eship 3.0 Handleiding

Transcriptie

1 eship 3.0 Handleiding

2 1 Wat is eship? Welke opties heeft eship? Retouropdracht Doorzendopdracht 5 2 Standaard zending Opdrachtgever Goederen versturen namens iemand anders Geadresseerde Adres opzoeken in het adresboek Handmatig adres invoeren Zending informatie Diensten Overzicht Printen labels 9 3 Retourzending Opdrachtgever Afhaaladres Adres opzoeken in het adresboek Handmatig adres invoeren Afleveradres Zending informatie Diensten Overzicht 13

3 4 Doorzendopdracht 13 Opdrachtgever Afhaaladres Adres opzoeken in het adresboek Handmatig adres invoeren Afleveradres Zending informatie Diensten Overzicht 16 5 Pick up opdracht Benelux Opdrachtgever Afhaaladres Afhaalinformatie 18 6 Adressen Adressen toevoegen in adresboek Adressen importeren Export 21 7 Vragen of opmerkingen? 21

4 3 1 Wat is eship? Hebt u minder dan 25 zendingen per week en verzendt u voornamelijk binnen de Benelux? Dan is eship de ideale manier om uw zendingen voor te bereiden. Want eship is gratis en werkt heel gemakkelijk.op regelt u alles: Online aanmaken van adreslabels voor uw Europlus en Euroconnect zendingen Pick up Benelux opdrachten opgeven Retour- en doorzendopdrachten verwerken U kunt met eship ook uw eigen klantenbestand aanleggen en onderhouden. En met één muisklik krijgt u een overzicht van al uw zendingen van de afgelopen dag op uw scherm. Daarbij is eship goed beveiligt, zodat er niemand anders bij uw gegevens kan. Kortom: eship werkt gemakkelijk, snel en veilig - én het is gratis! 1.1 Login voor eship Indien u nog geen gebruikersnaam en wachtwoord voor eship heeft, kunt u deze via de DHL website van aanvragen ( Deze login is tevens uw login voor TrackNet Benelux. In TrackNet Benelux kunt u de status van uw zendingen opvragen. Wanneer u over een login van eship beschikt, kunt u via de website van DHL inloggen. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op [Log in] Figuur 1

5 4 1.2 Welke opties heeft eship? labels printen voor een standaardzending een retouropdracht regelen een doorzendopdracht regelen pick up (koerier) boeken binnen de Benelux Standaard zending Met de optie standaard zending bereidt u een zending voor die bij u afgehaald moet worden. U geeft het afleveradres, gewicht, aantal en eventueel gewenste services zoals een verzekering op. Vervolgens print u de adreslabels. Let op: indien u geen vaste pick up hebt, is het noodzakelijk om een pick up opdracht te geven, zodat uw zending ook wordt opgehaald door DHL. Figuur Retouropdracht Met de optie retouropdracht kunt u een zending op een ander adres (in de Benelux) dan uw eigen adres laten afhalen. Deze zending zal vervolgens bij u worden bezorgd. Er worden in dit geval geen adreslabels geprint door u. De retouropdracht informatie wordt verstuurd naar DHL. Daarna worden de labels geprint door DHL om mee te nemen naar het afhaaladres. Let op: in geval van een retouropdracht is het noodzakelijk om uw zending data te versturen naar DHL. Er worden door uzelf geen adreslabels geprint. Figuur 3

6 Doorzendopdracht Met de optie doorzendopdracht kunt u een zending op een ander adres dan uw eigen adres laten afhalen. Deze zending zal vervolgens op weer een nieuw adres worden bezorgd. Er worden in dit geval geen adreslabels geprint door u. De doorzendopdracht informatie wordt verstuurd naar DHL. Daarna worden de labels geprint door DHL om mee te nemen naar het afhaaladres. Figuur Pick up Benelux Met de optie pick up Benelux kunt u een zending op uw eigen adres laten afhalen. Indien u geen vaste pick up hebt, dient u een pick up opdracht door te geven via eship. Uiteraard alleen wanneer u labels hebt geprint met de optie standaard zending. 2 Standaard zending Met de optie standaard zending bereidt u een zending voor die bij u afgehaald moet worden. U geeft het afleveradres, gewicht, aantal en eventueel gewenste services zoals een verzekering op. Vervolgens print u de adreslabels. 2.1 Opdrachtgever Binnen het onderdeel opdrachtgever worden uw eigen adresgegevens automatisch gevuld indien u over één opdrachtgevernummer beschikt (zie figuur 5). Nadat de gegevens zijn gevuld, kunt u naar geadresseerde gaan. Figuur 5

