Trainingsmateriaal Osiris 6. Tentamenbureau

Transcriptie

1 Trainingsmateriaal Osiris 6. Tentamenbureau Utwente, [Publish Date] Versie: 0.1, Statusdocument: Concept, Auteur: Laurens Smit

2 ii

3 Revisie Datum Versie Status Omschrijving Auteur Reviews Datum Versie Problemen Reviewers Referenties Referenties Auteur Versie Datum iii

4 Inhoudsopgave Inhoudsopgave iv 1. Algemene handeling Osiris 6 Error! Bookmark not defined. 1.1 Menu structuur. Error! Bookmark not defined. 1.2 Favorieten indelen Error! Bookmark not defined. 1.3 Selectie filters maken en Opslaan Error! Bookmark not defined. 1.4 Studentgegevens (Voorheen Menu 200 en 300) Error! Bookmark not defined. 1.5 Cursusinformatie (Voorheen Menu 100) Error! Bookmark not defined. 1.6 Knoppen en functies Error! Bookmark not defined. 2. Studenten inschrijven op een opleiding Error! Bookmark not defined. 3. Studentgroepen Wijzig eigenaar Studenten inschrijven op Cursussen en Toetsen Studenten groepsgewijs inschrijven op cursussen en/of toetsen Studenten individueel inschrijven op cursus en/of toetsen Controleren of alle studenten een begeleider hebben toegekend Error! Bookmark not defined. 5. Resultaat verwerking Individueel resultaten invoeren Groepsgewijs resultaten invoeren Resultaten inlezen via bestand Groepsgewijs resultaten verwijderen/wijzigen Resultaten vaststellen Resultaten verwijderen Individueel Resultaten verplaatsen Error! Bookmark not defined. 5.8 Vrijstellingen en C5 s invoeren Overzichten Rapporten 38 iv

5 v

6 CASE FORMULIER SCHEUR DIT FORMULIER LOS EN GEBRUIK DIT TIJDENS DE TRAINING FACULTEIT OPLEIDING VAN BOVENSTAANDE FACULTEIT STUDENTNUMMERS DIE ZIJN INGESCHREVEN OP BOVENSTAANDE OPLEIDING STUDENTENGROEP BESTAANDE UIT BOVENSTAANDE STUDENTNUMMERS CURSUSCODE 1

7 1. Algemene handeling Osiris Menu structuur. De bovenste groene balk blijft altijd beschikbaar voor de gebruiker ongeacht in welk onderdeel van OSIRIS je ook zit. Via deze balk kun je nieuwe schermen starten en/of specifieke informatie opzoeken. Items uit de menubalk worden uitgeklapt door er met de muis op te klikken. Het selecteren van een menu item gebeurt wel met een muisklik. Naast het tabblad Home kunnen er vier tabbladen tegelijkertijd geopend zijn. Door op je eigen naam in de navigatiebalk te klikken geeft de mogelijkheid om een aantal persoonlijke voorkeuren in te stellen. 2

8 1.2 Favorieten indelen Doel: Scherm Student Personalia wordt toegevoegd als favoriet. 1) Te verrichten handelingen: Klik op het Sterretje naast Opslaan om het huidige scherm toe te voegen aan de favorieten. Schermen die als favoriet zijn toegevoegd hebben een Groene ster. 2) Te verrichten handelingen: Kies een sneltoets om de favoriet snel aan te roepen 3) Te verrichten handelingen: Klik je favorieten open Kies favoriet Student Personalia OF VIA [ALT + SNELTOETS] Het resultaat is dat het scherm - Student Zoek wordt getoond, Merk op dat altijd het Student Zoek scherm getoond wordt, en alleen van daaruit naar de gegevens van de student kan worden gegaan. Dit geldt ook voor alle andere detail schermen dat eerst het Zoek scherm getoond wordt. 3

9 1.3 Selectie filters maken en Opslaan Doel: Een standaard selectie filter maken, extra filters toevoegen, de selectie opslaan en aanroepen. 1) Te verrichten handelingen: Voer een aantal criteria in die in de toekomst vaker aan geroepen dienen te worden. 2) Te verrichten handelingen: Indien niet alle filters beschikbaar zijn kan er via de knop Uitgebreid zoeken extra criteria mee worden gegeven aan de zoekopdracht. Klik Uitgebreid zoeken vul een aantal velden zoals, Beperk cursussen tot, Status. Klik Zoeken 4

