IBAN BIC Service. Gebruikersinstructies. IBAN BIC MultiChecker

Transcriptie

1 IBAN BIC Service Gebruikersinstructies IBAN BIC MultiChecker Disclaimer Dit document is door de stichting IBAN Service NL opgesteld. De grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht bij het opstellen van dit document. Echter voor onjuistheden en onvolledigheden met betrekking tot de inhoud van dit document, op welke grond dan ook, kan de stichting IBAN Service NL op geen enkele wijze verantwoordelijk of aansprakelijk worden gesteld. Op het gebruik van de IBAN BIC MultiChecker is een disclaimer van toepassing. De disclaimer kunt lezen en downloaden op /disclaimer

2 Inhoudsopgave 1 Algemeen Voorbeeldbestanden Gebruik van Excel bestanden Excel voorbeeld Gebruik van CSV bestanden CSV voorbeeld Voorbeelden van correcte bestanden Voorbeelden van incorrecte bestanden Bestanden downloaden... 10

3 1 Algemeen Deze instructies gaan er van uit dat u zich reeds heeft registreerd als gebruiker voor de IBAN BIC MultiChecker. Heeft u dit nog niet gedaan, ga dan naar en volg de instructies voor registratie. Voor het versturen van rekeningnummers naar de IBAN BIC MultiChecker kunt u gebruik maken van een Excel bestand of een CSV bestand. Het gebruik van beide bestanden staat in hoofdstuk 3 en 4 verder beschreven. Naast rekeningnummers heeft u de mogelijkheid om bij elk rekeningnummer een referentie mee te geven. Met deze referentie, bijvoorbeeld een debiteurnummer, kunt u na verwerking door de IBAN BIC MultiChecker de IBAN en BIC aan de juiste gegevens in uw administratie koppelen. Gebruik van een referentie is niet verplicht; maakt u wel gebruik van een referentie dan mag deze maximaal 20 alfanumerieke tekens lang zijn. Gebruik hierbij geen punten, komma s en/of scheidingstekens.

4 2 Voorbeeldbestanden Op de website kunt u voorbeeldbestanden in Excel en CSV formaat downloaden. Deze kunt u aanpassen met uw eigen gegevens en aanbieden voor verwerking. Het is ook mogelijk om de navolgende links te volgen: Voorbeeldbestand in Excel formaat Voorbeeldbestand in CSV formaat

5 3 Gebruik van Excel bestanden Om uw rekeningnummers in Excel te kunnen versturen naar de IBAN BIC MultiChecker gaat u als volgt te werk. 1. Open een nieuw Excel bestand en zorg dat het eerste tabblad is geselecteerd. Gebruik geen kolom koppen op de eerste regel. 2. In kolom A voert u op regel 1 het rekeningnummer in. Let er op dat het rekeningnummer maximaal numerieke 10 tekens heeft. Gebruik van de letter P mag niet. Gebruik van voorloopnullen mag, maar hoeft niet. Een volgend rekeningnummer voert u in op de volgende regel in kolom A. 3. Wilt u ook een referentie invoeren plaats deze dan in kolom B. Let erop dat de referentie maximaal 20 alfanumerieke tekens heeft. Gebruik hierbij geen punten, komma s en/of scheidingstekens. 4. Herhaal stap 2 en 3 voor alle rekeningnummers waarvoor u de IBAN en BIC wilt opvragen. Let er op dat u geen lege regels open laat tussen rekeningnummers, bij verwerking van de gegevens wordt de eerste lege regel gezien als het einde van het bestand. 5. Sla nu uw bestand op, bijvoorbeeld op uw Bureaublad. 6. Ga naar de website en log in. 7. Ga naar de IBAN BIC MultiChecker pagina en selecteer de knop Selecteer Bestand. Zoek vervolgens het bestand op dat u in stap 5 hebt opgeslagen en bevestig met de knop OK. 8. De naam van uw bestand wordt weergegeven, u kunt de verwerking starten middels de knop Bestand versturen. Uw bestand wordt dan verzonden naar de IBAN BIC MultiChecker. 9. Ontvangst van uw bestand wordt dan bevestigd, zodra de verwerking gereed is ontvangt u een op het door u aangegeven adres. Verwerking vindt op werkdagen en binnen 24 uur plaats.

6 Bij gebruik van Excel voor het aanbieden van rekeningnummers aan de IBAN BIC MultiChecker dient u rekening te houden met de volgende beperkingen: Excel versie 2003 of lager kan maximaal regels bevatten. Excel versie 2007 kan maximaal 1 miljoen regels bevatten. Verwerking van rekeningnummers vindt enkel plaats op het eerste tabblad in Excel. Gegevens op andere tabbladen worden genegeerd, correcte teruglevering van gegevens op andere tabbladen kan niet worden gegarandeerd. Mocht u meer rekeningnummers willen aanbieden dan de hierboven aangegeven maxima maak dan gebruik van het CSV formaat. Om uw Excel versie te bepalen selecteert u in Excel de menu optie Help en vervolgens Over Microsoft Office Excel. In het scherm dat verschijnt staat bovenaan de door u gebruikte versie vermeld. 3.1 Excel voorbeeld