7 Goederen versturen namens iemand anders Het is in eship mogelijk om goederen in naam van iemand anders te versturen. Selecteer [Ja] bij Verstuurt u de zending namens iemand anders? Vul de gegevens handmatig in of zoek het adres op via het adresboek (zie 2.2.1) Indien de gegevens ook zichtbaar op het label moet zijn als afzender van de zending, selecteert dan de optie [expeditie geheim] 2.2 Geadresseerde In het onderdeel geadresseerde vult u de gegevens in van de ontvanger. U kunt de gegevens handmatig invullen of het adres opzoeken in het adresboek. Figuur Adres opzoeken in het adresboek Klik op de knop [Zoeken] en de adressen worden in alfabetische volgorde gepresenteerd. Of vul een beginletter of nummer in en klik op [Zoeken]. Selecteer het juiste adres en ga naar zending informatie Benelux adressen worden door eship gecontroleerd Handmatig adres invoeren Voer handmatig een adres in en ga naar zending informatie Het is mogelijk het adres direct op te slaan in uw adresboek door [Opslaan in adresboek] te activeren.

8 7 2.3 Zending informatie In onderdeel zending informatie kunt u gegevens invullen van uw zending zoals product, referentienummer, gewicht, aantal pakketten etc. Verzenddatum; de datum staat standaard op de huidige werkdag. U kunt deze aanpassen. Orderreferentie; om uw zending te kunnen traceren, vult u hier een referentie in. U kunt per dag echter eenmaal dezelfde referentie gebruiken. Product; afhankelijk van bestemming, kunt u kiezen uit de producten Europlus en/of Euroconnect. Aantal eenheden; geef hier het aantal colli (pakketten) of pallets op. Zendinggewicht; geef hier het totaal gewicht van de zending op. Frankering; kies hier de gewenste frankering. De beschikbare frankeringen zijn afhankelijk van de bestemming o.a.: CPT = Franco (opdrachtgever betaalt de vrachtkosten) EXW = Niet Franco/ Af Fabriek (ontvanger betaalt de vrachtkosten) Merken en nummers; de ingegeven informatie verschijnt op het label. Echter afleverinstructies worden niet opgevolgd door DHL. Opmerkingen; de ingegeven informatie verschijnt op het label. Echter afleverinstructies worden niet opgevolgd door DHL. Figuur 7 Vul de gegevens in van uw zending. Klik vervolgens op de knop [Volgende] om door te gaan. Let op: indien u geen vaste pick up hebt, is het noodzakelijk om een pick up opdracht in eship aan te maken. Op deze manier zorgt u ervoor dat uw zending ook wordt opgehaald door DHL

9 8 2.4 Diensten Op het scherm diensten kunnen aanvullende services worden geselecteerd. Afhankelijk van uw bestemming en het gekozen product, worden de beschikbare services getoond. Rembours: indien u een zending onder rembours wilt versturen, dient u het te innen bedrag op te geven. Voor zendingen naar België of Luxemburg kunt u, naast cash, ook als optie cheque of wissel opgeven. Verzekering: indien u een verzekering wenst, geeft u hier het te verzekeren bedrag op. Separaat document: wanneer u een afzonderlijk document mee wilt versturen, kunt u deze voorzien van een adreslabel. Recap: bij zendingen naar Belgie en Luxemburg is soms een extra afleverbewijs noodzakelijk. Door het aanvinken van deze optie, geeft u aan dat bij aflevering van de goederen een extra afleverbewijs in ontvangst moet worden genomen. Depot restante: wanneer de ontvanger de zending wenst op te halen bij een van de DHL vestigingen, kunt u de zending met de optie Depot Restante versturen. Expresser 11: wilt u uw zending voor 11 uur de volgende dag bezorgd hebben, kies dan voor de optie Expresser. Zaterdaglevering: een zending kan op zaterdag worden bezorgd in Nederland. Dit is niet mogelijk in combinatie met de service Expresser of Depot restante. Gevaarlijke goederen: wanneer u een zending met gevaarlijke goederen verstuurt, dan dient u de specificaties hiervan op te geven. Daarnaast kunt u een Gevaarlijke goederen document opstellen die u mee moet sturen bij de zending. Figuur 8 Selecteer één of meerdere diensten Klik op de knop [Volgende] om door te gaan en uw labels te printen. Of kies [Nieuw] om een nieuwe opdracht voor te bereiden.