10 3) Te verrichten handelingen: Via de knop Beheer en de actie Voeg een filter toe kunnen er extra filters worden toegevoegd aan het zoekvenster. Klik Beheer en vervolgens Voeg een filter toe. 4) Te verrichten handelingen: Het scherm Voeg een filter toe zal nu openen. Kies hier bijvoorbeeld de filter Aanvangsblok uit de groep Cursus Blok 5

11 5) Te verrichten handelingen: Nu de benodigde filters zijn toegevoegd kan de selectie worden opgeslagen inclusief criteria. Klik bij Beheer op de actie Opslaan als. NOTE: de optie verwijder selectie is pas zichtbaar wanneer er reeds selecties zijn toegevoegd. 6) Te verrichten handelingen Geef een naam op voor de standaard selectie. Klik Opslaan. 6

12 7) Te verrichten handelingen: De selectie kan ook worden ingesteld als standaard selectie die voortaan als eerste wordt getoond wanneer het betreffende zoekvenster geopend wordt Klik op Beheer en de actie Maak standaard. 8) Te verrichten handelingen: De selectie is nu toegankelijk via de drop down lijst bovenaan in het scherm Zoeken. Selecteer de standaard selectie en voer deze uit. 7

13 1.4 Studentgegevens (Voorheen Menu 200 en 300) Alle gegevens van de student zijn aan te roepen via Student > Student > Studentgegevens. Voorheen was dit verspreid over scherm 200 studievolg studenten en scherm 300 CSA studentgegevens. Verderop in dit document worden de belangrijkste menu items van student belicht. Bladeren door de gegevens van het desbetreffende overzicht kan via de blader knop. 1.5 Cursusinformatie (Voorheen Menu 100) Via het menu Onderwijs > Cursus > Aanbod kunnen alle cursussen ingezien worden. Voorheen was dit in Osiris 5 op te roepen via menu 100. Een aantal belangrijke menu items zoals Docenten en Werkvormen zullen worden behandeld. 8

14 1.6 Docent toevoegen aan cursus 1) Te verrichten handelingen: Navigeer vanuit het vorige scherm naar menu item: Docenten. Klik het enkele groene plusje (of het dubbele groene plusje om groepsgewijs docenten toe te voegen). 2) Te verrichten handelingen: Er verschijnt een invoerregel. Zoek de docent via de selectiefilter of vul de eerste letters van de docent in, osiris zal dit aanvullen. Rol is automatisch op Docent gezet. Sla de wijzigingen op via de knop Opslaan. 9

15 1.7 Knoppen en functies In het onderstaande scherm staan de functies en knoppen toegelicht. Door een t, v of n in te voeren in een datumveld wordt de dag van vandaag door het systeem ingevuld. Gebruik -1 voor de dag van gisteren et cetera. Voor de uitleg van knoppen die over het algemeen bij alle tabellen te vinden zijn zie onderstaande afbeelding in de callouts. Via het menu-item bekijken kunnen alle regels worden geselecteerd, het aantal regels kan getoond worden en extra kolommen kunnen getoond worden. Rij Verwijderen Verversen gegevens Datumveld Autosuggestie veld Rij toevoegen Zoekfilters specificeren Groepsgewijs wijzigen Exporteren naar Excel 10

16 2. Studentgroepen Doel: Studentengroep aanmaken. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Student > Studentgroepen. Het scherm Studentgroep Zoek verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Om bestaande groepen weer te geven klik eerst op zoeken. Klik op het groene plusje voeg een rij toe.om een nieuwe groep toe te voegen. 11

17 3) Te verrichten handelingen: Vul het scherm in met de benodigde gegevens, velden met * zijn verplicht. o Het veld Groep mag niet meer dan 16 karakters beslaan. Klik vervolgens op de knop Opslaan alvorens de studenten toe te voegen aan de groep. 4) Te verrichten handelingen: Klik op de knop groepsgewijs toevoegen (dubbele groene plus). Het scherm voeg een groep studenten toe verschijnt. Via uitgebreid zoeken kan er ook andere criteria worden meegegeven zoals: o Studenten van opleiding X via Menu Student Opleiding, o Studenten van cursus Y via Menu Student Cursus. 12

