Handleiding Managed Voice Online telefoonboek

Transcriptie

1 Handleiding Managed Voice Online telefoonboek Auteur : Roy Lammerink Datum : Pagina 1

2 Inhoud 1. Inleiding Inloggen in Mijn.24Connect Telefoonboek instellen Persoonlijke contacten aanmaken Persoonlijke contacten bellen Bedrijfs contacten aanmaken Bedrijfs contacten bellen CSV contactlijst importeren CSV bestanden omzetten Pagina 2

3 1. Inleiding In deze handleiding wordt beschreven hoe je een online telefoonboek kunt invullen en/of wijzigen. 2. Inloggen in Mijn.24Connect Via Mijn.24Connect kunt u uw eigen contactgegevens inzien of wijzigen, maar ook uw abonnementen bekijken en uw ICT diensten instellen. Ook ziet u realtime uw verbruik, statistieken van wachtrijen en een overzicht van uw facturen. Ga via een browser naar de pagina : Vul hier je gebruikersnaam en wachtwoord in die je via de systeembeheerder hebt ontvangen. Als je deze nog niet hebt dan kun je deze aanvraag door een te sturen naar support@24-connect.nl Pagina 3

4 3. Telefoonboek instellen Na inloggen kom je in het dashboardscherm van Mijn.24Connect, klik hier op de tegel Telefoonboek : Vervolgens krijg je een nieuw scherm en kun je hier twee telefoonboeken zien, namelijk voor Bedrijf of Persoonlijk. Als gebruiker kun je hier een persoonlijke telefoonboek invullen en zelfs snelkeuze nummers maken. Als beheerder kun je hier ook het bedrijfstelefoonboek invullen. Voor de gebruiker is zowel het persoonlijke telefoonboek alsook het bedrijfstelefoonboek beschikbaar vanaf een Managed Voice toestel. Het persoonlijke telefoonboek is bovendien beschikbaar in de Managed UC web app. Voor beide telefoonboeken volgt hierna een instructie. 3.1 Persoonlijke contacten aanmaken Voor deze optie moet je Gebruikers rechten hebben om de eigen gebruikers instellingen te kunnen wijzigen. Wil je gebruik maken van de Managed UC web of desktop app, moet je bovendien UC rechten hebben. Ga met je muis rechts over de oranje knop acties en klik op Contact aanmaken. Vervolgens krijg je een pop-up scherm, waar je de eerste contactgegevens voor een contactpersoon kunt invullen. Klik vervolgens op Opslaan om de wijzigen te behouden. Pagina 4

5 Klik nu op het tabblad Persoonlijk zodat je de nieuwe contactpersoon ziet staan. Klik vervolgens aan de rechterkant op de groene knop Nummer toevoegen. Je krijgt nu een pop-up scherm zodat je hier een telefoonnummer kunt toevoegen. Tevens kun je hier een uniek snelkeuze nummer invullen ( 4-cijferig ). Met dit snelkeuze nummer kun je vanaf een aangesloten Managed Voice toestel of Managed UC web app gemakkelijk de contactpersoon bellen. Je kunt dit nummer ook nog voorzien van een omschrijving en je moet tevens het type nummer selecteren. Klik vervolgens op Opslaan om de wijzigen te behouden. Daarna krijg je voor de contact naam een pijltje naar rechts en als je er op klikt wijst deze naar beneden en klapt de regel open waarin je zojuist bovenstaande gegevens hebt ingevoerd. Om meerdere nummers in te voeren kun je deze handeling vaker herhalen door op de groene knop Nummer toevoegen te klikken. Pagina 5

6 3.2 Persoonlijke contacten bellen Je kunt nu op verschillende manieren je persoonlijke contact opzoeken in het online telefoonboek : Via een VoIP bureau toestel dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform. Via een IP DECT draadloze handset dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform Via een UC web app door in te loggen in de Managed UC portal Via een UC desktop app ( verwacht eind 2017 ) Via een UC mobile app ( verwacht eind 2017 ) Je kunt op verschillende manieren de snelkeuze nummers bellen : Via een VoIP bureau toestel dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform. Via een IP DECT draadloze handset dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform Via een UC web app door in te loggen in de Managed UC portal Via een Managed Mobile gsm toestel Hieronder wordt aangegeven hoe je een online persoonlijke telefoonboek kunt openen : Op een Yealink T4x serie toestel via de displaytoets Op een Gigaset PRO handset de menu toets lang indrukken naar beneden. Log in op Via de UC web app selecteer je in Messenger het tabblad Phonebook. Je kunt in het zoekveld de naam opzoeken Bij de Persoonlijke Contacten kun je klikken op de Contactpersoon Pagina 6

