties waarbij geen IBAN of een IBAN waarin spaties of leestekens voorkomen bovenaan de lijst getoond. Support Note Validatiemelding bij export incasso s verhelpen - versie 1.0 2

3 Tip: zijn de kolommen IBAN en BIC niet zichtbaar in de lijst Leden/Relaties? Klik dan in de werkbalk op Lijstopties, markeer de kolommen IBAN/bankrekening en BIC en klik op OK. Geen IBAN/BIC of IBAN/BIC met spaties of leestekens ingevuld? Komen er in de lijst leden/relaties voor waarbij geen IBAN/BIC is ingevuld of een IBAN/BIC is ingevuld waarin spaties of leestekens voorkomen? Selecteer dan het betreffende lid of de relatie en klik op Wijzigen. Ga naar het tabblad Betaling/Financieel en verwijder (indien van toepassing) het IBAN en/of BIC. Is een geldig Nederlands bankrekeningnummer ingevoerd, dan kunt u dit rekeningnummer direct converteren naar IBAN door op de knop IBAN/BIC NL te klikken. IBAN Batch Conversie Is bij meerdere leden/relaties geen of een foutief IBAN ingevuld? Dan kunt u er ook voor kiezen om eerst bij alle leden/relaties het incorrecte IBAN te verwijderen en vervolgens de wizard IBAN Batch Conversie te doorlopen. Bij alle leden/relaties waarbij geen IBAN, maar wel een geldig Nederlands bankrekeningnummer is ingevoerd, wordt dan automatisch het correcte IBAN ingevuld. De wizard IBAN Batch Conversie start u door op de Davilex-knop (linksboven) te klikken en te kiezen voor IBAN Batch Conversie starten. C Bij leden/relaties ontbreekt SEPA incasso-informatie Om SEPA incasso-opdrachten te kunnen exporteren, moet bij leden waarbij de betalingswijze Incasso is gemarkeerd aanvullende gegevens over de verleende machtiging vastgelegd zijn. Het betreft hier informatie over onder meer het type incasso (eerste, doorlopende of eenmalige), de datum waarop de machtiging is ondertekend en het mandaatkenmerk. Deze gegevens kunt u vastleggen op het tabblad Betaling van het formulier Lid toevoegen/wijzigen en op het tabblad Financieel van het formulier Relatie toevoegen/wijzigen. Support Note Validatiemelding bij export incasso s verhelpen - versie 1.0 3

4 Om te controleren of de benodigde incasso-informatie is vastgelegd, opent u de lijst Leden/relaties. Sorteer de lijst op de kolom Betalingswijze of kies in de werkbalk achter Selectie de selectie Betalingswijze incasso (zie stap B). Controleer of de kolommen die betrekking hebben op de incassoinformatie, waaronder de kolommen Datum ondertekening, Eerste incasso en Mandaatkenmerk een (geldige) waarde hebben. Tip: zijn de kolommen met incasso-informatie niet zichtbaar in de lijst Leden/Relaties? Klik dan in de werkbalk op Lijstopties, markeer in het formulier Lijstopties bewerken de betreffende kolommen en klik op OK. Ontbreekt er incasso-informatie? Dan kunt u de informatie handmatig invoeren op het tabblad Betaling/Financieel van het formulier Lid/Relatie wijzigen óf de informatie automatisch door de software van Davilex toe laten voegen met behulp van het formulier SEPA-incasso Conversie. Support Note Validatiemelding bij export incasso s verhelpen - versie 1.0 4

5 Formulier SEPA-incasso Conversie Met behulp van het formulier SEPA-incasso Conversie kunt u bij bestaande machtigingen in uw administratie automatisch het type incasso (doorlopend of eenmalig), de standaard begindatum en indien van toepassing de standaard einddatum en een uniek mandaatkenmerk in laten voeren. Deze gegevens kunt u achteraf eventueel aanpassen. Het formulier SEPA-incasso Conversie opent u door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor SEPA-incasso Conversie. Support Note Validatiemelding bij export incasso s verhelpen - versie 1.0 5