18 5) Te verrichten handelingen: Alle studenten die voldoen aan de opgegeven criteria verschijnen in het rechter gedeelte van het scherm. Alle studenten zijn default geselecteerd (de rijen zijn groen). Indien dit niet het geval is, selecteer alle studenten via Bekijken > selecteer alle rijen (of de bovenste rij selecteren, vervolgens met Shift ingedrukt de onderste rij selecteren). Klik op de knop Voeg toe. 6) Te verrichten handelingen: De groep studenten kan nu worden opgeslagen, of worden bewerkt, voeg eventueel meer studenten toe aan de groep (herhaal stap 4 en 5). Of verwijder studenten uit de groep door de te verwijderen studenten te selecteren (houd ctrl vast om meerdere studenten te selecteren) en op verwijder rij te klikken Optioneel: Pas de groep eventueel aan. Sla de groep studenten op via de knop opslaan. Groepsgewijs toevoegen Rij Verwijderen 13

19 2.1 Wijzig eigenaar 1) Te verrichten handelingen: Deze stap begint bij scherm 6 van het vorige hoofdstuk. Doel: De eigenaar van de groep heeft de autorisatie om de samenhang van de groep te wijzigen, door van eigenaar te veranderen kan de nieuwe eigenaar de samenstelling van de groep wijzigen. Niet eigenaren van groepen kunnen alleen de groepen gebruiken. Kies via Acties de optie Wijzig eigenaar. 2) Te verrichten handelingen: Vul in het zoekscherm de nieuwe eigenaar in, gebruik eventueel het % teken. Klik vervolgens op de knop Opslaan om de groep te wijzigen van eigenaar. 14

20 3. Studenten inschrijven op Cursussen en Toetsen 3.1 Studenten groepsgewijs inschrijven op cursussen en/of toetsen 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Inschrijven onderwijs > Cursus Het scherm 2.4 Inschrijvingen en Resultaten (groepsgewijs) verschijnt 2) Te verrichten handelingen: Vul collegejaar 2013 in. Klik Zoeken Selecteer de cursus 15

21 3) Te verrichten handelingen: Wanneer de cursus geselecteerd is, kunnen de studenten worden ingeschreven op de cursus Selecteer eerst de werkvormen en/of toetsen waarvoor de student dient te worden ingeschreven Klik in het venster Selecteer de studenten die u wilt inschrijven op voeg een groep studenten toe. 4) Te verrichten handelingen: Het scherm zoeken is geopend, de studentgroep uit hoofdstuk 2 kan gebruikt worden om de studenten uit die groep in te schrijven op een curus/toetsen Klik Uitgebreid zoeken. Selecteer Student Groep aan de linkerzijde van het scherm Uitgebreid zoeken. Klik OK. 16

22 5) Te verrichten handelingen: De studenten behorende bij de studentgroep worden rechts van het scherm Voeg een groep studenten toe getoond. Selecteer alle studenten. Klik op de knop Voeg toe. 6) Te verrichten handelingen: De studenten verschijnen nu onder in het scherm. Klik op de knop Inschrijven om de studenten in te schrijven op de cursus, werkvormen en/of toetsen. 17

23 7a) Resultaat: De studenten zijn succesvol ingeschreven op de cursus en de bijbehorende werkvormen en/of toetsen. Het mutatieverslag geeft aan dat de rijen succesvol verwerkt zijn. 7b) Resultaat: Als controle kan in het kolom Werkelijk aantal deelnemers gecontroleerd worden of er inderdaad meer inschrijvingen zijn dan voor het inschrijven van de studenten. (171 deelnemers, tegenover 166 in stap 6) 18