7 3.3 Bedrijfs contacten aanmaken Voor deze optie moet je Engineer of Administrator rechten hebben om de technische instellingen te kunnen wijzigen. Ga met je muis rechts over de oranje knop acties en klik op Bedrijfs Contact aanmaken. Verder zijn de stappen gelijk als het aanmaken van de persoonlijke contacten 3.4 Bedrijfs contacten bellen Je kunt nu op verschillende manieren je persoonlijke contact opzoeken in het online telefoonboek : Via een VoIP bureau toestel dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform. Via een IP DECT draadloze handset dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform Je kunt op verschillende manieren de snelkeuze nummers bellen : Via een VoIP bureau toestel dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform. Via een IP DECT draadloze handset dat verbonden is via autoprovisioning met het Managed Voice platform Via een Managed Mobile gsm toestel Op een Yealink T4x serie toestel via de displaytoets Op een Gigaset PRO handset de menu toets lang indrukken naar beneden. Tip: je kunt ook bedrijfscontacten in persoonlijke telefoonboeken zetten, dan zijn ze ook zichtbaar in de UC apps. Pagina 7

8 3.5 CSV contactlijst importeren Ook is het mogelijk om CSV contactlijsten ineens te importeren, dit is zowel mogelijk voor persoonlijke contacten alsook voor bedrijfscontacten. Ga met je muis rechts over de oranje knop acties en klik op CSV importeren. Je krijgt nu een pop-up scherm waarin je als eerste een voorbeeldbestand kunt downloaden. Als je dit voorbeeld bestand hebt geopend zie je het volgende in Excel : Als je nu de telefoonnummers wilt gaan invullen zul je echter zien dat de 0 voorafgaand aan het telefoonnummer niet wordt opgeslagen of wordt weergegeven. Dit wordt veroorzaakt door de huidige opmaak van het Excel bestand. Pagina 8

9 Selecteer daarom nu eerst alle cellen door hier te klikken : Vervolgens doe je op één van de cellen een rechtermuis klik zodat er een menu verschijnt waarin je kiest voor Celeigenschappen Kies hier nu voor de Getal opmaak Tekst Als je nu een telefoonnummer gaat aanpassen, dan zal je zien dat het wel mogelijk is om de 0 voorafgaand aan het telefoonnummer in te vullen. Als weergave zie je een klein groen driehoekje in de cel. Na het invullen van de gegevens kun je het bestand opslaan. Let er op dat het wel een CSV bestand blijft, gescheiden door lijstscheidingstekens (*.csv). Pagina 9

10 Ga met je muis rechts over de oranje knop acties en klik op CSV importeren. Je krijgt nu weer het pop-up scherm waarin je kunt selecteren welk of je deze lijst als persoonlijk of als bedrijfscontact lijst wilt importeren. Laat het CSV formaat op Puntkomma gescheiden staan. Selecteer het gewijzigde CSV bestand en klik daarna op Volgende stap. In stap 2/3 wordt gecontroleerd of de cellen overeenkomen. Pagina 10

11 Scroll naar beneden en Klik onder aan de pagina op Volgend stap Nu volgt er een controle bij het inlezen van het CSV bestand. Als telefoonnummers niet aan de juiste opmaak voldoen, dan zal de import niet geaccepteerd worden. Het telefoonnummer kan 10 cijferig zijn, maar mag ook landcodes bevatten. Zie hierond een voorbeeld van de opmaak van de nummers. Controleer nu zelf nu nogmaals de contactpersonen en klik dan op Opslaan. Daana worden de contacten opgeslagen en zijn ze in het bedrijfs- of persoonlijke telefoonboek terug te vinden. Pagina 11

12 3.6 CSV bestanden omzetten Als je een bestaande contacten lijst hebt in een komma gescheiden formaat, dan is het mogelijk om deze in Excel om te zetten naar een bestand in kolommen, zodat je deze gemakkelijker kunt bewerken. Open het bestand en selecteer de eerste kolom. Kies daarna onder tabbald GEGEVENS de functie Tekst naar kolommen Standaard staat gescheiden aangevinkt, laat dit zo staan. Pagina 12

13 Klik nu op Volgende en selecteer nu het scheidingsteken Komma en dan zie je in het voorbeeld al dat er nu kolommen ontstaan. Klik wederom op Volgende en hier moet je per kolom het gegevens type wijzigen van Standaard naar Tekst. Als je dit niet doet dan wordt de opmaak vervormt en vervalt oa de eerste nul van het telefoonnummer. Doe dit voor alle kolommen! Vervolgens is het de bedoeling dat je vanuit dit bestand de kolom kopieert naar het voorbeeld bestand. Let er op dat je juist kolom op de juiste plek wordt gekopieerd. Pagina 13