10 9 2.5 Overzicht Alle zendingen die u hebt voorbereid, komen in het overzicht te staan. In dit overzicht worden alle zendingen van de afgelopen twee maanden opgeslagen. Door een zending te selecteren (meerdere zendingen is ook mogelijk), kunt u de adreslabels printen. Alle zendingen met de letter S in kolom Znd zijn standaard zendingen. Hiervan kunt u een adreslabel printen. Van de zwarte tekstregels in het overzicht, zijn nog geen labels geprint. Van de blauwe tekstregels zijn al wel labels geprint. Figuur 9 Let op: u dient de software Acrobat Reader ( te installeren op uw computer voordat u labels kan printen. Selecteer de zending(en) waarvan u een label wilt printen Klik op de rode knop [Labels] onderaan de pagina 2.6 Printen labels In het printscherm kunt u de gewenste printer kiezen en de labels printen. Figuur 10

11 10 Figuur 11 Selecteer de juiste printer. Wanneer u een laser of inktjet printer selecteert, dan kunt u de gewenste print positie op het A4 printvel selecteren (zie figuur 11). Klik op de knop [Volgende] om het label te printen. Let op: indien u geen vaste pick up hebt, is het noodzakelijk om een pick up opdracht in eship aan te maken. Op deze manier zorgt u ervoor dat uw zending ook wordt opgehaald door DHL.

12 11 3 Retourzending Met de optie retouropdracht kunt u een zending op een ander adres (in de Benelux) dan uw eigen adres laten afhalen. Deze zending zal vervolgens bij u worden bezorgd. Er worden in dit geval geen adreslabels geprint door u. De retour opdracht informatie wordt verstuurd naar DHL. Daarna worden de labels geprint door DHL om mee te nemen naar het afhaaladres. Kies in het menu voor de optie retourzending. Figuur Opdrachtgever Binnen het onderdeel opdrachtgever worden uw eigen adresgegevens automatisch gevuld indien u over één opdrachtgevernummer beschikt (zie figuur 12). Nadat de gegevens zijn gevuld, kunt u naar afhaaladres gaan. 3.2 Afhaaladres In het onderdeel afhaaladres vult u de gegevens in waar de zending moet worden afgehaald. U kunt de gegevens handmatig invullen of het adres opzoeken in het adresboek Adres opzoeken in het adresboek Klik op de knop [Zoeken] en de adressen worden in alfabetische volgorde gepresenteerd. Of vul een beginletter of nummer in en klik op [Zoeken]. Selecteer het juiste adres en ga naar afleveradres Benelux adressen worden door eship gecontroleerd Handmatig adres invoeren Voer handmatig een adres in en ga naar afleveradres Het is mogelijk het adres direct op te slaan in uw adresboek door [Opslaan in adresboek] te activeren.

