PC Leden: omzetten van Bank/gironummers naar BIC/IBAN nummers ( versie maart 2013)

Transcriptie

1 Stappen voorafgaand aan de conversie van de bank/giro nummers naar IBAN: 1. Installeer PC Leden 7 en neem de oude database mee in de installatie. Uw PC Leden versie 7 is nu gevuld met de gegevens uit uw vorige versie (6.1 of 6.2) 2. U maakt in PC Leden 7 het.txt bestand als volgt aan: a. Open PC Leden 7 b. Menu: Hoofdfuncties >> Systeembeheer FILEUPLOAD c. Kies: Exporteer rekeningnummers naar text bestand d. Noteer ter latere controle het aantal records dat is aangemaakt! e. Sluit PC Leden 7 af 3. Via PC Leden 7 wordt het FILEUPLOAD.txt bestand aangemaakt, dit bestand vindt u terug in C:\Users\Public\Documents\PCLeden7.0\IBANBICservice Open de website: Als eerste dient u een account aan te maken. Hiervoor heeft u een KvK nummer nodig. 1

2 Klik op login 2

3 Laad het bestand Fileupload.txt dat staat in de map: C:\Users\Public\Documents\PCLeden7.0\IBANBICservice Na de upload volgt 3

4 Na 24 uur staat het geconverteerde bestand klaar Download bestanden 4

5 Klik op fileupload.txt Apart tabblad wordt geopend met Ibanservice.nl Menu: Bestand >> opslaan als (C:\Users\Public\Documents\PCLeden7.0\IBANBICservice en noem het bestand Geconverteerdiban en sla het op) 5

6 Als u het bestand bekijkt zijn de waarden per regel gescheiden door een ; De eerste kolom (10 karakters) zijn aangepaste gegevens van de oude bank/giro nummers. Bij gironummers wordt de P weggehaald en vervangen door een aantal nullen. De volgende kolom bevat het nieuwe IBAN (18 karakters) De 3ed kolom bevat het BIC nummer (8 karakters, dit is de bank code, deze is nodig bij internationaal betalingsverkeer) De laatste kolom bevat nogmaals het oude rekeningnummer. (10 karakters, Hier staat nog wel een P bij oud gironummers) In bovenstaand voorbeeld hebben onderaan een aantal bank/gironummers geen BIC/ IBAN. Deze rekeningnummers zullen handmatig moeten worden aangepast voordat ze mee kunnen in het incassobestand. Hiervoor dient u bij de eigenaar van het rekeningnummer het juiste IBAN op te vragen. U kunt nu het aangepaste bestand importeren in PC Leden7 6

7 Kies: importeer rekeningnummers met IBAN nummer Controleer het aantal rekeningnummers dat geimporteerd is en vergelijk dit met het aantal u hebt geexporteerd. Als het aantal geimporteerde kleiner is dan het aantal geexporteerde rekeningnummers betekent dit dat u een aantal lidkaarten dient aan te passen, voordat het uitvoeren van een incasso mogelijk wordt. Hiervoor dient u bij de eigenaar van het rekeningnummer het juiste IBAN op te vragen. U kunt deze bank/giro nummers opzoeken in het bestand van PC Leden 7. Maak hiervoor een eigen volgorde zoekfunctie aan. Ga naar hoofdfuncties >> vrije volgorde wijzigen. Kies voor IBAN en klik op het pijltje naar rechts zodat IBAN in het rechterveld komt te staan. 7

8 Klik op OK. U kunt nu in het ledenscherm de zoekfunctie op eigen volgorde zetten. Als u het rekeningnummer intypt komt het bijbehorende record tevoorschijn. Het kan zijn dat het rekeningnummer niet meer in uw actieve ledenkaart aanwezig is, dan staat hij waarschijnlijk in uw historische archief. Ook kunnen er rekeningnummers staan bij crediteuren. Zolang een rekeningnummer nog niet is aangepast kunt u de betaalwijze van deze gebruiker op Kas/acceptgiro zetten. Als het nummer is aangepast naar IBAN kunt u het weer op incasso zetten Zolang nog niet alle rekeningnummers zijn aangepast of tijdelijk op Kas/acceptgiro zijn gezet is kunt u geen incasso uitvoeren! 8