7 4 Gebruik van CSV bestanden Als u grote hoeveelheden rekeningnummers wilt aanbieden, of als u niet beschikt over Microsoft Excel, dan kunt u op eenvoudige wijze een CSV bestand maken. Een CSV bestand bevat het rekeningnummer en optioneel een referentie, gescheiden door een scheidingsteken. De IBAN BIC MultiChecker ondersteunt twee scheidingstekens: komma (,) punt-komma (;) U dient wel per bestand slechts één van de twee scheidingstekens te gebruiken. Maakt u geen gebruik van referenties dan hoeft u geen scheidingsteken te gebruiken; voegt u wel referenties toe dan moet u het scheidingsteken altijd toevoegen, ook voor rekeningnummers waar u geen referentie bij opneemt. Zie ook de voorbeelden hieronder. Voor het aanmaken van een CSV bestand kunt u gebruik maken van Notepad (ofwel Kladblok in Nederlandse windows versies), een standaard onderdeel van Windows. Dit programma is te vinden via het Start menu, Programma s en vervolgens Accessoires. Om een CSV bestand aan te bieden aan de IBAN BIC MultiChecker gaat u als volgt te werk: 1. Start Notepad. 2. Voer het rekeningnummer in. Let er op dat het rekeningnummer maximaal numerieke 10 tekens heeft. Gebruik van de letter P mag niet. Gebruik van voorloopnullen mag, maar hoeft niet. Een volgend rekeningnummer voert u in op de volgende regel. 3. Als u gebruikt wilt maken van referenties voer dan het door u gekozen scheidingsteken in. 4. Voer de referentie in. Let erop dat de referentie maximaal 20 alfanumerieke tekens en geen komma en/of puntkomma scheidingsteken heeft. 5. Herhaal stappen 2 tot en met 4 voor alle rekeningnummers die u wilt aanbieden. 6. Bewaar het bestand, bijvoorbeeld op uw Bureaublad; selecteer hiervoor in het menu de optie Bestand en vervolgens Opslaan. 7. Ga naar de website en log in. 8. Ga naar de IBAN BIC MultiChecker pagina en selecteer de knop Selecteer bestand. Zoek vervolgens het bestand op dat u in stap 6 hebt opgeslagen en bevestig met de knop OK. 9. De naam van uw bestand wordt weergegeven, u kunt de verwerking starten middels de knop Bestand versturen. Uw bestand wordt dan verzonden naar de IBAN BIC MultiChecker. 10. Ontvangst van uw bestand wordt dan bevestigd, zodra de verwerking gereed is ontvangt u een op het door u aangegeven adres. Verwerking vindt op werkdagen en binnen 24 uur plaats.

8 4.1 CSV voorbeeld Hieronder ziet u een aantal geldige en ongeldige voorbeelden van CSV bestanden Voorbeelden van correcte bestanden Rekeningnummer, scheidingsteken en referentie. Rekeningnummer, scheidingsteken zonder referenties

9 Alleen rekeningnummers, geen scheidingstekens en referenties. Rekeningnummers, scheidingsteken en enkele referenties Voorbeelden van incorrecte bestanden Inconsistent gebruik van scheidingsteken. Inconsistent scheidingsteken Ontbrekend scheidingsteken Ontbrekend scheidingsteken

10 5 Bestanden downloaden Verwerking vindt op werkdagen en binnen 24 uur plaats. Zodra de verwerking van uw bestand gereed is ontvangt u een op het door u aangegeven adres. Om uw bestand te kunnen downloaden gaat u als volgt te werk. 1. Ga naar de website en log in. 2. Ga naar uw inlogbox en klik op downloaden bestanden. 3. U bent op de mijn bestanden pagina. Klik op de bestandsnaam van het bestand dat u wilt downloaden en volg de instructies op het scherm. 4. U kunt uw bestand opslaan in een door u aan te geven omgeving en/of directory. Heeft u uw bestand in Excel ingestuurd, sla dan uw aangevulde bestand ook in Excel op. Heeft u uw bestand in CSV ingestuurd, sla dan uw aangevulde bestand ook in CSV op. De aangevulde bestanden kennen de volgende volgorde: a. Het rekeningnummer zoals door u opgegeven b. Het IBAN zoals gevonden door de IBAN BIC MultiChecker c. De BIC zoals gevonden door de IBAN BIC MultiChecker d. De referentie zoals door u opgegeven Hieronder ziet u een aantal voorbeelden van aangevulde bestanden. Voorbeeld Excel bestand Kolom A: het rekeningnummer Kolom B: het IBAN Kolom C: de BIC Kolom D: de referentie

11 Indien voor een bepaald rekeningnummer geen IBAN en BIC is gevonden door de IBAN BIC MultChecker dan zijn in Excel kolom B en C leeg, kolom D is eventueel gevuld met de referentie zoals door u opgegeven. Voorbeeld CSV bestand Het rekeningnummer, het IBAN, de BIC, de referentie Indien voor een bepaald rekeningnummer geen IBAN en BIC is gevonden door de IBAN BIC MultChecker dan is in CSV de ruimte leeg na het 1 e scheidingsteken en na het 2 e scheidingsteken. Heeft u een referentie opgegeven dan is deze geplaatst na het 3 e scheidingsteken.