13 Afleveradres In het afleveradres staan uw eigen adresgegevens. Een retourzending wordt namelijk bij uzelf bezorgd. Indien u het afleveradres wijzigt, verandert de retourzending in een doorzendopdracht. 3.4 Zending informatie In onderdeel zending informatie kunt u gegevens invullen van uw zending zoals product, referentienummer, gewicht, aantal pakketten etc. Afhaaldatum; de datum staat standaard op de eerst volgende werkdag. U kunt deze aanpassen. Orderreferentie; om uw zending te kunnen traceren, vult u hier een referentie in. U kunt per dag echter eenmaal dezelfde referentie gebruiken. Aantal eenheden; geef hier het aantal colli (pakketten) of pallets op. Zendinggewicht; geef hier het totaal gewicht van de zending op. Frankering; CPT = Franco (opdrachtgever betaalt de vrachtkosten Merken en nummers; de ingegeven informatie verschijnt op het label. Echter afleverinstructies worden niet opgevolgd door DHL. Opmerkingen; de ingegeven informatie verschijnt op het label. Echter afleverinstructies worden niet opgevolgd door DHL Figuur 13 Vul de gegevens in van uw zending. Klik vervolgens op de knop [Volgende] om door te gaan. 3.5 Diensten Op het scherm diensten kunnen aanvullende services worden geselecteerd. Afhankelijk van uw bestemming en het gekozen product, worden de beschikbare services getoond. Verzekering; indien u een verzekering wenst, geeft u hier het te verzekeren bedrag op. Separaat document; wanneer u een afzonderlijk document mee wilt versturen, kunt u deze voorzien van een adreslabel. Zaterdaglevering; een zending kan op zaterdag worden bezorgd in Nederland. Dit is niet mogelijk in combinatie met de service Expresser of Depot restante. Gevaarlijke goederen; wanneer u een zending met gevaarlijke goederen verstuurt, dan dient u de specificaties hiervan op te geven. Daarnaast kunt u een Gevaarlijke goederen document opstellen die u mee moet sturen bij de zending.

14 13 Figuur 14 Selecteer één of meerdere diensten Klik op de knop [Volgende] om door te gaan en uw data te verzenden Of kies [Nieuw] om een nieuwe opdracht voor te bereiden. 3.6 Overzicht Alle zendingen die u hebt voorbereid, komen in het overzicht te staan. In dit overzicht worden alle zendingen van de afgelopen twee maanden opgeslagen. Door een retourzending te selecteren (meerdere zendingen is ook mogelijk), kunt u de data van de retourzending versturen. Alle zendingen met de letter R in kolom Znd, zijn retourzendingen. De zwarte tekstregels in het overzicht zijn nog niet verstuurd. De blauwe tekstregels zijn al wel verstuurd naar DHL. Figuur 15 Selecteer de zending(en) waarvan u een label wilt printen Klik op de rode knop [Labels] onderaan de pagina Let op: in geval van een retourzending is het noodzakelijk om uw zending data te versturen naar DHL. Er worden door uzelf geen adreslabels geprint. 4 Doorzendopdracht Met de optie doorzendopdracht kunt u een zending op een ander adres (in de Benelux) dan uw eigen adres laten afhalen. Deze zending wordt vervolgens op een ander adres worden bezorgd. Er worden in dit geval geen adreslabels geprint door u. De doorzendopdracht informatie wordt verstuurd naar DHL. Daarna worden de labels geprint door DHL om mee te nemen naar het afhaaladres. Kies in het menu voor de optie doorzendopdracht..

15 14 Figuur 16 Opdrachtgever Binnen het onderdeel opdrachtgever worden uw eigen adresgegevens automatisch gevuld indien u over één opdrachtgevernummer beschikt (zie figuur 16). Nadat de gegevens zijn gevuld, kunt u naar afhaaladres gaan. 4.1 Afhaaladres In het onderdeel afhaaladres vult u de gegevens in waar de zending moet worden afgehaald. U kunt de gegevens handmatig invullen of het adres opzoeken in het adresboek Adres opzoeken in het adresboek Klik op de knop [Zoeken] en de adressen worden in alfabetische volgorde gepresenteerd. Of vul een beginletter of nummer in en klik op [Zoeken]. Selecteer het juiste adres en ga naar afleveradres Benelux adressen worden door eship gecontroleerd Handmatig adres invoeren Voer handmatig een adres in en ga naar afleveradres Het is mogelijk het adres direct op te slaan in uw adresboek door [Opslaan in adresboek] te activeren. 4.2 Afleveradres In het afleveradres vult u de adresgegevens in waar de zending moet worden afgeleverd. Indien u wenst dat uw gegevens als afzender op het label komen te staan, activeer dan de optie Adresgegevens van de opdrachtgever binnen Opbouw van het label.