24 3.2 Studenten individueel inschrijven op cursus en/of toetsen 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Inschrijven onderwijs > Individueel > Cursus en toets Het scherm Student cursussen en toetsen Alternatief: 1a) Te verrichten handelingen: Vul het studentnummer rechtsboven in, het student scherm zal direct openen, Navigeer naar het menu Cursussen en toetsen 2) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Inschrijven onderwijs > Cursussen en toetsen. Klik op de groene plus knop Voeg een inschrijving toe. 19

25 3) Te verrichten handelingen: Vul de gegevens in. Selecteer Cursus of Toets bij Inschrijven voor. Selecteer de cursus waarvoor de student ingeschreven moet worden. Klik Volgende wanneer de gegevens zijn ingevuld. 4) Te verrichten handelingen: Vink de werkvormen en toetsen aan waarvoor de student ingeschreven moet worden. LET OP: Bij het inschrijven op een cursus zijn alle werkvormen en toetsen zijn automatisch geselecteerd, deze moeten één voor één uitgevinkt worden wanneer de student niet voor de betreffende werkvorm of toets ingeschreven dient te worden. Bij het inschrijven op een toets staan de toetsen niet automatisch aangevinkt Klik op inschrijven. 20

26 4) Resultaat: De student is ingeschreven voor de cursus met bijbehorende werkvormen en / of toetsen. Het mutatieverslag geeft aan dat de rij succesvol is verwerkt. 21

27 4. Resultaat verwerking 4.1 Individueel resultaten invoeren 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Studentgegevens. Voer een studentnummer in (bijvoorbeeld een student uit de studentengroep van hoofdstuk 3). Selecteer een student. Het scherm 2.1 verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Navigeer naar Resultaten > Toetsresultaten. Selecteer een cursus, bijvoorbeeld de cursus waarop de student is ingeschreven in stap

28 3) Te verrichten handelingen: Nu de cursus is geselecteerd kan er een toetsresultaat vastgelegd worden. Selecteer een toets in het scherm Toetsen bij cursus. Vul de velden, Resultaat, Toetsdatum, Docent, en Ondertekend op. 4) Te verrichten handelingen: De toetsresultaten kunnen ook individueel vastgesteld worden. Kies de toetsresultaat die vastgesteld dient te worden. Klik op Acties en vervolgens Vaststellen. 23

29 5) Resultaat: Er wordt een mutatieverslag getoond waarop eventuele waarschuwingen worden weergegeven. klik op OK om verder te gaan, indien er waarschuwingen worden weergegeven moet er eerst op negeer waarschuwingen geklikt worden. 24

30 4.2 Groepsgewijs resultaten invoeren 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Resultaten > Toetsresultaten. Het scherm 2.4 Inschrijvingen en Resultaten (groepsgewijs) verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Zoek en selecteer een Cursus. 25

31 3) Te verrichten handelingen: Selecteer een toets van de betreffende cursus waarvoor nog resultaten moeten worden ingevoerd. Vul de resultaten in bij de studenten. Sla de gegevens op. Het vaststellen van cijfers wordt behandeld in hoofdstuk

32 4.3 Resultaten inlezen via bestand 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Resultaten > Toetsresultaten. Het scherm 2.4 Inschrijvingen en Resultaten (groepsgewijs) verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Zoek en selecteer een Cursus. 27

33 3) Te verrichten handelingen: Selecteer een toets van de betreffende cursus waarvoor nog geen resultaten zijn ingevoerd. 4) Te verrichten handelingen: Voordat een bestand ingelezen kan worden moet er eerst in Osiris een bestand worden aangemaakt. Selecteer alle studenten bij Toets resultaten bij toets via Bekijken, Selecteer alle rijen Kies via Acties maak bestand 28

34 5) Te verrichten handelingen: Er wordt een Excel document aangeboden die ingevuld dient te worden. Vul het Excel bestand in met resultaten en toetsdata. Sla het Excel bestand op als XML (gaat automatisch). Onthoud de locatie van het bestand. 6) Te verrichten handelingen: Het opgeslagen Excel document wordt vervolgens ingelezen. Kies via Acties de optie Lees bestand. 29

35 7) Te verrichten handelingen: Vul de velden Docent en Ondertekendatum in. Selecteer via de knop Bestand kiezen het bestand dat in stap 5 is opgeslagen. Open bestand. Klik op de knop Inlezen. 8) Resultaat Het mutatieverslag laat zien dat de regels verwerkt zijn. 30