16 15 Figuur Zending informatie In onderdeel zending informatie kunt u gegevens invullen van uw zending zoals product, referentienummer, gewicht, aantal pakketten etc. Afhaaldatum: de datum staat standaard op de eerst volgende werkdag. U kunt deze aanpassen. Orderreferentie: om uw zending te kunnen traceren, vult u hier een referentie in. U kunt per dag echter eenmaal dezelfde referentie gebruiken. Aantal eenheden: geef hier het aantal colli (pakketten) of pallets op. Zendinggewicht: geef hier het totaal gewicht van de zending op. Frankering: CPT = Franco (opdrachtgever betaalt de vrachtkosten) Merken en nummers: de ingegeven informatie verschijnt op het label. Echter afleverinstructies worden niet opgevolgd door DHL. Opmerkingen: de ingegeven informatie verschijnt op het label. Echter afleverinstructies worden niet opgevolgd door DHL. Figuur 18 Vul de gegevens in van uw zending. Klik vervolgens op de knop [Volgende] om door te gaan.

17 Diensten Op het scherm diensten kunnen aanvullende services worden geselecteerd. Afhankelijk van uw bestemming en het gekozen product, worden de beschikbare services getoond. Verzekering: indien u een verzekering wenst, geeft u hier het te verzekeren bedrag op. Separaat document: wanneer u een afzonderlijk document mee wilt versturen, kunt u deze voorzien van een adreslabel. Recap: bij zendingen naar België en Luxemburg is soms een extra afleverbewijs noodzakelijk. Door het aanvinken van deze optie, geeft u aan dat bij aflevering van de goederen een extra afleverbewijs in ontvangst moet worden genomen. Depot restante: wanneer de ontvanger de zending wenst op te halen bij een van de DHL vestigingen, kunt u de zending met de optie Depot Restante versturen. Zaterdaglevering: een zending kan op zaterdag worden bezorgd in Nederland. Dit is niet mogelijk in combinatie met de service Expresser of Depot restante. Gevaarlijke goederen: wanneer u een zending met gevaarlijke goederen verstuurt, dan dient u de specificaties hiervan op te geven. Daarnaast kunt u een Gevaarlijke goederen document opstellen die u mee moet sturen bij de zending. Figuur 19 Selecteer één of meerdere diensten Klik op de knop [Volgende] om door te gaan en uw data te verzenden Of kies [Nieuw] om een nieuwe opdracht voor te bereiden. 4.5 Overzicht Alle zendingen die u hebt voorbereid, komen in het overzicht te staan. In dit overzicht worden alle zendingen van de afgelopen twee maanden opgeslagen. Door een doorzendopdracht te selecteren (meerdere zendingen is ook mogelijk), kunt u de data van de doorzendopdracht versturen. Alle zendingen met de letter D in kolom Znd, zijn doorzendopdrachten. De zwarte tekstregels in het overzicht zijn nog niet verstuurd. De blauwe tekstregels zijn al wel verstuurd naar DHL.

18 17 Figuur 20 Selecteer de zending(en) waarvan u een label wilt printen Klik op de rode knop [Labels] onderaan de pagina Let op: in geval van een doorzendopdracht is het noodzakelijk om uw zending data te versturen naar DHL. Er worden door uzelf geen adreslabels geprint. 5 Pick up opdracht Benelux Met de optie pick-up Benelux kunt u de zending (nadat u de adreslabels hebt geprint met de optie Standaard zending) op uw adres (in de Benelux) laten afhalen. Kies in het menu voor de optie pickup Benelux. Figuur 21 Let op: indien u geen vaste pick up hebt, is het noodzakelijk om een Pick up opdracht in eship aan te maken. Op deze manier zorgt u ervoor dat uw zending ook wordt opgehaald door DHL.

19 Opdrachtgever Binnen het onderdeel opdrachtgever worden uw eigen adresgegevens automatisch gevuld indien u over één opdrachtgevernummer beschikt (zie figuur 21). Nadat de gegevens zijn gevuld, kunt u naar afhaaladres gaan. 5.2 Afhaaladres In het afhaaladres staan uw eigen adresgegevens waar DHL de zending moet komen afhalen. 5.3 Afhaalinformatie Binnen het onderdeel afhaalinformatie kunt u gegevens invullen van uw zending zoals product, referentienummer, gewicht, aantal pakketten etc. Productkeuze, verzendwijze; u kunt alleen een pick up opdracht laten uitvoeren voor het product Europlus. Vandaag afhalen; u kunt uw zending op dezelfde dag laten afhalen indien deze met de optie Expresser is voorbereid. In Nederland dient u de opdracht voor uur door te geven en in Belgie/ Luxemburg voor uur. Afhaaldatum; geef hier de datum in wanneer u uw zending wilt laten afhalen. Aantal colli; geef aantal colli (pakketten) op die u wilt versturen. Aantal pallets; geef aantal pallets op die u wilt versturen. Zendinggewicht; geef het totaal gewicht op van de zending. Goederenomschrijving; geef een omschrijving van de zending. Contactpersoon; vermeld hier uw contactpersoon in geval van vragen over de zending. Telefoon; op welk telefoonnummer is uw contactpersoon bereikbaar. Figuur 22 Vul de gegevens in van uw zending. Klik op de knop [Verzend]

20 19 Na verzenden krijgt u een samenvatting van wat u gestuurd hebt. Deze samenvatting kunt u printen met behulp van de knop [Afdrukken].Op deze pagina vindt u tevens het Opdrachtnummer dat eindigt met een P. U kunt dit nummer gebruiken als referentie (figuur 23). Figuur 23 6 Adressen Met behulp van de menu optie adressen is het mogelijk om een eigen adresboek aan te leggen en deze te beheren. Ook kunt u een eigen adressenlijst of een adressenlijst uit eship importeren. 6.1 Adressen toevoegen in adresboek In menu optie adressen kunt u handmatig adressen toevoegen aan het adresboek. Figuur 24 Klik binnen adressen op de knop [Nieuw] wanneer u een nieuw adres wilt toevoegen aan uw adresboek. eship zal zelf een klantcode aanmaken voor het nieuwe adres. Vul de adresgegevens is en klik op de knop [Opslaan] om het adres toe te voegen.

21 Adressen importeren In menu optie adressen is het mogelijk adressen te importeren aan het adresboek. Figuur 25 Klik op het tabblad Import. Geef het scheidingsteken op. Dat kan een komma (,) of een puntkomma (;) zijn. Zoek het bestand op met behulp van de knop [Browse]. Het import bestand moet bestandsformaat CSV of TXT zijn. In de header moeten de kolomnamen worden vermeld. Er wordt geen vaste recordlengte gevraagd. Klik de knop [Importeer] eship kan omgaan met de velden die staan onder Kolom tekstbestand. Na importeren van het originele bestand, moeten de bijbehorende veldnamen erbij worden gezocht. Bijvoorbeeld veld Straat uit kolom Tekstbestand correspondeert met Straat in veldnaam eship. Mochten er bepaalde velden niet aanwezig zijn in het originele bestand, dan zullen deze niet gevuld worden in het adresboek. Figuur 26 Klik op de knop [Verwerk] nadat bij alle velden het corresponderende veld uit het importbestand is gezocht.

22 Export In menu optie adressen is het mogelijk adressen te exporteren vanuit het adresboek. Figuur 27 Klik op het tabblad Export Geef het scheidingsteken op waarmee de velden moeten worden gescheiden (komma of puntkomma) Klik vervolgens op de knop [Verwerk] en u kunt uw adressenbestand opslaan of direct openen. 7 Vragen of opmerkingen? Mocht u meer informatie nodig hebben over eship, dan kunt u contact opnemen met onze ecommerce ServiceDesk via telefoonnummer (optie 1.1.4).

23 DHL Express Terminalweg AJ Amersfoort Versie 3.0, Januari 2011