36 1) Controle: Het bestand is ingelezen, 4.4 Groepsgewijs resultaten verwijderen/wijzigen. 1) Te verrichten handelingen: Via de knop groepsgewijs wijzigen (bliksemschicht teken) kunnen de resultaten eenvoudig verwijderd of gewijzigd worden. Klik de knop wijzig geselecteerde rijen. Vink de velden aan die gewijzigd of verwijderd dienen te worden (veld leeg laten wanneer de waarde verwijderd dient te worden). Vink huidige waarde overschrijven aan voor verwijderen van gegevens. 31

37 4.5 Groepsgewijs resultaten vaststellen 1) Te verrichten handelingen: Selecteer de regel(s) bij Toetsresultaten bij toets. Klik op de knop Acties en kies hier Vaststellen 2) Te verrichten handelingen: Bij het vaststellen van toetsresultaten kan er vooraf gecontroleerd worden op twee criteria. Vul de juiste criteria in (Default staat dit op: Inschrijfverplichting: Ja, Cursus-/toetsinschrijving: Nee.) 32

38 3) Controle Het resultaat van de student is nu vastgesteld, de status is veranderd naar Definitief. 33

39 4.6 Resultaten verwijderen Individueel 1) Te verrichten handelingen: Net als bij het individueel invoeren van resultaten, kunnen er ook resultaten verwijderd worden, dat kan wederom groepsgewijs of individueel. Scherm Student toetsresultaten is geopend bij de betreffende student. Selecteer een cursus met resultaat en een bijbehorende toetsresultaat Klik op de knop Acties en kies hier De-vaststellen 2) Te verrichten handelingen: Wederom een mutatieverslag dat de bewerking succesvol is 34

40 3) Te verrichten handelingen: Het resultaat kan nu bewerkt worden. Verwijder de gegevens bij Resultaat Toetsdatum Docent en ondertekend op Klik op de knop Opslaan. 4) Te verrichten handelingen: De toets kan ook in zijn geheel worden verwijderd in het geval van Kansen en Gelegenheden een rol speelt. De student kan bijvoorbeeld twee kansen hebben voor een toets terwijl er drie over meer gelegenheden zijn. Klik op de regel van de toets, Klik op de zwarte kruis om de regel te verwijderen. Sla de wijzigingen op via Opslaan 35

41 4.7 Vrijstellingen en C5 s invoeren 1) Te verrichten handelingen: Bij een cursus kan een vrijstelling of C5 ingevoerd worden. Navigeer naar: Resultaten > Cursus resultaten 2) Te verrichten handelingen: Klik bij resultaat op zoek en selecteer Resultaat Kies VR, of C5 36

42 2) Te verrichten handelingen: Vul de andere velden Stel het resultaat vast via de knop Acties. 37

43 5. Overzichten 5.1 Rapporten Rapporten, Diploma supplementen en Cijferlijsten zijn nu gegroepeerd onder het menu item Rapporten. Onder elk menu item Onderwijs, Student, en Beheer is het mogelijk om rapporten te generen. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Rapporten 2) Controleer Hier zijn alle rapporten te vinden met betrekking tot studenten. Bij Voortgang zijn de rapporten te vinden zoals het studievoortgangsoverzicht. Onder Resultaten zijn de rapporten te vinden over cursus/toetsresultaten. Navigeer naar: Voortgang Selecteer het studievoortgangsoverzicht. 38

44 3) Controleer Vul in het scherm de gegevens in zoals het studentnummer Vul de benodigde gegevens in. In het scherm opties kan de template eventueel gewijzigd worden als deze beschikbaar zijn. Navigeer naar beneden om het rapport uit te voeren. 5.2 Rapporten per student 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Student > Studentgegevens 39

45 2) Te verrichten handelingen: Zoek en selecteer een student in scherm 2.1. (niet getoond). Navigeer naar menu item Studentgegevens > Rapporten. 3) Te verrichten handelingen: Vanuit scherm kunnen ook rapporten worden uitgedraaid per student. Selecteer het SVO en zie dat het studentnummer al is ingevuld. 40